關(guān)于提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的思考

趙艷芳

摘 要 近年來(lái)，企業(yè)檔案越來(lái)越受到企業(yè)各層管理者的重視，管理好企業(yè)檔案對(duì)提高企業(yè)的服務(wù)效率、經(jīng)濟(jì)效益、競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)地位等大有益處。在企業(yè)檔案實(shí)際工作中，存在很多問(wèn)題，企業(yè)檔案工作開(kāi)展難度大、進(jìn)展緩慢、效率低下。針對(duì)這些問(wèn)題，筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案管理應(yīng)遵守一定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并納入企業(yè)管理的整體標(biāo)準(zhǔn)體系中，與其他標(biāo)準(zhǔn)體系相互協(xié)調(diào)配合，共同為企業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案管理 作用 對(duì)策

企業(yè)的發(fā)展需要檔案管理做基礎(chǔ)，檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。但是，目前還有很多企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到其中的重要性，對(duì)于檔案管理一直是忽視的，所以導(dǎo)致我國(guó)很多部門(mén)的檔案管理工作出現(xiàn)滯后等現(xiàn)象。不僅表現(xiàn)在相關(guān)工作人員知識(shí)的匱乏上，還體現(xiàn)在歸檔效率低，管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化等問(wèn)題上。檔案主要記錄的是一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，包括它所獲得的一切先進(jìn)成果。檔案為本企業(yè)的現(xiàn)狀分析以及未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)提供了有力的憑證和依據(jù)。我國(guó)正處于高速發(fā)展時(shí)期，做好檔案管理工作尤為重要，因?yàn)樗粌H記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程，同時(shí)也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的先進(jìn)理念。所以，關(guān)于檔案管理工作我們應(yīng)該勇于創(chuàng)新、敢于探索，這對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。做好檔案管理的相關(guān)工作不僅會(huì)影響一個(gè)企業(yè)工作的發(fā)展，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展以及提升競(jìng)爭(zhēng)力都具有重要意義。檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已經(jīng)勢(shì)在必行，唯獨(dú)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，廣泛接納和吸收先進(jìn)的檔案管理的研究成果，才能夠提升自身的檔案管理水平。做好檔案管理工作，不僅是適應(yīng)新形勢(shì)的必要選擇，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)的自身價(jià)值的重要體現(xiàn)，同時(shí)也是檔案管理人員實(shí)現(xiàn)歷史責(zé)任及人生價(jià)值的重要途徑。

一、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的重要性

（一）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系有助于提高檔案管理水平

企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是對(duì)文件從形成、歸檔、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀或永久保存的全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格質(zhì)量控制，使檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循、有規(guī)可依，從而彌補(bǔ)了以往檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，保證檔案工作的有效性和連續(xù)性。企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)要求領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，這樣可使每一位檔案工作人員樹(shù)立起檔案質(zhì)量意識(shí)?？赏ㄟ^(guò)多項(xiàng)措施如講座、培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式來(lái)提高工作人員素質(zhì)?；跇?biāo)準(zhǔn)的檔案質(zhì)量管理體系注重檔案人員業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新能力、服務(wù)水平的培養(yǎng)和提高。

（二）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是企業(yè)發(fā)展的要求

隨著人們對(duì)檔案信息資源的依賴(lài)性日益增強(qiáng)，對(duì)檔案質(zhì)量的要求也越來(lái)越高。因此，提高檔案質(zhì)量及檔案管理質(zhì)量成了當(dāng)務(wù)之急。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)讓檔案工作滲透到企業(yè)業(yè)務(wù)工作中，健全了檔案管理制度，擴(kuò)大了檔案管理的隊(duì)伍，確保了業(yè)務(wù)檔案的完整及準(zhǔn)確。建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，不僅對(duì)搞好企業(yè)檔案管理，開(kāi)發(fā)檔案信息資源有積極的作用，同時(shí)對(duì)全面加強(qiáng)企業(yè)綜合管理，推進(jìn)企業(yè)建設(shè)，促使科研成果轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力產(chǎn)生積極的影響。因此，企業(yè)為了保證工作效率，應(yīng)該建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

（三）企業(yè)檔案管理質(zhì)量體系是全面質(zhì)量管理的內(nèi)涵之義

全面質(zhì)量管理是指以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎(chǔ)，目的是通過(guò)讓顧客滿(mǎn)意和本組織所有成員及社會(huì)受益而達(dá)到長(zhǎng)期成功的一種管理途徑。檔案管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，按照企業(yè)全面質(zhì)量管理的思想，以及質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，企業(yè)的檔案管理應(yīng)當(dāng)也必然要納入企業(yè)的質(zhì)量管理體系當(dāng)中。

