如何做好文書(shū)檔案管理工作

張丹

摘? 要：本文對(duì)文書(shū)檔案管理工作上的落實(shí)重點(diǎn)進(jìn)行論述，發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案工作質(zhì)量對(duì)企業(yè)發(fā)展影響很大，同時(shí)想要讓管理工作的質(zhì)量達(dá)到要求，需要將管理工作制度、基本條件、關(guān)鍵點(diǎn)落實(shí)工作進(jìn)行精細(xì)規(guī)劃才可獲得最佳預(yù)期管理效果，因此管理人員應(yīng)注意基礎(chǔ)素質(zhì)夯實(shí)。歡迎專業(yè)人士的參考與指正。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;檔案管理;規(guī)范化;信息化

文書(shū)檔案當(dāng)中往往記錄了相應(yīng)單位、企業(yè)的歷史發(fā)展過(guò)程，因此檔案文書(shū)具有珍貴的歷史價(jià)值，能對(duì)單位、企業(yè)未來(lái)發(fā)展起到積極指導(dǎo)、推進(jìn)作用。而在當(dāng)代社會(huì)各方面均發(fā)生了巨大變革的情況下，也就更需要工作人員做好文書(shū)檔案管理工作。

1 文書(shū)檔案相關(guān)管理工作重要性分析

文書(shū)檔案在企業(yè)的發(fā)展歷史中占據(jù)著重要的資料與信息記錄功能，對(duì)企業(yè)與國(guó)家發(fā)展來(lái)說(shuō)都很有價(jià)值。文書(shū)檔案不僅可以讓企業(yè)工作人員了解國(guó)家在行業(yè)管理上的政策法規(guī)，內(nèi)部工作的上傳下達(dá)，還承載著部門(mén)與上下級(jí)之間的任務(wù)對(duì)接，因此文書(shū)檔案工作的收集與整理應(yīng)得到專業(yè)管理。

文書(shū)檔案主要來(lái)源于上級(jí)與本級(jí)工作組織中，這兩類文書(shū)檔案各有各的價(jià)值點(diǎn)，貫通了每個(gè)工作步驟，人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等，凡是有價(jià)值或是對(duì)企業(yè)未來(lái)發(fā)展有影響的信息都需進(jìn)行收集、整理、存檔。隨著時(shí)代的發(fā)展變遷，文書(shū)檔案的內(nèi)容與管理形式都在發(fā)生變化，因此專業(yè)管理人員應(yīng)時(shí)刻保持高度責(zé)任感，并努力增強(qiáng)自身的專業(yè)素質(zhì)，讓管理工作水平不斷提升。

2 文書(shū)檔案管理工作的基本條件

文書(shū)檔案規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基本條件，公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范將直接影響檔案的管理工作。許多文書(shū)檔案的歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來(lái)做，在處理程序上需要注意：必須與檔案管理工作緊密銜接，將文書(shū)與檔案管理工作兩者有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。確保文書(shū)和檔案的協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，從而提高工作效率。

3 文書(shū)檔案管理工作的制度

做好文書(shū)檔案管理工作制度的完善化。制度是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，在文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)始終堅(jiān)持以制度來(lái)規(guī)范管理檔案工作。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)“檔案法”和“國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法”，結(jié)合部門(mén)實(shí)際，制訂相應(yīng)的檔案管理辦法，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求、統(tǒng)一運(yùn)行操作，從而提高檔案管理水平。

4 文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵

做好文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵是提高檔案管理人員的素質(zhì)并強(qiáng)化管理。檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理的水平，素質(zhì)越高，水平越高。檔案工作的繁瑣和枯燥要求膽敢管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和思想覺(jué)悟，要有很強(qiáng)的責(zé)任心和敬業(yè)奉獻(xiàn)精神;此外，檔案管理人員必須要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷增加和豐富自己，學(xué)習(xí)掌握檔案管理的新技術(shù)新方法和新觀念，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，更好地投入到文書(shū)檔案的管理工作中去。只有從各個(gè)方面把好細(xì)節(jié)關(guān)，才能將文書(shū)檔案管理工作做好。首先，結(jié)合實(shí)際制定相應(yīng)的規(guī)章制度;其次，檔案具有一定的機(jī)密性，因此必須做好檔案管理人員的篩選工作;第三，對(duì)文書(shū)工作應(yīng)按響應(yīng)程序進(jìn)行詳細(xì)記錄，避免應(yīng)記憶問(wèn)題產(chǎn)生的漏記漏發(fā);第四，將文書(shū)檔案按機(jī)構(gòu)大體分類;第五，根據(jù)具體工作需要做好文書(shū)檔案?jìng)浒副?，形成詳?xì)的檔案明細(xì);第五，做好文書(shū)檔案的存檔工作。從而保證文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

5 做好文書(shū)檔案相關(guān)管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)

