信訪檔案的特點及其分類組卷方法

馮洪昌

摘要：我國堅持社會主義的核心價值觀，人民群眾當家作主，重視民生。很早以前，我國有關(guān)部門已經(jīng)建立了信訪檔案，即群眾和單位向有關(guān)部門來信來訪時形成的書面材料。特別是國家機關(guān)經(jīng)常收到群眾的來信和接待群眾的來訪，記錄了大量書面材料，必須對其進行有效處理，并且對記錄的材料進行有序分類整理、編制目錄以形成檔案。隨著改革開放的不斷深入，新問題層出不窮，信訪檔案的作用也發(fā)生了新的變化和新的發(fā)展趨勢。在這個過程中，如何快速分析信息的有效性和合理進行分類管理是一個大問題。為了處理大量的信訪檔案，如何去粗取精，正確識別其價值并合理分類組卷，首先分析信訪檔案的特點，然后提出了合理的分類組卷方法，實現(xiàn)了信訪檔案的正確處理和有效利用。

關(guān)鍵詞：信訪檔案;特點;組卷;方法

引言

隨著我國民主建設(shè)的加強，使得人民參與管理和監(jiān)督各項國家工作的能力得到增強。但是，隨著社會的轉(zhuǎn)型，利益變化和改革的深入，出現(xiàn)了許多矛盾和問題，人民通過不同的方式體現(xiàn)到信訪工作中，目前呈現(xiàn)了復雜和多元化的特點。隨著信訪材料的不斷增加，如何確定其價值并快速提取有效信息是做好信訪檔案工作的首位。信訪檔案的文字、圖表、事物、聲像等真實記錄，是機關(guān)在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中保存起來的具有查考利用價值的。隨著我國民主建設(shè)的加強，人民當家作主，參與管理和監(jiān)督各項工作和國家工作人員的權(quán)力，也不斷得到加強。由此產(chǎn)生的信訪檔案，無論是數(shù)量，內(nèi)容還是載體形式上，都變得越來越龐大，越來越紛繁復雜。對大量的信訪材料，如何去粗取精，正確鑒別其價值并合理分類組卷，既防止有文必檔，還可以確保檔案材料齊全完整性。這是信訪材料歸檔整理過程中較難把握的問題，與整理機關(guān)中其他文書檔案相比，有其自身的不同點。

一、信訪檔案的特點

信訪檔案是信訪工作的重要組成部分，加強信訪檔案工作的管理，可以充分發(fā)揮信訪工作的作用，從而促進社會的發(fā)展進步。它作為專門檔案，在國家檔案工作中發(fā)揮著特殊作用，占據(jù)特殊的地位。信訪檔案的特點主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 真實性和全面性。信訪檔案真實記錄了不同時期的信訪活動狀況，并提供了當時信訪工作的一些處理方法和思路，還原了當時信訪工作的實際情況，為以后的查考、研究、爭辯等提供了有效的資料支撐和證據(jù)。

2 .歷史性、價值性和依據(jù)性。信訪檔案是每個單位檔案的重要組成部分，它記錄了國家的發(fā)展過程以及國家在不同階段的政治、思想、文化和教育等方面的具體情況，是國家改革的重要依據(jù)，也可以直接的說信訪檔案見證了一個國家的發(fā)展與演變，真實歷史事件的記錄，為人類發(fā)展提供了巨大的財富。信訪檔案的原創(chuàng)性、可記錄性、知識性和信息性是直接反映了它的價值，這是國家發(fā)展和社會進步的重要依據(jù)。

3 .信訪材料的交叉性。在處理同一來信來訪的過程中，涉及各個有聯(lián)系的條塊機關(guān)及經(jīng)不同領(lǐng)導人過問而產(chǎn)生的大量文字材料，有上級指派的，有本機關(guān)直接形成的，有聯(lián)辦或委托辦理的等等。

4 .產(chǎn)生時間的不確定性。一個機關(guān)每年產(chǎn)生的文件材料在辦理完畢后即可按時間一問題歸檔，但是很難定期進行信訪材料的歸檔。出于同一人同一信訪材料，一方面在處理過程中會因其復雜程度而花費一年甚至幾年以上的時間;另一方面，一些上訪老戶可能對它的處理不服，或者對目前的政策還不能滿足其要求，反復來信來訪，幾年后再“舊案重提”，無法結(jié)案。為了確保信訪材料的真實完整性，必須將不同時間形成的材料保存在同一案卷內(nèi)，這就使信訪材料在歸檔時很難按時間歸檔分類組卷。

二、信訪檔案的分類組卷方法

1 .從內(nèi)容上分析信訪材料

（1）個人要求類，主要體現(xiàn)在有要求組織解決歷史問題和希望組織上幫助解決生活上的問題。

（2）批評建議類，主要針對社會風氣，各項建設(shè)等方面的批評，以及建議。

（3）檢舉控告類，主要是針對干部違背黨紀政紀的行為進行指控的材料。在案件處理的過程中，我們將信訪材料從處理信訪問題的有關(guān)機關(guān)進行分類，可分為四個部分：一是上級組織交辦的文件材料;二是自辦案件材料;三是聯(lián)辦案件材料;四是下級上報上級登記的案件材料，綜合來看，這是為了幫助我們在整理檔案過程中，正確選取材料的來源。

2 .按處理信訪案件的自然法則分析信訪材料

（1）信訪者材料。信訪工作機構(gòu)的工作人員需要保存好信訪者的信件完好無損，以便將來查證郵寄的時間和地址，并與信件同時寄來的其他材料，例如照片，實物等，都進行編號并存檔，并在備注表中注明。

（2）辦案材料。在處理信訪案件的初期，形成的登記審批單，由本部門立案函;上級部門立案交接函，須上級領(lǐng)導對交辦案件的批短期保存準文件等，這些材料可以保存很短的時間。在處理或催辦過程中形成的材料，通常具有聯(lián)辦案的記錄;對信訪者的復信和答復;調(diào)查期間形成的文件材料，包括文字、聲像、實物等實物材料，應收集收集齊全并進行歸檔。

（3）結(jié)案材料。它包括：結(jié)案單，結(jié)案報告或調(diào)查處理建議以及對信訪人的處理決定，以及信訪人對處理的意見等，這部分材料一般是長期保存的。

三、結(jié)論

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，社會矛盾不斷出現(xiàn)。但是，在中國社會主義和諧氛圍中，擴寬了人民群眾的訴求渠道。信訪檔案工作者必須加深對信訪檔案作用的認識，不斷提高信訪檔案管理水平，使信訪檔案工作為振興經(jīng)濟，提高人民生活水平，維護人民利益和社會穩(wěn)定服務(wù)，為領(lǐng)導決策提供指導，密切聯(lián)系人民群眾，更好地維護社會穩(wěn)定，促進經(jīng)濟更好更快發(fā)展。

參考文獻：

[1]陳秀芝.淺談信訪檔案的特點與作用[J].機電兵船檔案，2007（10）.

[2]陳彩霞，徐榮川.淺談信訪檔案的特點與管理[J].浙江檔案，2000（4）.