淺析無紙化辦公下檔案資源整合構(gòu)建的策略

許嘉慶

摘? 要：信息技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變了現(xiàn)有的辦公條件，更多的企業(yè)給員工建設(shè)了無紙化的辦公條件，除了提升辦公效率、更高效地傳遞辦公信息之外，還可以節(jié)省紙張，提升環(huán)保性能，檔案管理部門也通過信息管理系統(tǒng)以及新的檔案資源形式形成了無紙化的辦公工作條件，檔案資源的利用方式也被改變，工作人員應(yīng)當(dāng)做好整合檔案資源的工作。

關(guān)鍵詞：無紙化辦公;檔案資源;整合構(gòu)建;策略

信息資源幫助辦公人員獲取了更加便利高效的辦公方法，通過網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)技術(shù)搭設(shè)的信息化平臺可以幫助降低辦公的成本，辦公管理工作也被充分簡化。檔案部門在形成無紙化的辦公系統(tǒng)之后，需要對原來擁有的檔案信息資源進(jìn)行整合，檔案部門應(yīng)當(dāng)以檔案資源具有的特點為準(zhǔn)，來形成相應(yīng)的管理機(jī)制與管控平臺，先提供整合檔案資源系統(tǒng)時可用的工作策略。

1 提升檔案資源內(nèi)容的信息化程度

無紙化辦公模式對于內(nèi)部檔案內(nèi)容的信息化程度有著較高的要求，工作人員可通過使用高新的科技手段來對信息資料進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使信息內(nèi)容形成新的數(shù)字化特點，紙質(zhì)檔案材料中的信息被有效提取并保存到信息存儲系統(tǒng)中之后，紙質(zhì)檔案也隨之被完整地轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，當(dāng)檔案信息被完整地存放到數(shù)據(jù)庫中之后，檔案信息的無紙化轉(zhuǎn)變需求也被有效實現(xiàn)，互聯(lián)網(wǎng)是無紙化辦公活動的基礎(chǔ)，在互聯(lián)網(wǎng)中，檔案信息可被有效整合，形成新的分類系統(tǒng)。整合信息的方式隨之變得更具多樣化特點，信息化的存儲形式使檔案信息可被更加安全地存放。

在新時期的檔案管理系統(tǒng)中，檔案材料除了需要被安全地存放之外，還需工作人員對其進(jìn)行應(yīng)用與共享，如果頻繁地借閱紙質(zhì)檔案材料，材料可能會出現(xiàn)受損的問題，應(yīng)用效率也相對低下，而在整合工作完成后，用戶可直接通過網(wǎng)絡(luò)訪問的方式來獲取其所需要的檔案信息，檔案應(yīng)用工作也隨之變得更加便捷。檔案管理人員的工作條件被改變之后，其需圍繞信息化檔案信息應(yīng)用訴求，提升服務(wù)水平。

2 強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作

整合檔案資源這一項工作需要在安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開，如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)防護(hù)缺陷的問題，管理檔案資源的工作中可能會產(chǎn)生安全風(fēng)險，為了避免產(chǎn)生信息被盜用的問題，可根據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)條件來改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使信息整合工作的過程更加規(guī)范化。在基礎(chǔ)性的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，網(wǎng)絡(luò)平臺存在的分散性會產(chǎn)生影響，如果想要保障網(wǎng)絡(luò)資源的凝聚性，也可以從檔案整合工作切入，在檔案管理工作部門中構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把控不同類型的檔案資源間存有的共享特性，利用信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺來影響檔案管控工作，檔案管理部門不應(yīng)當(dāng)繼續(xù)保持封閉化的工作態(tài)度，而應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與其他相關(guān)部門之間的聯(lián)系，在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中更好地共享特性展現(xiàn)出來。

3 形成標(biāo)準(zhǔn)化的整合方法

現(xiàn)代檔案材料的構(gòu)成更加復(fù)雜化，組成內(nèi)容也具有多樣化的特點，各種社會信息與個人信息都可以被記錄到檔案材料中，因此很多領(lǐng)域的檔案資源存在過于分散的問題，在形成信息化的管理系統(tǒng)之后，檔案資源需被統(tǒng)一管理，信息資源庫也發(fā)揮了作用，如果想要將檔案信息直接引入到數(shù)據(jù)庫中，就必須先將整合檔案信息的工作做愛好，選擇整合工作方法時，應(yīng)當(dāng)參考檔案的具體內(nèi)容，在整合的工作中，首先需要找出檔案信息之間的共性，以此為標(biāo)準(zhǔn)來落實整合工作，明確檔案被具體存儲的位置，整理檔案信息時，除了要找到必要的工作標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)當(dāng)展開監(jiān)管工作，使用各種與檔案管理相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，來約束這項管理工作。

