隨辦：做有“溫度”的智能移動辦公平臺

彭硯淼

專注于執(zhí)行力的智能移動辦公平臺隨辦，是Office365的智能移動伴侶，同時(shí)和Azure聯(lián)手打造“移動+云，智能為先”的整體移動信息化解決方案。隨辦超越移動辦公，已擁有15款成熟移動軟件，分別滿足大中企業(yè)的傳達(dá)、協(xié)作、管控、執(zhí)行四個(gè)管理階段。軟件之間可以自由拼接組合，以不變應(yīng)萬變，滿足了不同行業(yè)、不同職能部門的移動工作需求，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的銷售商機(jī)協(xié)同、經(jīng)營數(shù)據(jù)即時(shí)匯總、渠道協(xié)作管理、市場營銷活動協(xié)同、供應(yīng)商協(xié)作管理、項(xiàng)目管理、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等企業(yè)級移動應(yīng)用解決方案。融入人工智能技術(shù)，不斷創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)智能執(zhí)行力，工作隨時(shí)辦。

隨辦是執(zhí)行利器，即提高員工按照授權(quán)將事情在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)內(nèi)達(dá)成結(jié)果的能力;擁有智能日歷邀請、“刷臉”考勤、語音助手、實(shí)時(shí)在線翻譯等智能辦公功能;用一個(gè)APP可訪問微軟Office 365核心功能，源于深度集成Exchange Online，SharePoint Online， Skype for Business， OneDrive for Business;高效實(shí)時(shí)協(xié)作能力，可實(shí)現(xiàn)個(gè)人便捷云筆記、移動會議室、企業(yè)私有云網(wǎng)盤;強(qiáng)大的互動溝通能力，達(dá)成新聞發(fā)布、通知下達(dá)、投票、調(diào)查、企業(yè)統(tǒng)一通訊錄、內(nèi)部同事圈等功能。

隨辦首創(chuàng)智能執(zhí)行力移動SaaS，由前微軟、IBM、Dell高管團(tuán)隊(duì)打造。目前，隨辦客戶數(shù)量已達(dá)數(shù)十萬級，標(biāo)桿客戶有大型國有銀行，多家全球頂級消費(fèi)品牌企業(yè)，覆蓋金融、教育、保險(xiǎn)、醫(yī)藥等領(lǐng)域的眾多世界500強(qiáng)品牌企業(yè)。

隨辦CEO于勝泳擁有10年移動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，曾任微軟中國區(qū)解決方案部總監(jiān)10年，是微軟黃金時(shí)代中國區(qū)最優(yōu)秀的經(jīng)理之一。26歲成為微軟中國經(jīng)理的他，曾為微軟中國培養(yǎng)了數(shù)量眾多的優(yōu)秀管理人才和全球白金員工獎(jiǎng)獲得者。于勝泳還是企業(yè)解決方案領(lǐng)域的頂級專家，相當(dāng)了解企業(yè)管理工具需求，方案極具創(chuàng)造力和遠(yuǎn)見，被眾多大型企業(yè)CIO推崇。

早在多年前那個(gè)智能手機(jī)尚未普及的時(shí)代，服務(wù)于微軟中國的于勝泳就有一種預(yù)感：未來，智能手機(jī)、平板電腦等移動終端的使用頻率將超越PC。

之后，他在創(chuàng)業(yè)的過程中發(fā)現(xiàn)，初創(chuàng)公司要以相對較少的人手完成相對繁多的工作，肯定需要高效的內(nèi)部溝通管理平臺。但現(xiàn)有的電子郵件、MSN等平臺都不夠好用。

“所以我們就想到要‘創(chuàng)造一款新的管理平臺，按照新的思路去做這樣一個(gè)創(chuàng)新一一先解決我們創(chuàng)業(yè)時(shí)切實(shí)遇到的問題。”于勝泳說。

