工程項(xiàng)目竣工成本鎖定的管理建議

向軒

【摘 要】工程項(xiàng)目竣工后鎖定成本，也是項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的核心工作，是項(xiàng)目成本控制的重要環(huán)節(jié)，充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息提供的及時(shí)性。當(dāng)工程項(xiàng)目達(dá)到竣工待結(jié)算階段，其主要工程量已施工完成，這時(shí)就需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行過程中已發(fā)生和將要發(fā)生的成本進(jìn)行全面梳理和準(zhǔn)確認(rèn)定。本文對(duì)如何加快工程項(xiàng)目竣工成本鎖定進(jìn)度的方法進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目；成本鎖定；財(cái)務(wù)

項(xiàng)目竣工三個(gè)月內(nèi)鎖定成本是項(xiàng)目成本控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，它充分體現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息提供的及時(shí)性。當(dāng)工程項(xiàng)目達(dá)到竣工待結(jié)算階段， 其主要工程量已施工完成，這時(shí)就需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)行過程中已發(fā)生和將要發(fā)生的成本進(jìn)行全面梳理和準(zhǔn)確認(rèn)定。

而要做好這項(xiàng)工作，有條不紊地夯實(shí)成本，充分預(yù)見工程竣工后至保修期到期期間將會(huì)產(chǎn)生的各項(xiàng)成本費(fèi)用，應(yīng)遵循以下幾條原則：

1.全員參與原則

成本的鎖定并不是施工項(xiàng)目成本核算員能獨(dú)立完成的，它涉及項(xiàng)目人材機(jī)等直接成本的認(rèn)定與預(yù)測(cè)，涉及工商、稅務(wù)、各級(jí)主管部門的政策引導(dǎo)與要求，這就需要項(xiàng)目部各類管理人員、班組長(zhǎng)，工程公司各職能處室群策群力，共同參與。

2.責(zé)任落實(shí)原則

在成本鎖定過程中，任何一項(xiàng)成本的認(rèn)定與預(yù)計(jì)，都要涉及到項(xiàng)目部、工程公司不同職能處室的工作范疇，大家既是通力合作，共同探討，又要就各自負(fù)責(zé)的不同方面明確責(zé)任，及時(shí)完善簽批流程，每個(gè)個(gè)人、每個(gè)職能部門對(duì)自己負(fù)責(zé)的部分承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.全過程控制原則

在成本鎖定中，不能盲目地想到哪里就做到哪里，需要有一根主線條牽引思路，即從工程開工到竣工、直至保修期到期這一序時(shí)的脈絡(luò)，可以幫助大家理清思路，逐階段排查應(yīng)入未入、已入不該入成本，進(jìn)而對(duì)未來還會(huì)發(fā)生的成本進(jìn)行預(yù)判。

4.重要性原則

工程項(xiàng)目的成本囊括方方面面，只要跟工程施工有關(guān)的，符合國(guó)家法律、法規(guī)規(guī)定的成本都可以納入成本范圍進(jìn)行核算。對(duì)已發(fā)生的成本無論金額大小、重要與否都應(yīng)該完善財(cái)務(wù)手續(xù)，入賬核算，但對(duì)工程竣工后將要發(fā)生的成本進(jìn)行預(yù)測(cè)，就需要區(qū)分該項(xiàng)成本發(fā)生的可能性大小、金額大小，謹(jǐn)慎對(duì)待。

成本鎖定為了充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性，該項(xiàng)工作本應(yīng)是完成得越快越好，但為了提高成本鎖定的質(zhì)量，一般大型建筑集團(tuán)公司都會(huì)給出三個(gè)月的時(shí)間限制，各已竣工項(xiàng)目應(yīng)充分重視，采用合理的方法和步驟來完成：

1.建立組織架構(gòu)，分工合作，責(zé)任明確

對(duì)竣工工程的成本鎖定，應(yīng)區(qū)分為竣工工程現(xiàn)場(chǎng)成本鎖定和竣工工程完全成本鎖定，分別由項(xiàng)目部和工程公司財(cái)務(wù)處主導(dǎo)完成。

對(duì)現(xiàn)場(chǎng)成本的鎖定，由項(xiàng)目經(jīng)理牽頭，項(xiàng)目成本核算員貫穿始終，項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)、材料員、勞資員、機(jī)械員、資料員等在工程公司對(duì)口職能處室的配合下，就自己的本職工作中已發(fā)生成本進(jìn)行清理，待發(fā)生成本進(jìn)行有依據(jù)、有原則的估計(jì)；對(duì)不同人員需相互配合、集體研判的成本事項(xiàng)，需明確各自負(fù)責(zé)的方面，面對(duì)面集體討論出結(jié)果，再由各責(zé)任人簽字確認(rèn)各自負(fù)責(zé)部分的真實(shí)性、有效性。

對(duì)完全成本的鎖定，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人主導(dǎo)，項(xiàng)目成本核算員執(zhí)行，充分考慮公司內(nèi)部管理制度、國(guó)家宏觀政策對(duì)稅金、上繳、融資等方面的影響。

2.加強(qiáng)合同管理，及時(shí)辦理分包、供應(yīng)方結(jié)算

在項(xiàng)目施工伊始，建立《分包、供應(yīng)合同履約情況跟蹤臺(tái)賬》，配合項(xiàng)目部和工程公司管理層，隨時(shí)監(jiān)控所有合同的履約情況。

