檔案管理在地方衛(wèi)生監(jiān)督所中的問題和對策

彭效平

摘要：當(dāng)下我國縣級市衛(wèi)生監(jiān)督工作中著一系列問題，需要不斷的加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，采取有效的管理措施。在實(shí)際的工作當(dāng)中，要提高對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的重視，加強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，完善管理制度，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識技能。切實(shí)的投入工作中。從而有力的推動衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)朝更新更好的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；地方衛(wèi)生監(jiān)督所；措施

前言

衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)承擔(dān)著醫(yī)療衛(wèi)生、傳染病防治、飲水衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生等多方面的工作內(nèi)容，每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量非常多，且監(jiān)督、管理專業(yè)分類也較復(fù)雜。為有效地保管和發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督員工作成果的載體—檔案，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作就需要不斷探索與完善，從業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā)，尋找與衛(wèi)生監(jiān)督檔案性質(zhì)更加符合的管理方法與策略，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案獲得標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化的長足發(fā)展，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量的不斷提升。

1現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中的問題所在

1.1缺乏對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的重視度

部分縣級市衛(wèi)生監(jiān)督部門認(rèn)為檔案管理是不重要的，執(zhí)法工作才是工作的重點(diǎn)。在實(shí)際工作中也是顯的比較隨意，缺乏規(guī)范性，時常會出現(xiàn)檔案沒有及時歸檔的情況，致使檔案的利用率也較低，再者，檔案管理工作的工作量大，任務(wù)中，也較為繁瑣。再加以重視不足，則出現(xiàn)失誤的概率就相對較高。因此檔案失真的現(xiàn)象也不無可能發(fā)生。那檔案原有的價值和存在的意義也就是失去了，并且也浪費(fèi)了人力與物力。

1.2高素質(zhì)的，專業(yè)的檔案管理人員的缺乏

在一些縣級市衛(wèi)生監(jiān)督部門，因著沒有足夠的重視度，所以在對檔案管崗位配備相關(guān)工作人員的問題上也是存在著方方面面的問題。其一：在人員配備量上的問題，在工作量與工作人員數(shù)量上是完全不成比例，不科學(xué)的。在工作量大，任務(wù)重的情況下，人員配置少，就極大的降低了工作質(zhì)量，及檔案管理工作的真實(shí)性嚴(yán)禁性。其二：高素質(zhì)專業(yè)的管理人員的缺乏，檔案管理工作對職業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)的需求也是較高的。但很多時候一些部門因著重視度不夠，會聘用一些臨時人員，或是從別部門抽調(diào)人員。兼任檔案管理的工作。使檔案管理工作無法科學(xué)有效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拈_展。

1.3衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理相關(guān)制度的缺漏

還有一部分縣級市衛(wèi)生監(jiān)督部門的檔案管理工作的制度不完善，現(xiàn)用的也是較為滯后的管理方法及規(guī)章制度。長期使用較為陳舊的工作制度及管理方案，使之很多的管理弊端無法及時查知。也有一些衛(wèi)生監(jiān)督部門更新了管理設(shè)備，提升了現(xiàn)代化技術(shù)。但還是會因為相應(yīng)的管理制度的缺漏無法改變管理水平低下的根本問題。不僅如此，制度體系的不更新不完善，許多不規(guī)范，不正確的行為也將會大量的存在檔案管理的工作中。致使檔案信息的真實(shí)性，可靠性，可操作性大大降低。也失去了檔案所應(yīng)有的價值。

1.4檔案材料的混亂與殘缺

衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作的復(fù)雜性是必然的，種類的繁多，數(shù)量的龐大，管理難度較高這也是監(jiān)督檔案管理工作的特點(diǎn)，這就是為什么需要高素養(yǎng)且專業(yè)的工作人員的原因。但由于縣市級衛(wèi)生監(jiān)督部門的條件環(huán)境制約的情況，使得衛(wèi)生監(jiān)督管理工作中出現(xiàn)歸檔沒有系統(tǒng)性，歸檔延遲，信息的不完整，不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}。相應(yīng)的檔案資料價值不高，檔案管理工作的效率較低，檔案內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)。最終檔案的使用率也較低。從而不能很好的及時有效的幫助衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法。

2提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作效率的有效措施

2.1強(qiáng)化地方衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理意識

針對地方衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理工作中存在的問題，我們應(yīng)結(jié)合地方衛(wèi)生監(jiān)督所的工作實(shí)際，對衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理工作人員的工作意識和檔案管理重要性進(jìn)行加強(qiáng)和培訓(xùn)。首先，要在地方衛(wèi)生監(jiān)督所內(nèi)組建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，對地方衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行系統(tǒng)化和數(shù)字化管理，進(jìn)一步強(qiáng)化相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，同時，將衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作納入到衛(wèi)生監(jiān)督管理工作體系當(dāng)中，要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格規(guī)劃落實(shí)相關(guān)工作。其次，要在衛(wèi)生監(jiān)督所內(nèi)部大力宣傳檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高衛(wèi)生監(jiān)督管理所對檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.2健全衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度

