檔案管理在事業(yè)單位中的問題和解決措施

趙文文

摘 要：事業(yè)單位在發(fā)展工程中會形成各種各樣的文件資料，對其進(jìn)行整理歸檔之后會形成檔案，對其的管理是事業(yè)單位日常管理工作的核心內(nèi)容。有效的檔案管理工作能夠嚴(yán)格的將事業(yè)單位的各類信息資料的價值挖掘出來，幫助單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本單位類似事項的發(fā)展規(guī)律做出正確決策。不過現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在一些問題有待解決，本文將圍繞相關(guān)問題及問題解決策略進(jìn)行論述，希望對提升事業(yè)單位檔案管理水平有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；問題及對策

1 引言

事業(yè)單位在我國是提供公共服務(wù)的重要機構(gòu)，其承擔(dān)著重要的社會功能和任務(wù)，其在發(fā)展過程中需要對單位的發(fā)展情況和經(jīng)歷的重大事項作出詳細(xì)記錄，進(jìn)而最終形成各種類型的檔案材料，對這些材料的收集和管理成為事業(yè)單位發(fā)展中的一項重要工作，另外科學(xué)有效的檔案管理能夠?qū)κ聵I(yè)單位的人力資源服務(wù)水平進(jìn)行優(yōu)化，有利于實現(xiàn)單位內(nèi)部激勵機制建立和完善，引入現(xiàn)代化管理觀念、制定更為科學(xué)合理的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，發(fā)揮檔案管理的價值。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)

2.1 對檔案管理工作的重視程度有待提高

部分單位對于國家《檔案法》和《檔案管理辦法》有關(guān)的法律規(guī)定學(xué)習(xí)不到位，不知道單位發(fā)展過程中形成的各種檔案也是國家的重要文化財富，沒有認(rèn)識到檔案管理工作也是事業(yè)單位中的一項重要工作，長期的忽視導(dǎo)致檔案管理工作失去重視，所制定的各類措施執(zhí)行不到位，相關(guān)工作陷入混亂。

2.2 檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱

部分事業(yè)單位缺少檔案管理工作的基礎(chǔ)，比如盡管已經(jīng)建立了檔案管理制度不過卻沒有負(fù)責(zé)人專門去監(jiān)督落實；有些檔案管理的不夠規(guī)范且沒有按照要求進(jìn)行組卷；還有個別的事業(yè)單位沒有開展檔案鑒定工作甚至嚴(yán)重違規(guī)銷毀尚未保管到期的檔案材料等。

2.3 缺少現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備

因為長期對檔案管理工作的不重視，事業(yè)單位在發(fā)展過程中也存在對其資金投入不到位和基礎(chǔ)設(shè)施落后的問題，比如檔案室內(nèi)空氣混濁、灰塵較多，將檔案材料和煙花爆竹等易燃易爆等物品一起存放；或者直接把辦公室和檔案室合二為一，沒有設(shè)置專門的檔案室等。還有就是，有的檔案室環(huán)境空間小且潮濕陰暗，不利于資料的保存。沒有配備電腦等先進(jìn)的設(shè)施，更不了解信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等先進(jìn)的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯誤率高，而且大量的資料無法及時歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展，更不適應(yīng)于信息化的要求。

2.4 檔案價值未得到充分挖掘

很多的事業(yè)單位只是重視對檔案的收集和整理歸檔，沒有認(rèn)識到檔案本身也是一種有價值的資源，進(jìn)而忽視了對其的開發(fā)和利用。作為國家的重要歷史文化財富，目前事業(yè)單位在檔案的價值挖掘方面尚有不足之處。

2.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

目前事業(yè)單位從事檔案管理工作的很多都是辦公室勤雜人員兼職管理，人員變動頻繁，且大部分不具備專業(yè)的管理知識，甚至一些老員工不會使用電腦，只能夠完成基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案收集整理，對檔案宗號、目錄號和類別號以及保管期限等概念辨識不清，導(dǎo)致檔案管理陷入混亂。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中的解決措施

3.1 進(jìn)一步完善單位檔案管理規(guī)章制度環(huán)境

完善的制度建設(shè)是提高事業(yè)單位檔案管理的有效辦法，作為單位管理的重要工作，提高檔案管理效率相當(dāng)重要。制度的建立務(wù)必要將檔案管理實際情況結(jié)合在一起，從制度上改進(jìn)并促進(jìn)檔案管理的規(guī)范和科學(xué)，以實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案管理需要。另外，要樹立全員管理意識，嚴(yán)格遵守有關(guān)檔案管理規(guī)定，從規(guī)范性和靈活性兩方面實現(xiàn)對檔案管理制度體系探索和完善。

3.2 全面提高檔案單位內(nèi)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

針對事業(yè)單位檔案管理工作人員老齡化的趨勢，需要招聘一大批專業(yè)化的人才作為儲備，防止檔案管理隊伍人才建設(shè)青黃不接，再出現(xiàn)崗位變動的時候從穩(wěn)定檔案管理的角度保證檔案管理人員水平不會下降，通過有效的指導(dǎo)培訓(xùn)工作加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，比如通過實踐性和專業(yè)性的檔案管理培訓(xùn)活動重構(gòu)其知識結(jié)構(gòu)和管理經(jīng)驗，不斷充電來提升其綜合素質(zhì)。

3.3 提高資金投入，提升檔案資源開發(fā)水平

站在事業(yè)單位檔案管理工作角度思考，我們除了要重視檔案管理工作還要給與經(jīng)費方面的實質(zhì)性支持，比如向當(dāng)?shù)卣蛘咂渌麢C構(gòu)提出申請，以完善事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要為由提高資金投入，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作健康發(fā)展。另外還要建立檔案管理責(zé)任制度，將檔案管理者的責(zé)任心和工作方法結(jié)合起來，使其認(rèn)識到檔案作為一種資源所具有的價值，挖掘其深層管理價值與效益，比如通過提高宣傳力度和建設(shè)網(wǎng)站等方式提高檔案管理經(jīng)驗和績效。

3.4 全面提升檔案管理現(xiàn)代化水平

檔案管理信息化是未來的檔案管理變化發(fā)展趨勢，更是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，對此一定要把檔案管理工作的信息化當(dāng)做首要任務(wù)，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等方面提高檔案管理現(xiàn)代化水平，積極借鑒國外檔案管理光盤技術(shù)、聲像技術(shù)等實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理工作，提高現(xiàn)代化管理過程中充分發(fā)揮信息社會對各種檔案資源的參考和服務(wù)價值。

4 結(jié)語

總之，當(dāng)前的事業(yè)單位正處于改革關(guān)鍵時期，其內(nèi)部檔案管理工作也存在著各種各樣的問題，這些問題成為事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展改革的絆腳石，對此我們要重視對事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，加快研究檔案管理創(chuàng)新方法，促進(jìn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展。

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