他分析，從前，大家工作中會在各種溝通軟件里拉很多的群。但當(dāng)工作增加，積累日久，各種有用的信息漸漸難以便利地被查找到。這消耗了勞動者們更多精力，占用了寶貴時(shí)間，紊亂的信息也讓大家十分困擾。在這種情況下，如何能夠一目了然地掌握每件工作的進(jìn)展、及時(shí)把控？它能順利按時(shí)完成還是會延誤？之前大家使用電子郵件，比起對話群，電子郵件在呈現(xiàn)信息上的確相對清晰一些，但要把某工作事項(xiàng)所有相關(guān)來龍去脈的郵件都一下子找出來，其實(shí)也不太容易。更不用說電子郵件在對話交互時(shí)沒有即時(shí)消息那么快。

“所以我們就開始意識到，是否可以有一種平臺，它集成了很多交流方式的優(yōu)點(diǎn)，像是即時(shí)消息的快速反應(yīng)力，電子郵件的條理性，最好還能帶點(diǎn)簡單的項(xiàng)目管理功能一一畢竟專門的項(xiàng)目管理軟件挺復(fù)雜的?！?/p>

當(dāng)然可以有。

于勝泳認(rèn)為，在當(dāng)今的移動互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，科技創(chuàng)新的火花會迸發(fā)在跨領(lǐng)域的結(jié)合過程中。這種結(jié)合往往能夠產(chǎn)生令人驚艷的創(chuàng)造性“所得”。電子郵件、即時(shí)消息、項(xiàng)目管理軟件……把它們的優(yōu)勢和創(chuàng)業(yè)公司的場景結(jié)合起來，于勝泳和他的團(tuán)隊(duì)想做一個(gè)特別簡化但又能博采眾長的平臺。在他看來，這個(gè)“緣起”，本身就是一個(gè)關(guān)于創(chuàng)造的有趣故事。

他們先拿自己做試驗(yàn)，工作中不用微信、電子郵件、項(xiàng)目管理軟件，只用自家團(tuán)隊(duì)研發(fā)出的平臺管理公司，驗(yàn)證它是否真能提高效率，是不是真的足夠“好”。

于勝泳認(rèn)為，他和他的團(tuán)隊(duì)要研發(fā)的平臺，跟傳統(tǒng)辦公流程審批軟件不是一回事兒，更多是用移動互聯(lián)網(wǎng)的體驗(yàn)去變革原有的企業(yè)管理軟件。

“很多公司要么靠OA工作流審批，要么靠電子郵件來溝通，要么干脆用QQ或MSN。但實(shí)際上，這些方式都不能較完美地解決問題一一它最多只能解決問題的一部分。我們的平臺實(shí)現(xiàn)了多功能合一，其關(guān)鍵詞就是執(zhí)行力?！?/p>

提高執(zhí)行力，也是任何一個(gè)管理平臺的核心訴求。

何謂執(zhí)行力？

執(zhí)行力是將事情保質(zhì)、高效完成的能力。管理指向的對象是一件件工作事項(xiàng)，而不是各式各樣的消息。無論是電子郵件還是短信、微信，消息的來回，歸根結(jié)底都是在傳遞信息。談話本身并不是管理的對象，而只是為了去把控一件工作事項(xiàng)的進(jìn)度，如進(jìn)展如何、相關(guān)人員的溝通是否順暢等。

在實(shí)際工作中，很多人只在做大型表格、設(shè)計(jì)、視頻編輯這樣專業(yè)性很強(qiáng)的事才會使用電腦，很多企業(yè)內(nèi)部信息溝通完全可以通過手機(jī)端來完成。于勝泳敏銳地感覺到，通過移動化辦公，可以讓企業(yè)管理更自然。而現(xiàn)有被運(yùn)用在工作中的微信、QQ等通信軟件本身并不是為辦公開發(fā)的，它們的一些設(shè)計(jì)不適合工作場景，如交流中收發(fā)的文件經(jīng)7到30日不等會過期、發(fā)出消息在極短時(shí)間內(nèi)可撤回等。

很多企業(yè)的辦公生態(tài)還包括和供應(yīng)商、代理商、外聘SOLO勞動者的溝通協(xié)作，如何與這些企業(yè)外部人員安全又方便地交流？顯然僅靠內(nèi)部員工群和零散的電話、短信等方式無法滿足工作需要。這就呼喚著以移動互聯(lián)網(wǎng)的方式，更智能、更便利地去解決問題。

