試論電子檔案及條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

紀(jì)春福

摘 要：習(xí)近平總書記在中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時強調(diào)：大數(shù)據(jù)發(fā)展日新月異，我們應(yīng)該審時度勢、精心謀劃、超前布局、力爭主動，深入了解大數(shù)據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢及其對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的影響，分析我國大數(shù)據(jù)發(fā)展取得的成績和存在的問題，推動實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加快完善數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源整合和開放共享，保障數(shù)據(jù)安全，加快建設(shè)數(shù)字中國，更好服務(wù)我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民生活改善。將檔案管理融入大數(shù)據(jù)時代之中，對于檔案管理的發(fā)展有著重要意義，2018年各級政府都建立了大數(shù)據(jù)管理部門，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用，電子檔案及條形碼技術(shù)提升了社保檔案管理效率。本文重點論述了電子檔案和條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；條形碼；社保檔案

在我國社保的主要作用是分擔(dān)及預(yù)防社會風(fēng)險，是一種強制社會成員參加的非營利性制度，自社保體系正式建立后，社會保險已經(jīng)逐步成為社會保障方式。社保采用的是基金集中管理的方式，針對如下人群進(jìn)行社會補償：失業(yè)、工傷、疾病、年老等。社會保險是社會保障體系的重要組成部分，它的覆蓋范圍十分廣泛，終身制是社保最為基本的一種投保方式，由此能夠促使人們的生活水平不斷提升?？梢?，社保有著無法替代的地位和作用。近年來，參與社保的人員數(shù)量不斷增多，社保檔案的數(shù)量也隨之呈現(xiàn)出大幅度增長的態(tài)勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足社保檔案的管理要求。為此，必須加快推進(jìn)社保檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，通過各種信息技術(shù)的運用，提高社保檔案的管理效率和水平，使其作用得以最大限度地發(fā)揮。

1 電子檔案在社保檔案管理中的應(yīng)用

1.1 開發(fā)建設(shè)電子檔案、電子簽章系統(tǒng)

針對以往線下傳遞紙質(zhì)檔案效率低、調(diào)閱查詢不方便和簽字、蓋章費時費力的問題，創(chuàng)新開發(fā)建設(shè)電子檔案、電子簽章系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)檔案收集、整理、歸檔、使用實行全程電子化管理，每年可減少紙質(zhì)打印材料120多萬份。對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的電子檔案加蓋電子簽章，實行授權(quán)使用、專人操作、密鑰控制，不同經(jīng)辦機構(gòu)、定點醫(yī)療機構(gòu)之間的電子信息傳遞實現(xiàn)實時交互辦理，不再需要人工層層復(fù)核、簽批，極大方便企業(yè)和群眾馬上辦、一次辦。目前，已取消各級經(jīng)辦機構(gòu)實物印章370個，使用電子簽章企業(yè)達(dá)到1061家，為一體化遠(yuǎn)程辦公和線上辦事提供有力支撐。如威海金猴集團(tuán)員工比較多，勞資人員一個月要跑十幾趟社保大廳，辦理參保人員增減、繳納社保費，填表、打印、蓋章；現(xiàn)在通過網(wǎng)上大廳以及電子簽章、電子檔案，替代紙質(zhì)材料、手寫簽字和實物蓋章，勞資人員只需在單位，動動手指就能網(wǎng)上完成，真正省去奔波之苦。

1.2 基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案信息資源共建與共享

現(xiàn)今，在針對社保檔案管理的階段之中，一般都會發(fā)生信息資源難以共享的現(xiàn)象，各個地區(qū)的社保檔案管理都是相對獨立的，檔案信息也處在封閉的狀態(tài)，所以很難實現(xiàn)各個地區(qū)之間檔案管理的共享，最終導(dǎo)致方案無法將自身的作用發(fā)揮出來。因此運用大數(shù)據(jù)技術(shù)尤為關(guān)鍵，可以基本實現(xiàn)各項信息資源之間的共享。對于基層社會保險檔案而言，應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)來實時查詢基層社會保險檔案的信息，相應(yīng)的也就實現(xiàn)了各個地區(qū)與部門之間信息數(shù)據(jù)之間的共享，最終也就將社保檔案的社會價值凸顯出來。

