大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

唐薇

摘 要：隨著近年來計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)在世界范圍內(nèi)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，紙制檔案已經(jīng)不再是保存檔案的唯一方式，電子信息檔案已經(jīng)逐漸步入人們的現(xiàn)實(shí)生活，由于電子信息檔案所具有的方便快捷、易于整理的先天優(yōu)勢(shì)使其迅速成為各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的寵兒。但隨著電子信息檔案的快速應(yīng)用和普及，如何利用其優(yōu)勢(shì)更好的為社會(huì)服務(wù)成為了社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，筆者認(rèn)為，對(duì)當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理的創(chuàng)新及相關(guān)問題進(jìn)行深入研究和進(jìn)一步探討是完全必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子信息檔案；管理；創(chuàng)新研究

毋庸置疑，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)步入了快速發(fā)展的信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域都更加依賴于大數(shù)據(jù)處理結(jié)果進(jìn)行決策和規(guī)劃，相應(yīng)社會(huì)上各行各業(yè)需要整理的數(shù)據(jù)越來越龐雜。在這種情況下，全憑人工整理的紙制檔案已經(jīng)明顯不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，因此必須從實(shí)際出發(fā)，充分利用電子信息科技的巨大優(yōu)勢(shì)，才能與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的腳步。對(duì)于檔案管理來講，所涉及到范圍和信息甚為廣泛，且可能會(huì)隨時(shí)要求因查閱和使用，所以，必須采取切實(shí)有效的方法，不斷推進(jìn)當(dāng)前的電子信息檔案的管理工作，使之更好的為社會(huì)服務(wù)。

1 電子信息檔案管理的特征

1.1 力求全面、完整

檔案管理的工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管及利用，那么電子信息檔案管理工作的內(nèi)容也同樣如此，只不過是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，將電子信息科技應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，使檔案管理工作變得更加高效和快捷。但在當(dāng)前傳統(tǒng)管理模式向新型電子管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，必須力求檔案管理完整，眾所周知，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代，從網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來取得相關(guān)檔案資料并非難事，在為人們提供快捷服務(wù)的同時(shí)，其內(nèi)容也更加全面，使檔案更加完整；同時(shí)，與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子信息檔案的管理流程更加完整，因?yàn)樵诋?dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠使檔案管理工作流程的銜接更為順暢。

1.2 管理存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化

在當(dāng)前電子信息時(shí)代背景下，存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化成為電子信息檔案管理的又一顯著特點(diǎn)，可以說，其存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化使數(shù)據(jù)管理有了更多的技術(shù)支持途徑，也極大的推動(dòng)了檔案信息的數(shù)字化管理進(jìn)程。檔案信息的數(shù)字化管理指的是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獲取檔案信息資源，并將其融入公共信息服務(wù)范疇，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理同政府、企事業(yè)與社會(huì)大眾之間的信息共享。因此說，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使電子信息檔案管理的存儲(chǔ)介質(zhì)更加多元，并通過數(shù)字化檔案儲(chǔ)存管理功能的實(shí)現(xiàn)，極大的豐富了檔案管理的形式，使通過圖像、音頻、視頻等形式保管和展示檔案資料信息的夢(mèng)想成為現(xiàn)實(shí)。從我國(guó)電子信息檔案管理的現(xiàn)狀來看，全國(guó)范圍內(nèi)的電子信息檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)然建立，只需將需要展現(xiàn)的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，其管理效率則會(huì)成倍增長(zhǎng)，是傳統(tǒng)檔案管理模式可望而不可及的。

2 傳統(tǒng)的電子信息檔案管理中存在的問題

2.1 管理制度有待完善

從當(dāng)前我國(guó)大部分企事業(yè)單位的人事檔案管理情況來看，部分單位的檔案管理制度不夠健全，甚至有的單位根本沒有制定檔案管理制度，因此，使得檔案的收集和管理工作都相對(duì)混亂，不夠規(guī)范，檔案丟失或信息不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；另外，某些企業(yè)在檔案利用及評(píng)估方面也缺乏制度的規(guī)范和約束，使檔案的真正利用價(jià)值無從體現(xiàn)。

