信訪檔案的特點(diǎn)及其分類組卷方法

馮洪昌

摘要：我國堅(jiān)持社會(huì)主義的核心價(jià)值觀，人民群眾當(dāng)家作主，重視民生。很早以前，我國有關(guān)部門已經(jīng)建立了信訪檔案，即群眾和單位向有關(guān)部門來信來訪時(shí)形成的書面材料。特別是國家機(jī)關(guān)經(jīng)常收到群眾的來信和接待群眾的來訪，記錄了大量書面材料，必須對(duì)其進(jìn)行有效處理，并且對(duì)記錄的材料進(jìn)行有序分類整理、編制目錄以形成檔案。隨著改革開放的不斷深入，新問題層出不窮，信訪檔案的作用也發(fā)生了新的變化和新的發(fā)展趨勢(shì)。在這個(gè)過程中，如何快速分析信息的有效性和合理進(jìn)行分類管理是一個(gè)大問題。為了處理大量的信訪檔案，如何去粗取精，正確識(shí)別其價(jià)值并合理分類組卷，首先分析信訪檔案的特點(diǎn)，然后提出了合理的分類組卷方法，實(shí)現(xiàn)了信訪檔案的正確處理和有效利用。

關(guān)鍵詞：信訪檔案;特點(diǎn);組卷;方法

引言

隨著我國民主建設(shè)的加強(qiáng)，使得人民參與管理和監(jiān)督各項(xiàng)國家工作的能力得到增強(qiáng)。但是，隨著社會(huì)的轉(zhuǎn)型，利益變化和改革的深入，出現(xiàn)了許多矛盾和問題，人民通過不同的方式體現(xiàn)到信訪工作中，目前呈現(xiàn)了復(fù)雜和多元化的特點(diǎn)。隨著信訪材料的不斷增加，如何確定其價(jià)值并快速提取有效信息是做好信訪檔案工作的首位。信訪檔案的文字、圖表、事物、聲像等真實(shí)記錄，是機(jī)關(guān)在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中保存起來的具有查考利用價(jià)值的。隨著我國民主建設(shè)的加強(qiáng)，人民當(dāng)家作主，參與管理和監(jiān)督各項(xiàng)工作和國家工作人員的權(quán)力，也不斷得到加強(qiáng)。由此產(chǎn)生的信訪檔案，無論是數(shù)量，內(nèi)容還是載體形式上，都變得越來越龐大，越來越紛繁復(fù)雜。對(duì)大量的信訪材料，如何去粗取精，正確鑒別其價(jià)值并合理分類組卷，既防止有文必檔，還可以確保檔案材料齊全完整性。這是信訪材料歸檔整理過程中較難把握的問題，與整理機(jī)關(guān)中其他文書檔案相比，有其自身的不同點(diǎn)。

一、信訪檔案的特點(diǎn)

信訪檔案是信訪工作的重要組成部分，加強(qiáng)信訪檔案工作的管理，可以充分發(fā)揮信訪工作的作用，從而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。它作為專門檔案，在國家檔案工作中發(fā)揮著特殊作用，占據(jù)特殊的地位。信訪檔案的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 真實(shí)性和全面性。信訪檔案真實(shí)記錄了不同時(shí)期的信訪活動(dòng)狀況，并提供了當(dāng)時(shí)信訪工作的一些處理方法和思路，還原了當(dāng)時(shí)信訪工作的實(shí)際情況，為以后的查考、研究、爭(zhēng)辯等提供了有效的資料支撐和證據(jù)。

2 .歷史性、價(jià)值性和依據(jù)性。信訪檔案是每個(gè)單位檔案的重要組成部分，它記錄了國家的發(fā)展過程以及國家在不同階段的政治、思想、文化和教育等方面的具體情況，是國家改革的重要依據(jù)，也可以直接的說信訪檔案見證了一個(gè)國家的發(fā)展與演變，真實(shí)歷史事件的記錄，為人類發(fā)展提供了巨大的財(cái)富。信訪檔案的原創(chuàng)性、可記錄性、知識(shí)性和信息性是直接反映了它的價(jià)值，這是國家發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的重要依據(jù)。

