民族地方高校人事檔案管理與開發(fā)利用

王芳 劉暢

摘? ? 要： 目前，民族地方高校人事檔案管理中存在一些問題，要積極采取對策，提高民族地方高校人事檔案管理質(zhì)量，為促進(jìn)民族地方高校人事檔案管理與開發(fā)利用提供借鑒。

關(guān)鍵詞： 民族地方高校? ? 高校人事檔案? ? 檔案管理? ? 檔案開發(fā)

一、引言

民族地方高校人事檔案是民族地方高校在引進(jìn)、培養(yǎng)、使用、管理和服務(wù)教職工的活動過程中形成的，教職工個人參與學(xué)校教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等工作情況及個人基本情況（包括：學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、學(xué)歷變更、職務(wù)職稱、品德表現(xiàn)、工作能力、主要社會關(guān)系、年度考核、獎處等）的全面、真實記載。民族地方高校人事檔案管理作為學(xué)校建設(shè)發(fā)展不可或缺的要素，在引進(jìn)人才、任免干部、隊伍建設(shè)、促進(jìn)人力資源開發(fā)利用等方面越來越發(fā)揮重要作用。隨著我國政治、人事體制改革，特別是民族地方高校轉(zhuǎn)型發(fā)展改革的不斷推進(jìn)，對民族地方高校人事檔案管理與開發(fā)利用提出新要求。同時，伴隨網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的急速發(fā)展，民族地方高校人事檔案的以往管理模式面臨一些不適應(yīng)新形勢的問題，妨礙人事檔案在民族地方高?？茖W(xué)發(fā)展、快速發(fā)展、轉(zhuǎn)型發(fā)展和特色發(fā)展的積極作用的發(fā)揮。因此，積極思考新時代民族地方高校人事檔案的科學(xué)管理，更好地發(fā)揮其在民族地方高校師資隊伍建設(shè)、教學(xué)科研管理及服務(wù)等建設(shè)和發(fā)展中的決策參考作用顯得十分緊迫和重要。

二、民族地方高校人事檔案管理中存在的主要問題

1.學(xué)校重視不到位，投入不足，檔案自動化管理水平低，檔案建設(shè)質(zhì)量不高。

一是民族地方高校人事檔案管理隊伍建設(shè)重視不到位，人員數(shù)量嚴(yán)重短缺，甚或兼職，人員專業(yè)素質(zhì)不高，隊伍穩(wěn)定性差，創(chuàng)新能力不足;二是民族地方高校人事檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)重視不到位，檔案管理沒有獨立的空間，檔案管理對空間、環(huán)境的特殊要求難以滿足，檔案以往管理模式占主導(dǎo)地位，檔案數(shù)字化、自動化管理處于低層次。三是民族地方高校人事檔案建設(shè)管理缺乏中長期規(guī)劃，應(yīng)對上級檢查的短期突擊性建設(shè)工作多。由于參與突擊性建設(shè)的人員往往臨時來自不同崗位，缺乏檔案建設(shè)專業(yè)知識，對檔案建設(shè)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)掌握不到位，檔案建設(shè)質(zhì)量可想而知，長此以往，后果可想而知。

2.評價材料同質(zhì)化，個性特征不明顯，檔案材料內(nèi)容不豐富。

長期以來，民族地方高校人事檔案建設(shè)普遍強調(diào)對個人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、學(xué)歷變更、職務(wù)職稱變更、年度工作考核等級、主要社會關(guān)系等個人基本要素內(nèi)容的記錄，主要反映教職工個人的早期歷史。有關(guān)教職工個人各個學(xué)歷階段的治學(xué)情況研究方向、專業(yè)選擇情況，在校工作過程中的自身思想政治品德培育情況、教書育人管理育人服務(wù)育人情況、教學(xué)科研方向、取得的主要科研成果、服務(wù)地方經(jīng)濟社會建設(shè)業(yè)績等反映動態(tài)真實自我的資料缺失。導(dǎo)致對教職工的品德、能力及業(yè)績等情況的評價材料同質(zhì)化，無法準(zhǔn)確體現(xiàn)教職工的個性特征。毫不諱言，民族地方高校人事檔案材料內(nèi)容不豐富。