5.1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)人員的重視

在實(shí)際開(kāi)展文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作的時(shí)候，往往存在著工作內(nèi)容復(fù)雜、管理難度大的特點(diǎn)，需要在企業(yè)、單位中形成良好的氛圍，在各部門(mén)積極協(xié)作下，推動(dòng)文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作質(zhì)量的提升。而為了能在企業(yè)、單位中形成良好的氛圍，需要管理工作人員能爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)人員的大力支持，只有這樣在企業(yè)當(dāng)中創(chuàng)造出良好的工作氛圍。在領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作給予高度重視之后，下屬工作人員也就會(huì)同樣對(duì)文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作給予高度重視，使管理工作更高效、快捷的開(kāi)展。其次，在領(lǐng)導(dǎo)人員的監(jiān)督下也能讓文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作保持良好的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，對(duì)管理工作中存在的各種問(wèn)題都能及時(shí)的進(jìn)行解決，推動(dòng)文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作發(fā)展。

5.2 強(qiáng)化文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作規(guī)范性

文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作的根本是對(duì)文書(shū)的管理，需要管理人員能在工作中遵守各項(xiàng)要，保證檔案文書(shū)管理工作的規(guī)范性，避免由于操作問(wèn)題導(dǎo)致管理工作質(zhì)量受到影響。而且管理人員要認(rèn)識(shí)到文書(shū)工作的關(guān)鍵性，只有保證文書(shū)工作的質(zhì)量才能讓后續(xù)各項(xiàng)工作均能順利開(kāi)展。而從文書(shū)工作的具有內(nèi)容來(lái)看，其包括文書(shū)繕寫(xiě)環(huán)節(jié)、文書(shū)內(nèi)容校對(duì)工作、文書(shū)打印、文書(shū)文本蓋章、文書(shū)保管、文書(shū)調(diào)閱以及文書(shū)歸檔、擬辦、刊登等方面的夠工作，需要工作人員能做好各個(gè)環(huán)節(jié)的文書(shū)管理工作，這樣才能避免文書(shū)管理質(zhì)量受到影響。其次，由于文書(shū)有著突出的重要性，因此強(qiáng)化文書(shū)管理工作也是一項(xiàng)根本性的要求，這樣才能避免文書(shū)檔案當(dāng)中的信息發(fā)生缺失。另外，在一些文書(shū)檔案當(dāng)中記錄了大量重要信息，需要通過(guò)提升管理工作規(guī)范性，來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)內(nèi)容記錄工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、保密性以及安全性。而在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作規(guī)范性提升的時(shí)候需要工作人員能從自身出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的重視度，也認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案相應(yīng)管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵性。另外，文書(shū)工作的處理程序必須要與檔案工作進(jìn)行緊密銜接和有機(jī)結(jié)合，例如在對(duì)文書(shū)進(jìn)行鑒定、分類以及歸檔編號(hào)之初，就要做好相關(guān)登記，完成檔案管理相關(guān)工作。這樣不但可以有效簡(jiǎn)化工作程序，減少工作差錯(cuò)，更保證了文書(shū)和檔案工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

5.3 完善管理制度

有效的制度是規(guī)范行為的準(zhǔn)則，是保障工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。同樣，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也需要有一個(gè)完善的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范和約束，即以制度來(lái)實(shí)施管理。文書(shū)檔案管理制度的制定要符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實(shí)際情況，具體來(lái)說(shuō)，要在國(guó)家《檔案法》《行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等法規(guī)條文的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)情及過(guò)往相關(guān)規(guī)定，制定符合實(shí)際的公文處理實(shí)施辦法，將文書(shū)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)融為一體，建立統(tǒng)一規(guī)范的要求、工作標(biāo)準(zhǔn)以及操作規(guī)程。另外還應(yīng)組織全體員工共同學(xué)習(xí)制定好的公文處理實(shí)施辦法，以提高大家的重視。

5.4 提高管理人員素質(zhì)

在文書(shū)檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)對(duì)管理工作成效以及管理工作質(zhì)量具有直接的影響，是一項(xiàng)非常重要的因素。因此，為了提高文書(shū)檔案管理工作成效和質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，不斷提高管理人員素質(zhì)，更新管理人員的觀念，豐富管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，盡快打造出一支專業(yè)、優(yōu)秀的文書(shū)檔案管理人才隊(duì)伍。

6 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理水平直接對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期與后期發(fā)展起著重要的影響，因此每個(gè)工作細(xì)節(jié)都應(yīng)獲得重視，領(lǐng)導(dǎo)層的重視、文書(shū)管理?xiàng)l例制定、人員基礎(chǔ)素質(zhì)等都是工作落實(shí)中的重點(diǎn)。配合專業(yè)科學(xué)管理方法，并隨著時(shí)代與技術(shù)發(fā)展進(jìn)行模式與方法上的革新，才能讓此項(xiàng)工作的價(jià)值發(fā)揮到最大。

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