檔案管理信息化工作建設

寧雪松

摘要：信息化檔案管理，是檔案管理的發(fā)展趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理工作內容，融入信息化元素、信息化工具以及信息化的管理辦法，能夠解決檔案管理中存在的一些問題，例如（耗費人力管理資源、紙質文件難以妥善保存）等等。同時能夠發(fā)揮信息化技術的優(yōu)勢，讓檔案管理工作變得更加高效率、更加科學，拓展檔案管理發(fā)揮的功能范圍。本文就檔案管理信息化工作建設的原因，發(fā)展中可能遇到的困難進行了分析，就信息化檔案管理發(fā)展中的數(shù)據安全的重要性進行了闡述。

關鍵詞：檔案管理;信息化技術;網絡;人員素質;創(chuàng)新模式

一、進行檔案管理信息化工作建設的原因：

1.1信息化技術的融合能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問題：

首先，傳統(tǒng)檔案管理中，主要針對紙質文件進行管理，在實際的管理操作中，紙質文件文件需要大量的物理空間進行保存，耗費了大量的空間資源。而使用信息化技術，可以實現(xiàn)檔案文件的電子數(shù)據保存，信息化技術擁有海量的存儲空間，節(jié)省了實際生活中的空間資源。其次，紙質文件不易保存，容易出現(xiàn)氧化、損壞、丟失等問題。而且一旦丟失，就可能造成珍貴的檔案信息丟失。使用信息化進行數(shù)字化保存，由于電子數(shù)據存儲空間巨大，可以進行大量的備份操作，保證數(shù)據的完整性。這樣即便紙質文件丟失，也可以實現(xiàn)數(shù)據的恢復。最后，大量的檔案文件保存與檢索，需要大量的工作人員配合，耗費大量的人力管理資源，而信息化技術方便了數(shù)據檢索等環(huán)節(jié)的操作，降低了人力管理資源的消耗。

1.2檔案管理信息化能夠提升檔案管理的工作效率：

檔案管理工作效率的提升，一方面體現(xiàn)在檔案信息數(shù)據的檢索方面。以往的數(shù)據檢索，需要找到檔案文件，再進行具體數(shù)據的查詢。而使用信息化技術之后，可以利用軟件系統(tǒng)，通過關鍵字、檔案編號等具體信息，能夠在幾秒鐘內找到相關的檔案信息。電子檔案信息數(shù)據，可以通過安裝軟件管理系統(tǒng)的方式，方便快捷的進行管理。檔案管理工作整體效率得到大幅度的提升。

1.3檔案的信息化管理符合社會發(fā)展需求：

我國已經進入信息化社會，行業(yè)發(fā)展日新月異，社會發(fā)展速度迅猛，使用信息化技術，才能融入到社會發(fā)展中來，跟上社會發(fā)展的腳步。我國也提出了數(shù)字化信息檔案管理的相關理念，推薦使用掃描，OCR等信息化數(shù)字管理技術。使用信息化進行檔案工作管理符合社會發(fā)展的需求。

1.4信息化檔案管理能夠拓展檔案管理的功能：

信息化檔案管理可以使用網絡功能，不僅僅實現(xiàn)檔案數(shù)據的靜態(tài)儲存，也能夠實現(xiàn)檔案信息的網絡通信與共享。同時信息化檔案管理實現(xiàn)了實時操作，讓檔案信息的檢索實時完成。同時能夠實現(xiàn)多個部門的配合協(xié)作。例如，不同政府工作部門，保存的是自身工作職能的檔案信息，但在為群眾服務的時候，有時候需要多部門聯(lián)動。而群眾自己去不同的工作部門調取相關檔案信息證明，需要花費大量的時間。通過信息化技術，可以實現(xiàn)多部門聯(lián)動，信息共享，完成檔案信息的動態(tài)應用。類似的功能還有很多。

二、檔案信息化工作建設工作中可能遇到的問題：

2.1 技術接受遇到問題：

檔案的信息化工作建設中，需要應用到信息化應用知識，一些老員工，不愿意學習新知識或者信息化技術學習能力低，消極怠工，這會延遲信息化工作建設的實施進度。

2.2檔案管理人員的整體素質制約：

信息化檔案管理需要檔案管理工作人員的配合，檔案管理工作人員的工作責任心、檔案管理工作水平與能力、檔案管理相關知識儲備，都直接或者間接的影響著檔案管理信息化工作發(fā)展的進程。

2.3打造信息化檔案管理需要資金投入：

實現(xiàn)信息化檔案管理，需要打造硬件網絡環(huán)境以及配置軟件管理系統(tǒng)，這就需要投入大量的資金，資金投入數(shù)量以及實際的審批速度，也制約著信息化檔案管理的工作發(fā)展進程。

2.4缺乏信息化檔案管理的規(guī)范管理方法：

新的檔案管理模式，需要新的規(guī)范管理方案，而這些除了需要規(guī)劃設計以及分析研究，還需要在實際的工作中進行摸索，總結經驗，逐步完善信息化檔案管理的管理辦法和方案。

三、信息化檔案管理中要關注安全問題

隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，信息化之后檔案資料的安全問題就變得尤為突出，在企業(yè)局域網環(huán)境下，傳輸、存儲和提供利用電子檔案信息，可能造成檔案信息的泄露、失真等不安全情況，影響檔案信息資料的真實性與有效性。因此，要采取一定的措施確保檔案信息安全。第一，建立相關制度。首先應制定確保檔案在數(shù)字化過程中信息安全的制度，檔案數(shù)字化所用的計算機和網絡要與其他網絡物理隔離，嚴禁數(shù)字化加工人員帶有存儲功能的設備進入加工區(qū)等制度;其次應制定檔案信息與網絡連接和使用過程中安裝防病毒軟件、外接優(yōu)盤、移動硬盤等相關規(guī)章制度，以確保檔案信息安全。第二，設置訪問權限。根據不同崗位和級別，分別設置一般訪問者、特殊訪問者和管理者權限，只有當訪問者的身份通過檔案訪問權限驗證后，才可進入檔案查詢系統(tǒng)利用相對應的已開放的電子檔案，這樣可以有效預防不相關人員隨意查閱電子檔案，提高了電子檔案信息的安全性。第三，采取異地備份。首先是可以避免因當?shù)刈匀粸暮Α⑸鐣暮Φ仍斐傻耐{檔案信息安全的風險;其次是可以避免因操作不當、病毒侵害等造成的電子檔案信息的丟失和損壞風險，從而最終確保電子檔案信息的完整性、準確性和可用性。

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