3.管理制度不完善，制度遵從不嚴(yán)格，檔案材料不完整。

一是民族地方高校人事檔案制度設(shè)計建設(shè)不完善，造成檔案建設(shè)無章可循;二是民族地方高校檔案管理人員檔案管理知識普遍欠缺、存檔材料要素把握不夠或檔案管理責(zé)任心缺失，不能嚴(yán)格遵從檔案管理制度，主動、及時、有效收集、整理人事檔案材料，甚至在管理工作中因借閱手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致檔案材料遺失情況;三是民族地方高校教職工對自己的人事檔案重要性認(rèn)識不到位，不能嚴(yán)格遵從學(xué)校檔案管理制度要求填報個人檔案信息，造成個人檔案信息填報失真，沒有適時提供個人工作過程產(chǎn)生的動態(tài)檔案信息意識和意愿;四是民族地方高校發(fā)展對高層次人才引進(jìn)的迫切性，在一定程度上造成其在引進(jìn)高學(xué)歷高職稱人才時，過于傾向?qū)蒲心芰Α⑷〉脤W(xué)術(shù)成果的考察，不同程度忽視對引進(jìn)人才政治站位、思想道德和意識形態(tài)等重要方面的審核，忽略政治站位、思想道德和意識形態(tài)信息資料在個人人事檔案中應(yīng)有的重要位置，造成部分教職工人事檔案資料在系統(tǒng)性、完整性、真實性等方面存在或多或少的問題;五是民族地方高校引進(jìn)人才人事檔案交接手續(xù)部分存在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯栴}，在一定程度上造成人事檔案資料損失;六是民族地方高校對停薪留職人員、外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)人員的檔案材料收集存在短板，直接影響人事檔案材料的系統(tǒng)性、完整性[1]。

4.忽視檔案身份特性，“人檔分離”屢見不鮮，檔案材料常缺失。

在創(chuàng)新驅(qū)動的引領(lǐng)下，民族地方高校為了實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展、快速發(fā)展、轉(zhuǎn)型發(fā)展、特色發(fā)展的建設(shè)需要，不惜下大力氣引進(jìn)高學(xué)歷、高層次、高技術(shù)職稱的專業(yè)人才，甚至配套出臺一些特殊政策，以特批的形式，在不調(diào)取個人檔案、不調(diào)轉(zhuǎn)人事關(guān)系的情況下，引進(jìn)優(yōu)秀人才，出現(xiàn)“用人的單位不管檔案，管檔案的地方不用人”的現(xiàn)象，導(dǎo)致“人檔分離”越來越普遍，忽視人事檔案固有的人的身份特征，淡化教職工對人事檔案建設(shè)管理的重要性的認(rèn)識，影響民族地方高校人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)[2]。

5.重收藏，輕開發(fā)利用，人事檔案作用難以發(fā)揮。

一是民族地方高校人事檔案普遍缺乏開發(fā)利用的人才專業(yè)隊伍;二是對人事檔案的作用認(rèn)識不充分，忽視其在學(xué)校人才隊伍建設(shè)、學(xué)科專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)方面的決策參考作用;三是民族地方高校人事檔案自動化、信息化建設(shè)水平普遍較低，人事檔案自動化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、數(shù)據(jù)類型單一、標(biāo)準(zhǔn)化程度低、開放接口不兼容，難以與學(xué)校的相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，難以實現(xiàn)信息資源共享，導(dǎo)致形成“信息孤島”[3]，制約人事檔案的合理開發(fā)與利用。

三、對提高民族地方高校人事檔案管理質(zhì)量的舉措思考

1.加強工作領(lǐng)導(dǎo)，加大資金投入力度，完善民族地方高校人事檔案管理的信息化建設(shè)。

民族地方高校必須將學(xué)校人事檔案建設(shè)納入校級領(lǐng)導(dǎo)層面的重要工作日程，將人事檔案管理的信息化建設(shè)納入智慧校園建設(shè)的總體規(guī)劃中，制訂學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的年度計劃及中長期發(fā)展規(guī)劃。把人事檔案的建設(shè)經(jīng)費納入學(xué)校每年的財務(wù)預(yù)算。按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開;按照高校檔案保管相關(guān)達(dá)標(biāo)條件建設(shè)人事檔案庫房，配備密集架存放人事檔案，根據(jù)檔案庫管理的“八防”要求，配備防火、防盜、除濕、空調(diào)等設(shè)備，切實保證保管人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)標(biāo);根據(jù)信息化建設(shè)要求，添置高配置的計算機、服務(wù)器、大容量的存儲設(shè)備、打印機、刻錄機、掃描儀、數(shù)碼相機等硬件設(shè)施，以及功能齊全的人事檔案信息管理系統(tǒng)軟件，最終完成高質(zhì)量的民族地方高校人事檔案信息化建設(shè)。以便民族地方高校“更好地保護(hù)人事檔案紙質(zhì)載體;更好地提高地方高校人事檔案信息的安全性，提高工作效率;更好地提供人事檔案信息利用與服務(wù)”[4]。同時，在全校范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息資源的共知共建共享，創(chuàng)造人事檔案資料便捷有效開發(fā)利用的共享空間，確保民族地方高校人事檔案建設(shè)符合自身建設(shè)發(fā)展需要，更好地為民族地方高校的建設(shè)發(fā)展服務(wù)。