工作中很多上傳下達(dá)，如果沒有列清楚的話，最后容易被不了了之。使用隨辦平臺，派發(fā)任務(wù)和接收的人都能看到任務(wù)，除非接收者完成任務(wù)并經(jīng)驗(yàn)收，否則任務(wù)會一直停留在列表里。當(dāng)然，與此任務(wù)相關(guān)的工作人員也可以相互溝通。完成該任務(wù)的全部過程，從開始到結(jié)束的時(shí)間，是否提前完成或是延誤，都會有顯示。目標(biāo)相同的多人群體共同使用一個(gè)軟件，建立相對自由的、跨邊界、可管理的系統(tǒng)，而不是“單機(jī)戰(zhàn)斗”，于勝泳認(rèn)為這是將來軟件發(fā)展的趨勢之一。

他打了個(gè)比方，建立這種協(xié)同工作的虛擬組織，很像線下為人所熟悉的“工作小組”。大家跨地區(qū)、跨部門、跨層級，為了完成一個(gè)工作成立團(tuán)隊(duì)，調(diào)動不同地方的資源，跨界溝通融合。任務(wù)完成后，團(tuán)隊(duì)使命結(jié)束。隨辦平臺系統(tǒng)有多語言模式，除了在國內(nèi)廣泛推廣客戶地域也延伸至海外。

于勝泳幽默地說：“很多創(chuàng)業(yè)故事的開頭都是自己面臨某種困擾，對現(xiàn)有工具不滿意，然后以創(chuàng)新解決自身的問題，然后把它推廣開，為更多面臨和自己同樣煩惱的人解決問題。創(chuàng)業(yè)是一件很有意思的事情，它讓人充滿熱情、動力和成就感。你的創(chuàng)新是否有價(jià)值，頭一個(gè)驗(yàn)證者就是自己?！?/p>

很多企業(yè)的創(chuàng)始人、管理層，可能從沒用過管理軟件，甚至不經(jīng)常使用電腦。他們可能習(xí)慣用紙筆上傳下達(dá)，或是為待辦事項(xiàng)做記號。誰都渴望擁有同時(shí)管理多件事情的能力，但事實(shí)上人的精力畢竟有限。舉個(gè)例子，利用隨辦平臺，管理者同時(shí)推進(jìn)15個(gè)項(xiàng)目，通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)跟進(jìn)，進(jìn)程正常時(shí)可不發(fā)言，發(fā)現(xiàn)進(jìn)程不正常則能及時(shí)介入處理。因?yàn)閺膭?wù)實(shí)層面看來，工作達(dá)到預(yù)期成果才是執(zhí)行力的集中體現(xiàn)。

“換種說法就是，假如這項(xiàng)工作該員工做得很成功，領(lǐng)導(dǎo)可能就不需要往回翻閱你的進(jìn)程。但如果過程中遇到阻礙或不順利，需要領(lǐng)導(dǎo)去決策或表態(tài)，員工就要在系統(tǒng)中隨時(shí)匯報(bào)、請示，不能說找不到領(lǐng)導(dǎo)本人就不提了。”于勝泳進(jìn)一步闡述道。

一方面，支持著工作的嚴(yán)謹(jǐn)有序;另一方面，隨辦也在努力成為一個(gè)“有溫度”的辦公平臺。

“我們的工作，很大程度上是在創(chuàng)造一種新的工作方式和價(jià)值，我們更關(guān)注人性化，而軟件發(fā)展的趨勢也是如此。為什么要強(qiáng)調(diào)做‘有溫度的軟件？因?yàn)橐獮槭褂谜咛峁┬睦頋M足感，他們才會真正有熱忱愿意用它。工作和社交一樣，天天充滿壓迫感是不行的。現(xiàn)代人大部分時(shí)間都在工作，一個(gè)工作開心的人，他整體都是開心的。”

