集團(tuán)公司資料信息存管信箱體系研究

文/邱聳，同方股份有限公司

集團(tuán)公司的出現(xiàn)使得企業(yè)的信息量呈現(xiàn)出幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)。進(jìn)而產(chǎn)生如資料信息量龐大，存放地域分散，信息、數(shù)據(jù)碎片化凸顯，各企業(yè)管理口徑不同步、不統(tǒng)一、不規(guī)范等一系列問(wèn)題，集團(tuán)公司與各下屬企業(yè)之間的信息不對(duì)稱(chēng)，嚴(yán)重影響了總部的決策效率和決策準(zhǔn)確性。

資料信息存管信箱體系（以下簡(jiǎn)稱(chēng)信箱體系）是一種融合了企業(yè)生命周期、鏡像檢索和網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)等理論創(chuàng)新出來(lái)的一種資料信息存管體系，該體系是通過(guò)對(duì)資料的鏡像跟蹤實(shí)現(xiàn)對(duì)全公司宏觀信息管理的一種方法，可成為集團(tuán)總部跟蹤和管理各下屬企業(yè)資料信息的可選方式之一，同時(shí)也為對(duì)標(biāo)和考評(píng)提供了客觀依據(jù)。

1 集團(tuán)公司資料信息管理的難點(diǎn)

1.1 信息量大、難以把握

集團(tuán)規(guī)模越大，涉獵行業(yè)越廣，信息量就越大，如此龐大且不斷增長(zhǎng)的信息量，使很多集團(tuán)總部往往疲于應(yīng)對(duì)，進(jìn)而產(chǎn)生信息不對(duì)稱(chēng)、辦事效率地、決策風(fēng)險(xiǎn)大等一系列問(wèn)題，一些公司試圖通過(guò)分權(quán)管理來(lái)化解信息淤積的難題，但分權(quán)管理又造成集團(tuán)總部很難完整、直觀的看到各公司資料信息情況，很難從整體上把握發(fā)展進(jìn)程，并不能從根本上解決信息淤積與宏觀管理之間的矛盾。

1.2 路徑不暢、信息孤島

作為產(chǎn)生資料信息的一線(xiàn)企業(yè)和一線(xiàn)工作人員，缺少必要的資料存儲(chǔ)機(jī)制和信息傳遞渠道，產(chǎn)生的一手資料信息甚至很多都保存在相關(guān)工作人員的個(gè)人電腦中，形成了“信息孤島”，使得信息在橫向企業(yè)間和縱向上下級(jí)間很難實(shí)現(xiàn)有效流轉(zhuǎn)，資源共享變得遙不可及。同時(shí)，企業(yè)工作人員的流動(dòng)，也使資料信息不可避免的會(huì)出現(xiàn)外泄、丟失、損毀等現(xiàn)象，給集團(tuán)公司帶來(lái)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)和利益損失。

1.3 形式各異、效率不高

集團(tuán)公司各下屬企業(yè)很多都是獨(dú)立法人單位，有自己的一套管理體系和機(jī)制，對(duì)于資料信息的管理也形式各異、力度有別。集團(tuán)總部在檢索和收集特定資料信息時(shí)往往會(huì)面對(duì)五個(gè)“難”，即：精準(zhǔn)定位難、人員對(duì)接難、完整提取難、及時(shí)反應(yīng)難和準(zhǔn)確提供難。上述問(wèn)題嚴(yán)重影響了集團(tuán)總部信息獲取的效率。

1.4 各成體系、不易對(duì)比

集團(tuán)公司各下屬企業(yè)之間相對(duì)獨(dú)立經(jīng)營(yíng)，不易開(kāi)展橫向比較或?qū)?biāo)管理，使得成熟的企業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)很難對(duì)管理水平薄弱的企業(yè)起到借鑒作用。集團(tuán)總部雖然為更高一級(jí)管理平臺(tái)，可以履行信息共享和管理指導(dǎo)的職能，但受限于資料信息的不完整、不統(tǒng)一等因素，也很難從真正意義上承擔(dān)起樹(shù)立標(biāo)桿、彌補(bǔ)短板的任務(wù)。

