數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中的主要應(yīng)用

姜薇

摘 要：數(shù)字化已經(jīng)成為社保檔案管理工作重要發(fā)展趨勢(shì)，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)圍繞社保檔案管理數(shù)字技術(shù)普及需要，明確基層社保檔案管理應(yīng)用數(shù)字技術(shù)存在的問(wèn)題，提出針對(duì)性的改進(jìn)措施，從而達(dá)到促進(jìn)社保檔案管理工作快速發(fā)展目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；社保檔案；優(yōu)化措施

基于數(shù)字技術(shù)優(yōu)化了社保檔案管理工作體系，創(chuàng)新了社保檔案管理工作方法，本文主要探究社保檔案管理中數(shù)字息技術(shù)應(yīng)用價(jià)值與應(yīng)用策略。

1 數(shù)字技術(shù)用于社保檔案管理價(jià)值

1）信息預(yù)測(cè)。社保檔案是重要的社保工作信息資源，社保檔案管理過(guò)程中應(yīng)用數(shù)字信息技術(shù)可以對(duì)社保數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效匯總，可以了解社保檔工作發(fā)展現(xiàn)狀，從而對(duì)社保管理工作進(jìn)行預(yù)判，并且對(duì)未來(lái)社保工作提出針對(duì)性改進(jìn)建議。例如，社保檔案數(shù)字化管理可以準(zhǔn)確反映參保人員參加工作以及參保時(shí)間，并且對(duì)未來(lái)幾個(gè)年內(nèi)可能存在的補(bǔ)繳、參保縣區(qū)分布等進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而達(dá)到完善社保管理體系，針對(duì)性提供服務(wù)目標(biāo)。

2）內(nèi)控管理。社保檔案數(shù)字化管理技術(shù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了社保辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效銜接，可以準(zhǔn)確的記錄每一筆業(yè)務(wù)情況，不僅記錄著經(jīng)辦人的信息，而且記錄審批人員的信息，并且將每筆業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈進(jìn)行清晰的記錄，這就為健全社保管理體系提供了必要數(shù)據(jù)支持，使社保機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)流程得以清晰的反映出來(lái)，有助于社保部門根據(jù)檔案信息反饋開(kāi)展針對(duì)性社保管理改革。

3）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。數(shù)字化環(huán)境下的社保檔案管理工作要求社保檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)新的數(shù)字信息技術(shù)知識(shí)，要求社保檔案管理人員立足于社保檔案管理技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行專業(yè)能力的提升。在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，全面提高了社保檔案管理工作的創(chuàng)新性和拓展性，給社保檔案管理人員提供創(chuàng)新發(fā)展空間。

2 社保檔案數(shù)字化管理的主要問(wèn)題

1）基礎(chǔ)工作不足。當(dāng)前基層社保檔案管理工作還停留在紙制檔案的管理階段，數(shù)字化社保檔案管理工作的機(jī)制不健全，數(shù)字化社保檔案管理工作存在著相關(guān)制度措施落后，缺乏有效的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以及不能有效的進(jìn)行社保檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理、完善、鑒定與保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。一方面社保檔案管理工作還沒(méi)能形成基于數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)行管理機(jī)制，不能明確各崗位的具體職責(zé)，社保檔案管理工作還缺乏必要的數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，尤其缺乏數(shù)字信息檢索系統(tǒng)、社保檔案電子化操作設(shè)備等，影響了數(shù)字化社保檔案的實(shí)現(xiàn)。另一方面社保檔案數(shù)字化管理建設(shè)盲目性較大，社保檔案數(shù)字化管理常常存在方法不當(dāng)、定位模糊、成本較高、效率不足問(wèn)題，影響了社保檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

2）缺少統(tǒng)籌規(guī)劃。社保檔案管理工作應(yīng)用數(shù)字技術(shù)還缺乏必要的規(guī)劃，有效發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)在社保檔案管理中的輔助作用需要對(duì)社保檔案管理信息技術(shù)的引進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃。但是，我國(guó)基層社保檔案管理部門的數(shù)字化意識(shí)不足，缺乏明確的數(shù)字化社保檔案管理工作方案，不能有效形成發(fā)展思路。例如，當(dāng)前社保檔案管理工作存在一次性引進(jìn)社保技術(shù)設(shè)備的問(wèn)題。而快速的技術(shù)設(shè)備更新?lián)Q代導(dǎo)致某些設(shè)備作用發(fā)揮不足，存在技術(shù)設(shè)備投資大和淘汰較快的問(wèn)題。還有的基層單位數(shù)字化社保檔案管理工作沒(méi)能從實(shí)際情況出發(fā)，缺乏科學(xué)的維護(hù)機(jī)制，不能針對(duì)性的做好基礎(chǔ)性社保數(shù)據(jù)信息錄入工作。第三，還有的社保檔案管理部門不能與相關(guān)部門積極配合，因此造成社保檔案的信息孤島現(xiàn)象，影響了社保檔案管理工作有效性。

3）技術(shù)人員不足。社保檔案管理數(shù)字化工作需要專業(yè)技術(shù)人員參與，當(dāng)前社保檔案管理工作存在專業(yè)技術(shù)人員不足，現(xiàn)有的專業(yè)技術(shù)人員不滿足社保檔案信數(shù)字化管理的需要問(wèn)題。一些技術(shù)人員的信息技術(shù)、數(shù)字化設(shè)備的操作能力，以及網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境下的社保檔案安全管理意識(shí)不足，因此影響社保檔案安全運(yùn)行水平，不僅有時(shí)沒(méi)能發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)在提高社保檔案管理工作效率，提高社保檔案管理精準(zhǔn)性方面價(jià)值，而且還造成一定的社保檔案管理風(fēng)險(xiǎn)隱患，沒(méi)能在安全的技術(shù)保障下發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

