鐵路物資招標(biāo)采購內(nèi)部風(fēng)險控制分析

許強

（中交機電工程局有限公司，北京100000）

0 引言

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，鐵路建設(shè)發(fā)展規(guī)模不斷擴大的同時，對各項物資的需求量也在逐步提升，鐵路建設(shè)不僅需要相關(guān)技術(shù)與設(shè)備提供必要支持，物資的有效供應(yīng)也能促進鐵路建設(shè)。當(dāng)前在鐵路物資采購過程中主要是采取公開招標(biāo)的形式，雖然通過公開招標(biāo)能夠讓物資購置過程更加多樣化，但是物資購置質(zhì)量不能得到有效保障。當(dāng)前相關(guān)管理部門需要掌握鐵路物資采購管理各項規(guī)范化要求，在公開招標(biāo)形勢下對公開招標(biāo)質(zhì)量進行監(jiān)管，建立完善的管理體系，更好地促進鐵路建設(shè)發(fā)展。

1 鐵路物資招標(biāo)采購內(nèi)部風(fēng)險控制的重要性概述

采購質(zhì)量管理是質(zhì)量管理工作中的重要組成部分，鐵路相關(guān)管理部門結(jié)合自身建設(shè)需求逐步建立完善的采購質(zhì)量管理體系，對采購計劃進行協(xié)調(diào)控制，對供應(yīng)商提供的各類產(chǎn)品進行選擇，確保采購產(chǎn)品能夠滿足鐵路建設(shè)基本要求，從而保障各項物資供應(yīng)活動的有序進行。安全是鐵路運輸?shù)闹匾€，鐵路安全運輸對企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟效益以及生產(chǎn)效率影響較大，在一定程度上對社會全面發(fā)展建設(shè)也產(chǎn)生了一定影響。保障采購物資質(zhì)量，能夠提高鐵路建設(shè)安全性，避免各項事故的發(fā)生。此外，當(dāng)前在社會主義市場經(jīng)濟環(huán)境中，一些企業(yè)面對激烈的市場競爭，為了獲取更大的經(jīng)濟效益，生產(chǎn)假冒偽劣產(chǎn)品，以次充好，提供諸多質(zhì)量不合格的產(chǎn)品與配件。鐵路物資采購與驗收人員通過全面檢查驗收，能夠避免假冒偽劣產(chǎn)品進入鐵路生產(chǎn)中。通過物資招標(biāo)風(fēng)險控制能夠從源頭對鐵路生產(chǎn)與運輸安全性進行把控。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，現(xiàn)階段我國鐵路企業(yè)實際購置成本較高，采購成本是限制企業(yè)總成本的主要影響要素，降低采購成本能夠?qū)ζ髽I(yè)物資資源提供有效保障，提高企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展效益。所以現(xiàn)階段鐵路相關(guān)管理部門需要全面認(rèn)識到物資采購風(fēng)險控制的重要性，提高物資質(zhì)量，對采購全過程進行管控，對促進鐵路行業(yè)全面發(fā)展具有重要意義[1]。

2 鐵路物資招標(biāo)采購內(nèi)部風(fēng)險的主要類型分析

現(xiàn)階段鐵路物資招標(biāo)采購風(fēng)險就是鐵路部門在物資招標(biāo)采購過程中，由于諸多不確定的突出問題，導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果與預(yù)期要求之間出現(xiàn)較大差異，致使多項風(fēng)險的發(fā)生。加上鐵路物資招標(biāo)采購過程中還會受到人為以及客觀環(huán)境要素的影響，出現(xiàn)較多內(nèi)部風(fēng)險，其中的內(nèi)部風(fēng)險主要是由人為風(fēng)險與管理風(fēng)險構(gòu)成。人為風(fēng)險就是在招標(biāo)采購過程中出現(xiàn)的決策性風(fēng)險、道德風(fēng)險以及合同風(fēng)險等。決策風(fēng)險主要是相關(guān)部門在擬定各項決策計劃時，未能認(rèn)識到管理人員綜合素質(zhì)的影響性，在合同條款擬定過程中部分條款不全面，存在風(fēng)險疏漏現(xiàn)象。道德風(fēng)險主要是參與鐵路物資招標(biāo)采購管理人員自身缺乏良好的責(zé)任意識，個人私利心理膨脹，這樣將會導(dǎo)致采購過程中出現(xiàn)較多不合理行為導(dǎo)致企業(yè)建設(shè)利益受到影響。管理風(fēng)險就是在鐵路物資招標(biāo)采購過程中各項管理工作信息不對稱，管理活動缺乏有效判斷，使得管理成果受到影響。在招標(biāo)采購中形成的管理風(fēng)險，與招標(biāo)公開程度較低、評標(biāo)不公平、資格審核不合理、招投標(biāo)選取不當(dāng)?shù)葐栴}具有直接聯(lián)系[2]。

