事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施

蔡雨軒

【摘 要】檔案管理作為我國事業(yè)單位的基礎性工作，其與單位的正常運行具有密切關系，但是當前，一些事業(yè)單位對檔案工作缺乏足夠的重視，管理方法、管理手段、管理理念陳舊落后，難以滿足時代發(fā)展的需要，對單位發(fā)展也帶來制約和阻礙，因此，如何提升檔案管理質量，成為現(xiàn)階段事業(yè)單位急需解決的關鍵問題。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行分析和探究，并且提出相關解決措施，希望給予相關單位以些許參考和借鑒。

【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題；解決措施

事業(yè)單位的任務和責任為服務社會，是國家設立的重要機構，對促進社會穩(wěn)定和經濟發(fā)展具有積極意義。在事業(yè)單位的正常運行中，需要做好相關記錄和統(tǒng)計工作，進而為各項工作的開展提供數(shù)據(jù)和信息支撐。檔案是事業(yè)單位在運行發(fā)展中形成的重要資料，通過有效的檔案管理能夠提升事業(yè)單位的服務水平、運行質量以及人資調配，對單位發(fā)展具有積極意義。但是當前，一些事業(yè)單位在開展檔案管理中沒有注重引入新方法和新理念，導致檔案管理水平低、效率差，難以發(fā)揮其重要作用。因此，事業(yè)單位要結合時代特點和行業(yè)發(fā)展，對檔案管理進行改革創(chuàng)新，加強規(guī)范化、制度化以及信息化建設，突出檔案管理的核心地位，為自身的穩(wěn)定發(fā)展保駕護航。

一、事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的幾點問題

（一）檔案人員素質有待提高

在互聯(lián)網+戰(zhàn)略下，事業(yè)單位在開展檔案管理中已經基本實現(xiàn)了信息化，但是檔案人員依然是管理工作的核心元素和重要主體，只有構建一支戰(zhàn)斗力強、素質高、樂于奉獻的專業(yè)化檔案隊伍，才能保證各項工作的有序開展。但是當前，事業(yè)單位檔案人員的職業(yè)素質、政治覺悟和專業(yè)能力參差不齊，為檔案工作帶來了負面影響，其具體體現(xiàn)在以下幾點：首先，檔案人員專業(yè)知識不足，對檔案管理的價值和作用缺乏正確認知，將資料收集、檔案分類和資料歸檔視為管理工作的主要內容，不具備利用和開發(fā)檔案的能力和意識；其次，一些檔案人員是臨時借調而來，沒有接受過系統(tǒng)而專業(yè)的培訓，對待工作缺少精氣神，導致檔案管理效率不高、質量較低；最后，一些檔案人員年齡較大，自身的信息技術操作能力和信息素養(yǎng)不符合信息時代下檔案管理的要求，同時也沒有主動學習的意愿，為檔案管理趨于智能化和信息化發(fā)展形成阻礙。

（二）基礎設施建設落后

當前，一些事業(yè)單位對檔案工作缺乏重視，也沒有投入資源、人力和資金進行基礎設施建設，對檔案價值的發(fā)揮十分不利。首先，檔案管理依然沿用老舊設備，沒有添置現(xiàn)代化的信息設備；其次，事業(yè)單位在多年的運行發(fā)展中產生了大量的文件材料，其中很多材料都是紙質文檔，單位也沒有建設檔案室用于存放檔案，即使建設了檔案室，其硬件條件和存放環(huán)境也難以滿足管理要求，甚至一些檔案還存在破損和受潮的情況。

（三）管理方式較為陳舊

一些事業(yè)單位在開展檔案管理中，依然沿用以往的管理方式，沒有結合時代發(fā)展積極探索全新的管理手段，導致檔案管理效率難以提升。首先，事業(yè)單位在應用信息技術中，主要用其進行電子檔案儲存和管理，沒有建設共享機制和管理系統(tǒng)，信息技術的價值沒有得到充分發(fā)揮；其次，內部各個部門缺乏科學的合作與互動，為檔案整理搜集增添了難度；最后，在檔案信息輸入中，沒有對電子檔案進行統(tǒng)籌和分類。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的相關措施分析

