談如何做好醫(yī)院行政檔案管理

王士偉

摘 要：隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，醫(yī)院行政檔案管理也跟隨時代變化而不斷發(fā)展。目前我國醫(yī)院行政檔案管理存在一些問題，作為醫(yī)院的行政檔案管理者，應(yīng)積極發(fā)現(xiàn)并解決問題，探究醫(yī)院行政檔案管理難點及發(fā)展方向，從而為醫(yī)院長遠的發(fā)展作出努力和貢獻。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;行政管理檔案;問題;創(chuàng)新

行政檔案是機關(guān)、組織、個人在社會中形成的具有保存調(diào)查功能，以文字、表格、音像等各種方式呈現(xiàn)的歷史記錄。醫(yī)院行政檔案管理人員的主要職責(zé)就是將這些歷史記錄以現(xiàn)代化的方式進行管理和保存。如何做到科學(xué)管理、系統(tǒng)管理，是醫(yī)院行政管理人員所要思考的問題。

一、醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及其原因

1.存在問題

當(dāng)今醫(yī)院行政檔案管理存在很多問題。例如，檔案資料的缺失，人員信息不全，檔案管理不規(guī)范等諸多問題。第一，很多醫(yī)院工作者的信息和科研成果，經(jīng)常會因當(dāng)時檔案記錄收集不及時或檔案的年限過長而導(dǎo)致缺失。第二，在醫(yī)院行政檔案中也經(jīng)常會存在張冠李戴現(xiàn)象，大大增加以后辨識資料的難度。第三，有些醫(yī)院會出現(xiàn)無編號、無標(biāo)題、無蓋章的三無文件，無法進行醫(yī)院行政檔案管理。第四，原始記錄的丟失，無法做到檔案的集中收集、歸檔保存。

2.問題原因

第一，因醫(yī)院檔案室發(fā)生意外而導(dǎo)致檔案丟失。例如，火災(zāi)水災(zāi)等非抵抗性原因，在自然災(zāi)害的影響下檔案破壞及缺失。第二，因為醫(yī)院行政檔案管理制度和設(shè)備存在缺陷，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案和電子檔案都應(yīng)是保密保存的，很多醫(yī)院的檔案管理室較為陳舊，設(shè)備比較落后，經(jīng)常會出現(xiàn)因設(shè)備故障而導(dǎo)致電子檔案丟失的現(xiàn)象。所以，提升檔案管理技術(shù)和升級檔案管理設(shè)備，刻不容緩。第三，因不法分子的入侵和偷盜，導(dǎo)致部分檔案及科研成果的丟失。第四，作為醫(yī)院行政檔案的直接接觸者，醫(yī)院行政檔案管理人的不當(dāng)行為，對醫(yī)院行政檔案的保存是災(zāi)難性的打擊。

二、創(chuàng)新醫(yī)院行政檔案管理對策

1.升級醫(yī)院檔案管理設(shè)備

第一，提升醫(yī)院行政檔案管理設(shè)備水平。在很多醫(yī)院，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院，醫(yī)院行政檔案管理一般是以紙質(zhì)的形式存在，沒有電子檔案的形式。這樣的醫(yī)院行政檔案管理是非常落后的，而且不符合我國現(xiàn)代化發(fā)展。所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的行政管理者，應(yīng)增強管理意識，將新技術(shù)引進醫(yī)院行政檔案管理中，例如引進辦公自動化系統(tǒng)，升級計算機設(shè)備，將自動化系統(tǒng)覆蓋整個醫(yī)院、各個部門，讓每個部門在歸檔時，可以做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，實現(xiàn)醫(yī)院行政檔案管理現(xiàn)代化。

第二，實現(xiàn)醫(yī)院信息現(xiàn)代化管理。目前最先進的檔案管理技術(shù)是辦公自動化，其核心是將電子文件進行分類處理，歸檔保存。大部分醫(yī)院在處理文件時，先將電子文件打印成紙質(zhì)文件，再經(jīng)各部門負責(zé)人簽名并簽署意見，最后歸檔匯總。這樣的檔案處理模式有一個很大的缺陷，就是電子版原件在各部門散落，并不能很好地歸檔。而醫(yī)院信息現(xiàn)代化管理的目標(biāo)，是將電子文件與紙質(zhì)文件共同進行歸檔保存。醫(yī)院行政檔案管理必須將紙質(zhì)文件與電子文件進行結(jié)合，保證二者的完整性、實效性、統(tǒng)一性。