內(nèi)部風(fēng)險形成原因與多方面要素相關(guān)，主要有合同執(zhí)行效果差、采購程序不合理等方面。目前鐵路采購文件在實際編制過程中，各項條款不夠規(guī)范，存在缺失合同項，編制人員未能結(jié)合物資采購項目基本特點擬定用戶需求說明書。在對招標(biāo)采購文件進行全面審查過程中，各項執(zhí)行操作缺乏監(jiān)管，比如在物資采購詢價過程中未制定采購記錄表等，招標(biāo)采購過程中形式化問題較為嚴(yán)重。各個企業(yè)在合同管理方面需要應(yīng)用相應(yīng)制度，但目前在部分物資采購過程中僅僅有采購數(shù)量而未設(shè)置采購金額。在合同管理過程中較為隨意，都會對鐵路企業(yè)造成較大的經(jīng)營風(fēng)險。有部分管理部門對物資招標(biāo)項目進行類別劃分，將需要強制性招標(biāo)的重點項目劃分成不需要進行招標(biāo)的小項目，將項目金額控制在招標(biāo)額度以下，這樣能夠逃避招標(biāo)的目的。

3 鐵路物資招標(biāo)采購中存在的主要問題分析

當(dāng)前鐵路運營物資主要選取公開招標(biāo)形式，雖然采購過程中公開化程度有效提升，但是在實際采購管理過程中仍舊存在諸多問題。鐵路運營物資與商場和超市的物資購置之間存在差異，因為商場中物資供應(yīng)具有穩(wěn)定性，而鐵路運營物資采購具有不確定性。因為鐵路建設(shè)過程中需要采購的物資種類較多，采購成本較大，采購具有不確定性。此外，在鐵路物資采購時間上也具有不確定性，主要是受到鐵路基本運行現(xiàn)狀的影響。鐵路物資多樣化需求中，隨著鐵路建設(shè)規(guī)模以及相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，在物資采購過程中采購周期也會不斷變更。鐵路物資通過公開招標(biāo)形式會導(dǎo)致部分物資供應(yīng)商為了中標(biāo)而不斷降低成本，縮減獲取的經(jīng)濟效益，這樣會出現(xiàn)部分物資供應(yīng)商在沒有盈利情況下為鐵路運營以及發(fā)展建設(shè)提供相應(yīng)商品，長期發(fā)展將會導(dǎo)致物資供應(yīng)質(zhì)量逐步降低，不能滿足物資使用要求，限制了鐵路物資質(zhì)量，也導(dǎo)致大量物資購置成本的浪費，對鐵路物資后續(xù)經(jīng)營發(fā)展造成了較大限制性[3]。

有部分物資供應(yīng)商為了能夠在物資供應(yīng)公開招標(biāo)過程中爭取更大的物資供應(yīng)，根據(jù)標(biāo)書中各項要求以及相關(guān)附加條件都給予了相應(yīng)承諾，也提出了多樣化的優(yōu)惠政策，最終中標(biāo)獲取了物資供應(yīng)權(quán)。但是在物資實際供應(yīng)過程中，由于貨物供應(yīng)商質(zhì)量不能與招標(biāo)合同各項要求保持一致性，導(dǎo)致鐵路相關(guān)管理部門開始尋求新的供貨商，這樣將會消耗大量時間，對鐵路物資運營方面造成了限制性，不能更好地促進鐵路建設(shè)活動的全面發(fā)展。

4 鐵路物資招標(biāo)采購內(nèi)部風(fēng)險控制措施探析

4.1 建立完善鐵路物資采購監(jiān)察制度與審計制度

當(dāng)前鐵路相關(guān)管理部門需要嚴(yán)格遵照總體物資采購、管理與相互分離模式，逐步建立較為完善的高效化、協(xié)調(diào)性機制，確保各項權(quán)利能夠制衡，樹立較為完善的管理機制。對鐵路物資采購過程進行監(jiān)察管理，根據(jù)實際采購要求不斷完善具體監(jiān)察內(nèi)容，通過加強日常監(jiān)督、針對性檢查以及定期檢查等基本方式，不斷強化監(jiān)督管理，確保物資招標(biāo)過程能夠透明化，各項信息公開化。還需要結(jié)合鐵路物資招標(biāo)采購內(nèi)容逐步建立內(nèi)部審計制度，對采購合同要求以及具體控制措施進行審計，相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)問題之后需要及時進行改正，確保物資招標(biāo)采購中內(nèi)部控制風(fēng)險要素能夠有效消除。

