如何提升辦公室文書檔案管理水平

馬南

摘要：事業(yè)單位為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的發(fā)展要求需要采取措施來(lái)提高辦公室文書檔案管理的水平。本文闡述了當(dāng)前在事業(yè)單位中辦公室文書檔案管理存在的問(wèn)題，并分析了提升辦公室文書檔案管理水平的具體途徑與方法。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案管理;方法途徑

前言：

辦公室文書檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的環(huán)節(jié)，文書檔案包含各類發(fā)文原件、會(huì)議記錄以及財(cái)務(wù)、人事變動(dòng)活動(dòng)等資料信息，因此需要清晰認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位當(dāng)前在文書檔案管理中的問(wèn)題并積極采取正確措施加以解決，以提高辦公室文書檔案管理水平，保障事業(yè)單位得以長(zhǎng)久、穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文書檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書檔案管理制度有待完善

事業(yè)單位的文書檔案管理工作大多由文員負(fù)責(zé)，但文員本身就有較為繁雜的工作，這導(dǎo)致檔案管理工作易出現(xiàn)錯(cuò)誤且效率低下。并且不規(guī)范的管理環(huán)境與流程導(dǎo)致文書檔案經(jīng)常與其他資料、材料等堆放在一起，使文書檔案的安全性得不到保證。在文書檔案中會(huì)有一些涉及事業(yè)單位機(jī)密的信息，而雜亂無(wú)章的管理易發(fā)生機(jī)密文件泄露或丟失的問(wèn)題。

（二）文書檔案信息化程度有待提高

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于生活中的各個(gè)領(lǐng)域，因此辦公室文書檔案管理也應(yīng)該逐漸朝著信息化的方向發(fā)展[1]。但是現(xiàn)階段一些事業(yè)單位沒(méi)有充分的利用信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行文書管理，導(dǎo)致文書檔案管理效率較低，逐漸不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求。

（三）對(duì)文書檔案管理的重視程度需加強(qiáng)

當(dāng)前，一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不高，并且沒(méi)有對(duì)文書檔案管理的工作進(jìn)行一個(gè)良好的規(guī)劃和部署，由于文書檔案管理的工作內(nèi)容較多，如果沒(méi)有對(duì)檔案管理做出一個(gè)合理的規(guī)劃，那么就會(huì)影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（四）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)高低直接影響著事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。在實(shí)際的工作中一些檔案管理人員并沒(méi)有熟練的掌握文書檔案管理的相關(guān)知識(shí)與信息化辦公軟件的操作技術(shù)，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率低下。此外一些事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到，想要從整體上提高文書檔案管理團(tuán)隊(duì)的水平就要積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)型人才，不能盲目招聘要重視人才建設(shè)問(wèn)題。

二、提升辦公室文書檔案管理水平的具體措施

（一）完善文書檔案管理制度

首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，結(jié)合單位自身的發(fā)展要求與實(shí)際情況完善文書檔案管理的制度，并規(guī)范文書檔案管理的工作流程，明確管理人員的工作責(zé)任。對(duì)文件檔案的建立、更改、保管期限等相關(guān)工作都有制定標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，使管理人員在實(shí)際的檔案管理中都有章可依。最大程度的保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、實(shí)效性與安全性。

（二）利用信息化技術(shù)創(chuàng)新文書檔案管理方式

為了更好的實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)和改進(jìn)辦公室文書檔案管理的工作，需要在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理軟件[2]。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的要求，因此要應(yīng)用科學(xué)、合理的管理軟件實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理。有效的減少檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象，使文書檔案管理的工作效率得以大大提高。同時(shí)在選擇信息化管理軟件時(shí)事業(yè)單位要進(jìn)行做好對(duì)比分析的工作，在選擇信息化的管理軟件時(shí)要結(jié)合單位自身的工作環(huán)境、工作方式、工作內(nèi)容等，以確保后續(xù)管理工作得以良好的進(jìn)行，以更好的發(fā)揮先進(jìn)信息化管理軟件的作用，保證事業(yè)單位文書檔案管理的有效落實(shí)。

（三）強(qiáng)化檔案文書收集工作

收集與歸檔是文書檔案管理工作中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，因此為了提高文書檔案管理的水平必須規(guī)范檔案收集與歸檔的工作。需要管理人員做好以下三項(xiàng)工作：一是對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，將文書檔案按照相應(yīng)的類目，并統(tǒng)一格式妥善保管。二是規(guī)范行文流程，對(duì)文件選用、編號(hào)、附件等格式內(nèi)容均進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定，并且管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，方便日后對(duì)文書檔案的查詢與使用。三是對(duì)目錄進(jìn)行編號(hào)，利用計(jì)算機(jī)中的檔案管理軟件對(duì)文書檔案建立數(shù)字化檢索體系，促使實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理的信息化與自動(dòng)化，并應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理。

（四）加強(qiáng)文書檔案信息安全的防范意識(shí)

對(duì)檔案的安全管理也是事業(yè)單位文書檔案管理工作中非常重要的內(nèi)容，并且檔案安全管理工作要嚴(yán)格依照國(guó)家的相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行管理，在檔案的收集、管理、檢索、查閱等環(huán)節(jié)都要建立嚴(yán)密的檔案安全管理制度，以更好的約束相關(guān)管理人員的行為，使文書檔案的安全得到保障。同時(shí)要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)。例如事業(yè)單位要定期舉辦文書檔案管理的相關(guān)講座或培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平，提高文書檔案管理的安全意識(shí)，設(shè)置文書檔案管理的監(jiān)督職位，安排專門負(fù)責(zé)檔案信息安全的人員，有效保障對(duì)文書檔案的安全管理。此外要對(duì)重要的文書檔案進(jìn)行加密處理，在計(jì)算機(jī)中安裝防火墻，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，防止重要的檔案信息被攻擊和破壞，檔案工作人員要熟練的掌握防攻擊的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，避免局部網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)全局網(wǎng)絡(luò)安全造成嚴(yán)重的影響，以確保事業(yè)單位的信息安全。

（五）管理人員提高自身的綜合素養(yǎng)

文書檔案管理人員要建立網(wǎng)絡(luò)化思維、應(yīng)用好現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)提高自身的檔案管理水平，進(jìn)而提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，同時(shí)幫助管理人員樹(shù)立責(zé)任意識(shí)。管理人員要從以前只會(huì)單純的收集檔案轉(zhuǎn)向?qū)W會(huì)分析和挖掘檔案信息價(jià)值的方向轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理方法只是簡(jiǎn)單的復(fù)制和查閱，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代化發(fā)展的要求，因此檔案管理部門要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而對(duì)檔案進(jìn)行更加精準(zhǔn)的管理，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。

總結(jié)：

綜上所述，提高辦公室文書檔案的管理水平可以促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。為了適應(yīng)信息化時(shí)代的管理要求，需要事業(yè)單位完善文書檔案管理的制度、積極利用信息化手段使文書檔案管理工作朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，同時(shí)注重提高管理人員的工作效率與綜合素質(zhì)，全方位的提升文書檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]單軍.淺談如何提升企業(yè)辦公室文書檔案管理的效率[J].中外企業(yè)家，2017（28）：82+89.

[2]王慧.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：97.