合理有序的開展地方衛(wèi)生監(jiān)督所得檔案管理工作應(yīng)結(jié)合地方衛(wèi)生監(jiān)督工作的實(shí)際，對相關(guān)衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理進(jìn)行科學(xué)性條理性的歸檔，同時根據(jù)我國相關(guān)檔案管理法律法規(guī)要求，對衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理歸檔、保管、移交、銷毀等業(yè)務(wù)工作的具體制度進(jìn)行完善。其次，要規(guī)范地方衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理的各個環(huán)節(jié)，如衛(wèi)生檢查、相關(guān)報告等都要及時歸檔，根據(jù)日期建立相關(guān)臺賬管理制度，對衛(wèi)生監(jiān)督檔案進(jìn)行統(tǒng)一的制度要求和管理，進(jìn)而確保檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性。

2.3加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的硬件升級

針對當(dāng)前地方衛(wèi)生監(jiān)督所檔案管理中存在硬件簡陋問題，各個敵方單位需要增加硬件資金投入，實(shí)現(xiàn)硬件的提檔升級，進(jìn)一步改善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的硬件條件。首先，要根據(jù)地方衛(wèi)生監(jiān)督所的工作實(shí)際，完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的庫房，在庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)配備除濕機(jī)等相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，從而確保衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的完整存放。其次，根據(jù)衛(wèi)生監(jiān)督的檔案管理需要，添加照相機(jī)、掃描機(jī)、攝像機(jī)等相關(guān)硬件和軟件系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)地方衛(wèi)生監(jiān)督所的進(jìn)一步完善。

2.4完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先，進(jìn)一步完善衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員隊伍，在衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理中可以考慮建立兼職輪崗和專人專責(zé)相結(jié)合的檔案管理機(jī)制，由于地方衛(wèi)生監(jiān)督所的人員構(gòu)成復(fù)雜，因此，堅持此項工作機(jī)制比較符合衛(wèi)生監(jiān)督管理的實(shí)際，在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)專人專責(zé)也是避免出現(xiàn)檔案管理疏漏的重要手段。其次，加強(qiáng)對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。

2.5提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案的利用率

地方衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理工作現(xiàn)階段僅僅停留在紙質(zhì)版檔案保管階段，這就需要地方衛(wèi)生監(jiān)督所加大對衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料和信息的利用效率，例如通過地方衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案編寫衛(wèi)生監(jiān)督工作的發(fā)展信息、同時為衛(wèi)生監(jiān)督所的管理和發(fā)展提供進(jìn)一步借鑒和參考，進(jìn)而提升衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案利用效率，更好地發(fā)揮衛(wèi)生監(jiān)督相關(guān)檔案信息的效能。

2.6注重對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)與利用

衛(wèi)生監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)需要制定一套科學(xué)完善的檔案利用機(jī)制，對檔案具體的利用范圍以及利用程序等進(jìn)行明確規(guī)定，對單位內(nèi)部的檔案利用工作給予鼓勵。管理部門還需要獲得檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的配合，積極展開衛(wèi)生監(jiān)督檔案的編研工作，從衛(wèi)生監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際的職能活動出發(fā)，詳細(xì)編寫全宗介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、組織沿革、專題文件、大事件等的資料類型，使這些檔案資料能夠為衛(wèi)生監(jiān)督管理及衛(wèi)生行政執(zhí)法工作提供更多的幫助與借鑒。

2.7促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化發(fā)展

利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去進(jìn)行衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理，不僅可以對各種檔案資料進(jìn)行及時有效的匯編，使得衛(wèi)生簡短檔案資料更加快速地收集起來，而且還能夠使衛(wèi)生監(jiān)督檔案的檢索利用效率得到提高。在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程中，需要對檔案管理信息化內(nèi)容的全面性提供保障，應(yīng)該包含文書檔案、影音圖像資料、專業(yè)檔案等；傳統(tǒng)的檔案逐漸轉(zhuǎn)換為電子檔案的形式；在檔案的儲存上應(yīng)選擇大容量的存儲設(shè)備，還應(yīng)做好資料的備份。通過智能化的管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時查閱，并且要根據(jù)檔案標(biāo)準(zhǔn)要求，建立健全專業(yè)的信息化平臺，使得檔案的查詢檢索、編研能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

3結(jié)語

現(xiàn)階段地方衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的問題較多，需要結(jié)合新時代數(shù)字化管理的技術(shù)，從地方衛(wèi)生監(jiān)督所的實(shí)際出發(fā)，從管理理念、相關(guān)制度、隊伍建設(shè)、檔案利用方面進(jìn)行優(yōu)化，不斷完善地方衛(wèi)生監(jiān)督所的檔案管理工作，提升檔案管理的利用效率。

參考文獻(xiàn)

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[2]李騫.淺析衛(wèi)生計生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展思路[J].文存閱刊，2018（14）：16.

（作者單位：山東省鄄城縣衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所）