基于財(cái)務(wù)共享模式下物流控股公司優(yōu)化內(nèi)部控制的研究

江蘇連云港港物流控股有限公司

目前港口控股集團(tuán)公司下設(shè)眾多分子公司，同時(shí)集團(tuán)公司還投資控股數(shù)家多元經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)的企業(yè)，港口集團(tuán)公司規(guī)模日益龐大，隨之而來(lái)的是各種管理費(fèi)用不斷攀升、集團(tuán)公司對(duì)分子公司財(cái)務(wù)情況掌控的難度增加，集團(tuán)公司根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際，力爭(zhēng)在管理方法上有所創(chuàng)新和突破，財(cái)務(wù)共享中心這種財(cái)務(wù)管理模式成為了化解問(wèn)題有效方法。財(cái)務(wù)共享中心讓各分子公司的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員從核算中解放出來(lái)，保證各公司穩(wěn)健有效發(fā)展、加強(qiáng)集團(tuán)公司的各維度管理控制方面起著日漸顯著的作用。在財(cái)務(wù)共享中心建成運(yùn)營(yíng)后，物流控股公司作為港口集團(tuán)的首批試點(diǎn)單位，隨著財(cái)務(wù)管理體系的變化，其財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制也需要進(jìn)一步轉(zhuǎn)型和優(yōu)化。

一、建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的意義

集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心在建成后，將包括以下職能部門(mén)：費(fèi)用組、存貨資產(chǎn)組、收入組、總賬報(bào)表組、運(yùn)營(yíng)管理組和戰(zhàn)略支持組。財(cái)務(wù)共享中心具有以下幾個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)。

一是全面提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。成立財(cái)務(wù)共享中心的主要目的就是規(guī)范核算原則，合并同類會(huì)計(jì)工作事項(xiàng)，有專人專職分工合作，減少了個(gè)體因素影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。由于各分子公司的業(yè)務(wù)類型千差萬(wàn)變，為了滿足各家核算需求，求同的同時(shí)通過(guò)款項(xiàng)性質(zhì)和輔助核算等功能在共享中心進(jìn)行充分討論根據(jù)制度要求統(tǒng)一添加，也就是將財(cái)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、統(tǒng)一化，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，利用制度、系統(tǒng)來(lái)確保會(huì)計(jì)信息真實(shí)性，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

二是風(fēng)險(xiǎn)管控能力不斷增強(qiáng)。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下，集團(tuán)中的各個(gè)分子公司雖然在財(cái)務(wù)制度上保持了一致，但在具體操作環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié)上差異很大，從而致使集團(tuán)公司在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一致性和真實(shí)性方面會(huì)存在一定的偏差。建立財(cái)務(wù)共享中心后，所有分子公司的財(cái)務(wù)核算職能都?xì)w集在財(cái)務(wù)共享中心，執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程，集團(tuán)公司和分子公司可以同時(shí)進(jìn)行監(jiān)控，保證集團(tuán)公司整體與分子公司都能夠得到真實(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)，方便集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)據(jù)此選擇戰(zhàn)略方案，不斷提高集團(tuán)公司的管控和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。

三是業(yè)財(cái)融合促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接，有利于基層財(cái)務(wù)人員及時(shí)掌握第一手業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)共享中心可以跨地域、跨部門(mén)、跨單位整合數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)形成各分子公司的分析報(bào)告。財(cái)務(wù)共享中心戰(zhàn)略組及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行分析和研判，形成財(cái)務(wù)管理的分析報(bào)告，為集團(tuán)公司管理層的戰(zhàn)略決策提供支持，同時(shí)也可以為各分子公司存在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)提供預(yù)警和建議，使財(cái)務(wù)管理更有利的為公司核心業(yè)務(wù)進(jìn)行服務(wù)，創(chuàng)造價(jià)值。

二、財(cái)務(wù)共享模式下集團(tuán)分子公司財(cái)務(wù)工作變化

集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建成以后，對(duì)物流控股公司的財(cái)務(wù)管理體制將帶來(lái)較大影響，因此物流控股公司財(cái)務(wù)工作的組織結(jié)構(gòu)及運(yùn)營(yíng)模式也要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