大數(shù)據(jù)分析挖掘的過程，首先是列出自己想要的數(shù)據(jù)的方向，根據(jù)目標(biāo)去編制分析的提綱和邏輯，制定好計劃，再在社保系統(tǒng)內(nèi)獲取授權(quán)，取得所需資料的讀取權(quán)限，整理數(shù)據(jù)資料，進(jìn)而對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)的分析，制作分析報表報告。其主要體現(xiàn)在如下幾個方面：首先，通過對聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫的不斷更新對參保群體進(jìn)行分類分析，對參保人員進(jìn)行歸類分析并得出統(tǒng)計結(jié)果，使得國家社保機構(gòu)能夠更深入了解參保人員的需求并做出相應(yīng)的決策，從而提供更有效的服務(wù)；其次，可以運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對參保人員進(jìn)行背景分析，通過對參保群體的背景資料分析，社保決策層可以制定更契合實際的社保策略和規(guī)定；再次，利用大數(shù)據(jù)分析挖掘?qū)ι绫ο笮庞觅Y料的信用分析，可以對參保對象實施等級分類，這對社保機構(gòu)在對待不同等級參保對象的管理工作上尤為突出，這樣可以對不同類型的參保群體實施有針對性的參保措施，即大數(shù)據(jù)分析過程是從海量的參保人員數(shù)據(jù)中提取出有效的、可運用的及能得到最終分析結(jié)果的數(shù)據(jù)分析，進(jìn)而實現(xiàn)對參保群體的信用等級劃分；第四，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)⒈Ｈ藛T數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善與共享，越來越多的政府信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行信息共享，這就對社保數(shù)據(jù)庫的大數(shù)據(jù)信息收集和規(guī)范整理提出了更高的要求，實現(xiàn)了對共享數(shù)據(jù)庫資源的充分利用，也彌補了社保系統(tǒng)信息資源不足的缺點，節(jié)約了社保系統(tǒng)的費用。

2 條形碼技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用

在使用二維碼和條形碼的過程中，更多的是利用激光的裝備掃描二維碼和條形碼，把信息輸入數(shù)據(jù)庫中，這就有效地實現(xiàn)了與計算機的結(jié)合，給管理工作帶來了便利。

二維碼在與條形碼同樣單位面積上的信息量是原來條碼的近百倍，二維碼矩陣式編碼技術(shù)涵蓋更多信息，不但可存放數(shù)字，更可以存放所有可以數(shù)字化的諸如文字、圖片、聲音、指紋、視頻等等；而且具有糾錯能力強，識讀速度快捷，全方位補讀。二維碼的出現(xiàn)從質(zhì)的方面提高了條碼技術(shù)的應(yīng)用水平，從量的方面拓寬了應(yīng)用領(lǐng)域。近二十年間二維碼技術(shù)從誕生到現(xiàn)在得到迅猛發(fā)展，在二維碼符號表示技術(shù)研究方面已研制出包括pdf417＼qrcode＼code49＼code16k＼codeone等多種碼制適合不同領(lǐng)域的不同需求，我國是在2010年后逐漸廣泛使用的，目前在日益發(fā)展的社保檔案事業(yè)上的應(yīng)用也是時代發(fā)展的必然趨勢。

2.1 對檔案實體位移進(jìn)行控制

該種功能在檔案借閱管理中具有有效應(yīng)用。在借閱利用中，檔案會發(fā)生位移這樣的情況。在傳統(tǒng)管理中，主要是以手工登記為核心，在檔案案卷上，都會貼條碼，并將案卷檔案號進(jìn)行記錄。假如檔案實體脫離庫房，并進(jìn)入到查詢服務(wù)臺中，最終提供給利用者?；蛘邔n案返還時，都可以將閱讀器條碼進(jìn)行利用，最終將案卷轉(zhuǎn)移信息，進(jìn)行便捷的記錄，將其記錄在案卷數(shù)據(jù)之中，這樣才能更好地反映出案卷位置。

2.2 檔案著錄信息能夠進(jìn)行自動錄入

對于一維碼來講，能夠?qū)⒁恍┥倭孔址M(jìn)行記錄，而二、三維碼，能夠?qū)n案著錄和摘要信息等進(jìn)行記錄，進(jìn)而能夠利用閱讀器文件中的條碼，將文檔著錄信息輸入在數(shù)據(jù)庫之中，還能保證案卷在數(shù)據(jù)庫記錄中的同步性。本人在海陽市社保中心從事檔案信息著錄多年，深知這一環(huán)節(jié)的重要性。

3 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前的新形勢下，社保檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，具體的建設(shè)過程中，除應(yīng)當(dāng)對各種先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用之外，還應(yīng)采取行之有效的措施，保障檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。只有這樣，才能使社保檔案的管理效率和水平得到大幅度提升，也才能使社保檔案的利用價值得以充分體現(xiàn)。

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