2.針對特殊檔案安全管理

重視各部門的特殊檔案管理，在醫(yī)院的日常工作生活中，各部門都會存在一些特殊檔案，而這些檔案需要特殊對待，特殊管理。例如，在醫(yī)院檢驗部門，特殊性疾病應(yīng)進行安全性管理。例如梅毒、艾滋病等具有高度傳染性的疾病，對這些疾病的文字檔案與電子檔案應(yīng)進行特殊性管理，歸入特殊領(lǐng)域檔案部分，及時與相關(guān)機構(gòu)聯(lián)系并將檔案移交歸檔;在醫(yī)院內(nèi)，應(yīng)針對這些患者的個人信息進行安全保存，避免患者的信息遭到泄露。另外，牽扯醫(yī)院內(nèi)部利益的檔案也應(yīng)進行特殊性安全管理，如醫(yī)院內(nèi)部的藥物、手術(shù)器材、醫(yī)療器械等花費問題，應(yīng)進行嚴格保密，避免遭到不法人士對這些資料進行偷竊或偽造。

3.提升檔案管理人員素質(zhì)

目前導(dǎo)致我國醫(yī)院檔案管理水平低下的主要原因，是醫(yī)院行政檔案管理人才的不足和缺失。因此，要提升我國醫(yī)院行政檔案管理的有效性，就必須提升檔案管理人員的素質(zhì)。第一，提升行政檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)，我國《檔案法》規(guī)定，檔案工作人員所具備的職業(yè)素質(zhì)是：忠于職守，愛崗敬業(yè)，遵守法律，保守機密，博學(xué)進取，公正服務(wù)。在醫(yī)院行政檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)中，首先應(yīng)當(dāng)弘揚我國社會核心價值觀，對于在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀職業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員，提供晉升、提高待遇、深造學(xué)習(xí)等機會，從而激勵檔案管理人員的工作積極性。第二，提升行政檔案管理人員業(yè)務(wù)能力。在醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法中明確提出應(yīng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進行考核。根據(jù)規(guī)定，醫(yī)院行政檔案管理部門應(yīng)設(shè)立嚴格的考核制度和考核辦法：（1）對于在醫(yī)院行政檔案管理中，表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員，進行計分，根據(jù)計分結(jié)果進行檔案管理人員的職稱評定和職位升級。具體計分方式：在服務(wù)過程中受到各部門表揚，記1分，在工作過程中全年無失誤，記1分等等。（2）對于在醫(yī)院行政檔案管理中存在失誤的檔案管理員，先讓其進行技術(shù)失誤分析，然后在會議中進行檢討，保證不再犯同類錯誤，最后在計分系統(tǒng)中進行扣分處理。（3）對于考核成績扣分相對較多者進行警告，并在全年表彰大會中，讓其作檢討報告。對于屢教不改者進行辭退處理。對于在工作中存在重大失誤，并影響醫(yī)院發(fā)展的檔案管理人員，永不錄用處理。醫(yī)院行政檔案管理人員應(yīng)定期進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高其業(yè)務(wù)能力?？梢悦咳齻€月舉行一場培訓(xùn)活動，邀請其他醫(yī)院優(yōu)秀檔案管理人員講述先進經(jīng)驗，教導(dǎo)先進技術(shù)，每年推選兩名檔案管理人員，提供再學(xué)習(xí)機會，并在學(xué)習(xí)結(jié)束后，對兩名檔案管理人員進行結(jié)業(yè)考試。

三、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院行政檔案管理是醫(yī)院工作中非常重要的一部分，因為醫(yī)院行政檔案中所記載的科研結(jié)果、人員調(diào)動、會議信息等都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的文字檔案。他們的遺失可能會造成醫(yī)院運行障礙，或是影響醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療人員的晉升和職稱的評定。所以加強醫(yī)院行政檔案的管理，必須調(diào)動醫(yī)院檔案管理人員的工作積極性，也要發(fā)動醫(yī)院所有醫(yī)療人員、工作人員共同配合，只有大家群策群力，才能促使我國醫(yī)院行政檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。

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