一是財(cái)務(wù)核算錄入工作剝離。原本物流控股公司的財(cái)務(wù)人員要面對(duì)大量的會(huì)計(jì)憑證的核實(shí)和錄入，但在財(cái)務(wù)共享的模式下，憑證核算的職能上移到財(cái)務(wù)共享中心。報(bào)賬員發(fā)起報(bào)賬流程，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員通過(guò)審核表單的要素規(guī)范對(duì)應(yīng)，經(jīng)過(guò)公司逐級(jí)審批后，流程流轉(zhuǎn)至集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心，財(cái)務(wù)共享中心核算人員可以通過(guò)影像系統(tǒng)查看單據(jù)，利用金蝶系統(tǒng)對(duì)憑證摘要、科目名稱等信息要素，對(duì)財(cái)務(wù)憑證進(jìn)行自動(dòng)采集和生成。

二是分子公司資金支付職能剝離。在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心前，物流控股公司的資金支出僅需要通過(guò)本公司業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審核簽批流轉(zhuǎn)至公司經(jīng)營(yíng)管理部，由經(jīng)營(yíng)管理部的財(cái)務(wù)人員根據(jù)各分子公司上報(bào)的資金預(yù)算在額度范圍內(nèi)進(jìn)行籌措并支付，主要支付的方式有承兌匯票、電匯、網(wǎng)銀支付等。在財(cái)務(wù)共享中心模式下，物流控股的分子公司業(yè)務(wù)部門(mén)仍然保留會(huì)上報(bào)資金預(yù)算工作，其作用主要是作為集團(tuán)公司對(duì)業(yè)務(wù)開(kāi)展所需資金籌措管理一個(gè)依據(jù)，在額度范圍內(nèi)業(yè)務(wù)人員發(fā)起付款申請(qǐng)，逐級(jí)審批結(jié)束后流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享中心，資金支付由財(cái)務(wù)共享中心出納核算崗和復(fù)核崗采用網(wǎng)銀支出或提交“財(cái)司”等付款模式統(tǒng)一進(jìn)行付款。

三是物流控股公司會(huì)計(jì)控制職能弱化。在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心前，物流控股公司行政事務(wù)部管理公司的固定資產(chǎn)、在建工程等物質(zhì)資產(chǎn)，經(jīng)營(yíng)管理部主要負(fù)責(zé)物質(zhì)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)監(jiān)督和全公司現(xiàn)金流的財(cái)務(wù)管理，并對(duì)資產(chǎn)和現(xiàn)金流進(jìn)行確認(rèn)核算，因此相關(guān)會(huì)計(jì)信息的控制職能是健全的。但在財(cái)務(wù)共享模式下，物流控股公司的經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)只需要對(duì)原始憑證進(jìn)行初審，對(duì)資產(chǎn)物質(zhì)流、資金流確認(rèn)、計(jì)量、報(bào)告均由財(cái)務(wù)共享中心負(fù)責(zé)，因此會(huì)計(jì)處理是否符合物流公司的相關(guān)財(cái)務(wù)制度，對(duì)經(jīng)營(yíng)成果評(píng)估和上報(bào)等會(huì)計(jì)控制職能均予以弱化。

三、物流控股公司內(nèi)部控制體系問(wèn)題分析

物流控股公司以打造綜合實(shí)力領(lǐng)先的現(xiàn)代物流服務(wù)平臺(tái)為目標(biāo)，公司目前形成了貨運(yùn)代理、內(nèi)外貿(mào)易、報(bào)關(guān)報(bào)檢、保稅物流、倉(cāng)儲(chǔ)監(jiān)管、木材倉(cāng)儲(chǔ)和加工等業(yè)務(wù)，致力于為國(guó)內(nèi)外客戶提供安全、高效、精準(zhǔn)、便捷的綜合物流服務(wù)。逐步打造成為連云港口岸物流行業(yè)業(yè)務(wù)延伸最遠(yuǎn)、經(jīng)營(yíng)范圍最廣、服務(wù)功能最全的現(xiàn)代綜合物流企業(yè)。

公司注冊(cè)資金9.57億元，員工323人，公司總部下設(shè)行政事務(wù)部、人力資源部、經(jīng)營(yíng)管理部、風(fēng)險(xiǎn)管控部、黨群工作部、業(yè)務(wù)發(fā)展部6個(gè)職能管理部門(mén)。公司下屬各類公司共計(jì)17家，其中分公司3家，控股公司3家，子公司8家，代管公司3家。(見(jiàn)圖1)

