電子檔案管理中若干問(wèn)題研究

畢淑敏

摘 要：伴隨著信息化進(jìn)步、科技時(shí)代的來(lái)臨，結(jié)合電子檔案的高效快捷以及節(jié)約省時(shí)間的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，社會(huì)對(duì)電子檔案管理運(yùn)用越發(fā)重視，而且電子檔案已經(jīng)走入人們的生活之中，電子檔案逐漸發(fā)展替代傳統(tǒng)檔案管理模式也是趨勢(shì)必然。本文將結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)以及管理原則進(jìn)行綜述，淺析電子檔案工作管理上的現(xiàn)狀以及尚還存在的一些問(wèn)題，同時(shí)結(jié)合電子檔案現(xiàn)狀的給出相應(yīng)的看法與意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案;特點(diǎn);問(wèn)題研究;建議

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2019）02-0060-02

電子檔案是通過(guò)在社會(huì)不斷的實(shí)踐活動(dòng)創(chuàng)造而形成的，電子檔案主要是依靠計(jì)算機(jī)處理大量的檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)保存有價(jià)值數(shù)據(jù)檔案的一類手段工具。跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)性檔案對(duì)比，電子檔案在管理上、儲(chǔ)存上都廣泛運(yùn)用到現(xiàn)代的科學(xué)與技術(shù)中，它針對(duì)龐大而又繁瑣的檔案數(shù)據(jù)簡(jiǎn)化處理，幫助管理人員進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)劃整理及儲(chǔ)存，做到繁而不亂，有條不紊。

1 電子檔案與其特點(diǎn)

隨著社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，檔案管理工作也逐步向著數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化、電子化的方向進(jìn)行發(fā)展，這也是檔案管理上的劃時(shí)代變化。電子化檔案帶給目前社會(huì)的不僅僅是檔案管理水平的提高，更是一種前有未有的挑戰(zhàn)，給檔案管理帶來(lái)了一次信息管理改革的機(jī)遇。目前我們所說(shuō)的電子檔案，主要是通過(guò)代碼形式進(jìn)行記錄在磁盤或者光盤、甚至磁帶等載體中，依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行儲(chǔ)存可在計(jì)算機(jī)上傳輸流轉(zhuǎn)的文件檔案。電子檔案與紙質(zhì)檔案在儲(chǔ)存方式上有著本質(zhì)的不同[1]。

1.1 電子檔案存儲(chǔ)數(shù)字化信息

對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，通過(guò)硬盤與光盤的組合，而電子檔案管理是利用數(shù)字化編碼的程序，在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部生成、存儲(chǔ)以及傳輸處理電子信息。它可以將紙質(zhì)化的檔案館變成數(shù)字化電子化的信息，存放在電腦系統(tǒng)里或者光盤上，將數(shù)十億的字壓縮到小小的磁盤上，這種巨大改革變化，成果也是非常驚人的[2]。

1.2 電子檔案具有信息獨(dú)立性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的內(nèi)容，與所需要的載體是無(wú)法分開(kāi)的整體。而電子檔案管理卻不同，電子檔案對(duì)于存儲(chǔ)的內(nèi)容位置不固定，操作簡(jiǎn)單隨意，甚至在不同載體之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換傳遞，且保證內(nèi)容不會(huì)出現(xiàn)變化，具有一定的獨(dú)立性與可操作性。

2 電子檔案包含的管理原則

當(dāng)然為了保證電子檔案管理上的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，在進(jìn)行電子檔案中的管理工作上一定要遵循特有的原則[3-4]。

2.1 規(guī)范性的原則

電子檔案管理的規(guī)范性原則是開(kāi)展數(shù)據(jù)信息進(jìn)行電子化中最重要的，也是為了保證電子化的信息檔案具有可用性的條件之一。規(guī)范性的原則主要要求是：針對(duì)所有的檔案信息，必須要經(jīng)過(guò)特有的文本格式、技術(shù)模式以及國(guó)際通用的工作標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行電子化操作。而且檔案信息進(jìn)行電子化管理的目的主要是去利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)這種新科技去傳遞信息，并為檔案信息管理提供服務(wù)。因此，對(duì)于電子化檔案信息的管理組織，以及傳遞必須要采取統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這樣不僅可以減低因存儲(chǔ)格式與計(jì)算機(jī)軟件平臺(tái)不同轉(zhuǎn)換之間浪費(fèi)的資源，進(jìn)一步的提高檔案信息存儲(chǔ)以及傳輸效率，也有助于去選擇最優(yōu)的檔案信息電子化技術(shù)管理方案。

