淺談會務(wù)組織的工作流程與提高會議效率的途徑

宋世杰

摘 要 會議是一種溝通與協(xié)調(diào)的重要形式，它可以實現(xiàn)信息的多向即時傳遞，也可以有效聚集集體的智慧和力量，已日益成為人們重要的活動方式。會務(wù)管理的好壞直接影響會議召開的質(zhì)量與效果。本文介紹了會務(wù)管理的基本概念，闡述了做好會務(wù)工作的基本流程與提高會議效率的途徑。

關(guān)鍵詞 會務(wù)工作 流程 會議效率 質(zhì)量 途徑

中圖分類號：F812.42 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1會務(wù)組織的基本概念

“會”就是“聚會、會合”，“議”就是“商議、議事”。會議是指為達(dá)到某種目的，有組織地把有關(guān)人員召集在一起協(xié)商和決定某些事項的正式會晤、討論或集會。一般來說，狹義的會議是指在遵守一定的國家法律和遵循一定的會議規(guī)則的前提下，圍繞一定議題，三個人以上在一起商議問題（議題），以便達(dá)到或互通情況，或交流思想，或達(dá)成協(xié)議，或做出決議等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的集會。這個概念包括有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有商議、有議題、有人數(shù)、有目的六個基本要素。既然有了會議，自然就有會務(wù)組織工作。會議從籌劃到善后，有一系列工作需要組織，這一系列工作就叫做會務(wù)組織工作，它包括會前的準(zhǔn)備、會中會后各種必要的支持和服務(wù)，具有服務(wù)性、被動性、事務(wù)性、綜合性、保密性和時間性等特點。

2做好會務(wù)組織工作的基本流程

應(yīng)該如何做好會務(wù)組織工作呢？在實際進(jìn)行會務(wù)組織工作前，會務(wù)組織人員應(yīng)首先了解會務(wù)組織工作的原則，即準(zhǔn)備充分，組織嚴(yán)密，服務(wù)周到，節(jié)儉高效和確保安全。只有遵守了這些原則，才能保證會議達(dá)到預(yù)期的目的并增強會議效果。其次，要按照會務(wù)組織流程來對會務(wù)工作做出安排，具體來說包括會前籌備工作，會中服務(wù)工作和會后總結(jié)工作。

2.1會前籌備工作

擬定籌備工作方案。方案主要包括會議名稱、起止時間、地點、會議議題、參加會議人員范圍、人數(shù)、會議日程、名單、會議材料、籌備單位、會標(biāo)、會場布置、活動安排、會議報道、經(jīng)費預(yù)算等。如會議有選舉、頒獎、參觀、合影等活動，也將安排意見一并列入。

起草會議通知。會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內(nèi)容、會期、會議地點、與會人員、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會議通知發(fā)出后，按要求認(rèn)真做好與會人員報名登記工作，及時落實與會人員名單。對請假的與會人員，按程序報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。對有關(guān)單位的要求和問題，及時請示分管領(lǐng)導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)意見答復(fù)。

確定會議步驟。會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎(chǔ)。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議發(fā)言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日做出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，切不可隨意變動。

會前檢查。會議召開前一天，檢查會議文件材料的準(zhǔn)備情況，與會人員報名、分組情況、會議室安排、會場布置及會務(wù)服務(wù)、宣傳報道等相關(guān)工作。同時，按程序要求制定會議活動須知流程，于會前通知發(fā)放。會場布置。提前按要求布置會場，擺放座簽，檢查會標(biāo)、會議材料、會場服務(wù)、音響設(shè)備等。

組織簽到。會議工作人員提前到達(dá)會議現(xiàn)場，組織簽到，發(fā)放會議材料、拷貝課件、會場引領(lǐng)、會議提醒等。

2.2做好會中服務(wù)工作

在會中服務(wù)階段，需要完成簽到與引導(dǎo)，組織會議進(jìn)行，搞好生活服務(wù)等工作。

（1）簽到與引導(dǎo)。簽到是指與會人員進(jìn)入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊式和卡片式。在組織簽到的同時，會務(wù)組織人員要做好入場引導(dǎo)工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。

（2）組織會議進(jìn)行。在會議進(jìn)行時，工作人員要注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議文件以及準(zhǔn)備總結(jié)發(fā)言等。這其中主要是進(jìn)行文書工作，該工作要求會務(wù)組織人員要了解會議內(nèi)容，領(lǐng)悟會議精神。

（3）搞好生活服務(wù)。會中的生活服務(wù)除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時取用。會議期間的參觀、游覽、娛樂、合影等活動也要精心組織好。外地與會人員的返程車票、機票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

3 提高會議效率和質(zhì)量的途徑

3.1加強理論知識的學(xué)習(xí)

可以翻閱有關(guān)權(quán)威人士的關(guān)于會務(wù)組織工作的書籍。在國外，關(guān)于會務(wù)組織工作的專門研究早在上世紀(jì)七十年代就已經(jīng)開始，美國喬治·華盛頓大學(xué)教育和人才開發(fā)學(xué)院人力資源開發(fā)專業(yè)的教授倫納德·納德勒（Leonard Nadler），著名國際顧問、美國會議專家邁克爾·多伊爾、大衛(wèi)·斯特勞斯等都是該方面的研究專家。他們編寫的《成功的會議管理從策劃到評估》《會議手冊》《開會的革命》都是經(jīng)典之作。在我國，會議管理研究專家、國務(wù)院新聞辦公室新聞六局副局長葛廣智是該方面研究的領(lǐng)軍人物，他編寫的《會議詞典》《會議效率手冊》《辦公室業(yè)務(wù)》《開會的革命》都對做好會務(wù)工作有很大的幫助。

3.2加強實踐經(jīng)驗的積累

對于會務(wù)組織人員而言，關(guān)于工作的接觸會相當(dāng)頻繁。在實踐中慢慢摸索工作方法，積累工作經(jīng)驗也是必不可少的獲得會務(wù)組織工作能力的一個重要環(huán)節(jié)。在每次會議召開完畢后，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗，尋找差距，分析存在的問題和差距，討論改進(jìn)的辦法。對于會務(wù)組織工作不能滿足于固有的工作方式，要根據(jù)社會發(fā)展與實際情況靈活變換，這樣才能不斷提高自己會務(wù)組織工作的能力。

3.3加強會務(wù)管理素質(zhì)的培養(yǎng)

要提高會議的效率和質(zhì)量，除了要求掌握基本的辦會程序、學(xué)習(xí)理論知識、積累實踐經(jīng)驗，還需要不斷增強自己的職業(yè)素質(zhì)和修養(yǎng)，比如會務(wù)組織人員的辦文辦事、組織協(xié)調(diào)、靈活應(yīng)變、統(tǒng)籌全局的能力以及認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致周密的工作態(tài)度等。

會議作為一種社會現(xiàn)象，正處在不斷變革與發(fā)展之中。會務(wù)組織人員要做好會務(wù)組織工作的管理，必須認(rèn)真抓好會前、會中、會后三個工作環(huán)節(jié)。此外，還要不斷學(xué)習(xí)和實踐，掌握會務(wù)組織工作的理論和技巧，提高自己的辦會能力，掌握會務(wù)工作這門科學(xué)。

參考文獻(xiàn)

[1] 洪映君等.嚴(yán)把“五關(guān)”切實加強會議管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2005（02）.