誠然如此。舉個(gè)例子，作為職場中人，大家都希望獲得成就感，隨辦平臺有激勵(lì)模式，除了派任務(wù)，還可以給員工們發(fā)勛章。一個(gè)人做成了某件事，別人可以給他發(fā)勛章。平臺里有各式各樣的勛章，比如“超人”“千斤頂”“愛心天使”等。系統(tǒng)內(nèi)，從某人的頭像就可以看到他擁有哪些勛章，誰給他發(fā)的，什么時(shí)候發(fā)的。別人給他發(fā)消息、打電話時(shí)都會顯示勛章，大家都能知道這個(gè)人最近又受了哪些褒獎(jiǎng)。這不僅代表著領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，還代表了小伙伴們的喜歡，也就是“人氣值”。

這種略顯“萌萌噠”的激勵(lì)方式之前很少出現(xiàn)在傳統(tǒng)管理軟件領(lǐng)域，于勝泳說：“現(xiàn)代管理講究人性化，我們隨辦也想要成為‘有溫度的辦公軟件。通過平臺，員工不僅能好好完成任務(wù)本身，也能在完成任務(wù)的過程中獲得關(guān)懷和鼓勵(lì)?，F(xiàn)代社會中大家的工作壓力都很大，人是很多元化的，并不是說你業(yè)績沒排上第一就很失敗。比如一個(gè)人特別樂于在工作中幫助別人，大家可以發(fā)給他‘愛心天使勛章。每個(gè)人看到自己憑借努力獲得的勛章，都能找到自己的價(jià)值。這種價(jià)值是他們在公司或團(tuán)隊(duì)里獲得的美好回憶?！?/p>

就這樣一點(diǎn)點(diǎn)地把細(xì)微處的體貼和關(guān)懷注入軟件，隨辦不是在為傳統(tǒng)管理軟件“打補(bǔ)丁”，而是在改變它原有的定義，在創(chuàng)新。

什么樣的團(tuán)隊(duì)可以做出這種改變呢？這也是個(gè)很有趣的話題。

“我們的軟件既要讓管理層喜歡，也要讓使用者一一員工喜歡。這是一個(gè)需要在設(shè)計(jì)中好好平衡的點(diǎn)。平衡對于面向企業(yè)的軟件來說格外重要，因?yàn)樗枰尭鞣N角色的人都有使用的積極性。在我們的團(tuán)隊(duì)中，代表管理層的我是70后、出身理工科的男性，產(chǎn)品經(jīng)理是90后、學(xué)文科（心理學(xué)）的女性，她代表員工層的意見，在觀點(diǎn)上相互糾正以求產(chǎn)品不偏向任何一方。團(tuán)隊(duì)很大一部分成員來自計(jì)算機(jī)專業(yè)領(lǐng)域，但也有美術(shù)、傳媒、市場營銷、廣告學(xué)等專業(yè)的同事。視角的不同，使得他們聚集在一起會‘火星撞地球，會相互學(xué)習(xí)和補(bǔ)充，也學(xué)會了理解他人的角度和邏輯。這些都最終體現(xiàn)在了我們的軟件設(shè)計(jì)上。隨辦的續(xù)約率非常高，我覺得很大程度上正是因?yàn)樗鼭M足了各種角色勞動者的職場心理。”

通過這個(gè)“先取悅自己”的過程，隨辦團(tuán)隊(duì)在確實(shí)獲得清晰便捷的使用體驗(yàn)后，開始收獲越來越多的客戶。他們中有SHANGHAI DAILY、世博會APP這樣的新媒體，也有很多網(wǎng)絡(luò)付費(fèi)的客戶是人員規(guī)模不大的小微企業(yè)群體。

“他們來自各行各業(yè)，有化肥銷售、家電維修、零售批發(fā)……其中很多客戶從未使用過電腦端的管理軟件系統(tǒng)，實(shí)際工作也不依賴電腦，但會隨身帶手機(jī)。這就需要把公司方方面面的事情，比如考勤請假、事件追蹤、數(shù)據(jù)報(bào)表匯總等，都統(tǒng)一到手機(jī)端去管理?！庇趧儆菊f道。

