事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策

黃素芳

摘 要：人事檔案作為個人信息記錄的主要載體，其在單位人才選拔過程中占據(jù)著十分重要的地位。伴隨人事制度的進(jìn)一步改進(jìn)以及人員流動性的顯著提升，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展需求了。事業(yè)單位必須認(rèn)識到這一點，提高對人事檔案管理工作的重視度。全面了解該項工作在開展過程中存在的問題，并制定針對性的解決策略，這樣才能確保人事檔案作用的充分發(fā)揮。本文筆者就針對事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；對策

在新時期的時代背景下，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展正面臨一系列困難和挑戰(zhàn)。這就要求單位緊跟時代發(fā)展步伐，不斷推進(jìn)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。借助各種先進(jìn)的管理理念和方法，提高人事檔案管理工作效率與質(zhì)量，使人事檔案在單位各部門人才的培養(yǎng)、選拔與調(diào)任等方面發(fā)揮出應(yīng)用的作用。

1 事業(yè)單位人事檔案的主要特征

1.1 機(jī)密性

不管是一般職工的檔案資料還是干部的檔案資料，都屬于機(jī)密性文件。要求相關(guān)人員在對其進(jìn)行管理的過程中嚴(yán)格遵循國家出臺的相關(guān)保密制度，禁止泄露檔案中的任何內(nèi)容。事業(yè)單位的人事檔案是對員工學(xué)歷、年齡、工作經(jīng)歷等多方面實際情況的記錄，其中很可能涉及到一些關(guān)系重大的事件，這些都屬于機(jī)密性內(nèi)容。一旦泄露出去，不僅會給個人的發(fā)展帶來不良影響，同時還極有可能對單位乃至整個社會的穩(wěn)定發(fā)展帶來消極影響。

1.2 動態(tài)性

事業(yè)單位的人事檔案內(nèi)容具有動態(tài)性的特征。改革開放實施以后，由于事業(yè)單位人事檔案大都是對在職干部和員工相關(guān)情況的記錄，而這些人員往往承擔(dān)著各方面的社會活動，其檔案內(nèi)容也會伴隨人事工作的調(diào)整而發(fā)生變化。其中一些人員由于工作變動頻繁，檔案內(nèi)容隨時可能發(fā)生變化，經(jīng)常會增加一些新的材料。事實上，人事檔案不僅在內(nèi)容上具有動態(tài)性特征，其工作形式也隨著時代的發(fā)展而不斷變化。如，為了適應(yīng)當(dāng)前人事工作的新需求，事業(yè)單位在個人檔案管理上逐漸推廣和使用“人檔統(tǒng)一”的新模式。這一新模式的應(yīng)用不僅為人事檔案的管理帶來了極大的便利，同時也為人事檔案作用的發(fā)揮提供了保障，有效避免了漏檔等問題的發(fā)生。

1.3 真實性

事業(yè)單位人事檔案對信息內(nèi)容的質(zhì)量要求比較高，不管是信息的來源還是內(nèi)容或形式，都必須做到真實可靠。相關(guān)人員必須認(rèn)真審核檔案材料是否有涂改造假，形成是否符合政策規(guī)定，審批手續(xù)是否完備，記載情況是否符合常規(guī)邏輯。嚴(yán)格杜絕故意填報虛假信息、捏造事實等不良行為。只有確保檔案的真實性，才能為單位考察和選拔人員提供可靠的依據(jù)。

2 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

2.1 人員配置缺乏合理性

現(xiàn)階段，我國大多數(shù)事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作的時候都經(jīng)常出現(xiàn)崗位人員頻繁調(diào)動的情況。盡管人員流動對事業(yè)單位來說是比較正常的，但是卻對檔案管理工作的開展造成了一定的負(fù)面影響。這主要是因為崗位人員調(diào)動之后，新職員在剛剛接觸到人事檔案管理工作的時候往往比較生疏，經(jīng)常在工作中遇到一些難題。再加上老員工對新職員的指導(dǎo)不夠到位，最終導(dǎo)致單位的人事檔案管理效率和質(zhì)量大打折扣，甚至出現(xiàn)檔案遺失等嚴(yán)重問題，其后果是不堪設(shè)想的。

2.2 檔案管理設(shè)備不夠完善

從目前的情況來看，傳統(tǒng)的文字檔案管理模式已經(jīng)逐漸被電子檔案管理模式所取代，這就要求事業(yè)單位加大在管理技術(shù)與設(shè)備上的投入力度。然而，當(dāng)前絕大部分事業(yè)單位并沒有意識到這一點，在檔案管理技術(shù)設(shè)備上的投入寥寥無幾。由于缺乏基本的檔案管理設(shè)備，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平無法得到有效提升。

