淺議信息化時代檔案管理的轉(zhuǎn)型

(漳州市殘疾人康復(fù)教育中心 福建 漳州 363000)

根據(jù)黨的十九大和十九屆三中全會部署，政府機(jī)構(gòu)改革不斷推進(jìn)，信息化戰(zhàn)略逐步實(shí)施，傳統(tǒng)的檔案管理已難以滿足新時代行政事業(yè)單位工作的需要，在行政事業(yè)單位的檔案管理中，引入數(shù)字化管理概念，整合數(shù)字檔案資源，提高數(shù)字檔案建設(shè)水平、挖掘數(shù)字檔案潛在資源已迫在眉睫。2019政府工作報告中，李克強(qiáng)總理指出：“加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)容建設(shè)，繁榮文藝創(chuàng)作，發(fā)展新聞出版、廣播影視和檔案事業(yè)?！睓n案、信息、數(shù)據(jù)頻繁出現(xiàn)在提案議案及公眾眼中，檔案工作如何適應(yīng)改革和社會發(fā)展的需要，已是不容忽視的重要問題。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式存在的不足

檔案作為部門或個人信息的重要載體，是在社會活動中以文字、圖表、聲像等形式形成的歷史記錄，是各種實(shí)踐活動、研究成果的第一手資料，是人類社會的寶貴財富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。然而，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著諸多不足之處：

(一)檔案存儲方式嚴(yán)重滯后

采用紙質(zhì)文件保存方法的傳統(tǒng)檔案管理方式，在檔案的存儲過程中，由于由于檔案資源的逐漸增多，需要不斷增加檔案存儲設(shè)施，如檔案柜、檔案室等，必然加大了資金的投資。在檔案資料移動的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)意外損壞、文件丟失、檔案信息泄露等問題。在遭遇水災(zāi)、火災(zāi)或其他自然災(zāi)害時，容易遭受巨大損失，往往十不存一。由于信息技術(shù)的發(fā)展，對于聲像資料的存儲，常需要保留原始落后的視聽設(shè)備，不僅使用效果極差，且仍需投入大量經(jīng)費(fèi)維護(hù)過時的影音設(shè)備，造成極大的資源浪費(fèi)。

(二)檔案管理制度存在不足

制度制定是完成一項(xiàng)工作的首要前提，制度完善才能有章可循，循序漸進(jìn)創(chuàng)造有用價值材料。傳統(tǒng)檔案管理模式對于檔案信息的取得、加工、整理、分類、歸檔等過程沒有嚴(yán)格的規(guī)定，且常流于形式，檔案中常出現(xiàn)編寫錯誤、文件丟失、文件損壞等問題。對于檔案的借閱、使用、歸還的手續(xù)、方式、期限也沒有制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。對于檔案信息查閱權(quán)限更是界定模糊。

(三)檔案管理理念相對落后

傳統(tǒng)的檔案管理理念中，檔案的作用僅止于存儲、備查。檔案工作的目標(biāo)僅止于不丟失、不損毀，對于檔案價值的挖掘幾乎處于空白。檔案管理人員常常并非專業(yè)技術(shù)人員，而是其他工作人員兼任，導(dǎo)致大部分極具價值的歷史檔案成了“故紙堆”。在檔案管理工作中，管理人員的在服務(wù)環(huán)節(jié)基本處于被動狀態(tài)，服務(wù)的范圍僅限于滿足使用者的具體要求，極少對其相關(guān)需求進(jìn)行了解。當(dāng)使用者沒有表達(dá)出相關(guān)需求時，便難以得到除具體要求外更有價值的檔案信息。

二、數(shù)字化檔案管理具備的優(yōu)勢

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容不斷豐富，各類型檔案交錯繁復(fù)，傳統(tǒng)檔案管理方法越來越難以滿足現(xiàn)代化辦公的需要，其弊端也逐步顯現(xiàn)。在行政事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理水平往往也制約著單位的服務(wù)理念和辦公效率的提高，檔案管理模式由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、信息化模式轉(zhuǎn)型是大勢所趨。相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化信息化的檔案管理模式具有其巨大優(yōu)勢：

