提高檔案管理人員素質(zhì)做好檔案管理科學(xué)化

魏海波

摘要：檔案科學(xué)化管理的開展，是新技術(shù)條件下提高檔案管理質(zhì)量與效率的有效工作措施。正因如此，企事業(yè)單位檔案管理部門都應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理實(shí)際情況，以及檔案新技術(shù)特點(diǎn)，尋找有效的檔案科學(xué)化管理路徑，為檔案科學(xué)發(fā)展提供理論支持。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；科學(xué)化

1 檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

1.1 具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)

檔案管理人員必須具有社會(huì)上各類專業(yè)工作人員都應(yīng)具備的基本政治素質(zhì)，也就是嚴(yán)格遵循四項(xiàng)基本原則，熱愛祖國(guó)、熱愛人民、熱愛社會(huì)主義、熱愛黨，將黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策以及各項(xiàng)法律貫徹落實(shí)，遵規(guī)守紀(jì)，講道德，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人得失，具備奉獻(xiàn)精神。因?yàn)闄n案工作具有較強(qiáng)的政治性和一定的機(jī)密性，所以，檔案管理人員要具備嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。同時(shí)，檔案工作具有服務(wù)性特點(diǎn)，這就決定了檔案管理人員必須具備良好的服務(wù)于人民的精神。

1.2 具備加強(qiáng)的法律意識(shí)和專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員要想順利開展檔案工作，首先必須基本良好的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)，其要求的就是必須對(duì)自己的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行充實(shí)，將各種新興技能掌握到。同時(shí)，還要具備扎實(shí)的文字寫作、組織和表達(dá)能力，可以單獨(dú)展開檔案管理工作?，F(xiàn)階段，電子信息化得到了迅猛發(fā)展，在此形勢(shì)下，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，其應(yīng)掌握一定的電子信息技術(shù)，因?yàn)殡娮訖n案特別依賴技術(shù)設(shè)備，要求檔案管理人員將最基本的電子信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)水平掌握到，進(jìn)而可以快捷方便的將各種技術(shù)問題有效解決。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)具備較強(qiáng)的法律意識(shí)，必須嚴(yán)格遵循相關(guān)法律要求建檔，這是確保檔案工作健康順利開展的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，樹立較強(qiáng)的法律意識(shí)特別關(guān)鍵，應(yīng)嚴(yán)厲打擊私自建檔的行為。

1.3 能力素質(zhì)

首先，協(xié)調(diào)能力。要把檔案工作做好，檔案管理人員要積極和相關(guān)部門保持密切的聯(lián)系，這就對(duì)其綜合協(xié)調(diào)能力提出了較高的要求，以使各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一順利實(shí)現(xiàn)。其次，管理能力。檔案工作主要包括兩個(gè)方面，即檔案實(shí)體的管理和檔案事業(yè)的管理，要求檔案人員對(duì)管理學(xué)理論展開認(rèn)真研究，積極學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)代管理的新知識(shí)、新技能，尤其是在檔案管理中高新技術(shù)管理手段的合理運(yùn)用。再次，學(xué)習(xí)能力。檔案工作人員只有積極參加各種相關(guān)培訓(xùn)，促使知識(shí)面的不斷拓展，將自身學(xué)歷層次提高，才可以和檔案管理工作的新需求、新形勢(shì)相適應(yīng)。最后，開發(fā)能力?，F(xiàn)階段，在檔案管理中，開發(fā)和利用檔案信息資源是極為重要的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是檔案利用的深化和拓寬。檔案工作人員要積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，高效、準(zhǔn)確、及時(shí)地對(duì)檔案信息資源予以開發(fā)，以更好地服務(wù)于檔案工作。

2.當(dāng)前檔案管理實(shí)踐中提高管理科學(xué)化水平的主要路徑

2.1提高檔案工作者整體素質(zhì)

