數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用及展望

杜文穎

摘 要：社會(huì)的發(fā)展離不開(kāi)人才，而人才的培養(yǎng)離不開(kāi)教育，電子數(shù)據(jù)化的時(shí)代，相關(guān)的現(xiàn)代電子技術(shù)和信息技術(shù)也在逐漸提高的需求中，不斷的完善創(chuàng)新?，F(xiàn)代科技推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，也改變著人們?nèi)粘Ｉ畹姆绞剑辉跁r(shí)間的進(jìn)程當(dāng)中，我們也不得不承認(rèn)，在現(xiàn)今的生活發(fā)展過(guò)程中，數(shù)字媒體和數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的普及和廣泛使用，使得現(xiàn)在的生活和工作都離不開(kāi)其的輔助，即傳統(tǒng)信息的保存、使用方式已不能再滿(mǎn)足相關(guān)的實(shí)際需求；由此，信息的數(shù)字化也在相應(yīng)需求的過(guò)程中，得到高速的發(fā)展，本文對(duì)信息數(shù)字化對(duì)檔案管理的影響進(jìn)行相關(guān)探究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；檔案管理；展望

檔案是社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的重要信息資源，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用，隨著信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)量和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滯后。檔案數(shù)字化管理是當(dāng)前檔案工作的必然要求，是信息技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果，是提高檔案管理水平的有效途徑，數(shù)字化檔案管理已成為檔案事業(yè)發(fā)展的新趨勢(shì)。因此，必須充分利用數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，促進(jìn)檔案信息的有效整合與開(kāi)放，提高檔案的利用率，以更好地服務(wù)于社會(huì)和人民生活。

1 數(shù)字化檔案管理

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是信息技術(shù)、高新技術(shù)和檔案管理相結(jié)合的現(xiàn)代技術(shù)。數(shù)字檔案管理是通過(guò)掃描、壓縮、變換等手段，將各種原始檔案轉(zhuǎn)換成圖像、聲音、視頻等文件。通過(guò)字符識(shí)別等技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)每幅圖像進(jìn)行科學(xué)匹配的手段，在應(yīng)用先進(jìn)的倉(cāng)儲(chǔ)管理技術(shù)時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)圖片和索引。字段存儲(chǔ)在各種大容量存儲(chǔ)介質(zhì)中，如光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等，可以通過(guò)各種方便的查詢(xún)手段快速檢索所需的檔案，并可以分布到局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上。最后，實(shí)現(xiàn)了新興的“數(shù)字檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的檔案管理技術(shù)。

2 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 優(yōu)化檔案歸檔管理程序

在信息技術(shù)時(shí)代，隨著信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來(lái)越繁重。由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠保證信息采集和傳輸?shù)目焖俸蜁惩?，因此能夠及時(shí)歸檔這些檔案管理，節(jié)約河流，大大提高檔案采集整理的效率。另外，通過(guò)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)傳輸檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程檔案管理。

2.2 降低檔案管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理主要由手工整理和歸檔紙質(zhì)檔案組成，這種粗放的檔案管理模式消耗了巨大的辦公費(fèi)用。隨著信息量的增加，只有通過(guò)增加辦公人員的數(shù)量才能完成檔案管理的任務(wù)，通過(guò)構(gòu)建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將檔案的載體形式轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)盤(pán)、光盤(pán)和服務(wù)器，有效地節(jié)約了檔案管理的成本和空間，從而降低了檔案管理的辦公成本和倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，提高了檔案的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3 優(yōu)化檔案資料的檢索查詢(xún)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案管理模式后，檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量有了很大的提高。同時(shí)，由于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建立了數(shù)據(jù)庫(kù)和共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，有利于檔案的在線(xiàn)傳輸、交換和檢索。此外，檔案數(shù)據(jù)管理的數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能檢索的檢索效率和范圍，有助于提高檔案數(shù)據(jù)的利用率。

2.4 有助于檔案資料的及時(shí)更新

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大大提高了檔案的收集整理效率，整個(gè)過(guò)程由計(jì)算機(jī)處理。因此，可以?xún)?yōu)化檔案信息系統(tǒng)的工作流程，及時(shí)將各種檔案上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而大大提高檔案的及時(shí)性。

