如何做好疾控中心檔案管理工作

李鑫

摘 要：疾控中心是預(yù)防和控制各類疾病的重要研究機(jī)構(gòu)，隨著衛(wèi)生體制改革工作的不斷深入，疾病預(yù)防控制工作中科研、監(jiān)測(cè)、疾病預(yù)防控制、檢驗(yàn)技術(shù)服務(wù)等職能得到進(jìn)一步拓展和加強(qiáng)，疾控檔案的收集范圍在不斷擴(kuò)大，但是疾控檔案管理工作卻與日益發(fā)展的疾控事業(yè)存在差距。因此，做好疾控中心檔案管理工作有利于社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展、保障民生安全。

關(guān)鍵詞：疾控中心;檔案管理工作

疾控事業(yè)在整個(gè)社會(huì)發(fā)展中占據(jù)重要地位。隨著疾控工作信息化的不斷深入，疾控檔案的內(nèi)容越來(lái)越豐富，檔案數(shù)量不斷增加，但疾控檔案的管理工作卻跟不上疾控事業(yè)發(fā)展的步伐，特別是疾控檔案的收集工作，存在諸多問(wèn)題。疾控檔案是開(kāi)展疾病預(yù)防控制工作實(shí)踐中最有用的材料，也是對(duì)以往疾控工作實(shí)際情況的真實(shí)反映，因此，做好疾控檔案管理工作，完整收集檔案資料并歸檔是一項(xiàng)十分重要的工作。

一、疾控中心檔案管理工作存在的不足

1.檔案管理紙質(zhì)化的不足。紙質(zhì)化檔案共有以下幾個(gè)缺點(diǎn)：第一，易遭水泡、蟲(chóng)噬、霉變，對(duì)紙質(zhì)化檔案管理的成本較高。第二，紙質(zhì)檔案外形笨重，不方便攜帶，無(wú)形中增加了借調(diào)和歸檔工作量。第三，價(jià)格昂貴，增加了檔案管理成本。第四，占用空間大，造成空間資源浪費(fèi)。

2.檔案分類不合理，資料查找存在困難。每一類疾病的檔案資料都可以按不同標(biāo)準(zhǔn)分為不同的類別，然而在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)下的檔案信息容易出現(xiàn)交叉重疊，使得資料查找工作存在一定的困難，同時(shí)，由于檔案管理不集中，各部門檔案信息也存在交叉錯(cuò)亂的情況。

3. 歸檔材料收集不夠平衡、不夠完整。疾控歸檔材料包括文書(shū)、業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、設(shè)備、聲像、實(shí)物等種類。目前，疾控歸檔材料收集的種類重點(diǎn)還是集中在文書(shū)檔案上，而忽視了大量業(yè)務(wù)檔案的收集以及疾控工作信息化中所產(chǎn)生的歸檔材料。對(duì)數(shù)碼照片、錄像帶、磁帶、光盤、硬盤等特種載體材料的收集不夠重視;疾控中心設(shè)有傳染病防治科、慢性病防治科、健康教育科等多個(gè)職能科室，由于每個(gè)科室職能不同，產(chǎn)生的歸檔材料數(shù)量有多有少。因?yàn)閷I(yè)性較強(qiáng)，有些文件參考價(jià)值大.往往被職能科室保存起來(lái)，檔案工作人員難以收集到這些材料，造成了疾控歸檔材料收集不完整。同時(shí)，對(duì)于缺乏專業(yè)知識(shí)的檔案員來(lái)說(shuō)，有時(shí)容易將疾控內(nèi)容、形式和作用等方面都具有相似之處的文件資料混雜，致使檔案資料重復(fù)或信息冗余。有時(shí)則造成了文件缺失，將具有內(nèi)在聯(lián)系的檔案分置，影響了文件材料之間的關(guān)聯(lián)性。

二、加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策建議

1.加強(qiáng)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理工作是提升檔案管理工作水平的首要前提和必要基礎(chǔ)，因此，行政主管部門及上級(jí)疾控機(jī)構(gòu)要對(duì)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案信息安全意識(shí)，使其重視檔案管理工作。同時(shí)，將檔案管理工作列入單位年度目標(biāo)考核任務(wù)中，確保領(lǐng)導(dǎo)層落實(shí)相關(guān)保障措施。

2.加強(qiáng)歸檔制度的宣傳，提高檔案意識(shí)。認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，疾控檔案是疾控工作者在為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康的科學(xué)和技術(shù)活動(dòng)中長(zhǎng)期積累的材料，對(duì)開(kāi)展疫情的預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析、保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義，開(kāi)展檔案收集工作的宣傳，加強(qiáng)文書(shū)、專業(yè)技術(shù)職能科室相關(guān)工作人員的歸檔意識(shí)，才能做好檔案收集工作，更好地使疾控檔案為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

3.健全檔案收集工作制度，科學(xué)組織實(shí)施。建立、健全和完善歸檔制度，是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。歸檔時(shí)應(yīng)注意：第一，歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。第二，加強(qiáng)文件管理。為了防止上級(jí)各業(yè)務(wù)部門直接下發(fā)到各業(yè)務(wù)科室有價(jià)值的文件材料散失，應(yīng)制定公文登記制度，即凡是由上級(jí)部門下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門的文件材料，應(yīng)先交辦公室登記，這樣每個(gè)科室應(yīng)歸檔哪些文件，檔案管理者了如指掌。第三，檔案管理科室必須同其它科室加強(qiáng)聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

4.對(duì)文件形成進(jìn)行超前控制，做好移交工作。歸檔文件的質(zhì)量大多是由文件形成時(shí)決定的，因此檔案管理人員不僅要在歸檔時(shí)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，還應(yīng)該從源頭抓起，對(duì)文件形成實(shí)施超前控制。在某一重要工作或重要專業(yè)工作中均要有檔案管理人員參與，將檔案的收集工作提前開(kāi)展。同時(shí)，在檔案管理工作中，嚴(yán)格做好檔案的移交和監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名，避免出現(xiàn)相互推諉與推卸責(zé)任的狀況。

5.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高收集質(zhì)量。加強(qiáng)現(xiàn)有專兼職檔案人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平。疾控檔案工作專業(yè)性強(qiáng)，加之疾控機(jī)構(gòu)的工作針對(duì)著各種日益復(fù)雜的公共衛(wèi)生事件及不斷變化的新型傳染病，更需要疾控機(jī)構(gòu)檔案管理者要有一定的專業(yè)知識(shí)、全面掌握檔案業(yè)務(wù)技能。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型人才以適應(yīng)疾控檔案管理的需求。要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理技能、疾病預(yù)防控制專業(yè)知識(shí)及疾病預(yù)防控制相關(guān)一些學(xué)科知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的理論水平和管理水平。創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。運(yùn)用科學(xué)的管理方法，通過(guò)人力資源的開(kāi)發(fā)和中心文化建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)檔案工作管理人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，要將檔案管理人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃.關(guān)心他們的職稱晉升和工作業(yè)績(jī)，使他們的辛勤勞動(dòng)得到公正回報(bào)。

三、結(jié)語(yǔ)

疾控中心絕大多數(shù)檔案信息對(duì)控制和預(yù)防社會(huì)常見(jiàn)或非常見(jiàn)疾病具有非常重要的指導(dǎo)作用。因此，進(jìn)一步加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作有利于社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展、保障民生安全。

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