(一)存儲手段先進(jìn)且易于更新?lián)Q代

數(shù)字化的檔案存儲方式具有體積小、容量大、存取速度快等特點(diǎn)，有效的解決了檔案設(shè)施不斷增加的問題。多種存儲方式如硬盤、U盤、服務(wù)端數(shù)據(jù)庫、云存儲等方式并行的手段，可最大程度避免檔案信息的丟失。由于采用數(shù)字存儲技術(shù)，在信息技術(shù)更新時，也較易做出同步更新?lián)Q代，而并非更換使用設(shè)備。對于聲像檔案而言，這種轉(zhuǎn)換尤為重要，非但可以盡可能保存原始資料的原貌，很多情況下都能對已損壞的檔案資料進(jìn)行一定程度的修復(fù)。

(二)以信息手段增強(qiáng)制度執(zhí)行力

通訊手段的飛速發(fā)展，為檔案管理制度的執(zhí)行提供了更多選擇方式。信息化檔案管理系統(tǒng)以其強(qiáng)制執(zhí)行的特點(diǎn)，對檔案信息的借閱、使用、歸還的手續(xù)、方式、期限等方面做出嚴(yán)格規(guī)定并強(qiáng)制執(zhí)行，對于單位檔案管理工作而言，既減少工作人員的工作量，也提供了可供查詢追蹤的檔案流動信息。細(xì)致的權(quán)限設(shè)定能夠有效規(guī)范各類各級檔案的查閱權(quán)限，使檔案信息在可控的范圍內(nèi)傳播，一定程度上減少了檔案信息泄露的風(fēng)險。

(三)深入挖掘檔案信息價值

檔案的價值不止于存儲，更在于為單位的工作提供服務(wù)。檔案管理的實(shí)質(zhì)便是對信息的采集、管理和應(yīng)用。信息化檔案管理模式為檔案的分類、歸檔、檢索等工作提供更為便捷的服務(wù)。分類歸檔時，即時形成檔案目錄，對于內(nèi)容交叉的檔案，也可快速形成多份信息以供存檔。檢索查閱時，可快速調(diào)取檔案信息，減少查找工作。在檔案內(nèi)容不斷豐富的今天，檔案在形成后的處置方式，直接關(guān)系到行政事業(yè)單位日后工作的效率，服務(wù)的水平。信息化管理模式下，單位檔案的價值才能得到進(jìn)一步地挖掘，為使用者提供及時、高效的檔案信息。

三、行政事業(yè)單位檔案管理的轉(zhuǎn)型之路

隨著市場經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，國家政府機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，行政事業(yè)單位檔案信息也隨之越來越繁雜。引入數(shù)字化信息化的檔案管理模式，以先進(jìn)的檔案管理理念和符合時代需求的檔案管理手段，貫徹落實(shí)檔案管理制度、提高行政事業(yè)單位的工作效率和服務(wù)水平，是行政事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)型的必然趨勢。長期以來，各級單位部門也十分重視檔案管理工作，重視檔案管理模式向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型，這是一項(xiàng)工作量大、細(xì)節(jié)繁多的系統(tǒng)化工程，難以一撮而就，需要長期的堅持奮斗，是對于單位行政管理水平和工作效率的巨大考驗(yàn)。

(一)轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念

首先，信息化檔案資源建設(shè)并不只是機(jī)械的把紙質(zhì)檔案通過掃描、拍攝等手段轉(zhuǎn)換為計算機(jī)可識別的數(shù)字圖片、文本，而是使其轉(zhuǎn)換為可使用、可處理、可分析的數(shù)據(jù)信息，加快“數(shù)字化”到“數(shù)據(jù)化”的轉(zhuǎn)變，從“可供利用”到“深度應(yīng)用”的轉(zhuǎn)變，才是信息化檔案管理提高檔案價值的可行之路。其次，檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)型從來都不是一個人或一個部門的事，頂層設(shè)計、組織機(jī)構(gòu)、檔案管理人員、技術(shù)人員乃至使用人員的協(xié)同配合至關(guān)重要。再次，單位的檔案工作人員也應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作理念，檔案管理工作是基于服務(wù)使用者的一項(xiàng)工作，在工作中提高主觀服務(wù)意識，針對不同使用者的需求特征，探尋出最佳服務(wù)方法，應(yīng)該是檔案工作人員的追求與職責(zé)。檔案工作人員應(yīng)主動利用對檔案信息全面細(xì)致的了解，運(yùn)用專業(yè)的知識和技能，對檔案使用者的檔案信息需求做出精準(zhǔn)的判斷，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(二)提高檔案管理人員素質(zhì)

