談財務檔案管理信息化建設

戴婧超

摘要：隨著我國會計電算化的快速發(fā)展，很多單位財務電子檔案和數(shù)字化資料規(guī)模逐漸擴大，數(shù)量逐漸增加，做好財務檔案管理信息化建設是十分必要的。目前，部分單位財務檔案管理還停留在傳統(tǒng)管理模式上，管理效率較低，會計電算化水平有待進一步提高，因此，財務檔案管理要運用先進網(wǎng)絡技術(shù)與信息技術(shù)實現(xiàn)標準化和高效化管理，為單位的經(jīng)營和發(fā)展提供科學依據(jù)。

關(guān)鍵詞：會計電算化;財務檔案;信息化建設

一、會計電算化背景下財務檔案的特征

會計電算化背景下的財務檔案不僅保留了傳統(tǒng)的財務檔案，還包括存儲在計算機硬盤里的數(shù)據(jù)和信息，財務檔案存儲范圍擴大了。傳統(tǒng)的財務檔案比較直觀，一些是紙質(zhì)文件和資料，但是存儲在計算中和介質(zhì)中的財務檔案資料必須要在特定的硬件和軟件系統(tǒng)中才能夠進行提取和更改。傳統(tǒng)財務檔案主要是紙質(zhì)材料，以紙張為載體，實現(xiàn)多種憑證、報表的綜合管理，但會計電算化的檔案資料主要存儲在磁性硬盤或光盤中，這是主要的介質(zhì)。由于電子檔案和文件的存儲特點，這類檔案在復制、提取、篡改、破壞上一般不會留下顯著痕跡，電子文件和資料容易被盜取，且計算機等硬件設備容易被黑客攻擊和侵入，電子檔案受質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

二、財務檔案管理信息化建設的主要內(nèi)容

1.財務檔案管理信息化的范圍

財務檔案管理要從細節(jié)處入手，做好日常財務業(yè)務憑證的及時歸檔，對項目文件和采購設備等資料做好記錄，將數(shù)據(jù)和信息整合后納入數(shù)據(jù)庫。財務管理中的電子資料包括多種內(nèi)容，如背景、內(nèi)容、元數(shù)據(jù)等，要做好電子文件資料的分類處理。電子文件資料的歸檔要做好物理歸檔和邏輯歸檔，物理歸檔指的是財務檔案數(shù)據(jù)的下載和存儲，邏輯歸檔指的是網(wǎng)絡傳輸和統(tǒng)計，在會計電算化基礎上，要做好電子資料的備份。

2.財務檔案信息化的具體要求

單位財務檔案尤其是電子文檔要符合一定的要求，首先就是真實、完整、準確，財務管理檔案不同于一般檔案，都是一些財務數(shù)據(jù)和賬目憑證等，數(shù)據(jù)必須是真實的，反應單位經(jīng)營效益和成果的，因此，檔案具有真實性和完整性。電子檔案使用存儲介質(zhì)會實現(xiàn)長期保存，要保證介質(zhì)是新的，要避免出現(xiàn)病毒。財務檔案要保證其完整性，一些賬目要配合圖表進行闡釋和說明，還有視頻音像文件要附上文字。電子文件和資料在傳輸和共享中要保證其安全性，避免被盜用和篡改，要及時檢查和備份。

3.財務檔案信息化建設的保管要求

首先，財務檔案中的電子文件資料的管理可以紙質(zhì)檔案管理方法為參照，做好檔案分類整理，根據(jù)同一類信息和資料的特征，將不同的電子文件資料存儲于不同的介質(zhì)，并注明序號、密級、保管期限等。電子檔案存儲的介質(zhì)要保證是一次性寫入媒介，防止檔案信息被更改，重要的檔案資料要制成一式三份，一份存檔，一份異地存檔，一份備份。

