淺談博物館藏品管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)

陳詠芯

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加快，已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)方面，博物館對(duì)藏品的管理也開始向數(shù)字化管理的方向轉(zhuǎn)變。藏品的數(shù)字化管理，是提升現(xiàn)代博物館藏品管理工作水平的迫切需要。文章以東莞市可園博物館藏品管理系統(tǒng)的開發(fā)為背景，對(duì)日常藏品管理工作進(jìn)行了認(rèn)真的需求分析，并以此為依據(jù)完成了系統(tǒng)的模塊和功能設(shè)計(jì)。

關(guān)鍵詞：博物館;數(shù)字化;藏品管理系統(tǒng);藏品信息管理;檢索功能

在全國第一次可移動(dòng)文物普查工作完成后，作者對(duì)藏品信息管理系統(tǒng)有了更深刻的認(rèn)識(shí)。此次普查梳理了現(xiàn)有的各種工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了文物信息采集的要求。通過將此次普查工作中形成的規(guī)范化文物數(shù)字資源和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)管理模塊，與可園博物館藏品管理的實(shí)際情況相結(jié)合，筆者對(duì)系統(tǒng)做出相應(yīng)的模塊設(shè)計(jì)、功能設(shè)計(jì)，建立與新時(shí)期博物館發(fā)展相適應(yīng)的藏品管理體系。該系統(tǒng)由八個(gè)主要模塊構(gòu)成：征集管理、藏品登記、庫房管理、事故管理、憑證管理、藏品統(tǒng)計(jì)、用戶管理、系統(tǒng)管理?？梢詫?duì)藏品信息進(jìn)行登記、修改、刪除、瀏覽等，可以實(shí)現(xiàn)藏品出入庫信息的管理、征集流程的管理、藏品事故登記及處理反饋的功能、庫房盤點(diǎn)、藏品各種憑單的生成及打印、用戶生成及權(quán)限的控制。

1 博物館藏品管理概況

1.1 博物館藏品管理現(xiàn)狀

博物館藏品是國家珍貴的文化遺產(chǎn)，是人類科學(xué)、文化不斷發(fā)展的歷史見證，具有非常重要的研究價(jià)值，是博物館立足的根本。但紙質(zhì)類藏品、檔案、照片受限于其實(shí)物的生命周期，受環(huán)境變化影響較大，想要最大限度保持實(shí)體的原狀有一定的挑戰(zhàn)。

1.2 藏品管理工作程序繁瑣

藏品管理工作程序繁多，包括接收、鑒選、登記、編目、入庫、保管、提用、統(tǒng)計(jì)、注銷等，由于缺乏藏品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，藏品的日常管理只能沿用傳統(tǒng)的管理模式，依靠不同的Excel表格來記錄，工作效率低。若藏品信息變動(dòng)，需要將藏品對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)和電子資料逐一更改，手寫材料難免有筆誤疏漏，多份電子資料同時(shí)修改也容易出現(xiàn)因操作不當(dāng)導(dǎo)致資料誤修改或漏修改等問題，且資料的更改記錄也難以查詢，造成誤差的數(shù)據(jù)重復(fù)核對(duì)，不利于藏品的保存。

1.3 檢索困難

基于數(shù)據(jù)庫的缺乏，藏品的文字資料與圖片資料只能分開管理，使用者想了解某個(gè)藏品資料，只能依靠人工從大量藏品記錄中逐條查找并制作表格，檢索不易。對(duì)于館內(nèi)藏品數(shù)量在千余件或萬件以上的博物館來說，對(duì)藏品進(jìn)行分析和資料整理的工作難度很大，不利于工作效率的提高，且制約著博物館文物保護(hù)與利用工作。

1.4 博物館藏品管理水平提升的必要性

提升藏品管理水平，有利于將藏品管理人員從傳統(tǒng)、繁瑣的博物館藏品管理工作中解放出來。其中，科學(xué)管理藏品庫房是延長藏品壽命的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不但能提高工作效率和更好地保障藏品安全，增加藏品的利用率，還能實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)社會(huì)公共文化事業(yè)的發(fā)展。