2.加強管理隊伍建設(shè)，為提高人事檔案管理質(zhì)量促進(jìn)開發(fā)利用保駕護(hù)航。

一是創(chuàng)造條件積極引進(jìn)人事檔案管理專業(yè)人才;二是加大對現(xiàn)有管理人員思想品德、檔案專業(yè)理論知識、組織人事管理知識、信息技術(shù)知識、保密知識等的培訓(xùn)力度;三是充分發(fā)揮目標(biāo)績效考核杠桿作用和晉職晉級作用，激勵從事人事檔案的管理人員在專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)積極思考，創(chuàng)新工作思路，潛心管理及學(xué)術(shù)研究，不斷提高人事檔案管理服務(wù)的理論水平和實踐工作能力。切實提高民族地方高校人事檔案管理服務(wù)團(tuán)隊的綜合素質(zhì)，為提高人事檔案管理質(zhì)量保駕護(hù)航，滿足新時代民族地方高校教育發(fā)展對人事檔案管理與服務(wù)提出的新要求。

3.加強制度建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案管理規(guī)范化制度化。

民族地方高校要以《中華人民共和國檔案法》《干部檔案工作條例》《干部檔案管理工作細(xì)則》《關(guān)于干部檔案收集、歸檔暫行辦法》等為指導(dǎo)，制定和建立起符合自身實際的、科學(xué)合理的、可操作性強的人事檔案管理規(guī)章制度及具體的人事檔案管理實施細(xì)則，在檔案管理工作人員的崗位職責(zé)、人事檔案的材料收集、裝訂制度，人事檔案的借閱制度、人事檔案的傳遞制度、人事檔案的保管和保密制度、人事檔案的鑒別歸檔制度等方面用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與要求加以規(guī)范和指導(dǎo)，實現(xiàn)人事檔案管理工作有法可依、有章可循、有序開展[5]，做到不錯、不漏，萬無一失。

4.加強人事檔案的開發(fā)利用，服務(wù)學(xué)校改革、建設(shè)和發(fā)展。

國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確指出，要創(chuàng)新服務(wù)方式，多渠道開發(fā)檔案資源，提高檔案公共服務(wù)能力[6]。搞好民族地方高校人事檔案管理與服務(wù)是其實現(xiàn)人才資源精準(zhǔn)管理與實現(xiàn)人才資源充分開發(fā)利用的重要工作，能夠為正處在轉(zhuǎn)型發(fā)展時期的民族地方高校較好地實現(xiàn)教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等各項工作改革提供重要決策參考信息。因此，民族地方高校人事檔案管理隊伍要積極主動地開展高校人事檔案信息的挖掘工作，為學(xué)校教師隊伍建設(shè)、專業(yè)學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、教育教學(xué)、人才培養(yǎng)、服務(wù)管理等提供真實可靠的源信息支撐，切實通過不斷加強人事檔案資料的開發(fā)利用服務(wù)，更好地服務(wù)學(xué)校改革、建設(shè)和發(fā)展。

四、結(jié)語

民族地方高校人事檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)管理和有效開發(fā)利用是一項與學(xué)校改革、建設(shè)和發(fā)展關(guān)聯(lián)緊密的工作，不僅要引起民族地方高校領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，而且要進(jìn)一步加強對人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加強人事檔案管理隊伍建設(shè)，加強管理制度建設(shè)，增加建設(shè)經(jīng)費投入，為人事檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)管理和開發(fā)利用提供保障。同時，民族地方高校人事檔案管理人員要主動積極地加強自身工作作風(fēng)建設(shè)，刻苦鉆研人事檔案管理相關(guān)知識，不斷提高管理能力和服務(wù)水平，創(chuàng)新工作思路，在搞好民族地方高校人事檔案規(guī)范化、信息化建設(shè)的同時，將更多精力用在人事檔案資料的開發(fā)利用工作上，最大限度地發(fā)揮人事檔案服務(wù)民族地方高校發(fā)展的功能，滿足民族地方高校改革、建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實需要。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王玉.大數(shù)據(jù)背景下高校人事檔案管理的思考[J].山西檔案，2015（4）：96-98.

[4]張麗娜.地方高校人事檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究[J].黃岡師范學(xué)院學(xué)報，2015，35（05）：122-124.

[5]張立志.高校人事檔案管理存在的問題及改進(jìn)措施[J].科技視界，2015（16）：148-149.

[6]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_ 136280.htm，2016.04.19.