淺析當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理

孫謙媚

摘 要：本文著重分析和探究在全新的時代背景下事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容，希望為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定意義上的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化

當(dāng)前，我國事業(yè)單位在檔案管理的過程中，已經(jīng)取得了很大的進步，在信息化建設(shè)方面有了不錯的進展，但是在具體的數(shù)字化檔案管理過程中還存在著一定程度上的問題，例如，檔案的信息容量比較大，現(xiàn)在的技術(shù)設(shè)備跟不上檔案數(shù)量的發(fā)展需求，相關(guān)的檔案保管人員缺乏安全意識，在專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)方面還有很大的進步，在查找的效率方面也比較低下。伴隨著信息化技術(shù)的逐步推廣和普及，我國的檔案管理工作也要進一步與時俱進，使自身的檔案管理效率有效提升，進一步實現(xiàn)數(shù)字化信息管理。特別是對于事業(yè)單位而言，要有效適應(yīng)這樣的時代發(fā)展節(jié)奏，進一步有針對性的結(jié)合自身的管理需求，使事業(yè)單位的檔案管理與數(shù)字化技術(shù)有效融合，確保檔案管理效率從根本上實現(xiàn)質(zhì)的提升。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要作用

1.1 在很大程度上有效提升事業(yè)單位的經(jīng)濟效益

在伴隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的大好發(fā)展形勢下，一般事業(yè)單位的信息存儲量也變得越來越大，而在辦公方式和管理方式方面還是比較落后的，在各個方面都處于滯后的狀態(tài)，這樣就給信息量的管理和存儲造成很大的負(fù)面影響。傳統(tǒng)意義上的檔案管理方式，通常情況下采用的是紙制的方式，而且管理形式通常都是粗放式的，要想使檔案管理的效率有效提升，就需要耗費巨大的辦公費和相關(guān)的管理費用，也造成人力資源的極大浪費，這樣給事業(yè)單位增加了巨大的成本投入。而新時期事業(yè)單位檔案管理較傳統(tǒng)的檔案管理相比較，在很多方面都有比較大的優(yōu)勢，當(dāng)前采用的是機讀檔案，這樣不僅僅為事業(yè)單位節(jié)省了較多的管理費用，減少了很大一部分的空間位置，而且在查閱的過程中更加快捷便利。如果有部門或者有關(guān)人員需要使用檔案，也不需要進行檔案資料的復(fù)印，這樣能夠減少紙張的浪費，在人力資源和資本投入方面也有效節(jié)省了成本，從某種程度上來說，促進了事業(yè)單位的經(jīng)濟效益有效提升。

1.2 在很大程度上促進檔案利用率有效提升

傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式，通常情況下都是用紙質(zhì)來保存和管理檔案的，把檔案記錄在紙質(zhì)上面進行保存，然后放到檔案保管室中，這種保存方式在很大程度上實現(xiàn)了檔案的有效保存，但是所帶來的問題也比較多，而且在現(xiàn)實保存的過程中，在數(shù)量眾多的檔案中進行查找和利用的時候，效率就變得比較低下，浪費了很多時間，這樣對于檔案的利用率也造成極大的降低，最新的數(shù)字化模式管理事業(yè)單位的檔案，使管理更加高效，節(jié)省了查找的時間和精力，使利用效率有效提升。

1.3 最大限度保管和保護庫存檔案實 體安全

因為傳統(tǒng)意義上的檔案保存方式，管理成本特別高，紙質(zhì)檔案十分脆弱，容易受損，紙張方面容易發(fā)黃，發(fā)粘，變脆，目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。及時有效的實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，可以通過權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限 度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，在最大程度上有效確保檔案實體安全。

2 事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 缺乏專業(yè)的檔案管理人員，在綜合素質(zhì)方面有待提升

目前，我國事業(yè)單位的檔案管理人員大多數(shù)都是各個機構(gòu)編制委員會辦公室的人員兼任，人員素質(zhì)參差不齊，在綜合素質(zhì)方面還有很大的進步空間。他們也沒有經(jīng)過系統(tǒng)完整的培訓(xùn)，對于檔案工作缺乏深刻的認(rèn)識，檔案專業(yè)出身的人員更是少之又少，知識結(jié)構(gòu)不科學(xué)合理，對于相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)等方面的知識比較貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏，這一系列的情況都在很大程度上嚴(yán)重制約著事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和檔案管理水平。

2.2 對檔案管理工作重視不夠，檔案管理的安全意識淡薄

因為在事業(yè)單位的管理工作中，檔案管理的相關(guān)人員在某種程度上也擔(dān)任別的職務(wù)，所以對檔案管理往往不夠重視，而且因為時間有限，在管理上往往會出現(xiàn)很多的漏洞和不足，如果這些漏洞和不足沒有得到及時有效的解決，久而久之就會造成十分重大的問題，給事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的推進造成巨大的阻礙，也使事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展受到極大的負(fù)面影響。同時，他們對于檔案的安全性也缺乏認(rèn)識，這使檔案的安全穩(wěn)定性造成巨大的風(fēng)險隱患。

2.3 檔案材料缺失情況嚴(yán)重，管理體制不夠健全

由于管理上的漏洞和不足，使事業(yè)單位在登記和管理檔案的過程中，有檔案缺失的情況，并且這種管理機制不夠健全，導(dǎo)致這種情況更加嚴(yán)重，甚至惡化。這樣的情況就導(dǎo)致檔案無法真正體現(xiàn)出事業(yè)單位的真實發(fā)展情況，不能夠發(fā)揮出檔案所具備的價值，也無法真正意義上為公眾提供切實有效的服務(wù)。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理的相關(guān)措施

3.1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化的主要環(huán)節(jié)

通常意義上，我們所稱之為的數(shù)字化主要指的是通過計算機技術(shù)把模擬信號有效轉(zhuǎn)化成數(shù)字信號的一種處理過程。針對事業(yè)單位中的紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理就是通過先進的掃描儀或者數(shù)碼相機等相關(guān)的設(shè)備，對于紙質(zhì)檔案展開有針對性的數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能夠得以最大程度的準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。其中紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

3.2 數(shù)字化采集工作

有針對性的利用掃描儀將各類文檔掃描錄入，生成電子文檔。如果有大量A4、A3文檔掃描，需要采購A4、A3高速掃描儀。如果有大量A4文檔，A3文檔量并不大，可采購A4高速掃描儀和快速平板A3掃描儀，如果用于平常辦公文件掃描，購置普通平板掃描儀即可。這樣可以有針對性的根據(jù)實際情況在很大程度上節(jié)省很多成本，對于各方面的資源都能夠有效的節(jié)約。

3.3 數(shù)字化管理

利用計算機對掃描后的圖像信息實現(xiàn)一系列與之相對應(yīng)的處理，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)切實有效的互傳和共享，使檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的形式，并且利用專業(yè)檔案管理軟件實現(xiàn)所有文檔的系統(tǒng)化科學(xué)管理，并建立信息數(shù)據(jù)庫。同時，對于數(shù)字信息進行存儲。大量數(shù)字信息產(chǎn)生后，存儲和安全問題是至關(guān)重要的，這就需要與之相與對應(yīng)的存儲設(shè)備來切實有效的解決這個問題。在這個過程中所需要的設(shè)備包括移動硬盤、磁盤陣列、光盤庫、格式、安全設(shè)備等。

4 結(jié)語

綜上所述，伴隨著信息化技術(shù)的逐步發(fā)展，事業(yè)單位計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)也實現(xiàn)了很大的突破，分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的方式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理必將實現(xiàn)更大的發(fā)展，從根本上為人們的經(jīng)濟和社會生活發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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