淺談集中采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)的幾個問題

(建設銀行四川省分行 四川 成都 610000)

2018年2月份，財政部發(fā)布了關(guān)于印發(fā)《國有金融企業(yè)集中采購管理暫行規(guī)定》的通知，對原有相關(guān)規(guī)定進行了修訂。本次修訂的主要思路是簡政放權(quán)，取消向主管財政部門的報備、報告和審核等環(huán)節(jié)，賦予企業(yè)自主決策的靈活性；同時要求國有金融企業(yè)遵循公開、公平、公正、誠實信用和效益原則，建立完善相互制約的內(nèi)部管理和監(jiān)督體制。財政部將進一步加強事后監(jiān)督檢查。該通知的發(fā)布對國有金融企業(yè)的集中采購管理的自治、自理、自我約束提出了更高的要求。那么在金融企業(yè)集中采購的實際操作和管理中，如何落實相關(guān)精神和要求呢？作為一名金融企業(yè)集中采購的管理者，筆者擬結(jié)合工作實際，淺談一下采購需求管理、供應商管理、評委管理、評審規(guī)則等關(guān)鍵環(huán)節(jié)應關(guān)注的問題。

關(guān)于采購需求的管理。采購需求是集中采購活動的起因和目標，是集中采購活動自始至終為之服務的對象。緊扣需求是集中采購活動不可忽視的一項重要原則。然而在實際采購活動中，卻往往在初始環(huán)節(jié)對需求的管理不夠重視，導致后續(xù)采購環(huán)節(jié)非常被動。采購需求管理最為重要的是完整性和清晰性。采購管理部門對采購需求部門在這一環(huán)節(jié)應嚴格把關(guān)和審核。采購需求部門應把所有的情況考慮周全，應盡可能將所有的需求完整清晰地加以書面表達，確保未遺漏任何關(guān)鍵問題。其重大意義在于確保所有關(guān)鍵問題能夠在事前談，而不是事后談，以避免對公正的質(zhì)疑。筆者曾經(jīng)歷過一項科技設備的采購。事前需求部門并未對供應商的算法提出要求，然而當采購評審排名結(jié)果出來后，需求部門對供應商的算法提出了質(zhì)疑，隨后進行了很長時間的再次磋商，引起擬入選供應商和參選供應商的投訴和質(zhì)疑。

關(guān)于供應商管理。應當說，供應商管理的水平在很大程度上決定了一個企業(yè)集中采購的水平。供應商管理著重要在“進、評、出”幾字上下功夫?！斑M”是指供應商的入庫，一要嚴把入口質(zhì)量關(guān)，有問題和信用差的供應商堅決不入；二要注重初始標簽的完善，要盡可能多地搜集各種維度信息，給供應商畫像，以便能夠為采購項目精準提取到適合的潛在供應商；三要盡量豐富供應商庫，共享是豐富供應商庫的有效途徑。筆者所在的企業(yè)原有供應商庫各個分支機構(gòu)間、各層級間是完全隔離的，新系統(tǒng)上線后，供應商完全共享，極大的豐富了供應商選擇面，增強了集中采購的競爭性和效率性?！霸u”是指供應商的考核評價，是對供應商的動態(tài)管理。在“評”上我們要由“全年一次評”轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹磿r動態(tài)評”；要由對入選供應商評轉(zhuǎn)變?yōu)閷撛诠桃惨u。全年一次評的弊端在于滯后性和模糊性。年末集中性地對眾多供應商一次性打分，打的只是印象分和模糊分，對各個項目供應商的實際履約情況已不太能夠記起。如果轉(zhuǎn)變?yōu)樵诜执胃犊罨蛞淮涡愿犊钐峤辉u價結(jié)果，效果會好很多。此外，我們一般意義上的“評”是僅針對入選供應商的履約情況，而往往忽視了對參選供應商的評價。事實上，每一次采購談判都是對所有供應商的一次考試，供應商對需求的理解、規(guī)則的遵守、報價的情況、談判的表現(xiàn)都會為我們動態(tài)評價和管理供應商提供鮮活的第一手信息。因此，有必要對采購過程中的有價值的信息做臺帳記錄，通過對供應商的持續(xù)畫像增進認知。有價值的信息包括但不限于無故放棄談判、報價入選后不能提供服務、報價畸高或畸低等。而“出”則是指要定期調(diào)整供應商庫，對表現(xiàn)不佳、合作意愿不強的供應商及時作出庫處理，對存在不良行為的供應商要給予禁用或退出的處理，以保證供應商庫的質(zhì)量。

關(guān)于評審規(guī)則。筆者所在的企業(yè)采購項目中采用競爭性談判方式的較多。以下，就以競爭性談判中的評審規(guī)則設計。評審規(guī)則的核心是計分方案，其核心要素包括價格分和非價格分的比重、評價指標、指標權(quán)重分配和指標計分規(guī)則。一個設計細致，契合需求的評審規(guī)則能夠篩選出優(yōu)秀的供應商，得到一個滿意的采購結(jié)果。而好的評審規(guī)則源于對采購需求的深刻理解和供應市場的準確把握。價格是采購中最重要的一個因素，實施集中采購的目的之一就是節(jié)約采購資金。政府招投標管理辦法明確了貨物類的價格分值在30%-60%之間，服務類的價格分值在10%-30%之間。企業(yè)的競爭性談判也參照這一范圍，再針對具體的項目賦予不同的價格權(quán)重。一般把握以下幾個原則：標準化程度越高的，價格分值越重；市場化程度越高的，價格分值越重；服務附加越少的，價格分值越重。就評價指標設計而言，一般要考慮的評價指標包括：公司實力、項目經(jīng)驗、專業(yè)技術(shù)、產(chǎn)品(服務)質(zhì)量、響應時間、人員保障、附加服務等。而后的核心工作則是考慮和評價每個指標對采購結(jié)果的影響力大小，按其重要程度進行排序。對于關(guān)鍵性作用的因素賦予較高的權(quán)重，對于一般性因素給予較小的權(quán)重。這一過程中，采購部門和需求部門的溝通，準確把握采購需求就顯得格外重要。此外采購經(jīng)理的采購經(jīng)驗也是一個重要的影響因素。最后是指標計分規(guī)則，在計分規(guī)則中影響最大的是報價的計分規(guī)則。計分規(guī)則的不同設計帶來不同的價格敏感度。設計中有兩個需要考慮的因素，一是最高分的確定基礎，是以最低價為最高分還是以平均價為最高分；二是分值與價格的相關(guān)函數(shù)。就最高分的確定基礎而言，對價格透明，產(chǎn)品標準，后續(xù)服務簡單的采購，價格因素是評價主要參考因子，因此可選擇最低價為最高分；而對于工程類項目，則適合以平均價作為最高分，以避免低價中標情況。就分值與價格的相關(guān)函數(shù)而言，線性相關(guān)價格敏感性較大，曲線相關(guān)敏感性較小；不設價格分值上下限敏感性較大，設置上下限敏感性較小。這些規(guī)則根據(jù)采購項目本身的特點予以確定。