三、提升財務檔案管理信息化水平的建議

1. 加強財務與檔案部門的協(xié)作關(guān)系

為避免會計電算化財務檔案管理工作中銜接不暢，財務管理部門與檔案管理部門要建立密切的聯(lián)系，加強溝通和交流。財務管理人員與檔案管理人員要充分發(fā)揮主觀能動性，共同探索財務檔案信息化建設應如何推進。信息化管理模式更加強對全過程的監(jiān)督和控制，從文件計劃初始、文件生成、脫離現(xiàn)行期到文件歸檔，要保證辦公自動化硬件及軟件的使用，財務部門與檔案管理部門不能割裂，要團結(jié)合作，進而促進財務電子檔案管理信息化水平的提升。

2.優(yōu)化財務檔案管理的軟硬件環(huán)境

想要做好電算化財務檔案管理工作，就要從軟硬件上下功夫，保障財務檔案信息化建設工作的順利推進。首先，要建立網(wǎng)絡安全防范措施，包括建立安全日志制度、電子簽章制度、電算化財務崗位責任制。對電子文件進行簽入簽出管理，做好分布管理，保證電子文件和資料不會丟失，不會被不法分子惡意篡改，且檔案使用記錄會自動生成。其次，要做好財務管理軟件的升級，保障財務數(shù)據(jù)和信息存儲的連續(xù)性。財務檔案中多種文件要統(tǒng)一格式，便于便利和提取。再次，要做好信息化系統(tǒng)的安全管理，設置防火墻，提高計算機系統(tǒng)對病毒和黑客攻擊的抵御能力。要做好檔案信息和資料的備份，確保在突然斷電和出現(xiàn)意外情況時財務信息不丟失。設置用戶口令，應用在開機、網(wǎng)絡用戶名和應用系統(tǒng)名，實行多級權(quán)限控制機制，用戶查詢檔案要留存記錄，具有可追溯性。

3.加強財務電子檔案的系統(tǒng)化管理

第一，制定電算化財務檔案管理制度。單位要根據(jù)會計電算化財務檔案歸檔的范圍，確定財務檔案歸檔的內(nèi)容，包括各種財務憑證、賬簿、報表、計劃、預算和經(jīng)濟合同、設計說明書、源程序文件、用戶操作手冊、財務科目及代碼表、報表取數(shù)公式、自動轉(zhuǎn)賬公式、檢驗公式等。第二，加強電算化財務檔案的保管。要根據(jù)我國有關(guān)檔案管理的實際要求，做好電算化財務檔案的歸檔保管。會計電算化方式生成的憑證、賬目、報表要按照紙質(zhì)檔案方式進行保存，除此之外，還要保存在設備和介質(zhì)中。對于存儲的設備要做好防塵、防潮、防腐蝕等處理。每年要對磁性介質(zhì)檔案進行一次備份，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)磨損和腐蝕要及時進行修補，要嚴格管理光盤和 U盤，防止數(shù)據(jù)被篡改。第三，做好電算化財務檔案的借用管理。電算化財務檔案管理意義重大，財務檔案資料可以反映出單位的經(jīng)營成果和經(jīng)濟效益，包括企業(yè)的盈利情況和支出情況，記錄資金和資產(chǎn)的使用。電算化財務檔案管理中檔案借用和查閱管理是十分重要的，在電子文件和傳遞共享階段，要做好安全管理，檔案借閱要做好記錄，借閱要經(jīng)過專門管理者審批后方可查閱，外單位需要檢索財務檔案時要經(jīng)過本單位負責人、財務部門負責人的同意后才可進行。

四、結(jié)語

電算化財務檔案管理不同于傳統(tǒng)財務檔案管理，要重視財務檔案管理的信息化系統(tǒng)建設，加強軟硬件管理，提升財務檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力，做好相關(guān)設備的維護，保證網(wǎng)絡平臺的安全可靠，做好檔案資料的備份，保證電算化財務檔案管理的實效性。

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