“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校財(cái)務(wù)審簽報(bào)銷體系研究

陳建凱 王鑫 翟俊海

【摘 要】 高校傳統(tǒng)報(bào)銷模式存在排隊(duì)等候時間長、效率低下等報(bào)賬難問題，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理相結(jié)合是解決這一問題的重要途徑之一。文章揭示了高校傳統(tǒng)審簽報(bào)銷模式存在的主要問題，以財(cái)務(wù)整體框架分析為出發(fā)點(diǎn)，解析了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報(bào)賬體系，研究了該體系的業(yè)務(wù)流程再造及其功能分布，最后分析了網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系的優(yōu)點(diǎn)。該研究進(jìn)一步優(yōu)化了高校無等候報(bào)銷體系，簡化了業(yè)務(wù)流程，提高了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和工作效率，為高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)提供了借鑒。

【關(guān)鍵詞】 高校財(cái)務(wù); 網(wǎng)上審簽; 網(wǎng)上報(bào)銷; 一體化體系

【中圖分類號】 G475;TP315? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2019）05-0095-04

一、引言

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家不斷加大對高校教育經(jīng)費(fèi)的投入，高校經(jīng)費(fèi)逐年增長，導(dǎo)致使用資金的來源和支出都呈現(xiàn)多元化、復(fù)雜化的趨勢[1]，高校排隊(duì)報(bào)銷等候時間長、效率低下等報(bào)賬難問題日益凸顯。會計(jì)電算化的普及，排隊(duì)叫號系統(tǒng)的引入，緩解了報(bào)賬排隊(duì)的壓力，在一定程度上提高了報(bào)賬效率，但“報(bào)賬難”問題仍然未從根本上得到解決[2]。

報(bào)賬難問題主要體現(xiàn)在審簽、報(bào)銷等環(huán)節(jié)排隊(duì)等候時間長、經(jīng)費(fèi)審簽效率低下、報(bào)銷業(yè)務(wù)流程劃分模糊、預(yù)算額度控制不理想等種種問題[3]。隨著互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)發(fā)展[4-6]，信息技術(shù)日新月異，給高校財(cái)務(wù)管理帶來了契機(jī)，因此不少高校財(cái)務(wù)管理者一直關(guān)注信息技術(shù)如何改變財(cái)務(wù)管理問題。目前部分高校已經(jīng)率先推出了網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)，該系統(tǒng)經(jīng)過不斷優(yōu)化設(shè)計(jì)，有效減少了報(bào)賬大廳人員流量，提高了報(bào)銷效率[7]。

綜觀現(xiàn)有網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的探討和推行，大部分文獻(xiàn)主要從報(bào)銷人報(bào)銷、財(cái)務(wù)人員核算等方面的單一系統(tǒng)進(jìn)行分析研究[8-11]，很少文獻(xiàn)從信息系統(tǒng)一體化的角度去探討報(bào)銷問題。鑒于此，本文通過把網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)相對接，形成網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系。該一體化體系把審簽到報(bào)銷的執(zhí)行流程由現(xiàn)實(shí)轉(zhuǎn)為虛擬，優(yōu)化了基于互聯(lián)網(wǎng)的無等候報(bào)銷系統(tǒng)，極大地提高了報(bào)銷效率和服務(wù)水平。

二、高校財(cái)務(wù)傳統(tǒng)報(bào)銷模式存在的主要問題

高校傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷模式流程：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單，并整理票據(jù)粘貼到報(bào)銷單，并根據(jù)經(jīng)費(fèi)出處找到經(jīng)費(fèi)的負(fù)責(zé)人按權(quán)限逐級審簽，等待審批完畢再到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)，財(cái)務(wù)工作者根據(jù)原始票據(jù)手動錄入生成會計(jì)憑證、復(fù)核、支付。整個過程不僅手續(xù)復(fù)雜，還受到各級審簽負(fù)責(zé)人開會、外出等因素限制，耗時較長，另外在財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳報(bào)賬環(huán)節(jié)中，仍需要排隊(duì)等候，特別是12月份結(jié)賬前期，時間緊，資金支出進(jìn)度任務(wù)重，極易與財(cái)務(wù)工作者產(chǎn)生矛盾。總結(jié)歸納，高校傳統(tǒng)報(bào)銷模式存在以下問題[8]。

