水利水電設(shè)計單位科技檔案全流程管理思考

關(guān)瑤

摘要：水利水電設(shè)計單位的科技檔案構(gòu)成復(fù)雜，在現(xiàn)有的管理模式下，其檔案工作存在諸多問題;采用全流程的管理方式，可以對科技檔案進(jìn)行前端控制，精簡檔案處理流程，適應(yīng)電子文件的管理需要;實現(xiàn)科技檔案的全流程管理，需要單位在信息系統(tǒng)建設(shè)、文檔質(zhì)量控制體系建設(shè)和人員素質(zhì)提升等方面做更多的工作。

關(guān)鍵詞：水利水電 科技檔案 全流程管理

一、水利水電設(shè)計單位科技檔案管理存在的問題

（一）末端管理模式下檔案工作質(zhì)量不高

水利水電設(shè)計工作因工程規(guī)模差異，持續(xù)時間有所不同，許多中大型工程往往需要數(shù)年時間才能完成，這使得在開展科技檔案的收集工作時，檔案人員需要持續(xù)關(guān)注項目的進(jìn)度。但是在許多情況下，檔案工作是在生產(chǎn)工作的某一階段結(jié)束后才開始進(jìn)行的，由于檔案工作與生產(chǎn)工作處于脫節(jié)狀態(tài)，這就導(dǎo)致檔案部門對生產(chǎn)部門產(chǎn)生的文件情況掌握不夠，檔案收集工作十分被動，生產(chǎn)部門提供什么，檔案部門就接收什么，很大程度上影響了檔案收集工作的質(zhì)量。

此外，水利水電設(shè)計工作是一項涉及多個階段和專業(yè)的復(fù)雜工作，一項工程往往要經(jīng)歷可行性研究、初步設(shè)計、招標(biāo)設(shè)計、施工設(shè)計、竣工驗收等多個階段，涉及水工、建筑、生態(tài)、移民、金結(jié)、電氣等許多專業(yè)，項目所產(chǎn)生的科技檔案內(nèi)容多樣、聯(lián)系復(fù)雜。在對這些檔案進(jìn)行整編時，檔案人員需要花費大量的時間和精力來理清檔案之間的關(guān)系，以保證檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。同時，在末端管理模式下，檔案的整理、著錄工作往往被安排在單位工作流程的最后，加之檔案部門和生產(chǎn)部門之間的信息孤島問題，使得檔案整理著錄所需要的一些元數(shù)據(jù)信息難以從生產(chǎn)部門得到共享，嚴(yán)重依賴檔案人員的手工輸入，大大降低了檔案工作的效率和質(zhì)量。

（二）數(shù)字化辦公背景下電子文件管理不規(guī)范

隨著數(shù)字化辦公的普及，各單位在生產(chǎn)管理活動中生成的電子文件數(shù)量不斷增加，對以工程設(shè)計圖紙為代表的數(shù)字檔案進(jìn)行管理已經(jīng)成為各單位檔案工作的重要內(nèi)容之一。但從國際國內(nèi)的整體情況來看，單位相關(guān)信息系統(tǒng)不夠完善，電子文件的管理，尤其是電子文件的長期保存和可讀問題還沒得到完全解決。

對水利水電設(shè)計單位而言，現(xiàn)階段要做好電子文件的管理工作，對電子信息系統(tǒng)、歸檔人、歸檔系統(tǒng)、檔案管理人員都提出了更高的要求。而在許多設(shè)計單位，檔案管理的軟硬件條件還比較落后，尤其是在人力資源建設(shè)方面，有些單位科技檔案部門的工作人員不是檔案學(xué)專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)學(xué)習(xí)，僅僅依靠工作經(jīng)驗和后期上崗培訓(xùn)獲取了一些有關(guān)檔案管理的知識。他們在開展電子文件的管理工作時，由于缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，往往會沿用自己掌握的紙質(zhì)科技檔案的管理模式，這就造成電子文件管理不規(guī)范，為電子文件的長期保存和利用埋下隱患。

二、水利水電設(shè)計單位實施科技檔案全流程管理的意義

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的前端控制

隨著信息技術(shù)在機(jī)構(gòu)辦公中的應(yīng)用以及社會環(huán)境的改變，機(jī)構(gòu)的管理模式正由以往的流程管理模式逐步向職能管理模式轉(zhuǎn)變，這種管理模式從全流程的角度管理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動，有利于提高機(jī)構(gòu)的整體效益。檔案的全流程管理正是基于適應(yīng)現(xiàn)階段機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)管理的特點而提出的一種管理方法，通過采用全流程管理對文件的生成運轉(zhuǎn)進(jìn)行前端控制，把檔案從后端被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)榍岸酥鲃庸芾怼?/p>

