數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建研究

張茜 王曉梅

摘要：數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評估工作的開展，有利于促進(jìn)數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力與水平提升。本文主要分析了數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的內(nèi)涵及構(gòu)成要素，提出了數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建的原則要求，并初步構(gòu)建起數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理評價(jià)指標(biāo)

數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的重要內(nèi)容，在其建設(shè)與服務(wù)的過程中，涉及諸多主體關(guān)系，是一項(xiàng)非常復(fù)雜且系統(tǒng)的工程，由此也面臨著諸多風(fēng)險(xiǎn)，如信息安全風(fēng)險(xiǎn)、組織風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)管理風(fēng)險(xiǎn)，等等。[1]各種風(fēng)險(xiǎn)因素的存在，迫切需要提升數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力。由于數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理是一項(xiàng)涉及面較廣且成本損耗較大的工作，其能力的提升需要明確風(fēng)險(xiǎn)管理能力的構(gòu)成要素，構(gòu)建起一套比較完善的風(fēng)險(xiǎn)管理能力評估指標(biāo)體系，同時(shí)選擇合適的評估模型，為評估工作的開展奠定基礎(chǔ)，提供依據(jù)，保證評估結(jié)果的可靠性和有效性。[2]

一、數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的內(nèi)涵及要素構(gòu)成

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力是指由數(shù)字檔案館充分調(diào)動所需要素，對數(shù)字檔案館面臨的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施識別、評估和控制等活動，將風(fēng)險(xiǎn)減低至可接受的范圍內(nèi)，保證數(shù)字檔案館預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)合理實(shí)現(xiàn)，確保檔案安全與保密的能力。

（一）數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)識別能力

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)識別能力是指數(shù)字檔案館能夠通過一定的方法、技術(shù)或工具等，對館藏中潛在的、尚未發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行辨識，分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和演變的過程，確保檔案安全與保密的能力。風(fēng)險(xiǎn)識別的準(zhǔn)確性與數(shù)字檔案館內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理文化的建設(shè)有很大的關(guān)聯(lián)，通過營造良好的風(fēng)險(xiǎn)防范氛圍，逐漸將風(fēng)險(xiǎn)管理文化內(nèi)化為所有員工的自覺意識和行為習(xí)慣，以此“潛移默化”地提升數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)識別能力。而風(fēng)險(xiǎn)識別方法的運(yùn)用，能夠最大限度保證風(fēng)險(xiǎn)識別的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。通?？墒褂玫娘L(fēng)險(xiǎn)識別方法有案例研究法、頭腦風(fēng)暴法、現(xiàn)場調(diào)查識別法、流程圖法等。

（二）數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)評估能力

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)評估能力是指數(shù)字檔案館在風(fēng)險(xiǎn)識別的基礎(chǔ)上，能夠運(yùn)用概率分析和數(shù)理統(tǒng)計(jì)的方法，對各種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率和造成損失的嚴(yán)重程度進(jìn)行估測，為風(fēng)險(xiǎn)管理決策提供依據(jù)，確保檔案安全與保密的能力。風(fēng)險(xiǎn)評估方法，譬如關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)分析法、事件樹分析、壓力測試與敏感性分析等，邏輯性較強(qiáng)、較為復(fù)雜。這些方法的靈活運(yùn)用除了要求風(fēng)險(xiǎn)管理人員具備專業(yè)能力之外，還需對數(shù)據(jù)質(zhì)量做出規(guī)范，對收集到的各種風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)必須根據(jù)數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，按照一定的方法進(jìn)行整理，使之系統(tǒng)化，成為預(yù)測風(fēng)險(xiǎn)損失的一個重要基礎(chǔ)。[3]

（三）數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)控制能力

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)控制能力是指數(shù)字檔案館根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別、分析和評價(jià)的結(jié)果，制定或?qū)嵤┡c風(fēng)險(xiǎn)降低措施有關(guān)的決策，將風(fēng)險(xiǎn)控制在預(yù)期可接受的范圍之內(nèi)，達(dá)到預(yù)期風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)，確保檔案安全與保密的能力。風(fēng)險(xiǎn)管理策略的制定及其能否得到有效貫徹落實(shí)，關(guān)鍵在于加強(qiáng)內(nèi)部控制，從管理層的重視與參與，到員工的執(zhí)行與協(xié)作，將風(fēng)險(xiǎn)管理控制活動融入到數(shù)字檔案館基本的業(yè)務(wù)流程之中，強(qiáng)化崗位責(zé)任與風(fēng)險(xiǎn)之間的聯(lián)系，提升機(jī)構(gòu)整體的風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任意識，提高數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)控制能力。