（一）教師排隊(duì)等候時間過長

傳統(tǒng)窗口報(bào)銷模式首先須手工填寫報(bào)銷單，整理好票據(jù)，到領(lǐng)導(dǎo)辦公室審批簽字后，再到財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)等候報(bào)賬。整個“審批—報(bào)銷”流程不僅受時間、地點(diǎn)等因素影響，還花費(fèi)大量時間在排隊(duì)等候中。

（二）會計(jì)核算效率低

電算化核算后雖然業(yè)務(wù)處理效率有較大程度提高，但是隨著高效經(jīng)費(fèi)的不斷增長，核算業(yè)務(wù)工作量及復(fù)雜程度不斷增加，導(dǎo)致在高速快捷的新形勢下，以往會計(jì)核算方式的低效率已經(jīng)逐漸凸顯。部分高效財(cái)務(wù)核算工作加班加點(diǎn)已常態(tài)化。

（三）報(bào)銷流程復(fù)雜、模糊

面對新形勢下的復(fù)雜、繁重的核算業(yè)務(wù)，傳統(tǒng)的報(bào)銷模式缺乏統(tǒng)一規(guī)范、清晰分類的報(bào)賬流程。因不同業(yè)務(wù)處理流程的模糊無序，可能會導(dǎo)致報(bào)銷人往返財(cái)務(wù)報(bào)賬大廳數(shù)次，給報(bào)銷人員帶了諸多的不便。

（四）財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)面臨“信息孤島”

以往電算化核算軟件大都處于獨(dú)立運(yùn)行，缺乏系統(tǒng)性、交互性。數(shù)據(jù)基本以“孤島”形式存在，容易出現(xiàn)報(bào)銷人員和會計(jì)掌握的信息不對稱、不統(tǒng)一，增加會計(jì)人員和報(bào)銷人員的溝通成本，甚至造成不必要的矛盾沖突。

（五）存在較大的內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)

以往的報(bào)銷模式信息化程度低，核算內(nèi)部控制主要依靠人工解決。例如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的各項(xiàng)預(yù)算額度、業(yè)務(wù)處理時經(jīng)濟(jì)分類的選擇、支付信息的錄入等，這些只能依據(jù)人工來監(jiān)控。這不僅加大了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且存在較大的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三、網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系的解析

為了解決傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷模式中存在的各種問題，特別是從根本上解決高校教職工排隊(duì)等候“報(bào)賬難”問題，本文將網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)和網(wǎng)上經(jīng)費(fèi)審簽系統(tǒng)相對接，構(gòu)建一體化網(wǎng)上報(bào)銷體系。在這一體化信息系統(tǒng)下，高校師生辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時，需在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)中填報(bào)報(bào)銷單，并提交報(bào)銷單據(jù)至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過手機(jī)APP或者電腦登錄“經(jīng)費(fèi)在線審簽”系統(tǒng)，對報(bào)銷人提交的業(yè)務(wù)進(jìn)行在線審簽，無需面對面審簽。報(bào)銷人打印已由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過網(wǎng)絡(luò)審簽通過的業(yè)務(wù)單據(jù)，連同原始票據(jù)遞交財(cái)務(wù)部門接單窗口，經(jīng)接單人員初步審查后即可離開。如圖1所示。

財(cái)務(wù)人員接單分單后，所有業(yè)務(wù)的報(bào)銷單均通過后臺處理。會計(jì)人員通過掃描網(wǎng)上報(bào)銷單上的二維碼，自動生成記賬憑證，經(jīng)過復(fù)核再審核，報(bào)銷款項(xiàng)由出納通過銀校直聯(lián)系統(tǒng)實(shí)時轉(zhuǎn)賬支付到報(bào)銷人網(wǎng)上填報(bào)的賬戶中。報(bào)銷人員可通過查詢系統(tǒng)或微信公共平臺實(shí)時查詢報(bào)賬進(jìn)度。流程如圖2所示。

網(wǎng)上審簽—報(bào)銷一體化體系主要在以往網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上集成了網(wǎng)上審簽、微信公眾平臺查詢等多項(xiàng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，它是互聯(lián)網(wǎng)與高校傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)的高度集成。該一體化體系執(zhí)行流程發(fā)生根本性變化，主要特點(diǎn)包括：一是流程虛擬化，報(bào)銷人在網(wǎng)上發(fā)起報(bào)銷填報(bào)工作，通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)较鄳?yīng)領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，依靠電子簽名即可實(shí)現(xiàn)審批，打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷的限制;二是報(bào)銷單由各種領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人親筆簽字報(bào)銷單變?yōu)橄到y(tǒng)打印出的帶有電子簽名的報(bào)銷單;三是系統(tǒng)自動完成各項(xiàng)預(yù)算額度的控制。網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化報(bào)銷模式方便、快捷、高效，它是我國高校目前最先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷管理體系。