3 社保檔案數(shù)字化管理工作的策略

1）加強(qiáng)檔案規(guī)范建設(shè)。提高社保檔案管理數(shù)字化水平，更好的發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)對(duì)社保檔案管理優(yōu)化作用，還要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化水平，強(qiáng)調(diào)從社保檔案數(shù)字化建設(shè)的要求出發(fā)，做好基礎(chǔ)性的準(zhǔn)備工作。首先，建立健全社保檔案管理工作規(guī)范，明確社保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)從紙制時(shí)代檔案管理標(biāo)準(zhǔn)向數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)更新。其次，基于數(shù)字化檔案管理工作需要明確數(shù)字化的檔案管理工作體系，健全數(shù)字化檔案管理運(yùn)行的部門及崗位，形成科學(xué)的數(shù)字化檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，發(fā)揮專職技術(shù)人員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的輔助使用。第三，全面建立數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)章制度，尤其加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)工作方案與計(jì)劃的完善工作，從而形成有效的資源配置機(jī)制，更好的滿足數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

2）完善檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化技術(shù)背景下的社保檔案管理工作改革是面向檔案數(shù)字資源開(kāi)發(fā)而進(jìn)行社保檔案管理工作升級(jí)。提高數(shù)字化環(huán)境下的社保檔案管理工作有效性，還要開(kāi)發(fā)完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。首先，引進(jìn)專業(yè)的社保檔案管理軟件，著眼于社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)、社保部門的辦公系統(tǒng)優(yōu)化建設(shè)專業(yè)的社保檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社保檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。其次，其次著眼于數(shù)字技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與云存儲(chǔ)技術(shù)，運(yùn)用分布式計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提高數(shù)字化社保檔案管理工作的有效性。圍繞社保檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘開(kāi)展專業(yè)的社保檔案管理工作。第三，全面加強(qiáng)社保數(shù)據(jù)信息的維護(hù)工作，圍繞著當(dāng)前統(tǒng)一社保檔案數(shù)據(jù)類型、規(guī)模社保數(shù)據(jù)信息錄入，實(shí)現(xiàn)社保數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)監(jiān)控建立完善的檔案管理技術(shù)體系，從而有效提高數(shù)字化社保檔案的質(zhì)量。

3）加強(qiáng)電子文獻(xiàn)收集。數(shù)字化社保檔案的管理是建立在電子社保檔案基礎(chǔ)上的。當(dāng)前我國(guó)基層社保檔案的電子化水平還有待提高。還要積極開(kāi)展各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，從而全面提高數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化質(zhì)量。首先，科學(xué)的運(yùn)用電子掃描的方式，加快對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的核對(duì)與社保檔案的信息化建設(shè)水平。改變傳統(tǒng)的數(shù)字社保檔案與紙制社保檔案的雙重管理的保管機(jī)制弊端。其次，建立數(shù)字化的社保檔案的索引機(jī)制，應(yīng)用科學(xué)的社保檔案的編碼方法，從而滿足信息化條件下對(duì)電子社保檔案的查找需要。第三，對(duì)社保檔案電子化的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，嚴(yán)格把控社保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員在社保檔案電子化中的作用，建立完善的社保檔案電子化監(jiān)督機(jī)制，全面提高社保檔案電子化質(zhì)量。

4）提高管理人員素質(zhì)。解決社保檔案管理中的問(wèn)題還要全面提高社保檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的素質(zhì)，尤其提高社保檔案管理人員的信息化技術(shù)，以及滿足階段社保檔案管理信息化的操作要求。首先，圍繞著社保檔案電子化制作、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、規(guī)范化管理等內(nèi)容進(jìn)行普及培訓(xùn)，全面更新社保檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。其次，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)與培訓(xùn)工作，圍繞著社保檔案管理人員現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以及檔案管理人員的專業(yè)發(fā)展興趣，全面加強(qiáng)針對(duì)性的培訓(xùn)工作，使社保檔案管理人員培訓(xùn)與專業(yè)發(fā)展需要結(jié)合，不斷促進(jìn)社保檔案管理在數(shù)字信息技術(shù)的多領(lǐng)域進(jìn)行特長(zhǎng)性發(fā)展，運(yùn)用專家講座、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、專門指導(dǎo)的方式提高社保檔案管理人員水平。第三，加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)考核，圍繞著現(xiàn)階段崗位職責(zé)進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，從而有效督促社保檔案管理人員提高工作能力，促進(jìn)社保檔案管理人員不斷完善專業(yè)技術(shù)水平。

4 結(jié)論

數(shù)字化技術(shù)環(huán)境下的社保檔案管理工作需要構(gòu)建完善的數(shù)字化社保檔案管理體系，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員配置，在明確社保檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，優(yōu)化社保檔案管理法規(guī)，全面解決社保檔案管理的具體問(wèn)題。

參考文獻(xiàn)

[1]潘靜艷，林思陽(yáng).有關(guān)檔案管理人員的自身素質(zhì)的分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（03）.

[2]張倩倩.淺談公路行業(yè)中新聞檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].東方企業(yè)文化，2015（23） .

[3]陳慧.檔案信息化管理的相關(guān)問(wèn)題和實(shí)施原則[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2016（01）.