淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題

牟儉

摘要：現(xiàn)代企事業(yè)管理中，辦公室文書檔案管理屬于重要一部分，其管理質(zhì)量直接影響單位的綜合管理水平。然而從當前辦公室文書檔案管理情況看，存在的問題仍較為突出，包括管理問題、人員素質(zhì)問題等，這些均要求采取有效的管理改進措施。本次研究將對辦公室文書檔案管理基本特征分析，明確當前辦公室文書檔案管理常見問題，提出辦公室文書檔案管理改進建議。

關鍵詞：辦公室文書檔案；管理；問題；改進建議

在我們的日常工作中，為了處理各種事務，溝通各種關系，組織和個人之間存在著聯(lián)系，通常以書信的形式實現(xiàn)。因此，從一定的實踐目的來看，就逐漸形成了一種較為規(guī)范的處理各種事務、溝通各種書面材料關系的格式，稱為文獻。文檔管理是現(xiàn)代辦公管理中不可缺少的一部分。辦公室文件的收集和歸檔是否有效，很大程度上決定了信息傳遞的準確性和事務的順利處理

1.辦公室文書檔案管理基本特征

辦公室文書檔案管理區(qū)別于一般管理活動，其包含多方面特征，主要表現(xiàn)為：

第一，以資料的收集與保存為重點。辦公室文書檔案中，包括的內(nèi)容較多，如關鍵文件、物品存檔、人事書報、過程記載、事件發(fā)生等為主。一般文書檔案記載形式以紙質(zhì)或電子版形式為主，在管理中應包括收集、管理、編冊編目以及保存等。

第二，文書工作部分。文書檔案管理中，將文書工作作為重點，其涉及的內(nèi)容有文件登記、立卷、歸檔與運轉(zhuǎn)，這一過程實質(zhì)也為檔案形成過程。所以檔案管理工作應將文書工作作為基礎，其影響極為明顯。

第三，文書檔案載體多樣性。文書檔案包含的內(nèi)容較多，如會計檔案、新設備檔案、科技檔案、黨群管理，而在保存載體上，有責任書、合同、協(xié)議、錄像、錄音、照片或電子檔案等。

2.辦公室文書檔案管理中存在的問題

2.1文書檔案管理中的銜接問題

隨著單位管理的不斷擴大，對于文書檔案的管理也應該具有一定的部門分解和統(tǒng)一協(xié)調(diào)。每個部門應該具有自己的文書檔案管理崗位，對于各自部門的工作更加熟悉，在進行文書檔案整理的時候效果更好，再查閱時效率更高，利于部門決策的制定。而整個單位的文書檔案管理部門，則應該對每個下屬部門的文書檔案也有整體的掌握，利于使用更加專業(yè)和規(guī)范的方法，將整個單位的文書檔案進行更為系統(tǒng)的整理，以備后續(xù)工作中的核查和翻閱。這兩級文書檔案整理之間既有區(qū)別也有關聯(lián)，兩者之間如何銜接，不至于產(chǎn)生脫節(jié)現(xiàn)象，也是現(xiàn)在文書檔案管理中容易忽視的問題。另外，如何規(guī)范文書檔案書寫的方式，方便以后的管理，也是文書檔案管理中需要解決的一個重要問題。

2.2電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理問題

電子文書檔案是辦公室文書檔案的常見形式。近年來辦公自動化趨勢下，文書檔案管理中電子文書檔案所占比重越來越高。但需注意的是，盡管相比紙質(zhì)版文書，電子文書管理更加容易，但電子文書相關數(shù)據(jù)不具備安全性、可追溯性，很可能出現(xiàn)被復制或篡改情況，一旦出現(xiàn)意外，原始檔案真實性將因此降低。而對于紙質(zhì)文書檔案，其管理效率與安全性一直倍受關注。例如，許多紙質(zhì)文書檔案內(nèi)容與電子版內(nèi)容重復，直接造成管理人員工作量增加，且資源被浪費。

2.3電子文書檔案管理中存在的問題

隨著辦公自動化的發(fā)展，電子文書檔案漸漸在文書檔案管理中占據(jù)了重要的位置，雖然電子文書檔案比紙質(zhì)版更容易管理，但是因為電子數(shù)據(jù)的可追溯性和安全性較低，管理期間容易被篡改和復制，所以很難保證原始檔案的真實性。