2 信箱體系的介紹

信箱體系的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)是通過(guò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)連接的一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的資料目錄表格，目錄表格的橫向是企業(yè)典型的生命周期，可分為：前期、籌備/建設(shè)/投資期、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)期、整合/退出期。各個(gè)時(shí)期分別以“A、B、C、D”代表。目錄表格的縱向是企業(yè)典型的資料類(lèi)別，可分為：基本資料、決策資料、數(shù)據(jù)資料、管理文件、合同協(xié)議、圖紙規(guī)范、證照票據(jù)、批復(fù)核準(zhǔn)和其他資料。各項(xiàng)資料分別以“1、2、3、4、5、6、7、8、9”代表，各集團(tuán)公司還可以根據(jù)具體的行業(yè)類(lèi)型和業(yè)務(wù)形式做相應(yīng)調(diào)整或增減，本文僅以上述提到的分類(lèi)進(jìn)行舉例論述。橫向與縱向的交集就形成了從A1到D9的36項(xiàng)代碼，因?yàn)檎麄€(gè)結(jié)構(gòu)類(lèi)似于“信箱”，故稱(chēng)為“信箱體系”。如下圖所示：

圖1 信箱體系基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)

企業(yè)可以根據(jù)上述目錄表格中的代碼，運(yùn)用Excel軟件進(jìn)一步編制資料登記的工作子表。如下圖所示：

圖2 公司基本信息工作子表（舉例）

資料信息體系的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)：是指將各下屬企業(yè)的信箱體系通過(guò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)與集團(tuán)總部信息管理部門(mén)相連接，期間還可根據(jù)集團(tuán)公司的具體組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行多層整理，進(jìn)而形成一套完整的資料信息跟蹤系統(tǒng)。如下圖所示：

圖3 資料信息體系的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)

3 信箱體系的優(yōu)勢(shì)

3.1 整體把握、有效評(píng)價(jià)

信箱體系通過(guò)將企業(yè)生命周期與主要資料類(lèi)別進(jìn)行組合，能夠比較清晰、完整的呈現(xiàn)出企業(yè)從誕生到退出各個(gè)階段，各項(xiàng)登記資料的完整情況，避免了資料信息的遺漏。集團(tuán)總部通過(guò)可視化的資料臺(tái)賬，可以很方便的通過(guò)跟蹤和觀察目標(biāo)企業(yè)資料狀況和更新情況，從宏觀層面判斷該企業(yè)的工作進(jìn)展情況，進(jìn)而作出客觀評(píng)價(jià)。

3.2 鏡像管理、避免過(guò)載

集團(tuán)總部定期收集的只是各下屬企業(yè)資料信息的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，類(lèi)似于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的 “鏡像”，每一個(gè)鏡像的背后都是一個(gè)或一套資料信息，而這些資料信息的原件分散保存或備份在特定的存儲(chǔ)單元中，而鏡像本身并不占用存儲(chǔ)空間，鏡像與資料信息之間通過(guò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)相連接，使得集團(tuán)總部可以很容易的通過(guò)對(duì)“鏡像”的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料信息的間接把控，避免大量資料信息匯集到總部造成信息過(guò)載等問(wèn)題。

3.3 形式統(tǒng)一、高效檢索

通過(guò)向全集團(tuán)推廣和應(yīng)用“信箱體系”，可以在整體上規(guī)范和統(tǒng)一資料信息管理的基本形式。優(yōu)勢(shì)在于：首先，有利于集團(tuán)總部按照相同路徑向各個(gè)不同的下屬企業(yè)檢索和收集資料，提高了資料信息傳遞的效率；第二，有利于在集團(tuán)內(nèi)部形成一致的資料信息統(tǒng)計(jì)和管理口徑，降低管理成本。

