檔案信息電子化管理淺析

劉兆虎

新時代的檔案工作是電子化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作，這是一個跨時代的變化。產(chǎn)生這種變化的原因不是來源于檔案事業(yè)內(nèi)部，而是來源于檔案事業(yè)的外部，確切的說是檔案載體和信息傳遞方式的變化。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明和快速發(fā)展，已深入到經(jīng)濟社會發(fā)展的各個方面，它全方位改造著人類的生活和工作方式，辦公自動化，無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成和傳遞方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、 簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，在這個電子化、網(wǎng)絡(luò)化的信息社會中所產(chǎn)生的檔案，已不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是新型電子檔案。在此，我們可將電子檔案定義為法人及其他組織和個人在履行公務(wù)活動中形成的，具有保存和利用價值的，由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其它載體形式的記錄。

一、電子檔案發(fā)展存在的問題

1、檔案電子化管理逐漸普及，但人員素質(zhì)有待提高。目前，電子化操作巳成為文件運作的主要手段，檔案文件的電子化輸入、輸出基本代替了手寫記錄。但實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。從人員現(xiàn)狀來看，許多檔案管理人員僅僅滿足于一般的計算機操作，檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

2、 檔案信息電子化處理軟件有待進一步統(tǒng)一。檔案電子化處理不是僅僅依靠幾臺計算機的問題，更重要的是形成統(tǒng)一的電子化處理軟件平臺。各個部門、行業(yè)、地區(qū)之間的電子檔案種類各異，如需調(diào)用資料，還不能直接調(diào)用電子檔案信息實現(xiàn)互通。

3、尚未建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，大部分辦公網(wǎng)絡(luò)在設(shè)計時，井未將檔案電子化管理考慮其中，因此設(shè)計層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

4、電子檔案規(guī)范化管理水平不高?，F(xiàn)有計算機存儲設(shè)備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應(yīng)用軟件的更新很快， 許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問題。在實行檔案信息電子化管理的同時，建立一套適應(yīng)電子化管理的檔案管理體系十分重要。

5、檔案信息電子化管理保密工作還需加強。電子檔案的可復制、可修改，可實現(xiàn)較小載體存放大量文件，這即是它的優(yōu)越性也是安全隱患之一。同時，計算機網(wǎng)絡(luò)在方便文件交換傳遞的同時，各種計算機病毒、木馬等有害程序，也給檔案保密工作帶來挑戰(zhàn)。

二，檔案信息電子化發(fā)展及對策

雖然檔案信息電子化發(fā)展還存在一些不足之處，但面對電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，

這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1、改變思維，正確面對新形勢。當前，正是傳統(tǒng)檔案管理方式與電子化管理并存的時期，在這個時代轉(zhuǎn)型期中，傳統(tǒng)的思想與新技術(shù)的應(yīng)用相互撞擊，使得檔案工作者只有拋棄許多傳統(tǒng)的理論和方法才能在新的信息環(huán)境中維護檔案專業(yè)的相關(guān)理論和核心原則，才能夠?qū)崿F(xiàn)繼承與超越的統(tǒng)一。我們要以現(xiàn)有檔案工作為基礎(chǔ)，根據(jù)電子檔案的特點，及其所涉及到的載體的理化性能和技術(shù)設(shè)備不斷更新的實際情況，進行認真細致的研究和積極審慎的實踐，創(chuàng)立我國的電子檔案管理理論、管理方法和技術(shù)、管理標準、鄉(xiāng)規(guī)和制度等，確保由傳統(tǒng)時期向電子化時期平穩(wěn)過度。

2、實行紙質(zhì)文件與電子文件的 “雙套制”和 “雙軌制。 所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實現(xiàn)，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝;也可以是對紙質(zhì)文件進行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。 所謂雙軌制，是指在文件生成、運轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)。實行雙軌制的機構(gòu)在文件（ 包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件） 進人運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。當然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導致雙套歸檔?？梢灶A計，電子文件與紙質(zhì)文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，因成總體來說，功能的完全替代很難，也并非必須，“無紙化” 必然經(jīng)歷一個漫長的漸進過程。

3、建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案信息管理平臺。逐步實現(xiàn)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，使眾多的檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛開發(fā)與利用。各部門可以隨時將本部門形成的有存檔價值的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到到檔案部門，檔案人員可以通過相應(yīng)的電腦程序進行核對、統(tǒng)計;另一方面，檔案部門可以通過網(wǎng)站，將允許公開的電子檔案信息隨時發(fā)布，用戶能夠隨時獲取檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

4、加強電子化檔案信息的安全保密工作。應(yīng)用計算機管理電子檔案必須有足夠強的安全保密措施。首先，電子檔案應(yīng)同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案一樣設(shè)置不同的密級，并按密級的不同，分別存儲到不同的數(shù)據(jù)庫。第二，要建立不同級別的網(wǎng)絡(luò)分段，對特定網(wǎng)絡(luò)的服務(wù)采取訪問控制手段，通常把內(nèi)部用戶設(shè)置在受限網(wǎng)段，內(nèi)外分離以減少被外部攻擊的機率。第三，對有密級的信息內(nèi)容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。第四，要不斷完善管理制度，實行專機專甩，專人管理，確保涉密計算機的唯一性。

5、 培養(yǎng)新形勢下的檔案管理人才。電子化檔案管理是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識. 知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備，以適應(yīng)新形勢下電子化檔案管理的需要。