網(wǎng)絡(luò)時(shí)代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

張敏

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各個(gè)單位在進(jìn)行各項(xiàng)工作活動的時(shí)候大多都需要采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)具有高效性等較多的優(yōu)點(diǎn)，本文對網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的事業(yè)單位進(jìn)行工作的工作方法進(jìn)行了探討，主要討論了檔案管理工作中網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，討論了當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)化管理工程中，檔案管理的重要性，以及如何提高檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理

事業(yè)單位是我國國家收入的主要來源之一，要提高我國在世界中的競爭力，便需要增加我國國有財(cái)產(chǎn)，使我國在進(jìn)行國際活動時(shí)具有足夠的資本，提高事業(yè)單位的收入，需要事業(yè)單位提高其工作效率，進(jìn)而獲得更多的收入，檔案的有效管理可以實(shí)現(xiàn)這一目的。在當(dāng)今這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)被應(yīng)用到各個(gè)方面，在進(jìn)行檔案管理的過程中采用網(wǎng)絡(luò)作為一種輔助工具是一個(gè)有效的檔案管理方法。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠使得事業(yè)單位內(nèi)部在運(yùn)營過程中更加具有條理性，工作時(shí)更具有高效性，事業(yè)單位才能在激烈的市場競爭中處于有利地位。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位大多由國家建立，具有較強(qiáng)的公益性，大多事業(yè)單位的資金來源是國家分撥的款項(xiàng)，在事業(yè)單位進(jìn)行工作時(shí)，來自人民的經(jīng)濟(jì)收益較少，人們在享受事業(yè)單位的服務(wù)過程中，只需要繳納少量的資金，但還有部分事業(yè)單位是自主事業(yè)單位，在這些單位中，國家不予以撥款，或者國家經(jīng)濟(jì)支援較為有限，這些事業(yè)單位需要由自身的有效經(jīng)營來獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益，在這個(gè)過程中，需要利用各種可以利用的資源。而當(dāng)今這個(gè)信息化時(shí)代價(jià)值最高的一種資源便是信息資源，檔案信息便是其中一種。事業(yè)單位在進(jìn)行工作的過程中，所涉及的工作內(nèi)容較多，因此要確保事業(yè)單位的工作能夠具有較高的效率完成，需要能夠?qū)ζ渌婕暗降墓ぷ餍畔⑦M(jìn)行有效的管理。在對工作信息進(jìn)行管理的過程中，主要是對檔案進(jìn)行管理，在事業(yè)單位中，檔案記錄著各種工作的重要信息，如果工作過程中出現(xiàn)一定的問題，可以通過檔案對工作內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的了解，然后根據(jù)檔案中的各種數(shù)據(jù)對工作進(jìn)行管理。這種檔案利用方式在一些比較特殊的領(lǐng)域能夠發(fā)揮巨大的作用。比如我國的電力單位，我國電力單位關(guān)乎人們的正常生活，一旦電力系統(tǒng)出現(xiàn)問題，會直接影響到人們的正常生產(chǎn)生活，如果電力較長時(shí)間停止供應(yīng)，甚至?xí)绊懮鐣椭C。因此在進(jìn)行電力管理的過程中，需要對其中各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理分析，包括電力系統(tǒng)所覆蓋的范圍以及管理地點(diǎn)和管理設(shè)備的數(shù)據(jù)。當(dāng)電力系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，可以通過檔案對電力系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，然后進(jìn)行有效的修復(fù)，提高管理效率，減少經(jīng)濟(jì)損失。另外，還可以根據(jù)檔案對相應(yīng)的人員進(jìn)行責(zé)任追究，或者通過檔案選擇比較合適的人員對電力系統(tǒng)進(jìn)行管理修復(fù)，通過檔案可以直接了解各個(gè)人員的工作水平以及專精的領(lǐng)域，提高工作效率。但是在進(jìn)行檔案管理的過程中，也存在著一定的問題需要解決。最主要的是檔案管理的低效性問題，對檔案進(jìn)行管理的過程中，需要從眾多檔案中進(jìn)行篩選吧，選擇自己所需的檔案進(jìn)行更改或利用，會浪費(fèi)大量的時(shí)間，而利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)便可以直接進(jìn)行篩選，減少工作量，提高工作效率。