3.4 橫向比對(duì)，樹(shù)立標(biāo)桿

集團(tuán)總部根據(jù)各個(gè)下屬企業(yè)的資料信息臺(tái)賬可以很方便的進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，尤其是?duì)于同屬于一個(gè)行業(yè)，規(guī)模、屬性相似的企業(yè)，對(duì)比的效果更佳明顯，很容易捕捉到參與對(duì)比的企業(yè)之間各自的優(yōu)點(diǎn)和薄弱點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上還易于樹(shù)立標(biāo)桿企業(yè)，實(shí)現(xiàn)正向激勵(lì)。

3.5 資源共享、揚(yáng)長(zhǎng)“補(bǔ)”短

集團(tuán)總部對(duì)資料信息的宏觀管理，有利于實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部資源共享，在特定信息分享權(quán)限機(jī)制的約束下，最大程度將各個(gè)企業(yè)的信息、資源、方法和經(jīng)驗(yàn)等匹配給其他有需求的企業(yè)，快速補(bǔ)齊企業(yè)短板，提高資源效率，促進(jìn)整體發(fā)展。

3.6 用途廣泛、兼容性強(qiáng)

信箱體系雖然是一種統(tǒng)一、規(guī)范的資料信息管理方式，但其內(nèi)在形式也有一定的靈活性，各個(gè)集團(tuán)公司和企業(yè)可以根據(jù)各自特點(diǎn)調(diào)整或增減登記表的橫列和縱列內(nèi)容，亦可以調(diào)整或增減各個(gè)exce l工作子表的格式或內(nèi)容，只要做到形式統(tǒng)一，完整充分即可。同時(shí)，該信箱體系作為一套資料信息管理方法，與例如OA等辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不沖突，也不重復(fù)，還可以與其他管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)配合或補(bǔ)充，具有較強(qiáng)的兼容性。

4 實(shí)施的要點(diǎn)或難點(diǎn)

4.1 體系全面實(shí)施難推廣

信箱體系在集團(tuán)全面推廣可能會(huì)面臨阻力，原因在于：一是登記、匯總和管理資料信息會(huì)增加一線(xiàn)企業(yè)的工作量，甚至還要委派專(zhuān)人負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作；二是引入新的資料信息管理體系可能會(huì)打破企業(yè)原有的管理體系。因此，短期內(nèi)全面推行該管理方式有一定困難，需要循序漸進(jìn)、留出適應(yīng)和調(diào)整的過(guò)程。

4.2 原始資料上傳難監(jiān)管

信箱體系有效運(yùn)行的基礎(chǔ)在于各個(gè)一線(xiàn)工作人員能夠自覺(jué)的、持續(xù)的、準(zhǔn)確的、完整的將各自的一手資料及時(shí)上傳至信箱體系，但相關(guān)工作人員是否能充分履行職責(zé)，很難監(jiān)控。同時(shí)，上傳資料的質(zhì)量和所處階段也會(huì)有所差異，給信箱體系的整體準(zhǔn)確性帶來(lái)影響。

4.3 資料信息質(zhì)量難篩選

由于資料信息的原始存檔文件分布在各個(gè)存管單元中，通過(guò)信箱體系管理的僅僅是各個(gè)信息點(diǎn)的“鏡像”，屬于間接管理，所以一線(xiàn)企業(yè)的上級(jí)管理平臺(tái)和集團(tuán)總部在不啟動(dòng)具體資料檢索程序時(shí)，很難界定某些資料的真實(shí)性、完整性和可靠性，對(duì)于資料信息的質(zhì)量難以批量篩選。

4.4 資源共享權(quán)限難界定

各個(gè)企業(yè)資料信息很多都涉及到商業(yè)秘密，即使是辦法流程等管理資料，也是各個(gè)企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和智慧總結(jié)，具有一定的價(jià)值，無(wú)條件的共享是不可能實(shí)現(xiàn)的。資源的共享需要另外建立一套約束機(jī)制和有償使用機(jī)制。但是，由于資源本身價(jià)值難于界定，同時(shí)又因?yàn)榧瘓F(tuán)總部通過(guò)信箱體系僅僅管理的是資料信息的“鏡像”，資料的具體內(nèi)容并不完全知曉，這就造成了作為資源共享平臺(tái)的集團(tuán)總部很難界定哪些信息是可以共享的？哪些信息是有限共享的？哪些信息是公開(kāi)共享的？資源的共享能夠給提供方和需求方各自帶來(lái)哪些益處、哪些效果，各方應(yīng)獲得哪些回報(bào)？