不同企業(yè)的管理文化不一樣，隨辦平臺也具備相當(dāng)?shù)目膳渲眯?，可以根?jù)用戶需求靈活調(diào)整功能。好比互聯(lián)網(wǎng)公司，它們更注重上傳下達(dá)的快速響應(yīng)。以“快”為首要考量標(biāo)準(zhǔn)，特殊事項(xiàng)特殊處理、越級審批都是被允許存在的。但在為某些層級分明、風(fēng)格嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯挝环?wù)時(shí)，就要滿足其可管控性。在交付不同用戶前，隨辦可根據(jù)其獨(dú)特需求開啟或關(guān)閉對應(yīng)功能開關(guān)。

此外，辦公數(shù)據(jù)的高度安全性也是隨辦的典型優(yōu)勢。

金融機(jī)構(gòu)、政府機(jī)關(guān)、大型企業(yè)對信息安全的把控有著嚴(yán)格要求。為避免可能導(dǎo)致的泄露風(fēng)險(xiǎn)，他們不會把數(shù)據(jù)放在公有云或某個(gè)互聯(lián)網(wǎng)公司的服務(wù)器上，而是必須存放在自己的機(jī)房里管控。對于這樣對權(quán)限和數(shù)據(jù)存放有高要求的客戶，隨辦提供的解決方案可以很好地滿足他們。

“物理隔離是最安全的方式。我們有很多技術(shù)來支持客戶對于可管控性的要求，客戶要求數(shù)據(jù)存放在哪里，我們就可以按要求‘搬家、存放、加密?！?/p>

隨辦還堅(jiān)持每月對用戶進(jìn)行回訪，關(guān)注并傾聽他們的使用感受。在這個(gè)過程中，團(tuán)隊(duì)經(jīng)常會產(chǎn)生非常有意思的發(fā)現(xiàn)。

于勝泳認(rèn)為，一個(gè)好的工具可以啟發(fā)使用者進(jìn)行二次創(chuàng)造。隨辦一年大概會出十幾個(gè)版本的迭代，也就是平均2到3周就會出新版本。這些改進(jìn)最初的靈感很多都是來自收集的客戶反饋意見，他將之稱為“用戶參與產(chǎn)品設(shè)計(jì)”。提出的可改進(jìn)之處真正得到了重視并解決，用戶滿意之余也會在自己的行業(yè)圈內(nèi)將品牌廣為傳播，樹立良好口碑和風(fēng)評。

“我覺得大家的智慧是無窮的。我們做一個(gè)產(chǎn)品，獲得的樂趣之一就是能發(fā)現(xiàn)它被很多人應(yīng)用在各種各樣一一有時(shí)甚至可以說是不可思議的場景中。這讓我們受到了很大的鼓勵(lì)，也非常有成就感?！?/p>

豐富的管理經(jīng)驗(yàn)使得于勝泳能看到更遠(yuǎn)的地方。他認(rèn)為，移動互聯(lián)網(wǎng)會發(fā)展越來越好，相信到了00后，10后踏上工作崗位的時(shí)代，會出現(xiàn)很多不受雇于單一企業(yè)的自由SOLO勞動者。他們不是傳統(tǒng)意義的“上班族”，不用擠地鐵、坐辦公室，而是遵守多個(gè)雇主的規(guī)范，接受他們下發(fā)的工作包。他們或許生活在都市一隅，也可能隱居在山水之間。隨辦在平臺設(shè)計(jì)中也充分考慮了這點(diǎn)，既能夠適應(yīng)現(xiàn)在金字塔型固化結(jié)構(gòu)體系，也能夠保持一定靈活性，支持遠(yuǎn)程溝通，符合人性化的需求。

“人能走到多遠(yuǎn)，很大程度上取決于他的思維素質(zhì)，也有人稱之為遠(yuǎn)見。為什么要走創(chuàng)業(yè)這條路，是因?yàn)榭吹搅四繕?biāo)就在那里。因?yàn)樗冢晕襾??？v使一路會有叢生荊棘，但我看到它了，就要走過去實(shí)現(xiàn)它?？缃缛诤?、遠(yuǎn)程辦公……我堅(jiān)信我們團(tuán)隊(duì)正為之努力的方向是行業(yè)發(fā)展的未來所在，也相信自己的判斷，不管實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)的人是不是我，它都一定會實(shí)現(xiàn)?！庇趧儆菊f道。