基于二維碼的醫(yī)用高值耗材精細(xì)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

劉亞杰 李繼清 張興強(qiáng) 黃俊濤 姚瑞晗 鄭艷珠 范品榮 周 杰*

醫(yī)用高值耗材是現(xiàn)代外科手術(shù)的重要支撐材料，是臨床使用價(jià)值較高安全性要求極嚴(yán)的醫(yī)用材料[1]。醫(yī)用高值耗材直接作用于人體，其質(zhì)量的可靠性、功能的有效性直接關(guān)系使用者的身體健康和生命安全，其精細(xì)化管理是提高醫(yī)療安全、降低醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本的重要舉措，對(duì)醫(yī)院及醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)步發(fā)展至關(guān)重要[2-3]。隨著國(guó)家衛(wèi)生行政部門監(jiān)管要求的不斷提升，對(duì)醫(yī)用高值耗材管理模式提出了新要求，醫(yī)用高值耗材的科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化和可追溯化管理勢(shì)在必行[4]。本研究通過(guò)對(duì)醫(yī)用高值耗材管理模式的創(chuàng)新，設(shè)計(jì)出基于二維碼技術(shù)的醫(yī)用高值耗材條碼管理系統(tǒng)，并與醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital Information system，HIS)銜接，優(yōu)化醫(yī)用高值耗材的管理流程，提高物資精細(xì)化管理水平。

1 現(xiàn)有醫(yī)用高值耗材管理模式

1.1 高值耗材管理特點(diǎn)

現(xiàn)有醫(yī)用高值耗材管理模式多為手工模式，代銷不入庫(kù)而是簽字存單，巡回護(hù)士根據(jù)所開醫(yī)囑領(lǐng)用醫(yī)用高值耗材，資產(chǎn)管理部醫(yī)用高值耗材管理員手工登記[5]。手術(shù)結(jié)束后，醫(yī)用高值耗材管理員手工核對(duì)巡回護(hù)士填寫的醫(yī)用高值耗材使用登記單，核實(shí)發(fā)放耗材與使用耗材數(shù)量是否一致，無(wú)誤后交資產(chǎn)管理部及財(cái)務(wù)部人工按月計(jì)費(fèi)、核銷和計(jì)賬[6]。

1.2 高值耗材管理存在的問(wèn)題

醫(yī)用高值耗材用量大規(guī)格型號(hào)多，常出現(xiàn)巡回護(hù)士少領(lǐng)用、多領(lǐng)用和錯(cuò)領(lǐng)用情況，手工模式下難以追蹤領(lǐng)用出錯(cuò)的耗材，耗材使用流向追溯性差[7]。資產(chǎn)管理部醫(yī)用高值耗材管理員手工登記出錯(cuò)率高，易漏記、錯(cuò)記，導(dǎo)致漏收費(fèi)、錯(cuò)收費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生，使醫(yī)院、患者雙方利益受損[8]。財(cái)務(wù)部門對(duì)大量紙質(zhì)單據(jù)核對(duì)、記賬和結(jié)款，效率較低，周期較長(zhǎng)[9]。全過(guò)程不利于手術(shù)大規(guī)模開展和醫(yī)院精細(xì)化管理[10]。

2 醫(yī)用高值耗材管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 二維碼技術(shù)

二維碼是在水平方向和垂直方向的二維空間上都存儲(chǔ)信息的一種條碼，按一定規(guī)律在二維方向上分布的幾何圖形來(lái)記錄數(shù)據(jù)符號(hào)信息[11]。在代碼編制上利用比特流概念，使用若干與二進(jìn)制相對(duì)應(yīng)的幾何形體表示文字?jǐn)?shù)值信息，通過(guò)光電掃描設(shè)備自動(dòng)識(shí)讀以實(shí)現(xiàn)信息自動(dòng)處理[12]。二維碼與條形碼相比，其數(shù)據(jù)容量更大，具有抗損毀能力且譯碼可靠性更高[13]。

2.2 二維碼編碼規(guī)則

(1)供應(yīng)商使用BarTender軟件制作材料快速入庫(kù)二維碼。二維碼編碼規(guī)則為：品種碼+分隔符號(hào)(“+”)+批號(hào)+分隔符號(hào)(“+”)+有效日期(8位)+分隔符號(hào)(“+”)+廠商個(gè)體碼，若廠商個(gè)體碼相同，則可使用廠商個(gè)體碼+四位數(shù)字序號(hào)的方式生成相同品種、批號(hào)和效期的產(chǎn)品二維碼。