檔案工作者是檔案管理的執(zhí)行者，也是科學(xué)化管理操作者。為了確實(shí)提高檔案工作者素質(zhì)，管理部門應(yīng)開展以下培訓(xùn)教育內(nèi)容。一是做好檔案管理制度教育。檔案管理制度的執(zhí)行，是確保檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。為此管理者應(yīng)確實(shí)做好制度教育工作。如定期進(jìn)行制度抽查考試，考核工作人員是否熟記與了解制度內(nèi)容。二是做好檔案專業(yè)與技術(shù)教育工作?？茖W(xué)化管理模式下，檔案工作者需要掌握的主要素質(zhì)包括了檔案管理專業(yè)知識(shí)、檔案內(nèi)容專業(yè)知識(shí)以及信息化管理中需要的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等。為此管理者應(yīng)根據(jù)工作人員特點(diǎn)，進(jìn)行有效的職業(yè)教育培訓(xùn)工作，提高工作的職業(yè)素質(zhì)。如對(duì)具有較多實(shí)踐檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，管理者需要利用職業(yè)培訓(xùn)工作，提高其計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，進(jìn)而保證其完成檔案的計(jì)算機(jī)處理。

2.2做好檔案管理制度建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不再適合科學(xué)化檔案管理工作。正因如此檔案管理者應(yīng)在傳統(tǒng)制度基礎(chǔ)上，完善檔案管理制度。其重點(diǎn)制度建設(shè)內(nèi)容應(yīng)集中在以下三方面。一是安全制度。檔案安全是檔案管理的核心內(nèi)容。為此檔案管理者應(yīng)在傳統(tǒng)的安全管理機(jī)制上，針對(duì)新型檔案工作管理內(nèi)容完善安全制度。如檔案數(shù)字化過程中的安全保密制度；計(jì)算機(jī)安全使用制度等制度的應(yīng)用，都是安全管理完善的重要內(nèi)容。二是責(zé)任制度。落實(shí)檔案管理中各項(xiàng)工作的責(zé)任者，將有利于科學(xué)化管理的開展。為此檔案管理者應(yīng)樹立以人定崗、以剛定責(zé)的模式，建立崗位管理制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化崗位管理模式。三是服務(wù)制度。發(fā)揮檔案管理的服務(wù)作用，是科學(xué)化檔案管理的主要內(nèi)容。為此建立檔案服務(wù)制度，使工作人員樹立服務(wù)精神，促進(jìn)檔案管理整體質(zhì)量提高，是新型檔案管理中主要?jiǎng)?chuàng)新內(nèi)容。

2.3建立高效的檔案管理評(píng)估平臺(tái)

一是技術(shù)評(píng)估。科學(xué)化檔案管理過程中，大量新型的網(wǎng)絡(luò)、文件、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)入了檔案管理工作中。二是檔案質(zhì)量評(píng)估。對(duì)于數(shù)字化的檔案內(nèi)容，管理應(yīng)與技術(shù)人員、檔案專家進(jìn)行聯(lián)合評(píng)估工作，評(píng)估內(nèi)容包括了數(shù)字檔案文字、圖形、音視頻內(nèi)容質(zhì)量，以及數(shù)字化過程對(duì)檔案質(zhì)量影響等，保障檔案質(zhì)量完整有效。三是人員評(píng)估。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的評(píng)估，發(fā)現(xiàn)其工作中的優(yōu)勢(shì)與問題，進(jìn)而合理安排其工作位置，其提高檔案管理效率的有效方法。同時(shí)人員評(píng)估工作的開展，還可以為職業(yè)培訓(xùn)教育的開展提供參考，具有良好的教育制度作用。

2.4做好檔案管理技術(shù)發(fā)展

一是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化技術(shù)。利用掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，是檔案數(shù)字化管理的首要環(huán)節(jié)。在這一過程中，如何更好地提高掃描清晰度，減少數(shù)字化失真情況的出現(xiàn)，就成為檔案管理技術(shù)研究的重要內(nèi)容。其主要研究?jī)?nèi)容包括了新型掃描設(shè)備的研究、廣電技術(shù)等各項(xiàng)內(nèi)容。二是新型數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)。檔案數(shù)據(jù)資源的儲(chǔ)存需要占據(jù)較大的數(shù)據(jù)空間，對(duì)于計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存容量有著嚴(yán)格要求。特別是在大數(shù)據(jù)管理模式下，檔案數(shù)據(jù)所需容量將會(huì)越來越大。為此數(shù)據(jù)儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展，直接影響了科學(xué)化檔案管理質(zhì)量。其中網(wǎng)絡(luò)云數(shù)據(jù)庫技術(shù)，因其特有的理論無限空間特征，成為了提高檔案數(shù)據(jù)庫容量的重要選擇。

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