2.2 效率的原則

對(duì)所有紙質(zhì)的檔案信息進(jìn)行電子化操作，這是一項(xiàng)既是工程量大，且又消耗時(shí)間浪費(fèi)財(cái)力的工作，這就需要十分注重工作上效益和效率。首先，通過(guò)充分的分析研究，然后選擇最優(yōu)的電子化信息檔案管理方案，包括利用最合理、最優(yōu)化、最適宜的工作流程和技術(shù)模式。因?yàn)槔煤侠淼募夹g(shù)組織方案可以決定著整個(gè)電子化檔案工程的成敗與效率性，而且良好的電子化管理系統(tǒng)進(jìn)一步幫助檔案信息管理的飛躍性改革。雖然前期電子化檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)配置需要大量資金與設(shè)備的投入，但是它卻有著投資一次而長(zhǎng)久受益的優(yōu)點(diǎn)。所以建設(shè)良好的電子化檔案信息管理系統(tǒng)，將會(huì)極大地提高檔案信息管理電子化的速度以及發(fā)展的進(jìn)程。

3 電子檔案管理中存在的現(xiàn)狀問(wèn)題

3.1 信息安全性的問(wèn)題

計(jì)算機(jī)的信息化技術(shù)是進(jìn)行電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，對(duì)于檔案信息的搜集以及傳輸歸檔性的工作，都需要通過(guò)計(jì)算機(jī)的設(shè)備來(lái)完成。不同于傳統(tǒng)性的紙質(zhì)檔案信息整理與分類保存的手動(dòng)型工作，電子化檔案的工作效率得到了大幅度的提高，而且進(jìn)行資料的查閱也是更加的便捷。但是因?yàn)殡娮踊瘷n案信息管理主要依據(jù)電腦系統(tǒng)軟件，這些檔案信息在電腦上進(jìn)行發(fā)送接收以及保存歸檔過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)椴《救肭蛛娔X，造成一些檔案信息被泄露或者竊取等問(wèn)題，這些電子化安全性問(wèn)題也是需要檔案的管理者時(shí)時(shí)提醒注意的，在我們的生活中，常常會(huì)出現(xiàn)一些不法分子利用電腦植入病毒，竊取電子檔案資料，也會(huì)給我們的電子化檔案管理上造成一定的困擾[5]。

3.2 管理人員的素質(zhì)問(wèn)題

電子檔案中的管理工作對(duì)于工作人員有著極高的素質(zhì)要求，不僅需要熟練的計(jì)算機(jī)操作能力與檔案管理的理論知識(shí)，還有個(gè)人自我約束的能力與自身的思想政治水平的要求，也是有利于發(fā)揮檔案信息電子化管理工作優(yōu)勢(shì)的重要因素。對(duì)于檔案管理人員，日常的工作量比較大，對(duì)于人員在電子檔案管理上的時(shí)間與精力十分的有限，而且往往檔案管理崗位薪酬較低，工作人員的流動(dòng)性比較強(qiáng)，也會(huì)影響著電子檔案管理穩(wěn)定的長(zhǎng)期發(fā)展。

3.3 管理制度的完善問(wèn)題

無(wú)論是以信息還是文字為主進(jìn)行紙質(zhì)管理檔案的時(shí)期，管理檔案的工作人員對(duì)于檔案信息的保存都要有深刻重要的認(rèn)知，而且紙質(zhì)性檔案管理的信息都是羅列于紙質(zhì)的載體之上，在經(jīng)過(guò)將備份的數(shù)據(jù)列入到檔案登記簿之上，那么管理檔案信息的工作基本上就完成了一半多。但是對(duì)于電子檔案的信息進(jìn)行一定處理中，管理人員工作的思路還通常在過(guò)渡的轉(zhuǎn)變期，而且對(duì)于電子檔案的物質(zhì)載體保存卻缺少一定的認(rèn)識(shí)，目前常用電子存儲(chǔ)手段，主要包括光盤和U盤以及移動(dòng)硬盤等這些電子化存儲(chǔ)設(shè)備。因?yàn)檫@些都是管理者自己對(duì)信息進(jìn)行存放安排，所以在進(jìn)行許多重要的數(shù)據(jù)與文檔進(jìn)行保存?zhèn)浞輹r(shí)卻毫無(wú)頭緒，什么樣的數(shù)據(jù)需要去保存，還有以何種電子化儲(chǔ)存介質(zhì)去保存?zhèn)浞?，這些都是電子檔案管理中的工作內(nèi)容。但是在目前形式政策下，電子檔案管理人員因?yàn)槿鄙倬唧w的參照標(biāo)準(zhǔn)，因此對(duì)于電子檔案信息的備份工作進(jìn)行的比較混亂，這樣就會(huì)不利于電子檔案管理工作的長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展。還有防范與制止拷貝電子檔案信息的行為，相關(guān)法律管理制度以及安全防范制度都沒(méi)有進(jìn)行有效的規(guī)范措施，這就說(shuō)明了電子檔案信息管理在安全方面仍存在著漏洞。我國(guó)的相關(guān)部門以及管理人員要高度的給予重視，努力的通過(guò)制定與完善規(guī)章制度，進(jìn)一步的保證電子檔案管理上的安全性與有效性[6]。

