數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理創(chuàng)新研究

谷奇

摘 要：數(shù)字化時(shí)代，檔案收集方式、整合方式以及利用方式都發(fā)生了變化，數(shù)字檔案成為記錄信息資源的主流載體。在檔案管理體系中，人事檔案管理是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，其與單位人事組織工作聯(lián)系密切，并深刻影響著單位的人事組織工作。數(shù)字化技術(shù)給檔案管理人員帶來(lái)便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了一系列的問(wèn)題。人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制成為學(xué)界重點(diǎn)研究的對(duì)象。本文立足于數(shù)字化時(shí)代這一背景，著重探討數(shù)字化技術(shù)與人事檔案管理的結(jié)合，希望能夠強(qiáng)化人事檔案管理效能，推動(dòng)人事檔案管理的保密化、高效化和科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；大數(shù)據(jù)；安全

1 數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理概述

數(shù)字化技術(shù)屬于信息技術(shù)的范疇，主要包括大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存、數(shù)字水印以及其他數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字化技術(shù)具有很強(qiáng)的技術(shù)性和高效性，其能夠提升某一行業(yè)和領(lǐng)域的生產(chǎn)力，推動(dòng)行業(yè)進(jìn)步與發(fā)展[1]。人事檔案則是人事工作等實(shí)踐活動(dòng)中形成的一系列信息資源的總稱，真實(shí)的記錄了某一社會(huì)個(gè)體的各個(gè)基本情況。科技在進(jìn)步、時(shí)代在發(fā)展，人事檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，適應(yīng)人事工作新變化，就必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，充分利用好現(xiàn)代化技術(shù)。

將數(shù)字化技術(shù)引入到人事檔案管理領(lǐng)域，具有歷史必然性，主要體現(xiàn)如下：第一，紙質(zhì)化的人事檔案極容易被竊取和篡改，有可能影響人事工作的公正性。同時(shí)，紙質(zhì)化人事檔案保管條件嚴(yán)格，對(duì)保管環(huán)境的要求程度較高，不利于檔案經(jīng)費(fèi)的節(jié)約。數(shù)字化人事檔案則以數(shù)字化的形式表現(xiàn)出來(lái)。單位利用相關(guān)數(shù)字化技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行處理后，人事檔案被篡改和竊取的幾率縮減。同時(shí)，數(shù)字化人事檔案中的檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)化的方式呈現(xiàn)，能夠保存在計(jì)算機(jī)和其他電子終端上，對(duì)保管環(huán)境的要求程度較低，能夠節(jié)約檔案經(jīng)費(fèi)。第二，相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)更為方便。人事檔案具有人身附隨性，其與個(gè)人是緊密相連的。社會(huì)個(gè)體在更換工作后，其人事檔案也要隨之流轉(zhuǎn)到相關(guān)單位。紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中較為復(fù)雜，需要經(jīng)過(guò)一系列的流程才可進(jìn)行流轉(zhuǎn)。數(shù)字化檔案則可以直接在互聯(lián)網(wǎng)終端上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，相關(guān)審批手續(xù)也可以在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行提交，能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式”的人事檔案服務(wù)，提高人事檔案利用效率。第三，辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)，改變了人們的辦公方式。人事工作過(guò)程中產(chǎn)生了許多電子文件，這些電子文件詳細(xì)記載了相關(guān)的人事信息。推動(dòng)人事檔案數(shù)字化管理，有利于對(duì)所有的文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)人事檔案管理效能。

2 數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理的基本原則

第一，單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持協(xié)作性原則。數(shù)字人事檔案管理工作不是一朝一夕的，要將這項(xiàng)工作做好，需要技術(shù)部門(mén)、人事組織部門(mén)和檔案管理部門(mén)的配合與協(xié)調(diào)[2]。因此，單位可以參照美國(guó)的管理模式，建立一個(gè)專門(mén)化的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)籌數(shù)字人事檔案管理工作，形成部門(mén)合力。除此之外，檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變觀念和地位，變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，主動(dòng)與其他工作人員進(jìn)行溝通，改善檔案管理工作，解決相關(guān)的問(wèn)題。第二，單位應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持人才優(yōu)先性原則。數(shù)字化檔案管理模式作為數(shù)字化技術(shù)與檔案管理的產(chǎn)物，具有復(fù)雜性和學(xué)科融合性，對(duì)檔案管理人員的綜合要求度較高。因此，單位必須堅(jiān)持人才優(yōu)先原則，通過(guò)舉辦交流會(huì)、培訓(xùn)會(huì)以及合作論壇的方式來(lái)對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，打造一支兼具檔案管理經(jīng)驗(yàn)和數(shù)字化操作技能的專業(yè)隊(duì)伍。

3 數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 綜合利用多種數(shù)字化技術(shù)，加強(qiáng)安全管理

