辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用及思考

張琦 尹松 周康 張雷

【摘 要】針對(duì)兗礦集團(tuán)有限公司目前企業(yè)信息化現(xiàn)狀，為了適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)急需跟上腳步，做到全面、統(tǒng)一、高效的實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，提高辦公效率。本文提出在企業(yè)管理中引入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，介紹了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在集團(tuán)公司實(shí)現(xiàn)的功能，在集團(tuán)公司集思廣益下獲得的成果及創(chuàng)新之處，并探討了整合流程、提升管理效益的信息化OA平臺(tái)建設(shè)思路和應(yīng)用，以及帶來(lái)的企業(yè)效益的提升，為集團(tuán)公司企業(yè)信息化建設(shè)做好領(lǐng)頭兵。

【關(guān)鍵詞】?jī)嫉V集團(tuán);企業(yè)管理;信息化;OA

中圖分類號(hào)： TP317.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A文章編號(hào)： 2095-2457（2019）03-0185-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.03.076

Application and Consideration of Office Automation System

ZHANG Qi1* YIN Song1 ZHOU Kang2 ?ZHANG Lei1

（1.Yankuang Group， Jining Shandong， 273500， China; 2.Taian Shandong 271028， China）

【Abstract】In view of the present situation of enterprise informationization in Yankuang Group. In order to adapt to the rapid development of enterprises， the informationization construction urgently needs to keep pace with the pace， so as to achieve comprehensive， unified and efficient office automation and improve office efficiency. This paper puts forward the introduction of office automation system in enterprise management， introduces the functions of office automation system in the group company， the achievements and innovations obtained under the brainstorming of the group company， and probes into the ideas and application of building an information-based OA platform to integrate processes and enhance management benefits， as well as the improvement of enterprise benefits， so as to build an information-based enterprise for the group company. Set up a good leader.

【Key words】Yankuang Group; Business management; Informatization; Office automation

1 企業(yè)背景與信息化現(xiàn)狀

兗礦集團(tuán)是以煤炭、化工、裝備制造、金融投資為主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)的國(guó)有特大型能源企業(yè)，是我國(guó)唯一一家擁有境內(nèi)外四地上市平臺(tái)的煤炭企業(yè)。經(jīng)過(guò)40多年發(fā)展，兗礦集團(tuán)現(xiàn)已形成山東本部、陜蒙、貴州、新疆和澳大利亞、加拿大“六大基地”發(fā)展格局。

建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是為了解決集團(tuán)公司的日常管理規(guī)范化、增加可控性、提高公司運(yùn)轉(zhuǎn)效率，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門(mén)的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。OA系統(tǒng)跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于集團(tuán)公司日常辦公的效率和可控性，提供集團(tuán)公司決策依據(jù)，是提高集團(tuán)公司及分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的。

2 OA管理平臺(tái)建設(shè)路線

集團(tuán)公司現(xiàn)有統(tǒng)建統(tǒng)管系統(tǒng)大約50余套，多數(shù)業(yè)務(wù)人員需要登錄不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)，造成了工作效率不高、時(shí)限長(zhǎng)等問(wèn)題。同時(shí)各系統(tǒng)存在信息孤島，無(wú)法有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。通過(guò)建設(shè)OA系統(tǒng)，不僅可以滿足集團(tuán)公司公文辦公需要，同時(shí)可以擴(kuò)展日常辦公需要，集成ERP、HR、CRM、財(cái)務(wù)、合同等各大系統(tǒng)構(gòu)建集團(tuán)公司內(nèi)部門(mén)戶系統(tǒng)。通過(guò)本項(xiàng)目可以幫助集團(tuán)公司節(jié)約辦公成本，提高員工工作效率，全面提升企業(yè)管理水平。具體內(nèi)容有門(mén)戶管理、流程管理、知識(shí)管理、會(huì)議管理、郵件管理、報(bào)表管理、車輛管理等功能的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)。

（1）企業(yè)門(mén)戶管理：門(mén)戶是系統(tǒng)的門(mén)面，是用戶登錄系統(tǒng)后看到的第一個(gè)頁(yè)面，他是由一個(gè)個(gè)的元素組成的，元素就是顯示某一類信息的集成，這些元素可以是文檔、流程、日程，也可以是天氣、股市、外部網(wǎng)頁(yè)等。

（2）流程管理：流程中含有：待辦事宜、新建流程、已辦事宜、流程督辦、我的請(qǐng)求、流程代理、查詢流程、流程存為文檔、流程回收站。

（3）會(huì)議管理：

1）會(huì)議日歷采用日歷的方式顯示需要參加的會(huì)議情況，這樣用戶可以更加清楚的了解最近時(shí)間段之內(nèi)需要參加的會(huì)議，在會(huì)議日歷中，除了查看會(huì)議之外還可以在日歷上直接創(chuàng)建會(huì)議。

2）會(huì)議室使用情況

會(huì)議室使用情況是從會(huì)議室的角度來(lái)查看最近正在進(jìn)行的會(huì)議情況，同樣使用的時(shí)間軸的方式來(lái)展示。選擇方式更加寬泛，可以按日、周、月三個(gè)時(shí)間維度來(lái)顯示，在日歷上可以直接通過(guò)拖動(dòng)時(shí)間范圍來(lái)創(chuàng)建會(huì)議。

3）會(huì)議任務(wù)

會(huì)議是為了集中在一起討論問(wèn)題，安排任務(wù)的，所以會(huì)議結(jié)束后會(huì)產(chǎn)生一些在會(huì)議中無(wú)法解決的事情，或產(chǎn)生一些需要做的事情。會(huì)議任務(wù)就是查看負(fù)責(zé)人或檢查人是自己的會(huì)議決議，在這里用戶可以直觀得看到會(huì)議之后需要自己完成的任務(wù)，檢查人也可以在這里監(jiān)督負(fù)責(zé)人完成任務(wù)的情況。