2 根據(jù)實(shí)際情況總結(jié)開發(fā)系統(tǒng)的要求

想要對(duì)系統(tǒng)做出準(zhǔn)確定位，前期充分的準(zhǔn)備工作尤為重要。堅(jiān)持問題導(dǎo)向，從博物館日常工作的實(shí)際情況出發(fā)，在對(duì)人員的工作內(nèi)容進(jìn)行充分了解后，將開發(fā)的具體要求作詳細(xì)的總結(jié)，主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

①藏品登記：采集和錄入藏品信息，編制分類賬、總賬，填寫藏品檔案、卡片，包括填寫藏品的編號(hào)、名稱、作者、年代、尺寸、重量、質(zhì)地、完殘情況、來源、入藏時(shí)間等。

②藏品瀏覽：根據(jù)不同展覽或活動(dòng)要求，提供給各部門的藏品信息需要進(jìn)行篩選、提取并制作成表格。

③庫房管理：人員和藏品的出入庫管理、庫房盤點(diǎn)、庫房信息管理、事故管理等，每一環(huán)都有對(duì)應(yīng)的表格登記和審批。

④藏品征集：草擬征集內(nèi)容，篩選初選對(duì)象，組織實(shí)施具體文物征集工作，并安排專家鑒定，每一環(huán)節(jié)都要制作出對(duì)應(yīng)的表格登記審批。

⑤藏品統(tǒng)計(jì)：各類文物藏品統(tǒng)計(jì)，編制年度新增藏品統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)符合博物館的特殊性質(zhì)，達(dá)到藏品管理的目標(biāo)，滿足藏品管理的需求，其原則可歸納為實(shí)用性、先進(jìn)性、安全性。

實(shí)用性：根據(jù)博物館的實(shí)際需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)，系統(tǒng)要適應(yīng)藏品庫房內(nèi)的操作特點(diǎn)，包含有行業(yè)習(xí)慣的操作界面和操作功能，操作界面簡潔、易懂，便于使用。

先進(jìn)性：為了方便今后系統(tǒng)的升級(jí)和維護(hù)，系統(tǒng)的各個(gè)模塊應(yīng)該能夠修改、添加、刪除，預(yù)留擴(kuò)充的接口，并且不會(huì)影響系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

安全性：系統(tǒng)記錄了博物館所有的藏品信息，必須保障藏品信息不被篡改、竊取，保證系統(tǒng)不被非法訪問。

3.2 用戶角色定位

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，根據(jù)用戶的使用類型確認(rèn)用戶角色，對(duì)用戶的權(quán)限進(jìn)行具體劃分至關(guān)重要，是保證系統(tǒng)安全運(yùn)行的關(guān)鍵。每個(gè)用戶的角色不同，默認(rèn)的訪問和操作權(quán)限也不同。

系統(tǒng)管理員：擁有所有權(quán)限，可查看所有頁面，能對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。

一般用戶：只能查看部分頁面，對(duì)部分頁面信息進(jìn)行修改。

角色權(quán)限的劃分可使用系統(tǒng)默認(rèn)的角色權(quán)限配置，也可進(jìn)行角色權(quán)限的修改，針對(duì)某個(gè)用戶的權(quán)限修改也可實(shí)現(xiàn)?？膳渲玫臋?quán)限包括可以訪問的范圍、可以訪問的模塊（界面）和每個(gè)模塊上不同的操作權(quán)限，如增刪、修改、查閱。

確保用戶具有對(duì)應(yīng)的操作權(quán)限，防止用戶對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行超越權(quán)限的操作，保證使用過程的安全性、保密性。

3.3 系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)對(duì)各部門辦事流程的分析，系統(tǒng)主要模塊如下：

藏品錄入和展示模塊：藏品的基本信息和圖片的錄入、藏品信息管理，所有發(fā)生的藏品信息的變動(dòng)數(shù)據(jù)都會(huì)同步反映在該界面中，數(shù)據(jù)保持一致性。展示界面能展示所有已錄入的藏品信息，包括藏品文字和圖片信息，方便使用者更好地查閱藏品信息。