二、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量面臨的一些問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理觀(guān)念薄弱

立足企業(yè)管理實(shí)踐，管理者對(duì)檔案資源的認(rèn)知度不高，忽視檔案管理的重要性，檔案管理不到位，整體發(fā)展現(xiàn)狀不樂(lè)觀(guān)。檔案管理工作，需要投入大量成本，如資金、設(shè)備、人力等，同時(shí)管理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)較多，檔案管理工作更顯系統(tǒng)性與復(fù)雜性，管理難度較大。另外，在企業(yè)內(nèi)部，普遍存在“重效益、輕管理”的現(xiàn)象，尤其是檔案管理，將其視為與經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大的環(huán)節(jié)。在這種思想的影響下，企業(yè)檔案管理缺少優(yōu)質(zhì)的發(fā)展環(huán)境，很難推動(dòng)檔案工作的有序開(kāi)展。

（二）企業(yè)檔案管理功能不完善

立足企業(yè)，很多資料都需要以文檔形式進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，尤其是對(duì)于一些重大事件、重要決策以及大型活動(dòng)，需要以檔案管理要求為基礎(chǔ)，結(jié)合需要，進(jìn)行資料的統(tǒng)籌與落實(shí)。但在實(shí)際操作中，檔案管理不完善的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，不利于檔案質(zhì)量的查閱與使用，很難有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。因此，檔案管理功能不容忽視，一旦出現(xiàn)資料不完整的情況，隱患隨之發(fā)生，直接影響資源的共享與應(yīng)用。

（三）企業(yè)檔案信息化建設(shè)滯后

企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)相關(guān)技術(shù)的支持，尤其是隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，信息化應(yīng)用水平成為制約企業(yè)檔案管理工作的重要因素。但立足當(dāng)前企業(yè)，由于對(duì)檔案管理重視程度不夠，其在信息化建設(shè)方面的工作不到位，相關(guān)投入嚴(yán)重不足，很難保證信息化管理與企業(yè)發(fā)展的同步性，從根本上拉低了檔案管理的整體水平。

（四）檔案管理模式過(guò)于單一，缺少針對(duì)性和綜合性

很多企業(yè)的檔案管理方法十分陳舊和傳統(tǒng)，基本是按照單一的檔案管理模式進(jìn)行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統(tǒng)一化管理方法，這樣企業(yè)的檔案管理工作就被上了枷鎖，無(wú)法在現(xiàn)代企業(yè)制度中站穩(wěn)腳跟，單一化的檔案管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)的類(lèi)型有很多，經(jīng)常會(huì)有跨越地區(qū)和跨越所有制的大型企業(yè)出現(xiàn)，這些集團(tuán)檔案若是要采用傳統(tǒng)的集中統(tǒng)一方式管理根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外，國(guó)家的事業(yè)單位也進(jìn)行了整頓，一些專(zhuān)業(yè)主管機(jī)構(gòu)開(kāi)始出現(xiàn)撤銷(xiāo)合并現(xiàn)象，因此，企業(yè)無(wú)法按照統(tǒng)一的分類(lèi)大綱進(jìn)行集中全面的檔案管理。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)若想擁有良好的體制管理還需要做好多元化的工作分析，在符合國(guó)家規(guī)定和法律規(guī)定的前提下進(jìn)行企業(yè)自主行為的管控，做好檔案管理工作。從目前實(shí)際情況可以看到傳統(tǒng)檔案管理體制過(guò)于煩瑣，檔案保存依靠人工方式，并且保存時(shí)間較長(zhǎng)，這已經(jīng)不符合企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展需要。

三、提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的對(duì)策

（一）企業(yè)管理者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，全員參與企業(yè)檔案創(chuàng)新管理

對(duì)于企業(yè)檔案管理工作而言，創(chuàng)新管理的決定性因素在管理層。一旦管理層認(rèn)識(shí)不到位，重視度不高，檔案管理工作就深受制約與限制而很難有序開(kāi)展。雖然有些企業(yè)也將檔案管理納入管理范疇，但工作只是流于形式。為了切實(shí)提升管理者對(duì)檔案管理的重視程度，要促使其真正認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值，意識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響，將檔案管理視為推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。只有在意識(shí)上提升認(rèn)識(shí)，才能充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。另外，要將以人為本的思想滲透在檔案管理實(shí)踐中，積極完善與優(yōu)化檔案管理體制，強(qiáng)化責(zé)任的有效落實(shí)，提高分工的合理性。除此之外，檔案管理創(chuàng)新與企業(yè)職工息息相關(guān)，需要共同努力，促使檔案管理在收集、整理與歸檔方面實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