二、數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建的原則要求

為了保證數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理評價(jià)活動的科學(xué)性、公正性和可操作性，我們在篩選和確立數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理評價(jià)指標(biāo)時(shí)還需要遵循一定的原則要求。

（一）目的性原則

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的評價(jià)目的是通過評價(jià)數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理各項(xiàng)活動的有效性，提升數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理的能力與水平。為此，在構(gòu)建數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)時(shí)，需要圍繞這一目的去界定風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)的范圍，選擇并設(shè)計(jì)出能夠有效反映數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力水平的評價(jià)指標(biāo)。

（二）系統(tǒng)性原則

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)，需要以整體目標(biāo)的優(yōu)化為準(zhǔn)繩，綜合考量多方面因素，所選擇的指標(biāo)之間既相互聯(lián)系，又互為補(bǔ)充，力爭從各種角度、各個層次來揭示數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的實(shí)際情況，突出數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)的結(jié)構(gòu)層次性，科學(xué)指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐活動。

（三）實(shí)用性原則

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)，還要從數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理活動的實(shí)際出發(fā)，注重理論與實(shí)際的緊密結(jié)合，在指標(biāo)的選取上充分考慮現(xiàn)實(shí)的環(huán)境、技術(shù)、條件等因素，既要有一定的前瞻性，也要切實(shí)可行，力求客觀、全面、準(zhǔn)確，符合實(shí)際需要。

（四）動態(tài)性原則

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，數(shù)字檔案館也在朝著智能化、信息化、自動化的方向發(fā)展。數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理評價(jià)指標(biāo)的設(shè)計(jì)，也需要用發(fā)展的眼光來看待，根據(jù)情況的發(fā)展變化，適時(shí)適度對數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的相關(guān)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，不斷完善其指標(biāo)評價(jià)體系。

三、數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系的建立

數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)是評估工作得以開展的重要前提，是分析數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力現(xiàn)狀的重要工具，更關(guān)乎最終評估結(jié)果的準(zhǔn)確性、有效性，它是整個評估體系的核心組成部分，也是評估工作的重點(diǎn)及難點(diǎn)所在。

（一）評價(jià)指標(biāo)體系的內(nèi)容構(gòu)成

基于風(fēng)險(xiǎn)管理一般理論，結(jié)合專家意見，筆者初步構(gòu)建起數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力評價(jià)指標(biāo)體系，主要包括7個一級指標(biāo)與24個二級指標(biāo)，具體如圖1所示。

1.風(fēng)險(xiǎn)管理理念。數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的提升，需要部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將風(fēng)險(xiǎn)管理理念貫穿于機(jī)構(gòu)全體人員，貫穿于業(yè)務(wù)拓展的全過程，使全體成員明確了解數(shù)字檔案館面臨哪些風(fēng)險(xiǎn)、如何識別風(fēng)險(xiǎn)以及怎樣管理這些風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)管理理念和風(fēng)險(xiǎn)管理行為內(nèi)化為全體成員的自覺意識和行為習(xí)慣。

2.風(fēng)險(xiǎn)管理流程。作為一項(xiàng)管理活動，風(fēng)險(xiǎn)管理是由識別、衡量、評價(jià)以及應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)等一系列行為構(gòu)成，它是一個持續(xù)的、系統(tǒng)的和反復(fù)的過程，數(shù)字檔案館所包含的具體風(fēng)險(xiǎn)因素較多，只有全面、準(zhǔn)確地識別風(fēng)險(xiǎn)，才能充分、客觀、準(zhǔn)確地衡量風(fēng)險(xiǎn)，擬定切實(shí)可行的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，提高風(fēng)險(xiǎn)管理水平，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理目的。

3.內(nèi)部管控制度。數(shù)字檔案館大多數(shù)風(fēng)險(xiǎn)暴露在業(yè)務(wù)流程中，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵在于內(nèi)部控制。因此，數(shù)字檔案館需要對容易發(fā)生偏差的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，譬如數(shù)字檔案的開放鑒定、保密信息和敏感信息的劃分處理等加強(qiáng)控制，保證風(fēng)險(xiǎn)管理順利進(jìn)行。同時(shí)，數(shù)字檔案館要將風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)層層分解落實(shí)到業(yè)務(wù)部門，明確責(zé)任人，以便在業(yè)務(wù)操作中及時(shí)、有效地防范和控制風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。