2 提高事業(yè)單位檔案管理的方法

2.1 提高檔案管理人員的工作能力及效率

在進(jìn)行檔案管理的過程中，紙質(zhì)版的檔案一般都需要進(jìn)行較為嚴(yán)格的保存，對各項(xiàng)不同的檔案進(jìn)行分類，這樣在對檔案進(jìn)行調(diào)用的過程中，才能夠具有更高的調(diào)用效率。但是進(jìn)行分類的過程，同樣會增加檔案管理工作的工作量，而且在進(jìn)行調(diào)用更改的過程中，也需要從同類別的檔案中進(jìn)行篩選，會耗費(fèi)大量時(shí)間，而采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，便能夠解決這一問題，通過網(wǎng)絡(luò)管理只需要通過網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證，活動檔案的操作權(quán)限即可對檔案進(jìn)行調(diào)用。在采用網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理的過程中，需要培養(yǎng)一些具有專業(yè)計(jì)算機(jī)知識的工作人員進(jìn)行工作，避免出現(xiàn)答案信息泄露的情況，要具有一定的風(fēng)險(xiǎn)判別能力，此外還需要有專業(yè)的監(jiān)督人員對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，監(jiān)督人員需要一定的專業(yè)知識，以實(shí)現(xiàn)對工作人員工作的有效監(jiān)督。監(jiān)督人員可以由事業(yè)單位中具有較長檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成。有具有較多經(jīng)驗(yàn)的員工作為監(jiān)督人員，可以在對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督的同時(shí)，對其進(jìn)行一些技術(shù)上的指導(dǎo)，使得工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，能夠盡快提高自身的檔案管理能力。了解如何對檔案進(jìn)行分類。如果事業(yè)單位沒有具有足夠經(jīng)驗(yàn)的工作人員，退而求其次也需要有對檔案管理具有一定了解的人員進(jìn)行監(jiān)督，負(fù)責(zé)無法對檔案管理人員工作過程中存在的問題進(jìn)行及時(shí)的糾正。

2.2 采用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

在事業(yè)單位中，工作檔案的改動相對而言較為平凡，工作每向前進(jìn)展一步，都需要進(jìn)行記錄，更改檔案，在這種情況下，采用信息化手段能夠有效減少不必要的工作環(huán)節(jié)，提高檔案管理效率。除此之外，人員檔案的管理也是較為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。在單位內(nèi)部不同部門之間進(jìn)行人員調(diào)動的過程中，需要對其檔案進(jìn)行改動、備份等，這個(gè)過程中，工作人員無法進(jìn)行正常工作，出現(xiàn)較長的空閑時(shí)間，導(dǎo)致人力資源被浪費(fèi)。要解決這一問題，同樣可以使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位中一些重要性較低的檔案進(jìn)行上傳，比如工作人員的在職檔案，這樣各個(gè)人員的工作情況以及工作內(nèi)容可以直接在網(wǎng)絡(luò)上顯示出來，同時(shí)可以參考工作人員的能力檔案，對照其所在的工作職位進(jìn)行調(diào)動，這樣工作人員能夠在最合適的崗位上進(jìn)行工作，有效提高其工作積極性，而且在進(jìn)行工作調(diào)動的過程中，工作人員可以實(shí)時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)了解調(diào)動進(jìn)程，在尚未完成調(diào)動時(shí)，繼續(xù)在原崗位上進(jìn)行工作，一旦調(diào)動完成，便可以通過網(wǎng)絡(luò)得到信息，前往新崗位就職，這樣不會造成人力資源浪費(fèi)。此外，在平臺上，還可以將正在進(jìn)行的重要工作檔案進(jìn)行登記，設(shè)置一些密碼，只供相關(guān)人士查閱，避免出現(xiàn)重要信息泄露的情況。這便需要在進(jìn)行檔案管理過程中，設(shè)置有效的分級制度，在對紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行劃分完成后只需要根據(jù)其等級對其進(jìn)行合理的保存，而在利用信息化技術(shù)時(shí)，需要考慮的內(nèi)容更多。在對工作人員進(jìn)行管理時(shí)，也可以采用分級的方法，可以根據(jù)職位的重要性對工作人員的工作檔案進(jìn)行劃分，通過這樣的檔案系統(tǒng)，可以簡化對工作人員的薪酬分配工作。此外，還可以構(gòu)建一個(gè)組織系統(tǒng)，將事業(yè)單位各個(gè)組織中的人員分級管理，但組織之間又有明確的聯(lián)系，提高各個(gè)組織之間的合作效率，進(jìn)而提高單位的工作效率。

2.3 對檔案進(jìn)行及時(shí)的整理及有效的利用

在對檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)在確保檔案的安全下，盡可能地利用這些檔案為單位增加收益。要確保檔案的安全，可以采用備份檔案的方法，不僅進(jìn)行紙質(zhì)版的備份，還可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行上傳，使所有相關(guān)人員都能夠獲取檔案進(jìn)行保管，對于一些重要的檔案整理后需要進(jìn)行加密。在對檔案進(jìn)行管理和利用的過程中，還需要對檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，避免檔案在進(jìn)行利用調(diào)動的過程中出現(xiàn)一些較為機(jī)密的信息泄露的情況。我國一些事業(yè)單位的檔案涉及到我國直接的利益，如果沒有對其進(jìn)行保護(hù)，導(dǎo)致其被不法分子利用，會對國家造成較為嚴(yán)重的損失。在進(jìn)行檔案保護(hù)的過程中，需要提高防火墻的抗攻擊能力，可以進(jìn)行日志記錄，一旦防火墻受到攻擊，對其進(jìn)行分析，不斷地提高防火墻的抵抗外來攻擊的能力，確保事業(yè)單位的檔案信息不會泄露。

3 結(jié)語

事業(yè)單位的檔案是較為重要的一個(gè)資源，能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來較大的利益，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的今天，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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