探析檔案管理歸檔整理分類技巧

藺強(qiáng)

摘? 要：檔案指的是在社會(huì)生產(chǎn)生活中所產(chǎn)生的事件，通過(guò)文字、圖片和視頻、音頻等進(jìn)行的記錄。檔案是對(duì)歷史的記錄具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性與客觀性的特點(diǎn)，對(duì)社會(huì)生產(chǎn)生活活動(dòng)進(jìn)行有效的反應(yīng)。因此在對(duì)檔案進(jìn)行日常整理和管理等具有重要意義，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行合理的分類、整理和歸檔，不僅為管理工作提供了便利性，也為公眾進(jìn)行查閱提供了便利性。因此對(duì)檔案的分類整體和歸檔技巧等，應(yīng)進(jìn)行合理的研究和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;歸檔整理;分類技巧

檔案可對(duì)原始信息進(jìn)行相應(yīng)的記錄，這是檔案所具有的重要特征之一。檔案是一種具有普遍性的社會(huì)現(xiàn)象，并且對(duì)繼承人類社會(huì)的文化和歷史等方面具有重要意義。伴隨社會(huì)生產(chǎn)生活而產(chǎn)生，是人類社會(huì)特有的一種現(xiàn)象。對(duì)檔案進(jìn)行合理的保存對(duì)后續(xù)的發(fā)展具有重要參考和指導(dǎo)作用，所以對(duì)其進(jìn)行合理的分類和整體等，可以提高管理工作的質(zhì)量，避免信息的丟失與失真等。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高

部分機(jī)構(gòu)和部門(mén)在進(jìn)行檔案的整理時(shí)，仍按照以往的方式進(jìn)行，致使管理工作缺乏現(xiàn)代化思想的正確指導(dǎo)。分類歸檔意識(shí)的缺失，不僅無(wú)法保障工作的質(zhì)量，還使得工作量增加并提高了工作難度。因此針對(duì)缺乏現(xiàn)代化思想指導(dǎo)的問(wèn)題，應(yīng)提高重視。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化

據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員;二是缺乏專業(yè)化整理方法;三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問(wèn)題。

1.3 檔案整理缺乏信息化

信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫(kù)等;二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想;三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí);塑料夾裝方式成本高、易老化;無(wú)酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書(shū)針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門(mén)甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡(jiǎn)化原則。三是沒(méi)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施;對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制;對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊;對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小。《規(guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問(wèn)題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來(lái)文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理時(shí)，應(yīng)對(duì)幾個(gè)方面提高重視。如檔案是否具有整體性，即是否遭受損害，無(wú)論是在歷史上還是在經(jīng)濟(jì)文化上均具有重要的作用。并且通過(guò)檔案的記錄形式可反映時(shí)代的特征，如以往的原始檔案大多為孤本、磁盤(pán)，不僅具有珍貴性還具有脆弱性。因此在進(jìn)行日常的管理時(shí)，對(duì)其是否收到損害，以及產(chǎn)生的損害等均要進(jìn)行記錄。避免檔案遭受過(guò)大的損害，導(dǎo)致物質(zhì)與精神財(cái)富收到損害，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致出現(xiàn)文化斷層。并且還應(yīng)提高對(duì)檔案安全性的重視，如孤本檔案、文物等，這些可對(duì)以往的政治思想、社會(huì)發(fā)展水平和文化等進(jìn)行有效反映，是時(shí)代的見(jiàn)證，因此保障其安全性尤為重要。而安全一方面是指作為對(duì)國(guó)家軍事、政治和文化等方面進(jìn)行記錄的文件，若其缺失安全性并遭到泄露，則國(guó)家的利益和公共利益便會(huì)受到危害，甚至?xí)?duì)國(guó)家的團(tuán)結(jié)發(fā)展和安全造成破壞。最后還應(yīng)提高對(duì)檔案使用壽命的重視，以往的檔案多為紙質(zhì)，具有脆弱性的同時(shí)也具有不可恢復(fù)性。因此在對(duì)檔案進(jìn)行日常的管理時(shí)，應(yīng)通過(guò)合理有效的措施，實(shí)現(xiàn)檔案壽命的延長(zhǎng)，避免造成不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸納時(shí)，應(yīng)保障對(duì)檔案的全面了解，從而知曉其中的重點(diǎn)部分，以及非重點(diǎn)部分。進(jìn)而在歸納整理時(shí)，合理的進(jìn)行刪減和保留，并劃分其重要性。檔案間具有一定的歷史聯(lián)系，所以在進(jìn)行歸納整理時(shí)還應(yīng)提高對(duì)檔案聯(lián)系的重視，從而保障整理后的檔案具有較好的完整性，避免信息缺失和失真，使整理工作可以順利有序的開(kāi)展。以往在對(duì)檔案進(jìn)行歸納整理時(shí)，國(guó)家并未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致不同的省市、區(qū)域使用的歸納整理方法不同，使得檔案館間無(wú)法進(jìn)行有效的溝通交流。為此國(guó)家制定并下發(fā)了相關(guān)的整理規(guī)則的文件，對(duì)檔案的歸納整理規(guī)定了具有統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)。因此在對(duì)檔案進(jìn)行歸納和整理時(shí)，應(yīng)該變以往的方法，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行，從而加強(qiáng)檔案館間的溝通交流。并且在進(jìn)行歸納整理時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，如類目不相符等，并及時(shí)進(jìn)行修訂和改正。在進(jìn)行裝訂填寫(xiě)卷皮時(shí)，也應(yīng)提高重視，避免出錯(cuò)，從而避免浪費(fèi)時(shí)間和精力，促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，先對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效的了解，之后再依據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，保障分類的合理性和有效性。在檔案的日常工作中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)便是分類，通過(guò)合理且正確的分類可以有效提高檔案的有效利用率。還應(yīng)結(jié)合文件的分類進(jìn)行標(biāo)記，保障后續(xù)查詢時(shí)更具方便性，進(jìn)而保障工作質(zhì)量的同時(shí)提高工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案無(wú)論是對(duì)以往發(fā)生的事件進(jìn)行記錄，還是對(duì)未來(lái)事件進(jìn)行指導(dǎo)等方面均具有重要作用和意義。為保障檔案的使用功能可以正常有效的發(fā)揮，對(duì)其進(jìn)行合理且適當(dāng)?shù)姆诸惡驼?，并進(jìn)行有效的保存刻不容緩。因此應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到檔案進(jìn)行合理分類和整理的重要性，并對(duì)整理、分類和歸檔等環(huán)節(jié)的技巧全面掌握，切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

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