疾病預(yù)防控制檔案中傳染病檔案問題與對策

李春香

摘 要：傳染病檔案工作是疾病預(yù)防控制檔案工作的一個分支，隨著國家基本公共衛(wèi)生服務(wù)和疾病預(yù)防控制系統(tǒng)績效考核標準的實施，對傳染病管理工作及其檔案提出了更高的要求，如何加強基層傳染病檔案工作，做好傳染病的預(yù)防和控制，提高應(yīng)用水平，把傳染病檔案的資源充分利用，高效轉(zhuǎn)化為公眾及政府可利用資源， 以適應(yīng)公共衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，是疾病預(yù)防控制機構(gòu)面臨的重要課題。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制檔案；傳染病檔案；問題；對策

疾控檔案，是廣大疾控工作者在開展疾病監(jiān)測、控制、科研、培訓(xùn)及健康教育等活動中所形成的大量的信息資源總匯。疾控檔案具有極強的專業(yè)性、特殊性和連續(xù)性的特點。對疾病防控規(guī)律的認識以及開展衛(wèi)生防疫的監(jiān)督監(jiān)測的過程，都必須以專門檔案為依據(jù)。因此，防病機構(gòu)的檔案管理工作顯得尤重要。傳染病檔案資料在疾病預(yù)防控制檔案資料中尤為重要。傳染病檔案是記錄傳染病發(fā)病情況、流行病學三間分布、疫情動態(tài)變化趨勢以及傳染病流行規(guī)律等的原始資料，為傳染病的預(yù)防控制、發(fā)病趨勢預(yù)測、傳染病研究提供科學的依據(jù)。

1 基層疾控系統(tǒng)傳染病檔案管理存在諸多問題

一是對傳染病檔案的重要程度認識不夠配置不足；疾控中心自成立以來，從編制到科室的組建，再到人員的配置上都有了新的變化，由于編制的減少，人員十分短缺，檔案管理人員由原來的專職人員改為兼職人員，傳染病檔案工作無專人收集管理。二是整理歸檔的重點傳染病檔案材料不夠完整，在質(zhì)量上得不到保證，對數(shù)據(jù)的分析不到位，檔案材料無價值。三是傳染病檔案管理工作仍然沒有跳出封閉式管理模式，信息意識、服務(wù)意識、改革意識淡薄，沒有超前性、預(yù)見性，消極等待，被動服務(wù)，跟不上時代的步伐，使傳染病檔案管理得不到發(fā)展，停滯不前。首先，硬件條件難以滿足利用管理工作。在傳統(tǒng)的疾病控制檔案管理中多數(shù)選擇了紙質(zhì)的檔案載體，并且，相應(yīng)形成了屬于自己的完善的管理模式，但難以滿足現(xiàn)代電子檔案管理工作的要求。當前電子檔案體積較小，有著較大的容量，通常一張CD光盤能夠承載約三十萬字的書籍一千冊的容量。而它的管理途徑、環(huán)境的標準也要比紙質(zhì)檔案高許多，實際工作中依賴的運作設(shè)備是計算機。然而，部分單位由于配套設(shè)施不夠先進，使得電子檔案難以有效保存，很容易出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象。部分檔案室內(nèi)陰暗潮濕，很容易讓疾病控制檔案材料被蟲蛀、發(fā)霉，降低了檔案自身的壽命。部分檔案室建設(shè)在高熱處，缺乏必備的“六防”設(shè)備，因此，使得多數(shù)紙質(zhì)檔案很容易出現(xiàn)變黃、變脆、開裂、顏色失真等問題。部分電子檔案在錄入到計算機設(shè)備過程中，由于計算機設(shè)備的老化現(xiàn)象導(dǎo)致出現(xiàn)多種故障，工作人員沒有來得及備份，檔案材料就已經(jīng)損壞，難以被復(fù)原，使國家有著難以估量的損失。其次，多種檔案資源信息歸檔不齊。隨著我國疾病控制領(lǐng)域的不斷發(fā)展，相關(guān)科研工作的不斷深入，大量的疾病控制問題檔案出現(xiàn)，為我們疾病控制工作提供了諸多精神資源，但由于缺乏統(tǒng)一管理與利用工作，部分科研人員在發(fā)表論文之后忽略對原稿與其他材料的歸檔工作，為后期人員查閱與管理工作帶來了較大困難。另外，諸多大型活動與社會重大疫情的檔案資源歸檔不齊問題導(dǎo)致了對后期檔案信息編研工作有著阻礙作用。