3 .信訪材料的交叉性。在處理同一來信來訪的過程中，涉及各個(gè)有聯(lián)系的條塊機(jī)關(guān)及經(jīng)不同領(lǐng)導(dǎo)人過問而產(chǎn)生的大量文字材料，有上級(jí)指派的，有本機(jī)關(guān)直接形成的，有聯(lián)辦或委托辦理的等等。

4 .產(chǎn)生時(shí)間的不確定性。一個(gè)機(jī)關(guān)每年產(chǎn)生的文件材料在辦理完畢后即可按時(shí)間一問題歸檔，但是很難定期進(jìn)行信訪材料的歸檔。出于同一人同一信訪材料，一方面在處理過程中會(huì)因其復(fù)雜程度而花費(fèi)一年甚至幾年以上的時(shí)間;另一方面，一些上訪老戶可能對(duì)它的處理不服，或者對(duì)目前的政策還不能滿足其要求，反復(fù)來信來訪，幾年后再“舊案重提”，無法結(jié)案。為了確保信訪材料的真實(shí)完整性，必須將不同時(shí)間形成的材料保存在同一案卷內(nèi)，這就使信訪材料在歸檔時(shí)很難按時(shí)間歸檔分類組卷。

二、信訪檔案的分類組卷方法

1 .從內(nèi)容上分析信訪材料

（1）個(gè)人要求類，主要體現(xiàn)在有要求組織解決歷史問題和希望組織上幫助解決生活上的問題。

（2）批評(píng)建議類，主要針對(duì)社會(huì)風(fēng)氣，各項(xiàng)建設(shè)等方面的批評(píng)，以及建議。

（3）檢舉控告類，主要是針對(duì)干部違背黨紀(jì)政紀(jì)的行為進(jìn)行指控的材料。在案件處理的過程中，我們將信訪材料從處理信訪問題的有關(guān)機(jī)關(guān)進(jìn)行分類，可分為四個(gè)部分：一是上級(jí)組織交辦的文件材料;二是自辦案件材料;三是聯(lián)辦案件材料;四是下級(jí)上報(bào)上級(jí)登記的案件材料，綜合來看，這是為了幫助我們?cè)谡頇n案過程中，正確選取材料的來源。

2 .按處理信訪案件的自然法則分析信訪材料

（1）信訪者材料。信訪工作機(jī)構(gòu)的工作人員需要保存好信訪者的信件完好無損，以便將來查證郵寄的時(shí)間和地址，并與信件同時(shí)寄來的其他材料，例如照片，實(shí)物等，都進(jìn)行編號(hào)并存檔，并在備注表中注明。

（2）辦案材料。在處理信訪案件的初期，形成的登記審批單，由本部門立案函;上級(jí)部門立案交接函，須上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)交辦案件的批短期保存準(zhǔn)文件等，這些材料可以保存很短的時(shí)間。在處理或催辦過程中形成的材料，通常具有聯(lián)辦案的記錄;對(duì)信訪者的復(fù)信和答復(fù);調(diào)查期間形成的文件材料，包括文字、聲像、實(shí)物等實(shí)物材料，應(yīng)收集收集齊全并進(jìn)行歸檔。

（3）結(jié)案材料。它包括：結(jié)案單，結(jié)案報(bào)告或調(diào)查處理建議以及對(duì)信訪人的處理決定，以及信訪人對(duì)處理的意見等，這部分材料一般是長(zhǎng)期保存的。

三、結(jié)論

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)矛盾不斷出現(xiàn)。但是，在中國社會(huì)主義和諧氛圍中，擴(kuò)寬了人民群眾的訴求渠道。信訪檔案工作者必須加深對(duì)信訪檔案作用的認(rèn)識(shí)，不斷提高信訪檔案管理水平，使信訪檔案工作為振興經(jīng)濟(jì)，提高人民生活水平，維護(hù)人民利益和社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供指導(dǎo)，密切聯(lián)系人民群眾，更好地維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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