4.風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系。完善的風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系是保障風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)略，風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的制訂、落實(shí)與執(zhí)行以及風(fēng)險(xiǎn)管理活動有序進(jìn)行的必要條件。上級檔案行政管理部門需要對數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)行整體規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督，了解數(shù)字檔案館的風(fēng)險(xiǎn)特性，從宏觀層面做出應(yīng)對相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的決策、機(jī)制等；風(fēng)險(xiǎn)管理職能部門需要注重風(fēng)險(xiǎn)戰(zhàn)略的實(shí)施、執(zhí)行，在相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)負(fù)責(zé)具體的應(yīng)對和處置。

5.風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)。數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效開展離不開信息的支撐，風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)基本涵蓋了風(fēng)險(xiǎn)管理基本流程和機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的各環(huán)節(jié)，能夠?qū)崟r(shí)地記錄、跟蹤、獲取、處理和報(bào)告相關(guān)信息，使管理人員更有效地獲得風(fēng)險(xiǎn)管理信息，以便控制風(fēng)險(xiǎn)管理活動，從整體上提高風(fēng)險(xiǎn)計(jì)量以及風(fēng)險(xiǎn)信息分析的能力。

6.風(fēng)險(xiǎn)管理人員能力。數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理工作的開展離不開管理型人才與技術(shù)型人才，管理型人才要熟悉數(shù)字檔案館的基本業(yè)務(wù)與運(yùn)營服務(wù)，具有一定的組織與協(xié)調(diào)能力，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對活動的有序開展；技術(shù)型人才要能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握數(shù)理統(tǒng)計(jì)與概率分析方法以及各種量化模型的使用和開發(fā)等。

7.數(shù)字檔案信息質(zhì)量控制。數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)事故常見于業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之中。要保證數(shù)字檔案信息真實(shí)、完整、準(zhǔn)確與可用，需要通過對數(shù)字檔案館相關(guān)業(yè)務(wù)活動和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督、管理，以此提供高質(zhì)量的數(shù)字檔案信息和資源。通過質(zhì)量控制，風(fēng)險(xiǎn)管理不僅所需成本低，而且效率高，可以達(dá)到事半功倍的效果。

（二）評價(jià)指標(biāo)的權(quán)重計(jì)算

權(quán)重即某一指標(biāo)在整體評價(jià)中的相對重要程度。由數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力指標(biāo)體系可看出，有很多定性的指標(biāo)，無法直接進(jìn)行定量計(jì)算，故筆者選用AHP（層次分析法）來確定權(quán)重，通過調(diào)查問卷的方式，由專家對數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力各個指標(biāo)的相對重要性程度進(jìn)行評估，之后將所有問卷數(shù)據(jù)導(dǎo)入yaahp軟件——層次分析法輔助軟件進(jìn)行計(jì)算，最終結(jié)果如表1所示。

四、結(jié)語

基于一定的原則要求，本文初步構(gòu)建起數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的評價(jià)指標(biāo)體系，一共包含7個一級指標(biāo)、24個二級指標(biāo)。在所有一級指標(biāo)中，風(fēng)險(xiǎn)管理人員能力、風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系、數(shù)字檔案信息質(zhì)量控制以及內(nèi)部管控制度四個指標(biāo)的相對重要性得分較高；在二級指標(biāo)中，風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)管工作有效運(yùn)行、明確的崗位責(zé)任制以及鼓勵員工積極參與風(fēng)險(xiǎn)管理三個指標(biāo)的相對重要性得分較高，說明其在數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力的提升中起著較為關(guān)鍵的作用，也是在實(shí)踐中所需要把握的重點(diǎn)。

*基金項(xiàng)目：國家檔案局科技項(xiàng)目“數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)管理能力研究”（批號：2015-X-12）、湖南省自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)字檔案館四維安全管理體系構(gòu)建研究”（批號：2018JJ2406）階段性研究成果。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[2]徐華，薛四新.云數(shù)字檔案館風(fēng)險(xiǎn)評估研究框架[J].檔案學(xué)研究，2016（5）：90.

[3]高立法，虞旭清.企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)務(wù)[M].北京：經(jīng)濟(jì)管理出版社，2009：159-160.

作者單位：1.西安工業(yè)大學(xué)圖書館2.湘潭大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息管理中心