圖1 物流控股公司組織機(jī)構(gòu)圖

一是內(nèi)部環(huán)境分析。財(cái)務(wù)共享中心建立后，物流控股公司經(jīng)營(yíng)管理部的原有體系和人員結(jié)構(gòu)將重新進(jìn)行配置，部分財(cái)務(wù)工作人員將被吸納到財(cái)務(wù)共享中心，留下的財(cái)務(wù)人員主要向業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)方向發(fā)展。留在物流控股公司的財(cái)務(wù)人員不僅需要掌握財(cái)務(wù)報(bào)銷制度及票據(jù)憑證管理要求，還需要了解業(yè)務(wù)的操作模式，充分發(fā)揮業(yè)財(cái)融合的優(yōu)勢(shì)。

二是控制活動(dòng)分析。在財(cái)務(wù)共享中心建立后，由于財(cái)務(wù)報(bào)銷審核等環(huán)節(jié)集中在共享中心運(yùn)行，可能導(dǎo)致物流控股公司相關(guān)業(yè)務(wù)工作效率低下。

主要表現(xiàn)在操作習(xí)慣的改變需要時(shí)間的磨合。共享之前，報(bào)賬途徑主要是靠業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的線下溝通和傳遞，進(jìn)入經(jīng)營(yíng)管理部后，根據(jù)業(yè)務(wù)板塊性質(zhì)的不同，進(jìn)行縱向線條化管理，對(duì)于同一個(gè)板塊的業(yè)務(wù)由專門(mén)的會(huì)計(jì)人員和出納進(jìn)行核算和支付。建立共享中心后，經(jīng)辦人在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)起報(bào)賬，經(jīng)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)初審后，經(jīng)辦人打印報(bào)賬封面，業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)對(duì)報(bào)賬的原始資料采取AR影像技術(shù)掃描進(jìn)入系統(tǒng)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在線上逐級(jí)審批，審批結(jié)束后進(jìn)入共享，共享財(cái)務(wù)和出納根據(jù)影像資料進(jìn)行核算和支付。有關(guān)財(cái)務(wù)方面的操作模式改變?yōu)闄M向線條化管理。

三是信息溝通分析。財(cái)務(wù)共享中心建成之后，基層財(cái)務(wù)人員將會(huì)逐步減少，因此將會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員溝通成本的增加，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間相脫離，可能會(huì)導(dǎo)致公司內(nèi)部控制的職能無(wú)法開(kāi)展，并可能存在巨大風(fēng)險(xiǎn)。此外，調(diào)整和優(yōu)化物流控股總公司與各基層單位的財(cái)務(wù)管理機(jī)制需要重新考慮，在減少基層單位財(cái)務(wù)核算工作量的基礎(chǔ)上，如何促進(jìn)基層財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)相同相融，也將成為企業(yè)內(nèi)控的主要工作。

物流控股公司涉及的經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)多種多樣，在目前的工作模式下，業(yè)務(wù)部門(mén)與共享財(cái)務(wù)部門(mén)暫時(shí)沒(méi)有直接的溝通聯(lián)系，實(shí)際上是需要物流控股公司的業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)作為中間人進(jìn)行銜接溝通，業(yè)務(wù)活動(dòng)中的關(guān)鍵事項(xiàng)或臨時(shí)變更事項(xiàng)無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確的反映至共享中心，對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行造成影響，同時(shí)也會(huì)影響到相應(yīng)業(yè)務(wù)的后續(xù)開(kāi)展。這就導(dǎo)致了物流控股公司可能產(chǎn)生業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作相分離的問(wèn)題。

四、財(cái)務(wù)共享模式下物流控股公司財(cái)務(wù)工作定位

一是進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督職能。物流控股公司經(jīng)營(yíng)管理部的財(cái)務(wù)工作主要由兩個(gè)方面組成，一是財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，另一個(gè)是會(huì)計(jì)控制職能，這兩個(gè)職能不僅有聯(lián)系，也有區(qū)別。財(cái)務(wù)監(jiān)督職能主要目標(biāo)是國(guó)有資產(chǎn)的保值增值；而會(huì)計(jì)控制職能是對(duì)公司的業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和合理性進(jìn)行審查，對(duì)公司的資產(chǎn)和資金的確認(rèn)和計(jì)量，促使經(jīng)濟(jì)活動(dòng)按照既定的要求運(yùn)行。因此可以看出，集團(tuán)公司建立財(cái)務(wù)共享中心后，集團(tuán)公司將會(huì)對(duì)物流控股公司的會(huì)計(jì)控制加強(qiáng)，但是，這并不代表物流控股公司的財(cái)務(wù)監(jiān)督職能缺失，物流控股公司仍然是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)有效的第一責(zé)任人，因此更應(yīng)當(dāng)應(yīng)該強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督這一職能。