5 相關(guān)建議

5.1 自上而下、循序漸進(jìn)、試點(diǎn)測(cè)試

新式管理體系的推廣必然面臨諸多阻力，一是需要得到集團(tuán)管理層的重視和支持，自上而下的進(jìn)行推廣和實(shí)施方能見(jiàn)成效；二是各下屬企業(yè)在原有管理體系基礎(chǔ)上，變更新的管理方式需要有適應(yīng)和調(diào)整過(guò)程，這個(gè)過(guò)程可能長(zhǎng)、可能短，可能順利也可能阻力重重，需要循序漸進(jìn)，一邊推進(jìn)一邊調(diào)整、優(yōu)化，不適于搞一刀切；三是向全集團(tuán)推廣之前也可以選取某些有代表性的行業(yè)和企業(yè)做試點(diǎn)測(cè)試，通過(guò)一段時(shí)間的測(cè)試，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，為全面推廣和實(shí)施總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

5.2 提高自動(dòng)化水平、降低人工工作量

信箱體系可以與集團(tuán)公司內(nèi)部使用的各種自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)性對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資料信息自動(dòng)錄入、動(dòng)態(tài)調(diào)整、同步上傳、智能檢索等功能，提高信箱體系的自動(dòng)化、智能化水平，提高管理效率，減少工作量和人工誤差，降低管理成本。

5.3 激勵(lì)措施、專(zhuān)人管理、對(duì)接終點(diǎn)

首先，針對(duì)原始信息錄入難監(jiān)管問(wèn)題，可以引入適合的激勵(lì)措施，為能夠持續(xù)、完整、及時(shí)上傳資料信息的有關(guān)人員提供一定的激勵(lì)或獎(jiǎng)勵(lì)，促使每個(gè)一線(xiàn)員工能夠重視該項(xiàng)工作的重要意義，從按要求履行職責(zé)逐漸發(fā)展成為習(xí)慣性的工作方式。第二，各個(gè)企業(yè)亦應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)職的資料信息管理人員，專(zhuān)職負(fù)責(zé)匯總、整理和篩選本企業(yè)各項(xiàng)信息，按照規(guī)定期限開(kāi)展資料信息盤(pán)點(diǎn)、對(duì)賬工作，并開(kāi)展資料信息的備份等工作。第三，為保證上傳資料信息的質(zhì)量，建議與各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的終點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行對(duì)接，保證所獲資料信息是最終版本。

5.4 理清權(quán)限、制定機(jī)制、嚴(yán)格保密

資源的共享必須要有保密權(quán)限的限制，根據(jù)資料信息的性質(zhì)，科學(xué)設(shè)置不同的保密級(jí)別，各項(xiàng)資料信息再在上傳之初就應(yīng)該標(biāo)明保密類(lèi)別，方便后續(xù)區(qū)分。因?yàn)楦黜?xiàng)資源都具有自身價(jià)值，所以還要設(shè)置相應(yīng)的有償使用機(jī)制，使得各方均能夠因?yàn)橘Y源共享獲得應(yīng)得利益。作為資料信息的最高管理平臺(tái)，集團(tuán)總部應(yīng)委派專(zhuān)職管理部門(mén)，按照保密要求，對(duì)各個(gè)下屬企業(yè)上傳的資料信息嚴(yán)格履行保密制度。

6 結(jié)語(yǔ)

“信箱體系”作為一種面向大型集團(tuán)公司的資料信息管理方式，可以有效的幫助集團(tuán)總部豐富宏觀管理手段、提高管理效率、共享信息資源。在管理實(shí)踐中具有重要的指導(dǎo)意義。