4 完善電子檔案管理方面的建議

4.1 完善相關(guān)的規(guī)章制度

為了讓電子化檔案的管理朝著正規(guī)的方向發(fā)展，對(duì)于電子檔案中管理方面的規(guī)章制度的完善是十分重要的，完善的制度可以有利于檔案的電子化管理科學(xué)化與規(guī)范化。目前我國(guó)大部分的單位雖然已經(jīng)建了檔案的電子化管理體系，但也普遍的缺乏一定的管理制度，為了提高電子檔案的利用效率，有關(guān)的規(guī)章制度應(yīng)完善對(duì)檔案信息文件的收集、制作、整理、審核以及歸檔保管等環(huán)節(jié)都做好明確規(guī)定，還有各個(gè)企業(yè)單位也要可以結(jié)合自身的實(shí)際情況與檔案文件的特征及時(shí)的去補(bǔ)充和完善規(guī)章制度。

4.2 加大資金投入，完善檔案管理工作環(huán)境

檔案電子化的管理對(duì)于檔案管理是重大的創(chuàng)新措施，依據(jù)現(xiàn)代化的設(shè)備和依靠先進(jìn)的管理技術(shù)可以很好的促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。由于存在區(qū)域之間經(jīng)濟(jì)發(fā)展不同，許多先進(jìn)的檔案管理設(shè)備無(wú)法被一一的滿足。這是一個(gè)現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)性問(wèn)題，對(duì)于檔案管理部門要積極的承擔(dān)起責(zé)任區(qū)督促，積極的去向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)費(fèi)用支出，改善檔案管理的設(shè)備條件以及工作的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理步入現(xiàn)代化電子化管理領(lǐng)域。不僅如此，管理部門還要積極推出通用的檔案管理軟件，結(jié)合統(tǒng)一設(shè)計(jì)與統(tǒng)一規(guī)劃原則，使檔案管理工作可以節(jié)省更多時(shí)間，以及財(cái)力、物力、人力，進(jìn)一步的提高工作的效率。

4.3 培養(yǎng)檔案管理人才

電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)檔案具有很高的優(yōu)越性，無(wú)論是對(duì)電子檔案進(jìn)行的開(kāi)發(fā)，還是對(duì)其的利用都是更加的方便與快捷，而且檔案本身的實(shí)用性也是得到了大大的提升。但是，電子檔案管理的水平與管理人員的能力大小有著直接關(guān)系，對(duì)于檔案管理專業(yè)的人才培養(yǎng)，首先就要保證人員流動(dòng)性控制在合理小范圍里。因?yàn)殡娮訖n案的管理工作需要極強(qiáng)的專業(yè)性，且工作面涉及廣泛，工作人員的實(shí)踐管理經(jīng)驗(yàn)都是非常珍貴的，所以對(duì)于人員的流動(dòng)要盡可能的去避免頻繁流動(dòng)，從而保證工作的長(zhǎng)期性與延續(xù)性，才可以有效的培養(yǎng)出專業(yè)的檔案管理人才。不僅要積極地組織培訓(xùn)檔案管理人員，也要管理人員對(duì)自己進(jìn)行嚴(yán)格的要求，及時(shí)去更新補(bǔ)充知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷的提升自己的信息應(yīng)用技術(shù)與職業(yè)道德，努力的去培養(yǎng)綜合性素質(zhì)較高的人才，從而更好地去適應(yīng)當(dāng)代電子檔案管理的發(fā)展需要[7]。

4.4 完善軟硬件管理設(shè)備

高配置的軟硬件設(shè)備是保障電子檔案的管理工作進(jìn)行平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，檔案管理的部門應(yīng)該配置高性能與高安全性的系統(tǒng)與軟件，嚴(yán)禁使用市場(chǎng)上不知名的系統(tǒng)或者軟件。在工作的期間，檔案管理人員也要定時(shí)、定期去進(jìn)行安全電腦體檢以及殺毒，利用電腦上的殺毒軟件和防火墻等可以保護(hù)電腦的軟件系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新，進(jìn)而去保障電子檔案管理系統(tǒng)的功能性與安全性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理都是依靠管理人員的手工來(lái)操作完成，這種通過(guò)人力操作的工作既浪費(fèi)時(shí)間又工作效率低下。但是通過(guò)利用計(jì)算機(jī)電子技術(shù)操作后，在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上管理檔案，借助計(jì)算機(jī)的多種功能，隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息的整理與歸納等操作，節(jié)省了時(shí)間，也提高了工作效率，使得檔案管理變更加的快捷。同時(shí)要注重進(jìn)一步的促進(jìn)檔案管理制度的完善，健全管理體系，提升工作人員的綜合素養(yǎng)以及融合的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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