一是要對(duì)固定資產(chǎn)的損毀流失要按照程序及時(shí)進(jìn)行上報(bào)，確保財(cái)務(wù)共享中心賬實(shí)相符；二是要根據(jù)物流控股公司開(kāi)展多元業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，尤其要對(duì)融資租賃等業(yè)務(wù)應(yīng)收債權(quán)的管理，監(jiān)督業(yè)務(wù)部門(mén)按時(shí)回收融貸資金及利息；三是要對(duì)貿(mào)易業(yè)務(wù)的監(jiān)督管理，監(jiān)督貿(mào)易部門(mén)按規(guī)定使用資金，把控貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。

二是進(jìn)一步強(qiáng)化資源配置職能。由于會(huì)計(jì)核算職能的上移，物流控股公司在財(cái)務(wù)人力資源的分配上有了更多空間，可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)開(kāi)展情況靈活配置。物流控股公司是港口控股集團(tuán)的一個(gè)重要組成部分，也是集團(tuán)預(yù)算管理體系中的一部分，不僅要做好集團(tuán)公司的預(yù)算分配，同時(shí)也負(fù)有對(duì)資源進(jìn)行再次分配的職能。強(qiáng)化分公司所屬資源配置職能應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注一下三個(gè)方面：一是要?jiǎng)討B(tài)的調(diào)整公司預(yù)算資源，根據(jù)物流控股公司所屬公司的業(yè)務(wù)完成情況，合理分配資源，公司資源要向盈利能力強(qiáng)、發(fā)展?jié)摿Υ蟮臉I(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行聚集；二是要進(jìn)一步開(kāi)展對(duì)企業(yè)保值增值的分析，如成本性態(tài)分析，投資回報(bào)率分析，及時(shí)提供相關(guān)經(jīng)營(yíng)分析意見(jiàn)，為公司運(yùn)營(yíng)決策層提供支持；三是進(jìn)一步提升公司預(yù)算管理能力，可以在企業(yè)內(nèi)部建立平衡計(jì)分考核方法，完善內(nèi)部考核體系，明確使用部門(mén)是資金、設(shè)備有效利用的第一責(zé)任人。

三是進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)全過(guò)程服務(wù)職能。建立財(cái)務(wù)共享中心，其實(shí)質(zhì)是一種集中式的財(cái)務(wù)服務(wù)，共享中心將財(cái)務(wù)確認(rèn)、分析、監(jiān)督和服務(wù)集合在一起，形成了一種全新的財(cái)務(wù)管理模式。因此在財(cái)務(wù)共享中心模式下物流控股公司的財(cái)務(wù)服務(wù)不僅要進(jìn)一步加強(qiáng)，更應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)型，要將財(cái)務(wù)服務(wù)貫穿在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程之中。可在各分子公司選出一部分優(yōu)秀的核算員集中至經(jīng)營(yíng)管理部統(tǒng)一管理。一方面培養(yǎng)核算員做基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的核對(duì)工作，另一方面可以將剩余的財(cái)務(wù)人員工作重心轉(zhuǎn)至基層業(yè)務(wù)，培養(yǎng)業(yè)財(cái)融合復(fù)合型財(cái)務(wù)人才。

港口控股集團(tuán)公司建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心，不僅僅是對(duì)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的創(chuàng)新，財(cái)務(wù)共享中心建成后，財(cái)務(wù)管理流程、科目系統(tǒng)進(jìn)行了更新和優(yōu)化。作為集團(tuán)公司一部分的物流控股公司財(cái)務(wù)工作的重新定位和轉(zhuǎn)型，能否起到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，在一定程度上決定了財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)管理體制的成敗。因此，物流控股公司應(yīng)當(dāng)優(yōu)化配置財(cái)務(wù)人員，升級(jí)轉(zhuǎn)型業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人才，對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程再造，將財(cái)務(wù)管理融合其中，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)把控工作，將財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估貫穿至經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之中，做好事前防范、事中糾偏、事后評(píng)估的。