淺談如何有效提升基層事業(yè)單位檔案管理效率

焦曉玲

摘 要：現(xiàn)如今，在基層事業(yè)單位中，隨著技術(shù)發(fā)展檔案管理工作迎來(lái)新挑戰(zhàn)，為了迎合基層事業(yè)單位工作進(jìn)程，做好檔案管理工作十分必要。那么如何提升基層事業(yè)單位檔案管理效率，仍然是相關(guān)工作人員要不斷研究的部分，本文基于有效工作實(shí)踐，對(duì)其進(jìn)行了深入分析，希望分析能夠確?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理工作水平不斷提高。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；研究

檔案在基層事業(yè)單位管理過(guò)程具有重要位置，其不僅記錄了歷史內(nèi)容，同時(shí)也為基層事業(yè)單位相關(guān)工作提供了有效參考?，F(xiàn)如今檔案管理工作得到了進(jìn)一步發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)管理效率，相關(guān)工作人員應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，要不斷探索檔案管理科學(xué)化模式，以促使檔案管理工作可持續(xù)健康發(fā)展。具體分析如下：

1 堅(jiān)持科學(xué)管理，嚴(yán)格管理檔案

首先應(yīng)該做好檔案歸檔工作和分類(lèi)管理工作檔案管理過(guò)程復(fù)雜繁瑣，其中主要的工作就是檔案歸檔和分類(lèi)。檔案分類(lèi)就是按照內(nèi)容和要求，對(duì)檔案進(jìn)行順序編排和其他情況的分類(lèi)，以便于后期對(duì)檔案的查詢(xún)和提取。所以在工作中，相關(guān)人員要按照科學(xué)的方法進(jìn)行類(lèi)型確定，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案分類(lèi)。除此之外，對(duì)檔案的管理也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。工作人員要嚴(yán)格把控檔案的質(zhì)量，規(guī)范檔案在借取和歸還過(guò)程的流程，避免檔案丟失，減少歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。檔案管理工作中，要對(duì)檔案存放的地點(diǎn)、存放方式等嚴(yán)格規(guī)定，及時(shí)修復(fù)受損檔案，科學(xué)集中對(duì)已經(jīng)過(guò)期無(wú)用的檔案進(jìn)行處理。所以為了規(guī)范檔案管理，要將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，嚴(yán)格把控每個(gè)環(huán)節(jié)，保證檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。

其次要做好保密工作。檔案設(shè)計(jì)每個(gè)工作人員的隱私信息，所以管理人員要有足夠的意識(shí)，避免管理不當(dāng)引起的信息外露的現(xiàn)象。事業(yè)單位要加強(qiáng)法律宣傳，讓工作人員對(duì)檔案管理有清楚的認(rèn)識(shí)。提高規(guī)范化管理程度，加強(qiáng)檔案保密工作，制定保密條例，對(duì)于借閱要嚴(yán)格把控。在檔案銷(xiāo)毀時(shí)保障銷(xiāo)毀的徹底性，嚴(yán)格監(jiān)督，杜絕一切信息外露的可能性。

2 轉(zhuǎn)變檔案管理觀(guān)念，建立健全檔案管理制度

基層事業(yè)單位檔案管理改革，首要任務(wù)就是改變現(xiàn)有檔案管理觀(guān)念，端正檔案管理人員對(duì)檔案管理的工作態(tài)度。首先需要檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自身轉(zhuǎn)變檔案管理觀(guān)念，重視檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，將檔案管理工作當(dāng)作一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。然后對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，讓其從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，增進(jìn)檔案管理意識(shí)，全身心的投入到檔案管理這項(xiàng)社會(huì)事業(yè)當(dāng)中。

建立完善的社會(huì)檔案管理系統(tǒng)，并輔之以制度保證其順利實(shí)施?；鶎由鐦I(yè)單位檔案管理制度應(yīng)該符合新時(shí)期管理要求，加快改革創(chuàng)新管理步伐。第一：明確檔案管理工作任務(wù)的劃分。做好檔案管理工作職責(zé)劃分，合理分配檔案管理任務(wù)，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統(tǒng)“不養(yǎng)閑人、不設(shè)閑差”，完善社會(huì)檔案管理系統(tǒng)。第二：嚴(yán)格績(jī)效考核機(jī)制的執(zhí)行。對(duì)檔案管理人員實(shí)施績(jī)效考核制度，將績(jī)效考核作為一項(xiàng)重要考核標(biāo)準(zhǔn)納入到管理薪酬標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中。一方面鼓勵(lì)工作人員對(duì)檔案管理工作的突出成績(jī)，肯定優(yōu)秀員工的工作業(yè)績(jī)，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；另一方面，對(duì)玩忽職守、無(wú)法完成本職工作的工作人員進(jìn)行思想教育，對(duì)給檔案管理單位帶來(lái)不影響的工作人員進(jìn)行懲罰或者辭退。

