促進高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析

張珊

摘 要：高職院校的發(fā)展不能只注重教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)規(guī)模，以及師資力量的發(fā)展，而要統(tǒng)籌兼顧，重視檔案管理對院校綜合發(fā)展的作用。檔案管理工作也是推動高職院校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，如果忽視了檔案管理工作的重要性，則會直接阻礙高職院校的發(fā)展。所以，高職院校在實際發(fā)展的過程中，要配置足夠的資金以及人員，開展相應(yīng)的檔案管理工作，并對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式不斷進行改革創(chuàng)新，創(chuàng)造出具有本校特色的檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;創(chuàng)新途徑

不同于其他高等院校，高職院校的主要培養(yǎng)目標(biāo)是為社會開展建設(shè)工作提供人才，更加偏重“實踐”，而以本科高校為主的高等院校則是以“理論基礎(chǔ)”為主，主要培養(yǎng)科研型人才。在高職院校實際發(fā)展的過程中，只有完善管理體制，提高教學(xué)質(zhì)量，才能促使高職院校為廣大的學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境。檔案管理工作也是推動高職院校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，如果忽視了檔案管理工作的重要性，則直接阻礙高職院校的發(fā)展。但是就我國大部分的高職院校而言，相應(yīng)的檔案管理團隊缺乏技術(shù)型人才，管理辦法缺乏完善性，才是導(dǎo)致相關(guān)工作效率不高的主要原因。所以，只有創(chuàng)新工作方式，優(yōu)化管理思路，才能切實提高高職院校的核心競爭力以及綜合管理水平。

一、主要問題淺析

（一）重視程度不足

重視程度不足是我國大部分高職院校在開展檔案管理工作過程中存在的主要問題之一。首先，對高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層而言，為了能夠招收到更多學(xué)生，就會將學(xué)校的資金投入到基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)工作中，忽視了檔案管理工作的重要性。其次，對高職院校從事檔案管理工作的工作人員而言，在實際的工作過程中存在懈怠心理，而且工作態(tài)度不積極。

（二）經(jīng)費不足

就我國大部分高職院校的實際情況而言，由于缺乏資金才是導(dǎo)致檔案管理工作無法實現(xiàn)現(xiàn)代化的根本原因。造成高職院校資金不足的主要原因有三個，其一，國家在制定教育發(fā)展計劃的過程中，優(yōu)先發(fā)展偏遠地區(qū)的基礎(chǔ)教育，高職院校想要對檔案管理工作進行改造升級，但是沒有足夠的資金。其二，地方政府在落實相關(guān)扶持政策的過程中，由于前期沒有進行深入的調(diào)查工作，進而導(dǎo)致扶持資金分配不均，從而導(dǎo)致地方各個高職院校檔案管理體系的改革工作出現(xiàn)不平衡性。其三，高職院校主要的負責(zé)人沒有積極主動的尋求政府以及社會的資金支持，從而導(dǎo)致學(xué)校的檔案管理工作無法有效的進行改革。

（三）建設(shè)工作滯后

由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及相應(yīng)管理體系缺乏完善性，也是導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不高的原因之一。（1）團隊建設(shè)的滯后：根據(jù)學(xué)校發(fā)展的實際情況制定具有針對性的團隊建設(shè)體系，在學(xué)校生源不斷增加的時候也沒有增加檔案管理團隊的人員數(shù)量，從而導(dǎo)致整個團隊的工作效率低下。（2）人才培養(yǎng)滯后：沒有建立完善的人才培養(yǎng)計劃，僅依靠傳統(tǒng)的崗前培訓(xùn)無法有效提高檔案管理工作人員的工作水平。（3）薪酬體系滯后：對新時代的檔案管理工作而言，只有不斷提高相關(guān)工作人員的薪資待遇，才能有效避免相關(guān)管理人才的流失。但是目前我國大部分高職院校還是沿用傳統(tǒng)的薪酬體系，顯然無法滿足相關(guān)工作人員的需求。

（四）服務(wù)意識淡薄

相關(guān)的檔案管理工作人員在實際工作的過程中，缺乏服務(wù)意識也是主要的問題之一。服務(wù)態(tài)度差，欠缺主動服務(wù)的意識都會導(dǎo)致高職院校的檔案管理工作效率低下。

二、改進措施淺析

（一）提高對檔案管理工作的重視程度

首先，對當(dāng)?shù)卣鞴芙逃虒W(xué)工作的部門而言，要充分認識到檔案管理工作對高職院校的必要性，并根據(jù)當(dāng)?shù)馗鱾€高職院校的實際情況，頒布具有針對性的法律法規(guī)，強制高職院校開展相應(yīng)的檔案管理改革工作，從而促進各個高職院校的檔案管理工作體系不斷完善。在實際工作的過程中，要加大宣傳教育工作開展的力度，由教育局主要負責(zé)人牽頭，落實普及化的宣傳教育工作。

其次，對各大高職院校的領(lǐng)導(dǎo)而言，要強化對檔案管理工作的重視程度，深刻認識到檔案管理工作對本校發(fā)展的重要影響以及地位。要主動學(xué)習(xí)其他學(xué)校成熟的檔案管理工作體系，并結(jié)合本校的實際情況，開展相應(yīng)檔案管理改革工作;要成立專門檔案管理部門，專人專崗，專門負責(zé)全校師生的檔案管理工作;要建立健全的績效考核體制，以月為單位，對每位檔案管理工作人員的工作情況進行統(tǒng)計，并按照每位工作人員的實際表現(xiàn)發(fā)放工資，進而促使每位工作人員都能保持積極、認真的工作態(tài)度。