在項(xiàng)目竣工的時(shí)間點(diǎn)，絕大多數(shù)分包、供應(yīng)商的合同履約已經(jīng)完成，這時(shí)就需要對(duì)每一客商進(jìn)行全面梳理，重點(diǎn)是按合同約定對(duì)每一份已執(zhí)行完的合同與對(duì)方核對(duì)發(fā)票提供情況、結(jié)算資料完善情況、款項(xiàng)撥付情況，最終辦理決算確認(rèn)函；對(duì)每一份尚未執(zhí)行完的合同進(jìn)行總量的預(yù)測(cè)，組織相關(guān)人員，有依據(jù)、有參考地確定尚未執(zhí)行部分的量與價(jià)，以便最終形成項(xiàng)目總體成本。

現(xiàn)代社會(huì)是個(gè)法制的社會(huì)，做好這部分工作，不僅可以從每一份合同出發(fā)，在分包、供應(yīng)方的協(xié)作下，將項(xiàng)目成本中較重要的部分分合同落實(shí)，而且隨著決算確認(rèn)函的辦理完成，合同當(dāng)事人雙方就每一份合同債權(quán)債務(wù)的確認(rèn)，可以為工程公司、公司準(zhǔn)確掌控項(xiàng)目狀況，消除訴訟隱患提供可靠憑據(jù)。

3.分析項(xiàng)目運(yùn)行周期，確定應(yīng)入賬成本，剔除非相關(guān)費(fèi)用

項(xiàng)目運(yùn)行到竣工階段，一些正常的成本費(fèi)用開支為何沒有體現(xiàn)？項(xiàng)目成本核算員就應(yīng)當(dāng)從財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出發(fā)，協(xié)同項(xiàng)目部、工程公司相關(guān)人員分析原因，采取措施，以相似、同類型項(xiàng)目的情況做參考，杜絕人為的工作失誤造成的成本缺失或是人為的有意識(shí)地改梁換柱，還原成本的真實(shí)面貌。

對(duì)于項(xiàng)目部確認(rèn)的應(yīng)進(jìn)入成本事項(xiàng)，分清楚是否確實(shí)是為完成該項(xiàng)目施工而發(fā)生，是否符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定，是否遵照公司的規(guī)章制度、管理流程，如果不符合則應(yīng)剔除，無論它是否真實(shí)發(fā)生。

4.與項(xiàng)目成本預(yù)算配比，分析差異原因

在項(xiàng)目合同簽訂后，項(xiàng)目部應(yīng)會(huì)同工程公司有關(guān)職能處室，根據(jù)投標(biāo)清單報(bào)價(jià)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施具體情況編制《工程項(xiàng)目成本控制計(jì)劃書》，該計(jì)劃書實(shí)際上就是一份項(xiàng)目成本預(yù)算，從項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)成本到完全成本都會(huì)涵蓋。而鎖定后的成本，在大項(xiàng)的分包和大宗材料的提供上應(yīng)該與預(yù)算對(duì)比，若是差異過大，需分析原因，或是修正預(yù)算，或是重新估算成本，無論是哪種情況，最終目的只是為了反映項(xiàng)目最真實(shí)的成本。

5.將成本鎖定結(jié)果，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理、工程公司經(jīng)理審閱

成本鎖定一旦初步完成，成本核算員就應(yīng)該整理出鎖定后成本的明細(xì)清單。該清單既應(yīng)按財(cái)務(wù)的口徑劃分人材機(jī)、其他直接、間接、銷售、管理、財(cái)務(wù)等費(fèi)用，又應(yīng)針對(duì)大項(xiàng)的分包、各主要材料供應(yīng)來分項(xiàng)披露。如遇預(yù)算與實(shí)際相差較大情況，則需重點(diǎn)披露，并備注相差較大的原因；如遇較大金額的或有事項(xiàng)估算入成本，也需單獨(dú)列示，并簡(jiǎn)要說明估算依據(jù)和思路。項(xiàng)目經(jīng)理、工程公司經(jīng)理拿到這樣一份明細(xì)清單，可以用他們的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)和統(tǒng)觀全局的眼光來判斷這份成本清單是否合理、是否完善？在成本項(xiàng)目的歸集上是否存在缺漏？

以上的成本鎖定方法與步驟，只適用于項(xiàng)目部與工程公司上下一心，通力合作下的情況。如遇項(xiàng)目在施工過程中已出現(xiàn)潛虧警兆，或項(xiàng)目部本身管理混亂，正常的資料無法取得，正常的分工無法落實(shí)，那么，三個(gè)月鎖定成本的工作會(huì)變得非常困難，在工程公司職能處室配合下勉強(qiáng)鎖定出的成本，其質(zhì)量也堪憂。像這種項(xiàng)目，鎖定成本的工作需采取的方法會(huì)紛繁復(fù)雜、比較特殊，不同不利點(diǎn)都需采用不同彌補(bǔ)手段，由于篇幅所限，就不在這里繼續(xù)討論。

總之，能夠在三個(gè)月內(nèi)鎖定成本可為最終辦理工程決算提供盈虧平衡點(diǎn)；為后續(xù)同類型項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)；能對(duì)相關(guān)人員績(jī)效考核提供判斷標(biāo)準(zhǔn)；可為項(xiàng)目組乃至工程公司、公司的戰(zhàn)略發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐；同時(shí)督促項(xiàng)目盡快辦理分包、供應(yīng)方結(jié)算，避免工商、稅務(wù)等政策變化帶來不利影響；嚴(yán)格劃分成本歸屬范圍，杜絕“以收定支”人為操控成本。由此可見，該項(xiàng)工作在項(xiàng)目管理中是非常重要和必要的，但如果不能及時(shí)地在三個(gè)月內(nèi)鎖定，則失去作用和意義。