3 實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的檔案管理，向市場(chǎng)化發(fā)展

1）世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，信息大爆炸的時(shí)代。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及，多樣化的文字的保存形式與日俱增，無(wú)紙化的信息儲(chǔ)存形式越來(lái)與深入人心，傳統(tǒng)儲(chǔ)存媒介大都是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，無(wú)紙化檔案儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理更加地方便快捷，同時(shí)又能節(jié)約資源做到環(huán)境友好型的發(fā)展。

2）現(xiàn)實(shí)數(shù)字化及微縮化的檔案管理。隨著壓縮打包技術(shù)的不斷發(fā)展，縮微技術(shù)為檔案管理方式的創(chuàng)新提供了技術(shù)層面的支持，通過(guò)現(xiàn)在科技能夠把傳統(tǒng)檔案管理中的圖像和文字轉(zhuǎn)換為電子文檔，再通過(guò)縮微技術(shù)將其轉(zhuǎn)化為占用內(nèi)存極小的電子文件。這樣既能壓縮檔案管理的成本，又能保證檔案的正確性，提高效率。傳統(tǒng)檔案管理中所占儲(chǔ)存空間大，檢索困難，而通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不但能在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行智能化的檢索、使用，還能解決因?yàn)楸９墉h(huán)境對(duì)檔案的損壞問(wèn)題，延長(zhǎng)保存年限。

基層事業(yè)單位檔案管理是記錄社會(huì)發(fā)展，歷史進(jìn)程的關(guān)鍵手段。是一個(gè)服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的長(zhǎng)遠(yuǎn)大計(jì)，是十分珍貴的不可再生的信息資源獲取手段。我們應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案管理的市場(chǎng)化運(yùn)作，這樣做不僅能夠提高普通大眾對(duì)于檔案管理的保護(hù)意識(shí)，進(jìn)一步完善基層事業(yè)單位檔案管理的機(jī)制，還能進(jìn)一步發(fā)掘檔案材料的價(jià)值，最大限度利用檔案的優(yōu)勢(shì)。

4 重視現(xiàn)代化檔案管理的運(yùn)用

1）建立專(zhuān)業(yè)化及系統(tǒng)化的檔案檢查體系。在檢索檔案時(shí)目錄起到了很大的作用，隨著當(dāng)今科技的發(fā)展，目錄管理也發(fā)生了巨大的變化，我們可以開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的軟件對(duì)檔案目錄以及有關(guān)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，借助計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電腦自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行匯總與統(tǒng)計(jì)。這樣既能方便文檔檢索，又能縮短檢索時(shí)間，提高工作效率。

2）擴(kuò)大計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的使用范圍。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層事業(yè)單位在檔案管理方面建立了相應(yīng)的管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，維護(hù)檔案管理的環(huán)境，嚴(yán)格控制庫(kù)房溫度、適度、防火防盜等，采用智能化手段對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行現(xiàn)代化管理，建立一套現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房對(duì)應(yīng)的管理體系，有效地保護(hù)檔案。

3）大力推廣電子存儲(chǔ)技術(shù)。基層事業(yè)單位檔案的無(wú)紙化發(fā)展首先，應(yīng)應(yīng)利用現(xiàn)代科技建立系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案管理更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。其次，對(duì)音像信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，加快存儲(chǔ)讀取的速度。再者就是加強(qiáng)授權(quán)管理，給基層事業(yè)單位檔案管理提供最大的便利。

5 不斷增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)

基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了單位檔案管理水平的高低及管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。因此要想將現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)融入基層事業(yè)單位檔案管理工作之中，離不開(kāi)檔案管理人員素質(zhì)的增強(qiáng)。檔案管理人員除了應(yīng)當(dāng)具備扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)技能和專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外，還要求廣泛涉獵經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等多學(xué)科知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)熟練掌握電腦、網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)的操作?；鶎邮聵I(yè)單位在選拔檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，堅(jiān)持優(yōu)中選優(yōu)的招聘原則，結(jié)合檔案管理工作崗位的性質(zhì)和要求，選拔出綜合實(shí)力較強(qiáng)，真正符合崗位需求的人員。

6 結(jié)束語(yǔ)

總之，對(duì)于基層事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其發(fā)展與建設(shè)過(guò)程要通過(guò)檔案管理進(jìn)行科學(xué)記錄，作為檔案管理人員，更應(yīng)該提高時(shí)代認(rèn)識(shí)，要科學(xué)采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)與創(chuàng)新，以為事業(yè)單位各項(xiàng)事業(yè)建設(shè)提供有效支持，從而實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位的進(jìn)一步改革，進(jìn)一步促使新時(shí)期檔案管理工作不斷與時(shí)俱進(jìn)，以全新的面貌迎接新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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