（二）采取有力措施，做好歸檔和利用工作

根據(jù)相關(guān)部門(mén)的要求，檔案部門(mén)要全力配合其他部門(mén)做好檔案的整理、歸檔和檔案移交等工作。管理人員開(kāi)展檔案工作的時(shí)候，要把各種檔案按組卷的要求，由立卷人整理，按有關(guān)檔案管理的規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管，步驟方面必須是一步一步進(jìn)行，不能簡(jiǎn)化手續(xù)。新到崗的檔案管理人員要了解自己的工作基本情況，對(duì)于各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，要嚴(yán)格按照規(guī)定實(shí)行。在做檔案工作的時(shí)候要了解到檔案一般是不允許外借的，確因工作需要借閱檔案的情況下，必須按照相關(guān)的檔案程序進(jìn)行辦理，特別機(jī)密的一些檔案的外借，需要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)。檔案工作要做到安全保管，必須進(jìn)行定期檢查，檔案保管條件必須嚴(yán)格遵守，另外，檔案工作人員要做到防盜和防火以及防潮的準(zhǔn)備，隨時(shí)打掃防塵，保持經(jīng)常通風(fēng)，而且要防失密。工作人員在檔案室工作的時(shí)候要注意檔案室的一些工作行為的要求，例如檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁存放易燃和易爆物品，另外還要注意的是嚴(yán)禁使用電器。必須嚴(yán)格按要求借出檔案，大部分檔案的借出都有一定的時(shí)限，檔案的案卷一般借出的時(shí)間不能超過(guò)七天，如果出現(xiàn)延期的使用，那么需要補(bǔ)辦延期手續(xù)。檔案工作必須嚴(yán)格按照制度開(kāi)展，特別是檔案歸類(lèi)，一定要根據(jù)具體的工作操作流程進(jìn)行，必須保證檔案保存設(shè)施的絕對(duì)安全。檔案管理人員必須要進(jìn)行季度性的整理，同時(shí)要重新把一些檔案進(jìn)行歸類(lèi)以及整理，對(duì)于有問(wèn)題的檔案要及時(shí)和當(dāng)事人聯(lián)系，盡快整理完畢。

（三）積極探索大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案服務(wù)模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)意味著信息的高速流通和快速獲取，大量信息得到及時(shí)、精準(zhǔn)、快速處理，對(duì)企業(yè)的科學(xué)管理起著決定性的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代的新特性給企業(yè)檔案工作帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)，也為檔案服務(wù)模式帶來(lái)了不少新思路和新方法。

1.檔案管理信息化時(shí)代的云存儲(chǔ)模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的云存儲(chǔ)模式能夠很好地保障檔案存儲(chǔ)的完整性以及安全性，能夠?yàn)橛脩?hù)提供更加快捷的檔案利用服務(wù)。做好相關(guān)檔案管理服務(wù)，需要加強(qiáng)電子檔案的硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配套相關(guān)管理軟件，建設(shè)多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.增加用戶(hù)的數(shù)據(jù)分析服務(wù)。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理，新型的工作模式即是滿(mǎn)足用戶(hù)多元化需求，提供多種類(lèi)型的數(shù)據(jù)分析服務(wù)。因此，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案服務(wù)要加強(qiáng)電子檔案的數(shù)據(jù)分析能力，從而提高利用效率和用戶(hù)滿(mǎn)意度。可使用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)來(lái)分析用戶(hù)的需求，強(qiáng)化檔案服務(wù)的數(shù)字化發(fā)展。另外，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以將多個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)聯(lián)，進(jìn)行范圍更廣的數(shù)據(jù)分析服務(wù)，切實(shí)提升用戶(hù)對(duì)檔案查詢(xún)、使用的效率。

3.通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)提高數(shù)字化檔案的檢索能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)中的可視化分析技術(shù)，能夠以圖表的方式更加直接的展示檔案的宏觀(guān)信息以及發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)發(fā)人員可以針對(duì)檔案管理的特殊性，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，提供更多的相關(guān)數(shù)據(jù)挖掘模型，提升數(shù)字化檔案的精準(zhǔn)度以及效率，從而達(dá)到高智能、高速度的檔案檢索能力。