4）周期會(huì)議

在企業(yè)中會(huì)有一些會(huì)議是按固定時(shí)間周期召開(kāi)。比如部門(mén)周例會(huì)，企業(yè)年中總結(jié)會(huì)議，年終總結(jié)會(huì)議，季度會(huì)議等等，遇到頻繁需要召開(kāi)的會(huì)議時(shí)為了減少手動(dòng)重復(fù)操作的工作，所以提供了周期會(huì)議這個(gè)功能，只要?jiǎng)?chuàng)建一次，系統(tǒng)就會(huì)按照設(shè)定的時(shí)間自動(dòng)創(chuàng)建會(huì)議。

（4）郵件管理：系統(tǒng)的郵件分為兩個(gè)部分，對(duì)內(nèi)部員工之間，它就是一個(gè)郵件系統(tǒng)，可以使用內(nèi)部郵箱功能，互相發(fā)送郵件;當(dāng)對(duì)外聯(lián)系的時(shí)候，它僅僅是一個(gè)類似outlook功能的郵件客戶端，可以對(duì)外收發(fā)郵件。

（5）報(bào)表管理：根據(jù)不同需求，定義不同種類報(bào)表用于顯示用戶自定義的報(bào)表。根據(jù)用戶不同的需求，創(chuàng)建不同報(bào)表類型。其中，搜索結(jié)果支持導(dǎo)出Excel;搜索結(jié)果為當(dāng)前用戶有權(quán)限查看的流程。

（6）車輛管理：以日歷的方式向用戶展示車輛使用的情況，用戶可以通過(guò)不同的時(shí)間范圍了解到車輛的使用情況，還可以發(fā)起車輛使用申請(qǐng)以及車輛申請(qǐng)撤銷。

（7）其他管理：短信通知功能、資產(chǎn)管理、微博功能、協(xié)作功能。

3 OA系統(tǒng)的創(chuàng)新之處

（1）利用BPM，打造系統(tǒng)集成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)集中統(tǒng)一待辦任務(wù)處理

待辦事宜集成是將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦事宜集成到企業(yè)門(mén)戶的待辦事宜模塊。企業(yè)門(mén)戶是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的統(tǒng)一入口，用戶在登錄企業(yè)門(mén)戶時(shí)可以看到權(quán)限內(nèi)需要處理的待辦任務(wù)，包括郵件、待批公文、待審業(yè)務(wù)等。通過(guò)點(diǎn)擊待辦事宜的鏈接，直接進(jìn)人業(yè)務(wù)系統(tǒng)的功能模塊處理待辦任務(wù)。待辦事宜的集成可以方便用戶查看待辦任務(wù)，避免用戶登錄到各業(yè)務(wù)系統(tǒng)去查看，提高用戶的工作效率。

（2）移動(dòng)OA應(yīng)用，打造集團(tuán)公司全業(yè)務(wù)領(lǐng)域移動(dòng)任務(wù)處理

實(shí)現(xiàn)集團(tuán)移動(dòng)辦公的需要，不僅支持公文移動(dòng)審批，更要實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)移動(dòng)審批?？梢詮淖烂孓k公的方式解放出來(lái)，既拓展了辦公空間，處理公務(wù)時(shí)不再受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制，又提高了辦公效率，減少了辦公成本。

（3）事務(wù)性業(yè)務(wù)流程審批網(wǎng)絡(luò)化、移動(dòng)化辦理

可以實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司各事務(wù)性任務(wù)，實(shí)現(xiàn)各事務(wù)審批網(wǎng)上簽批和移動(dòng)辦公。

（4）多級(jí)、多層次內(nèi)部門(mén)戶系統(tǒng)完成多業(yè)務(wù)及信息共享

構(gòu)建集團(tuán)公司統(tǒng)一的信息訪問(wèn)入口和信息統(tǒng)一管理的平臺(tái)，員工可以通過(guò)門(mén)戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進(jìn)行各種知識(shí)的交流和儲(chǔ)存等。

（5）集成微信、釘釘?shù)裙ぞ咂脚_(tái)完成業(yè)務(wù)待辦審批

集成待辦推送，實(shí)時(shí)推送待辦流程處理提醒。快速審批，可以通過(guò)微信直接處理待辦流程。審批跟蹤，跟蹤流程審批進(jìn)度。

（6）打造一體化協(xié)同平臺(tái)

突破資源之間的壁壘，提供一個(gè)暢通無(wú)阻的工作環(huán)境。

4 小結(jié)

綜上所述，我們可以看到，通過(guò)辦公自動(dòng)化的建設(shè)實(shí)施，企業(yè)可以在以下幾個(gè)方面獲益：

（1）面向企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的軟件平臺(tái)

實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)的無(wú)紙化辦公，全面降低辦公審批的耗時(shí)成本、業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)耗材成本、日常運(yùn)營(yíng)消耗成本、系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和互通互聯(lián)的時(shí)間成本，從而提升了企業(yè)利潤(rùn)的增長(zhǎng)系數(shù)及資金流轉(zhuǎn)率，提升了降低后的時(shí)間成本的價(jià)值轉(zhuǎn)化率。

（2）精確管理，提高效率

系統(tǒng)能有效管理辦公自動(dòng)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，提供了數(shù)據(jù)匯總、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、精確查詢、短信提醒、統(tǒng)計(jì)表等多種功能便于對(duì)各類信息進(jìn)行管理、統(tǒng)計(jì)和查詢，能有效替代較為繁重的人工工作，大大簡(jiǎn)化了工作流程，減少了人工工作量。

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