信息化在檔案管理中的應(yīng)用研究

摘 要：信息技術(shù)在多領(lǐng)域的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)和價(jià)值已經(jīng)被得到充分肯定，如今信息技術(shù)開(kāi)始應(yīng)用在單位檔案管理實(shí)踐中。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的一種重要手段，其不僅提高了工作效率，還促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。本文從信息化檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，分析了數(shù)字化信息在檔案管理中的問(wèn)題，最后提出了數(shù)字化信息背景下檔案管理創(chuàng)新措施的對(duì)策和建議，希望有助于促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；信息化

在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，也是事業(yè)單位各項(xiàng)工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)。但是現(xiàn)在隨著技術(shù)的發(fā)展，原有的檔案管理方法對(duì)于這項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)已經(jīng)是力不從心，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用也已經(jīng)日漸廣泛。但是目前由于技術(shù)應(yīng)用的不完善、工作人員技術(shù)水平不足等等都給數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用造成了一定的影響，所以如何對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行優(yōu)化，提高應(yīng)用效果，就成為了擺在新時(shí)代的檔案管理工作者面前的一個(gè)難題。

1 網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代下檔案工作的變化

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，這突破了人們傳統(tǒng)的信息儲(chǔ)存方式，各種信息技術(shù)開(kāi)始被逐漸應(yīng)用到檔案儲(chǔ)存當(dāng)中來(lái)了，這也讓信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了巨大的變化。這讓信息在實(shí)際交流過(guò)程中變得更加的方便，但管理人員在實(shí)際管理過(guò)程中，還存在眾多的問(wèn)題，并且在光盤中的信息能直接在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行更改，這就無(wú)法有效保障檔案信息的原始性。并且在實(shí)際的文檔歸檔過(guò)程中，還需要進(jìn)行光盤移交等復(fù)雜手術(shù)，由于其操作的環(huán)節(jié)較為復(fù)雜，導(dǎo)致在實(shí)際管理中經(jīng)常出現(xiàn)遺漏的情況。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息化也改變了原本的信息分類方式，檔案管理人員可以直接利用計(jì)算機(jī)，對(duì)相關(guān)的文檔進(jìn)行快速、安全的分類和整理，其還可以隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行相應(yīng)的更改，這不僅能夠提升管理效率，還能夠提升檔案信息利用的效率。

2 檔案管理的數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題

首先，檔案管理數(shù)字化意識(shí)問(wèn)題。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在信息化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、自動(dòng)化能夠?yàn)闄n案管理信息化提供了強(qiáng)大的信息支撐。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了管理內(nèi)容的數(shù)字化，但是，部分單位對(duì)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不到位，甚至不重視這項(xiàng)工作，導(dǎo)致管理軟件之間的通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，影響了檔案管理工作的成效。

其次，檔案管理數(shù)字化的安全性有待提高。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)夠把檔案的信息與檔案載體分離開(kāi)來(lái)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來(lái)，信息的深度就得到了提升，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。縱觀當(dāng)前的檔案管理工作，由于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還存在漏洞，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化的安全問(wèn)題被提升日程。因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)主要是通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行安全性能防范，雖然相對(duì)比較方便，但是一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，就會(huì)對(duì)檔案資料的安全性產(chǎn)生威脅。

再次，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)制度不完善。事實(shí)上，在檔案信息安全防護(hù)工作中，管理制度的重要性不言而喻。但是盡管如此，還有一些單位并沒(méi)有建立行之有效的檔案管理制度，出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)非法運(yùn)行和非法竊取問(wèn)題得不到有效解決。在部分檔案信息丟失之后，并沒(méi)有建立有效的追蹤工作，這就使得數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題停留在表面，并沒(méi)有真正的解決。

最后，檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)問(wèn)題。作為檔案管理工作的實(shí)施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在信息化環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，要求檔案管理人員具備良好的信息化素質(zhì)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但是部分檔案工作人員會(huì)按照自己的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行工作開(kāi)展，工作人員工作方式與習(xí)慣的不同會(huì)導(dǎo)致檔案管理比較混亂，隨意性大，效率低下，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平有待提升。加上現(xiàn)在很多檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的水平都不夠達(dá)標(biāo)，工作素養(yǎng)有所缺失，這也是檔案管理數(shù)字化工作需要注意的問(wèn)題之一。