對于水利水電設(shè)計單位的科技檔案工作而言，全流程管理的意義在于，對設(shè)計產(chǎn)品從產(chǎn)生到最終銷毀或因具有長遠(yuǎn)保存價值而永久保存的整個生命周期進(jìn)行了前端控制。所謂前端控制，就是利用某些管理方法，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)的管理功能盡量在這個階段實現(xiàn)。具體而言，就是在項目開展前就提出文件質(zhì)量的要求，并依托跨部門協(xié)作平臺共享生產(chǎn)和管理產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，提前掌握設(shè)計項目的規(guī)模、預(yù)期進(jìn)度，預(yù)期各個生產(chǎn)階段文件的生成量，提前布置好檔案工作任務(wù)。這樣，在項目開始后，檔案人員就可以更容易地對文件生成流轉(zhuǎn)的情況進(jìn)行準(zhǔn)確掌握，便于實現(xiàn)文件質(zhì)量的階段控制，提升最終歸檔文件的質(zhì)量。

（二）能夠精簡檔案的處理流程

檔案處理流程主要是指檔案收集之后的整理和著錄工作，通過采用全流程的檔案管理模式，檔案部門可以在文件形成前端對項目的基本信息進(jìn)行記錄，在項目實施過程中對文件的背景信息進(jìn)行采集，以此有效地獲取項目生產(chǎn)和管理活動中生成的各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、專業(yè)數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。同時，依托信息整合平臺，文件在產(chǎn)生流轉(zhuǎn)中的元數(shù)據(jù)信息可以得到共享，尤其是對于電子文件而言，通過捕獲生產(chǎn)階段生成的各種信息，能使歸檔電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息更加完整，有效地減少了整理著錄工作中檔案人員的手工錄入。此外，通過采用檔案全流程管理模式，實時掌握了項目進(jìn)行的狀態(tài)，便于檔案部門對文件的歸檔節(jié)點進(jìn)行掌控，可以有效提高文件的歸檔效率。

（三）能夠適應(yīng)電子文件全程管理的需要

電子文件和紙質(zhì)文件一個很大的區(qū)別在于信息與載體的可分離性，一份電子文件需要“內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息”三要素齊全才稱得上完整，這種特性使得對電子文件運動的全過程進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)管顯得尤為重要。現(xiàn)階段，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案雙套保存、雙軌運行仍是許多機(jī)構(gòu)采用的檔案管理模式，但是在機(jī)構(gòu)管理朝著全流程信息化發(fā)展的背景下，電子文件元數(shù)據(jù)數(shù)量顯著增加，“雙套制”管理的問題越來越多地顯現(xiàn)出來。在制造業(yè)領(lǐng)域中，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理技術(shù)已經(jīng)被廣泛使用，其通過對產(chǎn)品及其生產(chǎn)過程中的文檔、圖紙等數(shù)據(jù)信息的利用來促進(jìn)工作流程規(guī)范化和效率的提升，加強(qiáng)對產(chǎn)品全生命周期的管理，展現(xiàn)了電子文件全流程管理帶來的現(xiàn)實效益，InterPARES項目主持人杜蘭蒂則直接指出：不采取全程管理的眼光就不可能保管電子文件。

由于水利水電工程設(shè)計工作往往跨越時間長、涉及專業(yè)廣、參與部門多，使得采用后端管理模式無法有效保證科技檔案管理工作的效率和質(zhì)量，尤其是隨著電子文件數(shù)量的不斷增加，確保歸檔的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學(xué)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)合理有效將成為今后檔案工作的重點。檔案部門通過對生產(chǎn)工作的事前介入、事中控制、事后檢查和驗收把關(guān)，可以將檔案工作的開展擴(kuò)展到工作的整個過程中，使每份文件的整個生命周期都處于受控狀態(tài)。對檔案進(jìn)行全流程管理，是適應(yīng)文件管理新環(huán)境、保障電子文件質(zhì)量的必由之路。

三、水利水電設(shè)計科技檔案實施全流程管理的主要措施

（一）完善科技檔案的全流程質(zhì)量控制體系，提高檔案工作質(zhì)量

水利水電設(shè)計單位科技檔案工作的順利開展離不開科技檔案管理部門和各生產(chǎn)部門的通力合作，要實現(xiàn)科技檔案的全流程管理，需要做好文件生成流轉(zhuǎn)的程序設(shè)計，建立全流程的檔案質(zhì)量控制體系。