(2)品種碼為醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理(hospital enterprise resource planning，HERP)系統(tǒng)物流系統(tǒng)材料編碼，每種材料對(duì)應(yīng)編碼可從系統(tǒng)查看和導(dǎo)出。如松質(zhì)骨條材料編碼為“01010700064”，批號(hào)為“2018176308”，材料有效日期為“20210906”，廠商條形碼即材料的原始碼為“17210906102018176308”，則最終制作的二維碼為：“01010700064+2018176308+202 10906+17210906102018176308”，若生產(chǎn)廠商原始碼相同，則在廠商原始碼后直接加四位數(shù)序號(hào)進(jìn)行區(qū)分，如上述骨條多個(gè)同類材料的條碼均為“17210906102018176308”，則在廠商條碼后依次加四位數(shù)序號(hào)，即“0001、0002、0003、… …”，二維碼變?yōu)椤?1010700064+2018176308+20210906+172 109061020181763080001”。如圖1所示。

圖1 松質(zhì)骨條二維碼制作效果圖

(3)二維碼使用條碼打印機(jī)打印一式3份，并貼在材料上，不能隨意丟棄，醫(yī)用高值耗材管理員用二維碼進(jìn)行快速入庫(kù)，手術(shù)完成后，手術(shù)醫(yī)師將二維碼及材料原始碼貼在患者病歷上，資產(chǎn)管理部派駐手術(shù)室工作人員通過(guò)掃描二維碼完成掃碼記賬計(jì)費(fèi)工作。

2.3 HERP與HIS銜接

HERP可解決目前醫(yī)院各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)未在同一管理平臺(tái)運(yùn)行導(dǎo)致各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不能共享的問(wèn)題[14]。醫(yī)院HERP包括財(cái)務(wù)、資產(chǎn)和物流管理模塊。HIS利用電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，為醫(yī)院各部門提供患者診療信息和行政管理信息的收集、存儲(chǔ)、處理、提取、數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)維護(hù)[15]。

醫(yī)院HERP與HIS屬于不同軟件廠商開發(fā)，需先對(duì)系統(tǒng)接口設(shè)置，統(tǒng)一字段名稱。HERP物流系統(tǒng)與HIS計(jì)費(fèi)系統(tǒng)的材料名稱一一對(duì)應(yīng)匹配，再將系統(tǒng)信息進(jìn)行對(duì)接，HERP傳遞信息到HIS計(jì)費(fèi)系統(tǒng)，HIS傳遞病案信息到HERP。對(duì)接完成后，材料方能代銷入庫(kù)，其中材料的詳細(xì)信息存儲(chǔ)在HERP，已使用材料信息記錄在HERP，再由HIS收費(fèi)結(jié)算。計(jì)費(fèi)后HERP取得對(duì)應(yīng)患者姓名等信息的材料消耗信息，再自動(dòng)核銷生成出庫(kù)單，同時(shí)醫(yī)用高值耗材管理員核對(duì)代銷出庫(kù)單據(jù)。并于月末根據(jù)使用清單生成專購(gòu)品單據(jù)，由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)處理。一般情況當(dāng)日手術(shù)使用醫(yī)用高值耗材應(yīng)當(dāng)日出庫(kù)，特殊情況當(dāng)周必須出庫(kù)。HERP和HIS銜接流程如圖2所示。

圖2 HERP和HIS銜接流程框圖

2.4 系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)通過(guò)掃碼入庫(kù)、掃碼發(fā)放和掃碼出庫(kù)對(duì)醫(yī)用高值耗材進(jìn)行管理，做到全程監(jiān)控，明確各科室部門職責(zé)，做到規(guī)范化、精細(xì)化管理，其流程如圖3所示。

圖3 醫(yī)用高值耗材管理系統(tǒng)流程圖

(1)代銷入庫(kù)確認(rèn)。醫(yī)院協(xié)議供貨商備貨，按編碼規(guī)則制作生成二維碼并粘貼，醫(yī)用高值耗材管理員掃碼入庫(kù)，并讀取出耗材編碼、名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、單價(jià)、金額、生產(chǎn)批號(hào)及日期等信息，當(dāng)醫(yī)用高值耗材管理員對(duì)廠商提供的耗材核對(duì)無(wú)誤后，即可代銷入庫(kù)確認(rèn)。如圖4所示。