3 提高檔案管理信息化的措施

1）加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)。在檔案信息化管理中，工作人員對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量具有直接影響，因此，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)十分重要。從檔案管理角度出發(fā)，工作人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)知程度對(duì)檔案管理具有直接影響。在上崗前，相關(guān)部門應(yīng)該做好崗前培訓(xùn)工作，使其明確檔案工作的主要內(nèi)容以及重要性，使其能夠從思想層面認(rèn)識(shí)檔案管理，增強(qiáng)其責(zé)任感。在培訓(xùn)工作完后期，應(yīng)該及時(shí)對(duì)其進(jìn)行考核，通過(guò)以后發(fā)放工作證，持證上崗。

2）推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。在實(shí)際工作中，首選，管理部門應(yīng)該打破傳統(tǒng)思想的局限，拓寬信息化管理觀念。以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理的模式進(jìn)行創(chuàng)新，簡(jiǎn)化工作流程，保證信息的完整性，構(gòu)建完善的監(jiān)管機(jī)制，促進(jìn)資源整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理信息的二次利用，能夠提升人們對(duì)檔案管理重視。另外，工作人員在不斷完善自身的同時(shí)還要善于發(fā)現(xiàn)，積極進(jìn)行研究，對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提供更好的服務(wù)。在信息化檔案管理中，計(jì)算機(jī)是重要的載體，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的信息的整合，從而提高工作效率。

3）提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證。在當(dāng)前信息化的建設(shè)背景下，對(duì)檔案管理技術(shù)提出了更高的要求，積極完善檔案管理中的技術(shù)支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設(shè)資源，確保檔案管理建設(shè)系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。與此同時(shí)，還要增強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)，不斷強(qiáng)化檔案管理過(guò)程中有關(guān)訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置，進(jìn)一步保障檔案信息的安全性。另外，要不斷完善檔案信息化管理中基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立檔案信息化專項(xiàng)預(yù)算并對(duì)建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)管理。

4）有效開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理和單位常規(guī)意義上的信息管理有著非常顯著的差異，以往的信息系統(tǒng)只能夠用于信息存儲(chǔ)等基礎(chǔ)工作，對(duì)于專業(yè)性的檔案信息分類、整理、運(yùn)用、開(kāi)發(fā)等則不能夠滿足實(shí)際要求，所以需要有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)作為支撐。為了更好地發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)信息化處理手段在單位檔案管理實(shí)踐中的普及應(yīng)用，從根本上保證檔案處理的效率與質(zhì)量，需要開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)。單位在信息技術(shù)應(yīng)用中要注意在現(xiàn)有檔案管理信息技術(shù)基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)專業(yè)化的管理信息系統(tǒng)，滿足檔案管理的綜合需求。第一，在硬件建設(shè)方面，單位要注重對(duì)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)設(shè)備等進(jìn)行全面改造升級(jí)，落實(shí)需要安裝監(jiān)控設(shè)備的房間，奠定專業(yè)系統(tǒng)建設(shè)的根基。第二，在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面，要重視軟件的購(gòu)買、調(diào)試、維護(hù)等多個(gè)方面，配備專門的人員負(fù)責(zé)軟件的管理和操作。第三，在專業(yè)化系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，一定要注意安全性，尤其是在系統(tǒng)建設(shè)后要采取完善的安全保障措施，有效運(yùn)用信息技術(shù)的安全手段保護(hù)檔案的完整性，同時(shí)做好系統(tǒng)故障的處理預(yù)案，避免檔案丟失。

總而言之，隨著當(dāng)前我國(guó)高校外事管理的不斷發(fā)展，這不僅是未來(lái)高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是推進(jìn)國(guó)家發(fā)展的重要內(nèi)容，那么在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化的背景下，外事檔案管理工作需要緊抓機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)自身的多元化發(fā)展，只有這樣才能夠更好的推進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

孫敬懿（1977-），女，漢族，天津市，承德市文物干部培訓(xùn)中心，館員，研究方向：檔案管理。