文件質(zhì)量的控制不是也不應(yīng)當(dāng)是一項與生產(chǎn)活動相脫離的管理活動，要保障檔案的質(zhì)量，需要把文件質(zhì)量控制納入項目質(zhì)量控制中，實現(xiàn)文件質(zhì)量控制與項目質(zhì)量控制的有機(jī)結(jié)合。具體而言，就是把檔案工作貫穿到項目建設(shè)的全過程中去，將文件質(zhì)量控制納入計劃管理、合同管理、建設(shè)管理、工程例會、創(chuàng)建考核和驗收管理，在項目開始、項目進(jìn)行、項目結(jié)束驗收環(huán)節(jié)，均應(yīng)當(dāng)有檔案部門的參與，如在立項階段，檔案部門要提出歸檔要求;在階段成果進(jìn)行貫標(biāo)、曬圖前，設(shè)立文件檢查制度;在設(shè)計工程結(jié)束時，實行檔案質(zhì)量驗收制度：通過在生產(chǎn)各環(huán)節(jié)設(shè)立文件質(zhì)量檢查手續(xù)，對文件的質(zhì)量進(jìn)行前端控制和全程把控。此外，還應(yīng)對檔案入庫后的情況進(jìn)行有效跟蹤，如利用RFID（Radio Frequency Identification）電子標(biāo)簽技術(shù)，對檔案的入庫、借還、盤點等工作實現(xiàn)全過程跟蹤與管理，使檔案始終處于受控狀態(tài)。

（二）建立完善的信息集成系統(tǒng)，促進(jìn)電子文件管理規(guī)范化

水利水電設(shè)計單位開展科技檔案的全流程管理，需要建立完善的集成式信息管理系統(tǒng)，來保證檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)信息的無縫連接，實現(xiàn)對文件生成流轉(zhuǎn)的全程跟蹤。

在系統(tǒng)建設(shè)上，信息集成系統(tǒng)不僅應(yīng)具備在線業(yè)務(wù)辦理功能，更重要的是能夠?qū)I(yè)務(wù)處理中所生成的背景信息進(jìn)行采集、保存，確保電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的完整性，實現(xiàn)真正的文檔一體化的管理。在具體開發(fā)上，無論是采用何種開發(fā)模式，集成系統(tǒng)都應(yīng)根據(jù)單位原有信息系統(tǒng)的特點和信息化建設(shè)現(xiàn)狀，確保原有系統(tǒng)的信息能夠?qū)崿F(xiàn)完整遷移，同時保證各個業(yè)務(wù)模塊的信息資源能夠整合，此外，還應(yīng)當(dāng)確保檔案部門與業(yè)務(wù)部門信息的一致性，保證歸檔信息的準(zhǔn)確性。

另外，進(jìn)入數(shù)字化時代后，各種無法以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行保存的音視頻、三維模型等電子文件大量產(chǎn)生，電子文件的管理工作成為許多機(jī)構(gòu)檔案工作的重要內(nèi)容。隨著電子文件元數(shù)據(jù)的數(shù)量大幅增加、作用更加顯著，信息網(wǎng)絡(luò)逐漸成為電子文件分發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔的重要渠道，現(xiàn)有的“雙套制”管理模式越來越不適應(yīng)現(xiàn)實文檔管理的需要?！蓖瑫r，隨著信息的價值逐漸被人們所認(rèn)識，一些機(jī)構(gòu)已經(jīng)開始轉(zhuǎn)變“重藏輕用”的檔案工作思想，其檔案工作的主要內(nèi)容也從傳統(tǒng)檔案工作的八大環(huán)節(jié)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榘瑱n案接收、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)存?zhèn)洹?shù)字信息資源利用等在內(nèi)的全流程數(shù)字信息資源管理工作。

面對新時代下檔案工作的特點和難點，水利水電設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的QES管理目標(biāo)（包括質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康以及環(huán)境管理），重點加強(qiáng)文件生成人員和科技檔案管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)和外部交流培訓(xùn)，切實提高機(jī)構(gòu)工作人員對電子文件的認(rèn)識和對信息系統(tǒng)的利用能力，提升本單位科學(xué)管理電子文件的水平。

作者單位：湖北省水利水電規(guī)劃勘測設(shè)計院