2 疾病預(yù)防控制檔案中傳染病檔案對策分析

基層疾控檔案管理人員應(yīng)積極學習《檔案法》，同時，按照相關(guān)規(guī)定，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，并認真實施。只有這樣才能使檔案工作有章可循，有法可依。提高傳染病檔案工作人員思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，做好編研工作，應(yīng)具備檔案編研專業(yè)知識和疾病控制專業(yè)知識。疾控系統(tǒng)檔案人員多為“半路出家”，因此加強對檔案編研工作的認識和編研知識與技能的學習是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面，檔案人員只有學習和掌握了疾控專業(yè)知識，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報告和總結(jié)，才能選擇反映專業(yè)特點和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有價值的

前提。

要建立及時性、完整性、準確性的傳染病檔案，要注意平時積累和及時記錄，按要求組卷歸檔，文件材料要及時形成。不同病種、不同疫情的傳染病資料一定收集整理齊全，防止缺漏，保證檔案的系統(tǒng)性。傳染病檔案的文字和圖像等符合國家的標準，要有一定的規(guī)范性，編寫的文件材料內(nèi)容要與國家標準的實際參數(shù)、數(shù)據(jù)符合。充分發(fā)揮檔案作用，傳染病防控任務(wù)是一項連續(xù)性很強的工作，在開展疫情監(jiān)測的分析預(yù)測、制定防治策略等都需要掌握和對比檔案資料。科學、規(guī)范的檔案管理能將所有年度的傳染病監(jiān)測資料集中起來加以匯編，做出有針對性的統(tǒng)計和分析，使檔案的利用變得系統(tǒng)和直觀，極大的提高準確性、針對性和節(jié)省時間，更高效的防控傳染病。

新形勢下檔案工作者要有效地開發(fā)利用疾病預(yù)防控制檔案信息資源，就必須轉(zhuǎn)變舊的觀念，確立全新的觀念。一要樹立主動服務(wù)觀念。服務(wù)性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務(wù)的觀念才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動，要變被動為主動，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高服務(wù)技能和水平，為利用者提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù)。同時，在日常查檔接待中，要注意了解檔案利用者的需求，耐心聽取利用者對利用工作的看法、建議，及時調(diào)整利用工作的內(nèi)容和方向，這樣才能使檔案工作者在檔案開發(fā)與利用中發(fā)揮應(yīng)有的作用；二要樹立開放觀念。檔案工作者要打破傳統(tǒng)的思維意識，從封閉走向開放，主動融入疾病預(yù)防控制工作中，增強應(yīng)變能力，有效地提供開發(fā)和傳遞信息的職能；三要樹立競爭觀念。現(xiàn)代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，在檔案部門與其它部門間廣泛開展競爭，要從競爭中產(chǎn)生開發(fā)提供檔案信息的強大動力；四要樹立協(xié)作觀念?，F(xiàn)代社會，檔案工作者必須確立協(xié)作觀念，走整體化協(xié)調(diào)發(fā)展之路?，F(xiàn)代社會是知識經(jīng)濟占主導(dǎo)地位的社會，而信息產(chǎn)業(yè)是知識經(jīng)濟的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高新技術(shù)的蓬勃發(fā)展必將對檔案的開發(fā)利用工作產(chǎn)生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質(zhì)，就會使檔案工作者在檔案信息資源的開發(fā)利用上準備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。檔案的現(xiàn)代化管理對疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)提出了新的課題，要適應(yīng)形勢，努力學習現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，以達到疾病預(yù)防控制檔案的深層次開發(fā)與利用。

3 結(jié)語

傳染病管理工作的發(fā)展需要長期、連續(xù)積累經(jīng)驗材料和理論材料，在新形勢下，做好疾病預(yù)防控制檔案的開發(fā)利用工作，要從內(nèi)部職能做起，強化檔案工作的科學管理，注重接收、征集工作，加強疾病預(yù)防控制文件材料收集歸檔，積極迎接新技術(shù)的挑戰(zhàn)。為疾病預(yù)防控制工作提供有效服務(wù)?？傊S著疾病預(yù)防控制事業(yè)的發(fā)展，將傳染病檔案工作推向一個新的高度。疾控系統(tǒng)檔案工作也逐步走上了制度化、規(guī)范化、科學化管理的發(fā)展軌道，檔案管理工作會不斷地再上新臺階。

參考文獻

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