無論是在什么時代、什么部門，只要是涉及管理便離不開人的元素。在信息化檔案管理過程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，特別是信息化能力顯得尤為重要。所以在行政事業(yè)單位檔案管理轉(zhuǎn)型期，必須加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)、信息化培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，提高業(yè)務(wù)能力，要對管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的、科學(xué)的、專業(yè)化的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，讓檔案管理人員對最新的檔案管理業(yè)務(wù)、新的信息技術(shù)有充分的了解和認(rèn)識，確保管理人員具備檔案管理轉(zhuǎn)型的能力與技能。其次，增強(qiáng)保密意識，檔案管理人員作為檔案信息的規(guī)整者，對于檔案的內(nèi)容較為熟悉，為防止檔案中有價值的信息泄露，應(yīng)適時增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識。

(三)循序漸進(jìn)做好信息化轉(zhuǎn)型

檔案管理方式的轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，難以一撮而就，隨著信息技術(shù)、存儲技術(shù)、管理理念的不斷進(jìn)步，檔案管理模式也當(dāng)隨之發(fā)生變化。當(dāng)前，在傳統(tǒng)檔案管理模式逐步向信息化模式轉(zhuǎn)型的階段，行政事業(yè)單位也應(yīng)順應(yīng)時代的步伐，充分考慮單位的實(shí)際情況，分階段分步驟對檔案管理方式做出相應(yīng)的改革。第一，借助計算機(jī)系統(tǒng)作為載體，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將必要的信息錄入管理系統(tǒng)，形成數(shù)字檔案，建立電子檔案信息庫。第二，在收集錄入歷史檔案的過程中，對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行重新分類整理和有序化處理，制作邏輯目錄，力求電子檔案于歷史紙質(zhì)檔案互通。第三，制定新的檔案管理制度，規(guī)范檔案信息從收集到整理，從存檔到分類，從借閱到歸還，從使用到后期跟蹤的一系列流程，做到每個流程清晰透明。第四，做好計算機(jī)系統(tǒng)軟硬件的維護(hù)工作。依托于計算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理方式，計算機(jī)硬件的采購、維護(hù)必須滿足檔案管理工作的具體要求。作為檔案管理的計算機(jī)系統(tǒng)，硬件問題較少出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)就極易造成極大損失，需要提前做好日常的檢修，備份工作。軟件問題則需要專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試和使用培訓(xùn)。做好計算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件維護(hù)工作，才能保證檔案管理系統(tǒng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。第五，規(guī)范權(quán)限防止泄密，部分行政事業(yè)的檔案信息涉及到單位或集體的關(guān)鍵信息，并非完全對外開放。做好訪問權(quán)限管理，控制檔案的使用范圍是信息化檔案管理過程中必須考慮到的內(nèi)容之一。第六，提高利用效率。利用是檔案管理的基礎(chǔ)功能，運(yùn)用信息技術(shù)，依托基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，增加多種借閱和檢索方式，提高檔案的利用效率，有效挖掘檔案信息的價值。

四、結(jié)語

檔案管理工作是集信息收集、整理、分類、管理、利用、服務(wù)為一體的重要工作，在信息化和政府機(jī)構(gòu)改革的雙重背景下，運(yùn)用信息化手段轉(zhuǎn)變工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)型，才能讓行政事業(yè)單位的檔案管理工作持續(xù)、高效的發(fā)揮其應(yīng)有的作用。