最后，對工作在一線的檔案管理工作人員而言要善于總結(jié)，不斷提高自身的工作能力，在面對每位師生的時候，要始終保持良好的服務(wù)態(tài)度。

（二）增加資金投入

將現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)融入到檔案管理工作，是提高高職院校檔案管理工作效率的主要措施之一。但是現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成本較大，我國大部分的高職院校沒有足夠的資金購置相應(yīng)的現(xiàn)代化設(shè)備。

對國家而言，要加大對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的研究力度，通過自主研發(fā)，不斷壓縮整套檔案管理系統(tǒng)的成本。與此同時，還要增強對高職院校的扶持力度，以現(xiàn)金補助或者政策支持為主，鼓勵各大高職院校進行檔案管理工作的改造升級。對當(dāng)?shù)卣鞴芙逃ぷ鞯牟块T而言，要深入分析當(dāng)?shù)厮懈呗氃盒５膶嶋H情況，加大對規(guī)模較小、創(chuàng)新意識淡薄的高職院校的扶持力度，優(yōu)先發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化比例較低的高職院校。除此以外，對各大高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層而言，要積極需求地方政府、地方企業(yè)的幫助，還要調(diào)整基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理體系建設(shè)的資金分配，加大對檔案管理體系建設(shè)的投入力度，積極引進現(xiàn)代化的硬件設(shè)備以及智能化的檔案管理軟件，并組織相應(yīng)的檔案管理工作人員學(xué)習(xí)有關(guān)現(xiàn)代化檔案管理工作的技能和知識。

（三）強化管理團隊的建設(shè)工作

除了完善硬件設(shè)備之外，組建一支具有高水平的檔案管理團隊，也是提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量的主要措施之一。高校在實際建立管理團隊的過程中主要從以下的幾個方面入手：首先，要建立完整的人才招錄計劃，不光要招納優(yōu)秀的應(yīng)屆畢業(yè)生，還要不斷吸收具有豐富檔案管理工作經(jīng)驗的人才，并展開全面的崗位培訓(xùn)工作，使每位檔案管理工作人員都能清楚的知道自己的崗位職責(zé)以及相應(yīng)的崗位技巧。其次，要不斷提高檔案管理工作人員在學(xué)校的地位以及待遇，要對傳統(tǒng)的薪資體系進行改革。在改革薪酬體系的過程中，要引入績效考核制度，對相關(guān)的工作人員形成有效的激勵。最后，要強化職業(yè)道德建設(shè)，雖然檔案管理工作人員的工作性質(zhì)不同，但同樣是高職院校發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。如果相關(guān)的工作人員在實際工作的過程中思想懈怠，工作態(tài)度消極，則勢必會導(dǎo)致整個院校的檔案管理工作質(zhì)量低下。所以，要開展具有針對性的職業(yè)道德素養(yǎng)教育工作，幫助檔案管理工作樹立正確的三觀，促使其不斷提升職業(yè)道德素養(yǎng)。

（四）樹立服務(wù)意識

檔案管理工作作為一個含有服務(wù)性質(zhì)的崗位，在實際工作中主要面對本校的教師、職工，以及和本校有合作關(guān)系的公眾用戶。充分發(fā)揮檔案管理工作人員的服務(wù)意識，才能促使高職院校的檔案管理工作質(zhì)量得到質(zhì)的飛躍。

首先，要從檔案管理服務(wù)的全面性入手。檔案管理工作人員要盡量滿足不同用戶的不同需求，除此以外，還要提高相應(yīng)的檔案保密機制，并確保電子檔案的安全性。其次，要樹立積極主動的服務(wù)意識，在面對用戶的過程中，要通過和用戶簡單的溝通交流，迅速掌握用戶的根本需求，主動提供相應(yīng)的檔案資源。最后，要創(chuàng)新服務(wù)工作的形式，檔案管理工作人員可以在工作之余制作一個簡易的辦公流程指示圖，方便所有用戶在辦理業(yè)務(wù)前熟悉相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，從而能夠提高整個檔案管理工作的效率值。

三、結(jié)束語

創(chuàng)新是新時代的關(guān)鍵詞。創(chuàng)新理念的應(yīng)用領(lǐng)域十分廣泛，對于高職院校在實際開展檔案管理工作時也可以用到。首先，要創(chuàng)新工作理念，充分認識到檔案管理工作對高職院校發(fā)展的戰(zhàn)略作用。其次，要創(chuàng)新工作方式，有機結(jié)合現(xiàn)代化的管理辦法，通過計算機自動化系統(tǒng)的引入，提高整個檔案管理工作的效率。最后，還要創(chuàng)新工作態(tài)度，對從事檔案管理工作的工作人員而言，要端正態(tài)度，在實際工作的過程中做到盡職盡責(zé)。

參考文獻：

[1]張圓.促進高職檔案管理工作創(chuàng)新途徑分析[J].科技風(fēng)，2016（4）：65-67.

[2]王卓.創(chuàng)新高職檔案管理工作的實踐路徑分析與闡述[J].中國民族博覽， 2017（2）：249-250.

[3]楊冬梅.淺析信息時代高職院校檔案管理工作創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（3）：77-77.

[4]關(guān)玲.淺析信息化時代高校檔案管理的創(chuàng)新思路[J].賀州學(xué)院學(xué)報，2013，29（2）：99-101.

[5]龐蕾.信息化時代高校的檔案管理創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2007（18）：36-37.

[6]賀瀅錦.信息化時代高校人事檔案管理創(chuàng)新方向探討[J].科教導(dǎo)刊，2017（6）.