圖4 醫(yī)用高值耗材入庫(kù)登記界面圖

(2)臨時(shí)發(fā)放。手術(shù)開始前，手術(shù)室巡回護(hù)士根據(jù)醫(yī)囑及手術(shù)要求向醫(yī)用高值耗材管理員領(lǐng)取臨床科室所需醫(yī)用高值耗材，醫(yī)用高值耗材管理員通過(guò)對(duì)醫(yī)用高值耗材二次掃碼，獲得已入庫(kù)登記過(guò)的耗材信息，并在“接收人”一欄登記領(lǐng)用護(hù)士姓名，做臨時(shí)發(fā)放的操作，如圖5所示。

圖5 醫(yī)用高值耗材臨時(shí)發(fā)放界面圖

(3)出庫(kù)確認(rèn)。手術(shù)完成后，臨床醫(yī)師或巡回護(hù)士將已使用和未使用的醫(yī)用高值耗材進(jìn)行分類。未使用的醫(yī)用高值耗材由巡回護(hù)士交回醫(yī)用高值耗材管理員執(zhí)行取消發(fā)放操作。已使用的醫(yī)用高值耗材，其二維碼需撕下粘貼在患者“耗材使用知情同意書”上，隨醫(yī)用高值耗材使用單交醫(yī)用高值耗材管理員出庫(kù)確認(rèn)。在核對(duì)病案上所粘貼使用的耗材二維碼，確認(rèn)無(wú)誤后，進(jìn)行第3次掃描，并記錄患者姓名、住院號(hào)、領(lǐng)料科室和領(lǐng)料人，完成出庫(kù)確認(rèn)操作。醫(yī)用高值耗材管理員在核對(duì)醫(yī)用高值耗材使用登記單后，打印醫(yī)用高值耗材出庫(kù)單，在臨時(shí)發(fā)放界面核實(shí)計(jì)費(fèi)核銷的耗材，已計(jì)費(fèi)核銷的耗材在“狀態(tài)”一欄顯示“已發(fā)放已出庫(kù)”，如圖6所示。

(4)核銷計(jì)費(fèi)。將醫(yī)用高值耗材出庫(kù)單交各使用科室，核實(shí)后計(jì)費(fèi)。

圖6 醫(yī)用高值耗材出庫(kù)登記界面圖

(5)付款結(jié)算。資產(chǎn)管理部核實(shí)，每月末生成專購(gòu)品單，供應(yīng)商依據(jù)專購(gòu)品單據(jù)開具發(fā)票，財(cái)務(wù)部核對(duì)后，記賬確認(rèn)。

3 醫(yī)用高值耗材管理系統(tǒng)應(yīng)用效果

基于二維碼的醫(yī)用高值耗材管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院全程監(jiān)控、可追溯化管理，使每件用于患者的醫(yī)用高值耗材都處于嚴(yán)密的監(jiān)控中。醫(yī)用高值耗材使用流向公開化、透明化，明確了各科室責(zé)任，降低耗材使用出錯(cuò)率，促進(jìn)醫(yī)院各部門工作有序開展。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，醫(yī)用高值耗材當(dāng)日出庫(kù)率由2%左右提升到80%以上，當(dāng)周出庫(kù)率由20%左右提升到98%以上。有效避免耗材領(lǐng)用出錯(cuò)問(wèn)題的發(fā)生，提高了各科室工作效率，保障了各方權(quán)益。

4 結(jié)語(yǔ)

基于二維碼的醫(yī)用高值耗材管理系統(tǒng)，可為醫(yī)用高值耗材使用的合理性分析提供數(shù)據(jù)支撐，為醫(yī)院降耗控費(fèi)提供基礎(chǔ)信息，為醫(yī)用耗材的安全使用提供技術(shù)保障，為醫(yī)院物流精細(xì)化管理探索出一條有益途徑。

在基于二維碼的醫(yī)用高值耗材條碼管理系統(tǒng)上線運(yùn)行初期，因上線時(shí)間較短，會(huì)對(duì)原有使用程序改進(jìn)較多、協(xié)調(diào)解決問(wèn)題也較多，需緊盯政策變動(dòng)，注重供應(yīng)商、各科室及管理部門間的配合，完善醫(yī)用高值耗材基本信息與品種。下一步將繼續(xù)改進(jìn)流程，加大宣傳力度，提高當(dāng)日出庫(kù)信息準(zhǔn)確率。