3.提高文書檔案管理水平的方法

3.1各級文書檔案管理部門間的銜接合作

文書檔案管理是建立在文件的基礎之上的，文件的質(zhì)量決定著檔案管理的效率和質(zhì)量，所以在文書檔案管理過程中，文書檔案管理部門除了要重視與各部門之間的銜接，也要重視與各部門文書檔案書寫人員的銜接。首先文書檔案管理部門要不斷規(guī)范文件管理的工作細節(jié)，對于各分部門的文書檔案編寫進行規(guī)范化，比如紙張選擇、文件格式、字體字號、表格格式等方面盡量做到單位內(nèi)部一致。其次在收發(fā)文書檔案時，要及時做好登記，保證各級資料的完整統(tǒng)一，對收集好的文書檔案進行歸類放置，方便后續(xù)核查和翻閱。

3.2電子文書與紙質(zhì)文書檔案管理

對于電子文書檔案管理，可考慮引入電子簽名技術，做好文書檔案格式校驗工作，在提交電子文書中需通過授權驗證，保證安全性。在瀏覽、查閱電子文書檔案中，可利用加密認證、權限設定方式，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)被復制或篡改情況。對于原始文檔信息，需做好備份，保證原始文檔信息的真實性。而在紙質(zhì)文書檔案管理上，應注意對電子文書檔案與紙質(zhì)文書檔案進行合理分配，保證資源分配合理性，同時在相關規(guī)章制度上完善，通過制度約束，使文書檔案的完整性得到保障。

3.3文書檔案管理方法的改進

隨著辦公自動的不斷發(fā)展，管理人員必須提高對電子文書檔案的重視，提出電子文書檔案管理的優(yōu)化策略。首先，必須保證電子文書檔案的來源清晰無異議，保證其完整性，學會使用電子簽名技術，提交時也要規(guī)范程序，對文書檔案格式進行校驗，對提交過程中的每一步進行授權驗證，不僅能夠提高安全性，而且能夠避免多次提交，給后期管理減少不必要的麻煩。其次，在電子文書檔案的瀏覽過程中，設定權限，以及加密認證等工作，防止數(shù)據(jù)被篡改和復制的發(fā)生。再次，誤操作可能會造成信息的丟失，所以需要對電子文書檔案進行必要的備份。

4.辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新

推行“三全式”的管理“三全式”管理方法是對文書檔案所進行的一種重要管理方法，其在文書歸檔方面進行了相應改革。就“三全式”的管理改革來說主要包括三個方面：

第一，做好檔案的過程管理，檔案從形成到全方位管理，都需要做好細節(jié)把控，對于每一個環(huán)節(jié)都需要做到及時跟進。檔案在形成過程中需要涉及到資料的搜集整理，這就需要保證資料和數(shù)據(jù)來源的可靠性和合法性，不可對資料予以隨意更改，更不可“渾水摸魚”運用虛假資料“濫竽充數(shù)”。資料的歸檔管理則需要做好編號一致，比如，使用字體方面、筆跡方面均需要做好統(tǒng)一錄入，如果需要打印也需要做到打印紙張的一致。如果單位對于編號具有嚴格要求，則需要依照公司的要求進行管理。

第二，“三全式”管理還需要做到全員式的管理，也就是說每一名職工都需要進行檔案的建立，并在其檔案中進行工作性質(zhì)的標明，通過檔案的形式來對職工進行有效管理，通過檔案文書對其工作性質(zhì)、責任予以責任落實。一方面提升員工的工作積極性，另一方面端正職工工作態(tài)度，也讓職工對于自己工作的開展予以明確。

第三，“三全式”管理還需要做到全方位管理。也就是說其需要各部門在行動上采取一致性，不可以因為某一部門而對文書檔案的利用率較低而不參與文書檔案管理工作。同時在全方位管理過程構建中，還需要保證文書檔案的私密性與隱秘性，避免其中重要信息的泄露。辦公室人員更加需要結合工作需要進行合理分工，從而降低工作問題的發(fā)生，優(yōu)化文書檔案的管理，也能夠促使文書檔案管理更具科學性。此外，為了更好地促進辦公室文書檔案的管理，還需要就責任予以落實，堅持做到誰出問題誰負責，做好責任制度的劃分。

5結束語

要高度重視檔案的收集和歸檔工作，綜合分析檔案管理工作中存在的主要問題和原因，并采取有效措施加以改進。只有這樣，才能保證檔案收集的完整性和正確性，才能促進檔案和檔案歸檔工作的順利開展，才能使得文獻檔案管理進入一個新階段。

參考文獻

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[2]王亞平.企業(yè)辦公室文書檔案管理工作淺析[J].企業(yè)改革與管理，2017，（14）：17.

（作者單位：遼寧省阜新市清河門區(qū)城鄉(xiāng)建設服務中心）