檔案管理現(xiàn)代化中檔案管理原理的運用之研究

陳董

摘要：檔案管理現(xiàn)代化在當前正面臨著很多問題，而檔案管理原理則能夠為這些問題的解決提供極大的幫助，因此，當前檔案管理工作需要將對檔案管理原理的了解與研究重視起來，并在實際工作中進行充分的運用，從而推動檔案管理現(xiàn)代化的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；原理；運用

1.檔案管理原理

不管是檔案的存放工作還是檔案的分類工作都要遵循一定的檔案管理原理，因此，相關(guān)的工作人員要有一定的責任心，能夠細心的做好檔案管理工作。在開展檔案管理工作時，要遵循檔案管理的具體原則進行工作，具體來看檔案管理原理主要有以下幾個方面。

1.1標準化

檔案管理化的標準化原理包含了基礎(chǔ)標準、技術(shù)標準以及管理標準這三種，這里所說的基礎(chǔ)標準就是指通過大眾化的指標開展工作，而技術(shù)標準就是指通過多種先進技術(shù)手段比如網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)等進行檔案管理。管理標準就是指在合法的前提下開展檔案管理工作。

1.2統(tǒng)一化

開展檔案管理工作的主要目標就是保障檔案管理的安全，所以要按照統(tǒng)一化的標準開展管理工作，提高檔案管理的規(guī)范性，具體來看要從以下幾個角度出發(fā)采取措施：第一，實行統(tǒng)一的管理規(guī)范，使檔案管理具備規(guī)范性和合理性的特點。第二，實現(xiàn)對員工的統(tǒng)一管理；第三，做好新舊交替的工作。

1.3簡潔化

由于檔案管理工作非常復(fù)雜，所以在保障基本的檔案管理工作前提下要盡可能的減少檔案管理的數(shù)量，同時還要減少檔案管理的類型，這樣一來管理人員的工作壓力降低，追求更高效、更便捷的管理模式，就要在復(fù)雜、繁瑣中尋找捷徑，減少了重復(fù)、多余的環(huán)節(jié)便可將檔案管理向著簡潔、明了、高效的趨勢發(fā)展。

2.檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中檔案管理原理的運用

2.1 檔案系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是檔案管理原理的基礎(chǔ)，主要是指在檔案管理過程中將所有檔案管理工作內(nèi)容匯聚成一個整體，并通過對內(nèi)容的劃分來進一步規(guī)劃檔案管理工作，減少檔案管理過程中一些不必要的繁瑣，提高檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理原理在現(xiàn)代化檔案管理中的應(yīng)用要求檔案管理人員打破自己原有分割式的管理模式，形成一個系統(tǒng)化的檔案管理思想，在整體觀念下來對檔案系統(tǒng)開展管理，提高檔案管理效率。

2.2 整分合原理

相關(guān)管理專家提出，在了解一件工程的操作流程和降低劃分為一個個小的要素之后需要對各個要素進行適當?shù)呐帕薪M織管理，從而提高管理工作效率。可見，在充分了解事物發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，將整體劃分為多個部分，通過協(xié)調(diào)進一步發(fā)揮出各部門要素的最大效益?，F(xiàn)代化檔案管理，高效率的檔案管理工作需要在整體中進行合理分工操作。這一操作也被稱作是“整分合原理”。在整分合原理的作用下將檔案管理工作劃分為收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和編研等幾個方面，不斷提升檔案管理效率。

2.3 反饋原理

現(xiàn)代化檔案管理的重要性在很大程度上取決于檔案本身的社會應(yīng)用價值。因此，現(xiàn)代化檔案管理需要對信息輸出產(chǎn)生的經(jīng)濟效益、社會效益等進行全面的反饋，通過多方面的反饋分析來分析檔案管理工作的作用。同時，通過檔案反饋管理還能夠讓相關(guān)人員進一步發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題，從而有針對的進行有效的檔案管理。

3.檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的運用策略

3.1反饋原理的運用

在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認識與創(chuàng)新。檔案信息的價值取決于其在社會中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎(chǔ)，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價值，并實現(xiàn)對其社會效益、經(jīng)濟效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來，而人們也能夠正確認識到檔案管理的現(xiàn)實意義，進而對檔案管理進行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現(xiàn)代化來說是非常關(guān)鍵的。

3.2系統(tǒng)管理原理的運用

系統(tǒng)管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構(gòu)建一個相對龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)工程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對于解決當前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。

3.3整分合原理的運用

整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過程，總結(jié)發(fā)展規(guī)律，同時將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標的制定，對檔案管理工作的當前實際情況以及具體流程進行了解，確立科學(xué)合理的整體目標，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個環(huán)節(jié)將整體目標細化為各部門的具體工作目標，同時對工作責任、職能范圍進行明確。

3.4動力原理的運用

從檔案管理工作的角度來看，我們可以將動力原理簡單理解為對科學(xué)技術(shù)、硬件設(shè)施等因素的充分利用，而在當前形勢下，檔案管理工作則需要將技術(shù)創(chuàng)新、硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才培養(yǎng)等工作重視起來，對現(xiàn)有資源進行最大化的合理利用，從而將科學(xué)技術(shù)、先進設(shè)備、信息系統(tǒng)的作用充分發(fā)揮出來，為檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)提供強有力的基礎(chǔ)與動力。

3.5內(nèi)外向作用原理的運用

內(nèi)向作用與外向作用實際上是對檔案管理工作價值功能的一種區(qū)分，其中內(nèi)向作用可以理解為其對于企業(yè)、單位或是部門內(nèi)部所能夠發(fā)揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會價值。

參考文獻：

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