四、網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系的流程設(shè)計(jì)及功能分布

網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系本質(zhì)是在網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對接了網(wǎng)上審簽系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了“網(wǎng)上預(yù)約+網(wǎng)上審簽+銀校直連+微信公眾平臺查詢”全程一體化管理，打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷的限制，提供了24小時自助服務(wù)。與傳統(tǒng)窗口報(bào)銷模式相比，網(wǎng)上“審簽-報(bào)銷”一體化體系流程執(zhí)行方式發(fā)生了根本性的改變，具體流程如圖3所示。

網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系的構(gòu)建過程中集成了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、網(wǎng)上審簽、賬務(wù)核算、物流式管理、銀校直聯(lián)、微信公眾平臺6個系統(tǒng)。

1.網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)。主要功能如項(xiàng)目授權(quán)管理，網(wǎng)上預(yù)約填報(bào)、提交、修改、打印等，網(wǎng)上報(bào)賬信息查詢。

2.網(wǎng)上審簽系統(tǒng)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人用來在線審簽報(bào)銷人提交的業(yè)務(wù)單據(jù)，也便于幫助記錄其審批內(nèi)容及流程。

3.賬務(wù)核算系統(tǒng)。處理業(yè)務(wù)的核心財(cái)務(wù)軟件，主要包括制單、記賬、復(fù)核、賬表查詢與打印、對賬、項(xiàng)目管理等功能。

4.物流式管理系統(tǒng)又稱接單系統(tǒng)。主要包括接單、分單、記錄、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)傳接等功能。

5.銀校直聯(lián)系統(tǒng)。銀行專線與財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)的直接鏈接，可以實(shí)現(xiàn)出納復(fù)核、實(shí)時轉(zhuǎn)賬、查詢及對賬功能。

6.微信公眾平臺等查詢系統(tǒng)。通過微信公眾平臺教職工可以隨時、隨地實(shí)時查詢報(bào)賬進(jìn)度、項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況等信息。

以上系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互如圖4所示。

五、網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系優(yōu)點(diǎn)分析

網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系是網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)和網(wǎng)上審簽系統(tǒng)的高度集成，不僅解決了傳統(tǒng)會計(jì)核算存在的各種問題，還打破了以往面對面審簽、報(bào)銷的限制。它巧妙解決了報(bào)銷人員、審簽人員和財(cái)務(wù)工作人員共同面臨的“報(bào)賬難”問題，提高了工作效率。以下從報(bào)銷人視角、審簽人視角和財(cái)務(wù)人員視角三個方面進(jìn)行分析。

（一）報(bào)銷人視角

1.極大程度解決了“報(bào)賬難”問題

在網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系下，學(xué)校師生可以不受時間和空間的限制，隨時可以登錄財(cái)務(wù)網(wǎng)上平臺，填寫并提交報(bào)銷單，然后將網(wǎng)上審簽成功的原始票據(jù)交到財(cái)務(wù)指定接單處即可。此流程無需再找項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人面對面簽字審批，不僅打破了以往當(dāng)面審簽、報(bào)銷的限制，還節(jié)省了簽字審批等候和報(bào)銷排隊(duì)等候時間，讓廣大師生感覺到便捷、高效。

2.報(bào)銷人便于查詢報(bào)賬進(jìn)度

在網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系下，基于微信公眾平臺的物流式查詢功能可以傳輸每一項(xiàng)業(yè)務(wù)的處理進(jìn)度時刻，因此報(bào)銷人可以通過手機(jī)登錄微信公眾平臺隨時、隨地查詢報(bào)賬進(jìn)度，對業(yè)務(wù)的處理全程跟蹤。

3.資金結(jié)算更加安全、到賬更加快捷

網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系融合了銀校直聯(lián)系統(tǒng)，銀校直聯(lián)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了實(shí)時轉(zhuǎn)賬支付，避免了支付信息的重復(fù)錄入及現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，同時解決了以往支票支付方式延遲到賬的問題。