2.3 工作人員未意識到檔案管理工作的重要性

事業(yè)單位的人事檔案是記錄個人工作狀態(tài)與表現(xiàn)的資料。通過參考人事檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)可決定是否任用或晉升相關(guān)人員。由此可見，人事檔案管理工作對事業(yè)單位來說是非常重要的，因為只有將管理工作落實到位，才能確保人事檔案資料的完整性與真實性。但是從現(xiàn)階段的檔案管理情況來看，不少事業(yè)單位的檔案管理人員都沒有意識到自身工作的重要性，在實際開展此項工作的時候缺乏積極性，只是按部就班地進(jìn)行檔案的整理、保存等工作，這樣的工作態(tài)度對事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新來說是非常不利的。

3 事業(yè)單位人事檔案管理工作對策

3.1 加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素質(zhì)與能力的提升

事業(yè)單位的人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性和復(fù)雜性，而且與國家政策息息相關(guān)。伴隨我國人事檔案制度改革的進(jìn)一步推進(jìn)，要實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量的提升，就必須加強(qiáng)對管理工作團(tuán)隊的建設(shè)，注重提升工作人員的素質(zhì)與能力。首先，單位應(yīng)當(dāng)制定明確的崗位入職標(biāo)準(zhǔn)。對入職人員的專業(yè)背景、實踐經(jīng)驗以及職業(yè)道德素質(zhì)等提出明確要求，以免一些人員魚目混珠，最終影響到管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)。其次，應(yīng)當(dāng)定期在單位內(nèi)部開展人事檔案管理業(yè)務(wù)知識的講座。讓在職人員積極參與其中，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，進(jìn)而更好地完成人事檔案管理工作。最后，還應(yīng)當(dāng)完善單位的人才激勵制度。通過良好的工資報酬、福利待遇等來留住人才，避免人員頻繁流動對單位人事檔案管理工作的開展造成負(fù)面影響。

3.2 加大人事檔案管理的信息化建設(shè)力度

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的發(fā)展，事業(yè)單位要使人事檔案的作用得到充分發(fā)揮，就必須將各種先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到檔案管理過程中，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，并延長檔案本身的使用壽命。計算機(jī)技術(shù)是對當(dāng)今社會生活影響比較大的現(xiàn)代化技術(shù)之一，將該技術(shù)應(yīng)用于單位人事檔案管理工作之中，構(gòu)建完善的人才資源信息庫，可實現(xiàn)單位人事檔案管理現(xiàn)代化水平的有效提升。這樣不僅能從根本上彌補(bǔ)傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的工作量大、效率低等缺陷，同時還能實現(xiàn)檔案利用率的有效提升。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度，適當(dāng)增加財政投入

現(xiàn)階段，我國一些事業(yè)單位所安排的人事檔案管理人員還存在專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)的問題，這就導(dǎo)致人事檔案管理工作的開展具有較大的隨意性。要從根本上改變這一問題現(xiàn)狀，就必須為人事檔案管理工作爭取到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。并不斷加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上的財政投入，為檔案管理技術(shù)設(shè)備的完善提供基本的物質(zhì)保障。

3.4 建立健全檔案管理制度

要實現(xiàn)人事檔案管理水平的提升，就必須完善相關(guān)制度體系。一方面，單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)現(xiàn)階段人事檔案管理的實際需求，制定明確的管理細(xì)則，并確保這些細(xì)節(jié)要求的有效落實。不管是檔案的收集歸檔，還是調(diào)檔轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)，都必須具備嚴(yán)格的制度約束，這樣才能避免各種不規(guī)范行為的發(fā)生。另一方面，還應(yīng)當(dāng)改進(jìn)和完善人事檔案案卷整理制度，使檔案整理工作更加科學(xué)、規(guī)范地開展，從而確保人事檔案的真實性和完整性。

4 結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展需要有真實完整的人事檔案作為支撐，所以，必須對該項工作予以足夠的重視度。但從目前的實際情況來看，我國大部分事業(yè)單位在人事檔案管理方面都還存在這樣那樣的問題，其中比較常見的問題包括人員配備缺乏合理性、管理設(shè)備不夠完善等。還需在今后的工作中加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)，提高對人事檔案管理工作的重視度，適當(dāng)增加資金投入，并構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，這樣才能實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理水平的有效提升。

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