檔案的信息整合工作也需要各種各樣的標(biāo)準(zhǔn)，一般來說這些標(biāo)準(zhǔn)可以分為四個方面：檔案資源整合的標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資環(huán)整合的管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案資源整合過程中的工作標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的總體標(biāo)準(zhǔn)，包括術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)和其他綜合標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)字對象標(biāo)識、通信標(biāo)準(zhǔn)、字符集標(biāo)準(zhǔn)、置標(biāo)語言標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)、檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等。檔案資源整合的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案資源整合的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括接入系統(tǒng)的各個信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的日常工作與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、工作流程等。

4 優(yōu)化制度建設(shè)工作

要想實現(xiàn)檔案信息資源的整合，首先要制定、整合和建設(shè)相關(guān)的各種專業(yè)法律、法規(guī)、條例，因為，只有通過立法，實現(xiàn)檔案信息資源管理的法律化，以法律來約定整合進(jìn)程中可能出現(xiàn)的一些新問題，為整合建設(shè)創(chuàng)造良好的法制政策環(huán)境，才能有效并最大限度的促使檔案信息資源整合進(jìn)程的順利發(fā)展。在制定整合建設(shè)的專業(yè)法律時，應(yīng)對目前我國檔案信息資源管理中存在的問題做深入的研究，同時尋求多方面的努力，合理開發(fā)多條渠道，學(xué)習(xí)其他國家在這方面的現(xiàn)金經(jīng)驗，抓住成熟時機(jī)來進(jìn)行。從而確保制定出來的法律法規(guī)能夠較好地解決實際問題，可以化解尖銳矛盾，同時要符合整合建設(shè)的客觀規(guī)律。在我國法律、法規(guī)中規(guī)定的原則性比較明確，實施細(xì)則不夠細(xì)化，缺乏適合的實時操作性的條例。所以積極開展檔案信息資源整合法律法規(guī)中既要有理原則規(guī)定，又有實踐操作規(guī)定。

在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案信息資源的整合，信息安全也是整合共享必須考慮的核心問題。檔案信息的安全保護(hù)，除了技術(shù)和管理手段，更重要的是建立健全法律法規(guī)，以法制來強(qiáng)化信息與網(wǎng)絡(luò)安全。

5 培養(yǎng)更多具有高素養(yǎng)的新型人才

檔案資源整合與共享是一項技術(shù)含量很高的復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在這個過程中，所有工序包括檔案數(shù)字化、管理手段的現(xiàn)代化、信息傳播的網(wǎng)絡(luò)化等，都需要各個領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才才能操作和實現(xiàn)。但是，我國現(xiàn)階段的檔案資源整合與共享方面的工作人員與要求相差甚遠(yuǎn)。我們必須認(rèn)識到，只有不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，才能使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。

為此，檔案部門要重視培養(yǎng)和造就一支知識結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的高素質(zhì)檔案工作隊伍，更好的為各行各業(yè)服務(wù)。首先，培養(yǎng)檔案從業(yè)者具有良好的知識素養(yǎng)。因為檔案人員要廣泛的接觸各行各業(yè)的利用者，才能了解利用需求，擴(kuò)展和延伸檔案資源整合的范圍，這就要求檔案人員能夠具備了解各個領(lǐng)域的知識的能力。其次，檔案從業(yè)人員要掌握熟練地信息處理能力。

6 結(jié)束語

各個領(lǐng)域中的檔案管理工作都面臨著改革的全新工作需求，以信息化技術(shù)手段倆改變當(dāng)前的管理現(xiàn)狀時，應(yīng)當(dāng)做好檔案資源處理的相關(guān)工作，整合工作屬于基礎(chǔ)性的管理任務(wù)，在無紙化的管理條件下，檔案管理者應(yīng)當(dāng)在完成搜集檔案信息的工作之后，參照其內(nèi)容進(jìn)行分類，輸入到部門的檔案資源存儲系統(tǒng)中，通過科學(xué)的整合方法來保持檔案管理工作的條理性。無論是無紙化的檔案管理系統(tǒng)還是新型整合平臺都需被進(jìn)一步改善。

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