4.2 逐步規(guī)范合同簽訂與執(zhí)行過程

現(xiàn)階段相關(guān)部門需要結(jié)合物資采購要求擬定規(guī)范化的評標(biāo)方式，在招標(biāo)采購文件中需要對評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提出相關(guān)說明。針對部分物資采購項目實際復(fù)雜程度較低，一直有采購歷史的項目，有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的，需要通過公開招標(biāo)方式。具體評標(biāo)可以結(jié)合實際情況進行擬定，公開招標(biāo)可以選取經(jīng)過評審的最低價法。合同有效簽訂過程中需要規(guī)范各項操作，對合同中主要條款的完整度進行探查，確保各項條款的明確性以及合同實際履行情況，這對企業(yè)內(nèi)部控制效果影響較大。各個部門需要根據(jù)我國現(xiàn)有的法律法規(guī)各項要求對物資采購合同內(nèi)容進行調(diào)整，明確物資招標(biāo)采購具體質(zhì)量、市場價格以及貨物交易時間等，從而體現(xiàn)出相應(yīng)的采購需求，定期組織人員對合同實際執(zhí)行情況進行分析評價，對合同進行綜合管理。

4.3 嚴(yán)格規(guī)范物資采購驗收入庫操作

鐵路物資根據(jù)招標(biāo)文件采購之后，需要對物資進行驗收入庫。提高驗收人員主體責(zé)任意識，對驗收環(huán)節(jié)進行負(fù)責(zé)，確保購置的物資產(chǎn)品各項技術(shù)參數(shù)以及數(shù)量、質(zhì)量等能夠滿足鐵路運營建設(shè)的基本要求。如果物資購置情況不能滿足采購合同基本要求，或是實際供貨時間不符合合同規(guī)定，驗收人員需要對違約問題產(chǎn)生的主要原因進行總結(jié)，明確責(zé)任主體。等到購置物資全部驗收完成之后，驗收人員需要對驗收報告內(nèi)容進行填寫，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問題，需要及時進行檢測。物資供應(yīng)商在后期調(diào)試、換置、維護方面存在問題需要及時進行上報。

4.4 積極探求集中招標(biāo)采購模式

鐵路部門各個單位需要對所需物資總量進行匯總，可以實行大額度、批量化招標(biāo)采購。主要方式可以是集中訂貨、分開收貨、集中付款形式。集中采購能夠更好地適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展客觀要求，突出批量化采購的優(yōu)勢，在一定程度上能夠有效降低實際采購成本，便于相關(guān)管理部門對采購環(huán)節(jié)進行管理。確保采購渠道得到優(yōu)化，能夠提高物資購置質(zhì)量，節(jié)約更多的社會資源，也有助于促進鐵路行業(yè)全面發(fā)展。物資集中采購與市場經(jīng)濟體制相互適應(yīng)，在物資采購環(huán)節(jié)中重點突出現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，對采購環(huán)節(jié)進行規(guī)范、將物資驗收管理以及資金支付等環(huán)節(jié)進行分開管理，使得采購管理能夠朝著社會化趨勢進行發(fā)展。采購質(zhì)量風(fēng)險屬于一種內(nèi)外交叉型風(fēng)險，需要在完善的組織制度基礎(chǔ)上更好地發(fā)揮出內(nèi)部控制的重要作用，將企業(yè)物資采購風(fēng)險降至最低，確保物資采購效益能夠有效提升，促進鐵路企業(yè)各項運營建設(shè)活動的全面發(fā)展。

4.5 逐步完善供應(yīng)商評價系統(tǒng)

供應(yīng)商評價系統(tǒng)的建立能夠?qū)φ吓c掌握招標(biāo)采購環(huán)節(jié)供應(yīng)商的信息與數(shù)據(jù)提供非常重要的信息援助與技術(shù)支持，通過良性的競爭能夠為工程的招標(biāo)采購帶來生機與活力，極大地提高項目的經(jīng)濟價值和綜合評價，而供應(yīng)商的參與則是這些生機與活力的根本源泉。因此應(yīng)該逐步建立與完善供應(yīng)商評價系統(tǒng)，為各層次各行業(yè)的供應(yīng)商的參與提供更有保障的信息服務(wù)和更全面的統(tǒng)籌服務(wù)，這樣才能夠最大程度地開發(fā)出供應(yīng)商所代表的資金資源。供應(yīng)商評價系統(tǒng)中應(yīng)包含有對各類公用物資的數(shù)量及價格的統(tǒng)計結(jié)果、供應(yīng)商信息的實時更新，以及經(jīng)營狀況和售后服務(wù)等多項環(huán)節(jié)的客觀評價等要素。除此之外，供應(yīng)商評價系統(tǒng)還應(yīng)該起到對行業(yè)內(nèi)眾多的供應(yīng)商進行歸類與劃分的作用，可以依據(jù)經(jīng)濟實力與信譽度等多種評價標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)來制作不同類型的供應(yīng)商名單，并據(jù)此來維護行業(yè)市場的管理秩序以及必要時追究法律責(zé)任。