3 數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

3.1 規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)檔案管理

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，即通過(guò)人工或掃描等方式將紙質(zhì)檔案錄入到電腦當(dāng)中，以此來(lái)建立電子化的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，其并非只屬于一個(gè)存儲(chǔ)平臺(tái)，也是現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理的一種管理方式。因此，企業(yè)當(dāng)中的檔案管理部門(mén)需要有步驟與計(jì)劃的對(duì)檔案管理庫(kù)予以構(gòu)建，讓相關(guān)使用者能夠更加便捷的檔案予以使用與建設(shè)。同時(shí)，企業(yè)各個(gè)部門(mén)通過(guò)相同的檔案信息存儲(chǔ)格式能夠確保及時(shí)的對(duì)檔案信息進(jìn)行查看與更新，以此來(lái)讓企業(yè)檔案管理變得更具標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，這樣能夠解決傳統(tǒng)檔案管理模式中存儲(chǔ)不便、查閱慢以及查找難等相關(guān)問(wèn)題。同時(shí)，數(shù)字化的檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的基本原則，并在企業(yè)內(nèi)部當(dāng)中開(kāi)展統(tǒng)一的數(shù)據(jù)劃分模塊，以此來(lái)讓資源實(shí)現(xiàn)更好的共享，確保數(shù)字化檔案管理的效能與質(zhì)量。

3.2 有利于提高工作效率

網(wǎng)絡(luò)信息的飛速發(fā)展，使得我們逐漸步入了計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代?，F(xiàn)階段，我們的生活與工作均和計(jì)算機(jī)緊密相關(guān)，計(jì)算機(jī)除了運(yùn)算速度極快之外，還能夠?qū)?shù)據(jù)信息予以有效的處理。眾所周知，數(shù)字化檔案指的是將計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)傳播的基本載體，能夠?qū)⒋罅康臄?shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在其中，屬于數(shù)字化檔案管理的一大優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，工作人員一般都是采取人工的方式來(lái)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行管理，所以會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，甚至還會(huì)出現(xiàn)遺漏部分重要數(shù)據(jù)的情況，進(jìn)而會(huì)影響工作質(zhì)量與作效率。而數(shù)字化檔案管理不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，還有效提升了工作效率與質(zhì)量。

3.3 節(jié)省企業(yè)資源，降低運(yùn)行成本

數(shù)字化的檔案管理，可以有效節(jié)約企業(yè)資源，降低企業(yè)在運(yùn)行方面成本，這主要得益于只需將數(shù)字化的檔案信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)當(dāng)中，避免了對(duì)紙質(zhì)資源的耗費(fèi)。例如，理論上一張軟盤(pán)能夠存儲(chǔ)約70萬(wàn)字符的漢字，若通過(guò)紙質(zhì)的方式將其呈現(xiàn)出來(lái)，所耗費(fèi)的數(shù)量是巨大的。而隨著移動(dòng)硬盤(pán)的產(chǎn)生，數(shù)字化的檔案管理變得越發(fā)的便捷與高效了起來(lái)。同時(shí)，在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化檔案只需開(kāi)展日常的軟件升級(jí)與網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理則需要防止紙張出現(xiàn)潮濕或被蟲(chóng)蛀的情況，這樣就需要投入較多的人力資源。其次，數(shù)字化的檔案管理能夠讓檔案資源實(shí)現(xiàn)無(wú)限期的使用，不必再去擔(dān)心檔案資源的丟失與損壞。

4 數(shù)字化檔案的發(fā)展展望

就數(shù)字化檔案今后的發(fā)展而言，其必然會(huì)向著市場(chǎng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化以及綜合服務(wù)性的方向發(fā)展。因此，需把握好數(shù)字化檔案的變化形式，才可以推動(dòng)數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)更好的技術(shù)革新與開(kāi)發(fā)，以便于其發(fā)揮出更大作用。其次，就未來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)而言，數(shù)字化檔案會(huì)逐漸向著網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和發(fā)展共享的方式發(fā)展，這主要是由于只有不斷的開(kāi)發(fā)新技術(shù)，才可以對(duì)數(shù)字化檔案服務(wù)的應(yīng)用范圍予以拓展，使之發(fā)揮出真正的作用與價(jià)值。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案的信息數(shù)字化管理，是應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要而進(jìn)行的相關(guān)現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的引入和使用，其應(yīng)用在很大程度上降低了對(duì)信息管理的人力、物力、財(cái)力的投入，提高相關(guān)管理工作效率和質(zhì)量；同時(shí)保證了相關(guān)檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性?？梢哉f(shuō)相關(guān)的檔案信息的數(shù)字化，是在相關(guān)群體在高速社會(huì)發(fā)展中，為符合發(fā)展進(jìn)程和滿(mǎn)足相關(guān)高效中，以需求作為導(dǎo)向、以?xún)?yōu)選作為基礎(chǔ)。不斷提高相關(guān)信息管理人員的工作技能和職業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，保證其在不斷的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中，具有較高的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)；只有在相關(guān)的相關(guān)信息管理人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不斷的提高，才能在保證相關(guān)信息管理的安全性和穩(wěn)定性當(dāng)中，真正確保相關(guān)檔案信息數(shù)字化管理的穩(wěn)定開(kāi)展。

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