（一）注重開展人員培訓

一支優(yōu)秀的管理隊伍是保證檔案管理質量的核心因素，因此，事業(yè)單位需要注重開展人員培訓，提升檔案人員的道德素養(yǎng)、專業(yè)能力和信息化水平。首先，單位需要結合自身具體情況，合理選擇檔案人員，篩選原則和流程需要透明公開，檔案人員要具備較強的責任心、鮮明的政治立場和頑強的工作作風，在抽調兼職檔案人員前，需要對其開展專業(yè)化教育，促使其快速掌握以及了解相關管理方法和管理流程，配合好檔案部門開展各項工作；其次，單位要轉變以往對檔案人員不重視的情況，從薪酬、職稱和晉升等方面給予檔案人員以支持，調動其工作熱情和積極性，進而全身心的投入到崗位工作中；最后，隨著檔案管理信息化程度的加深，單位需要定期組織人員開展信息技術學習和培訓，通過培訓班、微課、慕課等形式，提升檔案人員的信息化素養(yǎng)和技術操作能力，進而滿足信息時代下檔案管理的新要求。

（二）加強基礎設施建設

事業(yè)單位在開展各項檔案工作中，需要以完善而先進的基礎設施作為硬件支撐，基礎設施的完善程度和信息化水平，與檔案管理效率具有密切關系，當前，雖然一些事業(yè)單位引進了打印機、投影儀以及掃描儀等設備，但是其利用率較低，長期處于閑置狀態(tài)，不僅導致資源浪費，同時也影響檔案管理的信息化進程，因此，單位需要加強基礎設施建設。首先，單位領導需要加大人力、物力以及資金投入，結合自身管理需要，積極購入各種先進的儀器設備，進而滿足信息化管理要去；其次，事業(yè)單位需要加強庫房建設，改善檔案存儲的硬件條件，做好庫房的防潮、通風、防盜工作，保證檔案資料的安全。

（三）轉變檔案管理方式

以往在開展檔案管理中，由于管理方式陳舊落后，導致工作效率較低、質量不高，因此，事業(yè)單位轉變自身理念，創(chuàng)新以及優(yōu)化管理方式，進而滿足發(fā)展需要。首先，要善于運用現(xiàn)代化的管理理念和管理模式，將精細化管理落實到檔案收集、檔案整理、資料歸檔等整個工作環(huán)節(jié)中，保證各項工作有序以及全面的進行；其次，基于互聯(lián)網開放性、共享性以及安全性的特點，檔案人員需要做好安全管理和檔案備份，結合檔案重要性設置使用權限，確保電子檔案的儲存和使用安全；最后，事業(yè)單位在內部要加強建設局域網，實現(xiàn)各個部門的檔案資源高度共享，發(fā)揮檔案利用價值，同時，各個部門需要配合檔案部門開展工作，自覺遵守檔案使用規(guī)定和要求，嚴禁外部網絡調閱檔案，尤其對于機密檔案，要做好調閱管理和儲存管理。

（四）做好離職接班工作

檔案管理具有較強的專業(yè)性和系統(tǒng)性，事業(yè)單位經常由專職人員負責檔案工作，如果檔案人員出現(xiàn)調職以及離職的情況，會對檔案工作的有序開展帶來影響，因此，單位需要做好離職接班工作。首先，事業(yè)單位要從制度層面進行明確規(guī)定，如果檔案人員調職或者離職，需要由指派人員進行接班，及時填補空缺崗位，保證各項工作有序銜接；其次，在人員離職之前，需要與接班人員做好工作交接，避免檔案管理出現(xiàn)問題，對單位運行帶來影響。

三、結語

總而言之，隨著我國社會的穩(wěn)定發(fā)展，事業(yè)單位的社會服務職能更加受到公眾的關注，事業(yè)單位想要更好的運行，為公眾和社會提供優(yōu)質服務，需要做好各項日常管理工作。檔案管理作為關鍵的管理內容，單位主要領導和所有員工都需要提升思想認識，給予檔案管理以高度重視，積極轉變自身的檔案意識，主動配合檔案部門開展工作，檔案人員需要積極探索全新的管理方法和管理手段，迎合信息時代的特點，進而提升管理效率和水平，為單位穩(wěn)定發(fā)展提供幫助。

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