4.6 加強對招標(biāo)文件編制的審核

招標(biāo)文件的編制及審核管理往往很容易受到忽視，但招標(biāo)文件在整個招標(biāo)采購過程中，卻起到極為重要的支撐和引領(lǐng)作用。在對招標(biāo)文件的編制進行管理和規(guī)范的過程中，要將重點放在圍繞招標(biāo)物資的核心性質(zhì)及主要特點方面進行，從根本出發(fā)實事求是地解決影響招投標(biāo)階段科學(xué)管理和有效控制的不良風(fēng)險問題。

在此基礎(chǔ)上，要對招標(biāo)物資的采購標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、供貨方式、交貨管理以及供應(yīng)商資質(zhì)審核等內(nèi)容進行嚴(yán)格的把握和細(xì)致的排查，要在招標(biāo)文件中體現(xiàn)出對各環(huán)節(jié)工作的評價標(biāo)準(zhǔn)與管理理念。招標(biāo)文件的審核，要按照國家及有關(guān)管理部門給定的標(biāo)準(zhǔn)流程逐步落實，有關(guān)招標(biāo)管理人員要充分考慮到不同參與組織之間的利益關(guān)系和責(zé)任分配。要合理利用對招標(biāo)文件編制的審核，來提高招標(biāo)文件編制的科學(xué)性與規(guī)范性，在有限的權(quán)力范圍內(nèi)最大可能的降低投資風(fēng)險與經(jīng)濟損失。同時，強化對裝備文化編制與審核的有效管理，還可以從保障投標(biāo)人權(quán)利、鞏固招投標(biāo)文件管理組織的權(quán)威、完善招投標(biāo)文件編制審核制度以及貫徹標(biāo)準(zhǔn)文件編制審核流程等多方面入手。而往往招標(biāo)采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部風(fēng)險問題，大多起源于企業(yè)內(nèi)部管理的松弛以及對招投標(biāo)文件等典型的指導(dǎo)性文件內(nèi)容審核的漠視，因此借助對招投標(biāo)文件從編制、遞交到審核的整個流程的系統(tǒng)化管理，便能夠更有效地實現(xiàn)對鐵路物資招標(biāo)采購的內(nèi)部風(fēng)險防控。

4.7 構(gòu)建鐵路物資采購及管理信息平臺

通過構(gòu)建信息平臺來實現(xiàn)對行業(yè)內(nèi)市場資源以及企業(yè)內(nèi)部物資統(tǒng)籌的整合與管理，目前已經(jīng)成為社會多領(lǐng)域信息化發(fā)展的主要方式和提高管理效能的主要方法。由于鐵路物資管理涉及物資采購、材料供應(yīng)、庫存管理以及資金調(diào)用等結(jié)構(gòu)聯(lián)系緊密并且錯綜復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)，這其中更涉及大量的市場資源信息和物資管理信息的收集與分析，因此借助信息管理平臺和大數(shù)據(jù)技術(shù)，便能夠有效地實現(xiàn)對資源的高效整合和科學(xué)管理。鐵路物資采購及管理信息平臺的建立，可以以原有的業(yè)務(wù)流程和管理體系為基礎(chǔ)，將信息管理平臺功能構(gòu)建的重點放在對物資的統(tǒng)一調(diào)配與科學(xué)分配等方面。鐵路物資信息管理平臺可以采用模塊化的功能實現(xiàn)方法，針對不同層次、不同等級的鐵路物資管理機構(gòu)及工作人員，分別下放不同的平臺授權(quán)和信息查閱與分享權(quán)限，這樣便可以進一步實現(xiàn)分級管理和多層次管理等更高水平的管理模式，實現(xiàn)對鐵路物資采購及庫存管理的宏觀調(diào)控與精準(zhǔn)化控制。

5 結(jié)語

當(dāng)前鐵路物資招標(biāo)采購過程中仍舊存在諸多問題，相關(guān)管理部門首先需要明確強化招標(biāo)采購管理的重要作用，而后對物資招標(biāo)采購過程中各項風(fēng)險類型進行明確，分析問題產(chǎn)生的主要原因，擬定具有針對性的內(nèi)部風(fēng)險控制措施，建立完善鐵路物資采購監(jiān)察制度與審計制度，加強物資采購環(huán)節(jié)監(jiān)管。逐步規(guī)范合同簽訂與執(zhí)行過程，確保購置操作穩(wěn)定運行。嚴(yán)格規(guī)范物資采購驗收入庫操作，提高物資質(zhì)量，保障鐵路運營建設(shè)活動的有序開展。積極探求集中招標(biāo)采購模式，確保物資采購與市場發(fā)展趨勢相適應(yīng)。