在人事檔案管理體系當(dāng)中，安全管理是最為核心、最為基礎(chǔ)和最為重要的工作。相較于紙質(zhì)化管理模式，數(shù)字化管理模式的安全性能有所提升，但這并不意味著數(shù)字化管理模式不存在安全管理漏洞。人事檔案數(shù)字化管理模式以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基石，這就決定了人事檔案需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進(jìn)行管理。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人事檔案管理系統(tǒng)會(huì)遭到各種各樣病毒程序的威脅。故此，有必要通過(guò)多種數(shù)字化技術(shù)來(lái)管理數(shù)字人事檔案，真正保障人事檔案的信息資源不被破壞。

一方面，單位可以引入云儲(chǔ)存技術(shù)，發(fā)揮云儲(chǔ)存技術(shù)的特性，對(duì)數(shù)字人事檔案進(jìn)行快速備份，留存數(shù)字化的文檔。一方面，為了避免新型病毒程序?qū)θ耸聶n案管理系統(tǒng)進(jìn)行破壞，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)癱瘓，進(jìn)而影響單位人事工作的正常開(kāi)展。另一方面，為了避免計(jì)算機(jī)硬盤(pán)遭受物理?yè)p害后，導(dǎo)致數(shù)字人事檔案的丟失。因此，單位有必要通過(guò)云儲(chǔ)存技術(shù)來(lái)對(duì)數(shù)字檔案實(shí)行永久保存，構(gòu)建檔案?jìng)浞輽C(jī)制。單位在對(duì)檔案進(jìn)行備份的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)層面的問(wèn)題。第一，將人事檔案管理系統(tǒng)終端與云儲(chǔ)存系統(tǒng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)字人事檔案的自動(dòng)化備份。第二，在云儲(chǔ)存系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的防火墻、數(shù)字密鑰和訪問(wèn)權(quán)限，提升云儲(chǔ)存系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。

另一方面，單位可以建立健全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，從事前預(yù)防和事后應(yīng)急兩個(gè)層面來(lái)規(guī)范數(shù)字人事檔案的管理流程，增強(qiáng)檔案管理人員風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)。從事前預(yù)防來(lái)看，單位主要是需要綜合利用多種信息技術(shù)，根據(jù)不同信息技術(shù)的功能來(lái)設(shè)置事前防控措施。從事后應(yīng)急來(lái)看，主要是從檔案?jìng)浞?、工作恢?fù)以及人員組織調(diào)動(dòng)層面入手，應(yīng)對(duì)緊急風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)單位檔案管理工作的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。同時(shí)，單位也應(yīng)當(dāng)落實(shí)相關(guān)主體的責(zé)任，推動(dòng)數(shù)字人事檔案管理工作的可持續(xù)化。

3.2 綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案收集工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檢索信息資源上具有天然的優(yōu)勢(shì)，能夠適應(yīng)當(dāng)前人事檔案管理工作的新需求。人事檔案是記錄人事信息的載體，內(nèi)部各項(xiàng)信息資源越全面，就越能反映出工作人員的整體情況。一方面，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上對(duì)人事相關(guān)信息進(jìn)行搜集，然后通過(guò)關(guān)鍵詞的方式對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行篩選，篩選出具有價(jià)值的信息資源，并將該信息資源歸入到數(shù)字人事檔案當(dāng)中。另一方面，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字著錄，按照相應(yīng)的分類方式對(duì)人事檔案進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分，提升人事檔案的檢索效率。

3.3 建立“掌上云”平臺(tái)

智能移動(dòng)終端的高速發(fā)展以及智能移動(dòng)終端與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的結(jié)合，意味著人們可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)在智能移動(dòng)終端上下載相關(guān)的信息資源，給數(shù)字人事檔案管理創(chuàng)新提供了新契機(jī)。一方面，單位可以通過(guò)微信平臺(tái)或者APP平臺(tái)來(lái)建立“掌上云”平臺(tái)。另一方面，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位人事檔案管理實(shí)踐，綜合人事檔案管理需求，在“掌上云”平臺(tái)上開(kāi)發(fā)相關(guān)的服務(wù)功能，對(duì)人事檔案需求主體提供全方位的服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字信息技術(shù)的迅猛發(fā)展催生了數(shù)字文明，對(duì)信息儲(chǔ)存交流方式和信息流通方式都產(chǎn)生了影響。如何利用好數(shù)字化技術(shù)，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，是對(duì)人事檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。伴隨數(shù)字技術(shù)和人工智能技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)的職能也會(huì)不斷豐富和改變，檔案管理的工作地位也會(huì)有所提升。在這種背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)層面出發(fā)，進(jìn)一步拓寬檔案工作的服務(wù)范圍。一方面，人事檔案管理人員有必要革新管理理念，創(chuàng)新數(shù)字人事檔案管理機(jī)制，充分發(fā)揮人事檔案的憑證價(jià)值。另一方面，相關(guān)責(zé)任人員要樹(shù)立安全利用的意識(shí)，確保人事檔案的長(zhǎng)久儲(chǔ)存和有效利用，防止人事檔案失真，落實(shí)好人事檔案安全防護(hù)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]丁振偉，劉偲偲.論數(shù)字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺(tái)世界，2017（24）：33-35.

[2]吳雪梅.數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能分析[J].中國(guó)管理信息化，2013，16（06）：76-77.