2.2 登記信息不夠詳細(xì)

眾所周知，登記信息是反映電子信息檔案管理情況的重要依據(jù)，但傳統(tǒng)的信息檔案的登記情況并不容樂觀，主要體現(xiàn)在登記信息不夠詳細(xì)，其帶來的最直接后果就是極易造成檔案在歸檔、調(diào)用時(shí)丟失。

2.3 檔案資料信息龐雜，難以做到精細(xì)化管理

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，各種信息的總量以驚人的速度在遞增，那么對(duì)于傳統(tǒng)的信息檔案管理工作者來講，其工作難度無疑是巨大的，一時(shí)疏忽就有可能使信息受到破壞，甚至資料丟失，在此情況下，精細(xì)化管理只能是相對(duì)而言，而精細(xì)化是電子信息化管理的內(nèi)在要求和根本屬性，必須做到絕對(duì)的精細(xì)化管理。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1 轉(zhuǎn)變管理理念

雖說當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息管理工作的電子化和信息化已是檔案管理工作的必然趨勢(shì)，但部分單位領(lǐng)導(dǎo)的觀念仍然停留在傳統(tǒng)的紙式檔案時(shí)代，認(rèn)為傳統(tǒng)的方法使用了這么多年，必然有其價(jià)值，因此說，改變管理理念必須從單位領(lǐng)導(dǎo)開始，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能自上而下的使其他人員的觀念隨之轉(zhuǎn)變。筆者認(rèn)為，與西方國(guó)家相比，我國(guó)的國(guó)情有其特殊性，因此，政府有必要加大對(duì)大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的宣傳力度并提出具體要求，必須使大數(shù)據(jù)理念深入企事業(yè)單位人員的內(nèi)心，特別是領(lǐng)導(dǎo)者的內(nèi)心。

3.2 完善管理制度

檔案信息的收集、整理及調(diào)取利用必須有嚴(yán)格的制度約束，否則必將造成混亂。同時(shí)，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的從業(yè)人員必須具備一定的學(xué)習(xí)能力，不斷豐富自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自己的專業(yè)技能，從而更好的與電子信息檔案管理工作相匹配。

3.3 信息結(jié)構(gòu)必須科學(xué)化

對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，絕不是簡(jiǎn)單的通過計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息那么簡(jiǎn)單，還必須滿足檔案信息的多種需求，若只是單純的將信息錄入計(jì)算機(jī)并保存，則檔案信息的數(shù)字化將意義不大。因此，檔案信息必須是通過專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)來進(jìn)行存儲(chǔ)，并根據(jù)其本身特點(diǎn)來決定選擇樹狀還是鏈狀等信息結(jié)構(gòu)，從而使得在大數(shù)據(jù)分析時(shí)可以迅速的找到所需信息，并對(duì)其進(jìn)行有價(jià)值的分析。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上可知，在已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的今天，傳統(tǒng)的電子信息檔案管理手段已經(jīng)明顯與當(dāng)今時(shí)代脫節(jié)，隨著各類信息檔案問題的不斷遞增，對(duì)其工作質(zhì)量和水平必然會(huì)提出更高的要求，所以必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念、管理模式和管理方法，努力學(xué)習(xí)，不斷探索新形勢(shì)下的電子信息檔案管理工作的新路徑，不斷提高我國(guó)的電子信息檔案管理工作水平，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的信息檔案管理需求。

參考文獻(xiàn)

[1]孫青.探究電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用及風(fēng)險(xiǎn)控制的措施[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2018（31）：195-196.

[2]徐靈.探討電子信息技術(shù)在工程檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)勢(shì)[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（05）：13-14.

[3]蔡利紅.電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探究[J].傳媒論壇，2018，1（18）：145+147.

[4]陳思寧.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，26（17）：233.

[5]劉鵬.大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（05）：159.

[6]李奇彬，吳嵐其其格.電子信息技術(shù)創(chuàng)新技術(shù)在檔案管理與服務(wù)的探究[J].電腦迷，2017（07）：90.

[7]王雅丹.淺析電子信息技術(shù)在工程檔案管理中的應(yīng)用的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)[J].信息系統(tǒng)工程，2017（01）：36.