（四）企業(yè)檔案管理體制構(gòu)建走市場(chǎng)化道路

市場(chǎng)化永遠(yuǎn)是企業(yè)管理未來(lái)走向的重要參考和趨勢(shì)，更是世界行政改革的共同趨勢(shì)所在，引領(lǐng)著各大企業(yè)的改革。我國(guó)企業(yè)檔案管理體制建立必須參考市場(chǎng)要素，因?yàn)槭袌?chǎng)在資源配置中起決定性作用，檔案資源是企業(yè)信息資源管理中不可或缺的基礎(chǔ)，企業(yè)還需要按照市場(chǎng)化競(jìng)爭(zhēng)和運(yùn)營(yíng)來(lái)進(jìn)行檔案體制管理；檔案資源是企業(yè)發(fā)展不可或缺的信息資源，因此企業(yè)還需要按照自身的情況、競(jìng)爭(zhēng)的體制不斷地改善檔案管理體制；企業(yè)檔案管理工作要為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供建議和意見(jiàn)，檔案工作在市場(chǎng)中進(jìn)行，那么必須按照市場(chǎng)的需要做好檔案信息存儲(chǔ)和檔案資源的開(kāi)發(fā)工作，不斷創(chuàng)新，讓日益增長(zhǎng)的檔案信息符合企業(yè)發(fā)展的需要，使企業(yè)檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案工作有了方向和目標(biāo)才能夠完成市場(chǎng)交給自己的多種任務(wù)。

（五）法制化是企業(yè)自主檔案管理發(fā)展的目標(biāo)

檔案管理體制的法制化道路首先是檔案行政執(zhí)法檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)之間要分步驟進(jìn)行，檔案要進(jìn)行行政執(zhí)法檢查，這是法律上的一種強(qiáng)制性行為，每一個(gè)企業(yè)都需要接受檢查，這是對(duì)檔案負(fù)責(zé)的態(tài)度，更是對(duì)檔案的保護(hù)，保障移交的順利。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)并不是檔案體制法制化的內(nèi)容，這屬于非強(qiáng)制性的行為，不是義務(wù)和責(zé)任層面的。檔案的執(zhí)法檢查還需要以法律法規(guī)為根本依據(jù)，為企業(yè)提供技術(shù)層面的服務(wù)。檔案執(zhí)法檢查應(yīng)確定執(zhí)法的程序和執(zhí)法方式，并且做好行政執(zhí)法管理相關(guān)通知，這樣在檔案的管理上就會(huì)更為突出，讓管理方法和管理途徑也相對(duì)完善。在依法進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中還需要提供相應(yīng)的服務(wù)，按照市場(chǎng)化規(guī)律進(jìn)行。相關(guān)工作者要轉(zhuǎn)變自己的工作觀(guān)念，將依法管理與企業(yè)服務(wù)有效地結(jié)合在一起，牢固樹(shù)立起為企業(yè)服務(wù)的信念，保障記錄好企業(yè)的相關(guān)檔案。

（六）運(yùn)用系統(tǒng)的管理方法

將相互關(guān)聯(lián)的過(guò)程作為系統(tǒng)加以確認(rèn)、理解和管理，有助于提高組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的效果和效率。在檔案質(zhì)量管理過(guò)程中采用系統(tǒng)方法，就是將檔案從形成到銷(xiāo)毀的整個(gè)過(guò)程作為一個(gè)系統(tǒng)，對(duì)組成檔案管理系統(tǒng)的各個(gè)過(guò)程加以分析、確認(rèn)、管理、控制，從而達(dá)到檔案高質(zhì)量管理的目標(biāo)。檔案部門(mén)應(yīng)運(yùn)用系統(tǒng)的管理方法，采取積極措施建立檔案質(zhì)量管理體系。分析、控制、協(xié)調(diào)檔案質(zhì)量管理體系各過(guò)程的運(yùn)行，并進(jìn)行各階段的測(cè)量和評(píng)價(jià)，根據(jù)測(cè)量和評(píng)價(jià)結(jié)果來(lái)持續(xù)改進(jìn)檔案質(zhì)量管理體系。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理的創(chuàng)新不容忽視，需引起高度重視?；诖?，要明確檔案創(chuàng)新管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，正視發(fā)展中的不足，形成有效的應(yīng)對(duì)策略，積極創(chuàng)新管理方法與模式，構(gòu)建先進(jìn)的管理制度，加快信息化建設(shè)，多角度開(kāi)展創(chuàng)新管理工作，從根本上提升檔案管理效率，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

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