4.便于管理項(xiàng)目，掌握預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度

網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)實(shí)施一體化融合之后，通過微信公眾平臺，報(bào)銷人可以實(shí)時查詢每一筆報(bào)銷明細(xì)，實(shí)時了解每個項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度及可用額度。這不僅方便了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人合理規(guī)劃各項(xiàng)開支，還能自動統(tǒng)計(jì)出項(xiàng)目決算報(bào)表。

（二）審批人視角

1.打破了以往面對面審簽的限制

網(wǎng)上審簽系統(tǒng)和網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)融合之后，對于報(bào)賬審批，審批人不再局限于辦公室面對面簽字審批。審批人可以通過手機(jī)APP隨時隨地進(jìn)行在線審批，打破了開會、外出等因素的限制。

2.審批內(nèi)容、流程全面記錄

實(shí)施在線審批系統(tǒng)后，系統(tǒng)能記錄報(bào)銷人提交的業(yè)務(wù)單據(jù)的內(nèi)容、報(bào)銷金額、發(fā)票張數(shù)、業(yè)務(wù)流程及時間等相關(guān)報(bào)銷信息。這方便了審批人對處理過單據(jù)的備忘，建立了自主監(jiān)督監(jiān)控一種方式。

3.便于監(jiān)管項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況

系統(tǒng)自動完成預(yù)算控制。各項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度指標(biāo)事前被錄入系統(tǒng)中，預(yù)算支出額度可實(shí)時控制，審批人可隨時查詢預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)度，掌控項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況。

（三）財(cái)務(wù)人員視角

1.完善了內(nèi)控管理機(jī)制

在網(wǎng)上預(yù)約一體化報(bào)銷體系下，系統(tǒng)對報(bào)銷人使用的項(xiàng)目有明確的分類與限制，能夠有效避免誤申報(bào)和使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的現(xiàn)象;項(xiàng)目預(yù)算的各項(xiàng)控制額度能有效控制其超支，保障預(yù)算的順利執(zhí)行;無現(xiàn)金支出，減少了出納現(xiàn)金管理與支付風(fēng)險(xiǎn)。

2.提高了業(yè)務(wù)處理效率及精準(zhǔn)度

會計(jì)制單時掃描網(wǎng)上預(yù)約單上的二維碼，即可自動生成會計(jì)憑證，此生成憑證提取了報(bào)銷人員網(wǎng)上填報(bào)的支出項(xiàng)目編號、報(bào)銷金額、業(yè)務(wù)摘要、轉(zhuǎn)賬賬號等必要信息，大大提高了業(yè)務(wù)處理的效率。出納由手動錄入支付信息改為自動提取，不僅減少了煩瑣的工作量，還提高了支付的精確度。

3.優(yōu)化了財(cái)務(wù)人員服務(wù)質(zhì)量

網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系下，報(bào)賬人員無需在報(bào)賬大廳等待業(yè)務(wù)處理完畢，投遞完成即可離開，這樣很大程度上緩解了現(xiàn)場排隊(duì)報(bào)銷問題，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力。財(cái)務(wù)人員可以在后臺按部就班的處理業(yè)務(wù)單據(jù)，微信公眾平臺可實(shí)時推送信息查詢，方便教職工隨地查詢及咨詢。信息化的推進(jìn)優(yōu)化了財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。

4.便利了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)跟蹤與查詢

由于報(bào)銷人員在網(wǎng)上填報(bào)了報(bào)賬信息，每一步的數(shù)據(jù)都存儲到了服務(wù)器，方便了財(cái)務(wù)人員對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的痕跡化管理、跟蹤、統(tǒng)計(jì)和查詢。

六、結(jié)語

綜上所述，網(wǎng)上審簽報(bào)銷一體化體系的構(gòu)建是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將網(wǎng)上審簽、網(wǎng)上報(bào)銷等相關(guān)系統(tǒng)集成到了一起，形成了集審簽、報(bào)銷和核算一體化報(bào)的賬體系。本文從審簽人員、報(bào)銷人員、財(cái)務(wù)人員三個角度分析該體系的優(yōu)點(diǎn)，全方面解決新形勢下高校財(cái)務(wù)報(bào)賬排隊(duì)等候時間長、效率低下等報(bào)賬難問題。可以預(yù)想，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)賬體系也將逐漸完善和成熟，先進(jìn)的財(cái)務(wù)報(bào)銷體系將全面提升高校財(cái)務(wù)管理效率和服務(wù)能力。

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