做好專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理工作探究

林翔

摘 要：隨著時代的進步和教育體系的改革，繼續(xù)教育工作的熱度愈見增長，其中專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育檔案管理工作是關(guān)鍵一環(huán)。我們通常把專業(yè)技術(shù)人員在繼續(xù)教育考試過程中的時間、地點、教育內(nèi)容以及考核方式和成績等記錄稱之為繼續(xù)教育檔案，其作為參加繼續(xù)教育的依據(jù)和保證對專業(yè)技術(shù)人員具有重要的意義。尤其是在如今信息化和數(shù)據(jù)化的時代，做好繼續(xù)教育檔案管理工作至關(guān)重要。本文基于我國目前專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理工作的現(xiàn)狀，探究了其中的不足與缺陷，提出了幾點改進工作的措施和建議，希望能幫助繼續(xù)教育檔案管理工作更好地實施。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員；繼續(xù)教育；檔案管理；現(xiàn)狀

1 專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理的現(xiàn)狀

目前我國的專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育活動在逐漸的進步與革新中，很多職業(yè)院校都在擴張自己的招生人數(shù)，優(yōu)化教育模式和體制，與此同時，在教育活動中的相關(guān)資料就有了一定的數(shù)量累計，如何妥善的保管和規(guī)劃檔案資料成為了業(yè)內(nèi)人士著重關(guān)注的問題。由于之前的繼續(xù)教育檔案管理工作沒有具體的制度標準，工作人員不能及時的完成信息整理，導(dǎo)致很多專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育檔案出現(xiàn)了缺失、遺漏和不完整的現(xiàn)象，而且很多學(xué)員的信息也沒有進行有秩序的分類和歸檔，造成了很大的不便。

為了改良上述繼續(xù)教育檔案管理不善的現(xiàn)象，規(guī)范專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育工作，我國人力資源部門特發(fā)了一項《專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，在此項規(guī)定中對專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案工作進行了明確的指示與規(guī)定，將各用人單位的教育制度、管理措施和考核體系等等都制定了新方案。若想在今后更好地落實新制度新規(guī)定，就需要高職院校做好充分的準備工作，建立嚴格的檔案管理體系，將專業(yè)技術(shù)人員的繼續(xù)教育檔案工作進行到底。

2 專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏完善的檔案管理制度

目前專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理中最大的不足就是沒有完善嚴格的管理體系，缺乏統(tǒng)一的制度標準。以往對學(xué)員進行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)后，院校沒有足夠完善的后續(xù)措施，僅僅給學(xué)員發(fā)放統(tǒng)一的結(jié)業(yè)證書，而對學(xué)員開始接受培訓(xùn)的時間、日期和地點的記錄不全面，甚至很多學(xué)員的上課內(nèi)容和考試成績也出現(xiàn)了遺漏與缺失，這就導(dǎo)致后期無法準確地查詢到技術(shù)人員的教育內(nèi)容。

2.2 個人檔案培訓(xùn)不健全

據(jù)可靠數(shù)據(jù)顯示，已經(jīng)參加培訓(xùn)的專業(yè)技術(shù)人員無論在哪個機構(gòu)進行學(xué)習(xí)，多數(shù)都沒有建立完善的各人記錄檔案，其中主要原因是因為很多高職院校只進行短期的教育培訓(xùn)，一般為5-7天，所以他們只對技術(shù)人員的招生信息、教學(xué)課程和組織管理有所重視，而忽略了后期的檔案記錄和信息統(tǒng)計，這就無法保證實現(xiàn)《專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育規(guī)定》提出的要求和規(guī)定。

2.3 檔案轉(zhuǎn)遞流程不完善

很多高職院?；蚪逃嘤?xùn)機構(gòu)在對學(xué)員進行技術(shù)培訓(xùn)后，對其進行了檔案記錄和結(jié)業(yè)證書頒發(fā)，但學(xué)院在回到自己本單位后并未向上級部門匯報自己的教育經(jīng)歷，也沒有將教育檔案記錄在單位相關(guān)機構(gòu)中，也就是學(xué)員的檔案流轉(zhuǎn)沒有得以很好的完成，教育機構(gòu)和單位之間沒有達成很好的工作傳遞，這樣用人單位就無法準確地掌握技術(shù)人員的工作信息和學(xué)習(xí)狀況，不能準確的調(diào)用技術(shù)人員，為今后單位的工作實行帶來了不便和困擾。

3 優(yōu)化專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育工作檔案管理的建議

3.1 探究總結(jié)專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理制度

一套完整的檔案管理體系是保證專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理工作的根本，所以各個用人單位和教育培訓(xùn)機構(gòu)都要將《專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育規(guī)定》的要求落到實處，對其中的內(nèi)容和體系做到全面的了解和掌握，依據(jù)自己單位的實際情況制定出完善的檔案管理制度。具體可以參考相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理條例，將人員的學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)一按照材料類型、時間、歸屬進行分類，制定好檔案流轉(zhuǎn)程序，保證專業(yè)人員的繼續(xù)教育檔案可以妥善管理。

3.2 規(guī)范專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)表的設(shè)計與填寫

很多情況下專業(yè)技術(shù)人員的檔案沒有得以妥善的管理是因為缺乏完整的培訓(xùn)登記表，很多主要信息未能做到全面的記錄。所以高職院校和培訓(xùn)機構(gòu)應(yīng)該為此設(shè)計一份完善的繼續(xù)教育培訓(xùn)表，其中可以涉及到學(xué)員的個人信息、教育內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點和考核方式與成績等等，然后將記錄表在用人單位和培訓(xùn)機構(gòu)分別備份存檔，便于今后的工作處理。

3.3 加大對繼續(xù)教育檔案管理的資金投入

用人單位因為缺乏足夠的資金支撐而相對薄弱了對繼續(xù)教育檔案的投資，像存放檔案的設(shè)備和環(huán)境都已經(jīng)難以滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需求，也遲遲不做改善，今后在信息化檔案管理中，各個單位可以采用先進的儀器如掃描儀、圖像處理儀、打印機等等，對專業(yè)技術(shù)人員的圖文信息和視頻音頻做更好地保管。

3.4 推進紙質(zhì)檔案和電子信息檔案的同步管理

由于接受繼續(xù)教育人員的不斷增加，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)遠不能滿足現(xiàn)在的工作量，而且隨著信息檔案技術(shù)的逐漸應(yīng)用，很多用人單位已經(jīng)開始備份數(shù)據(jù)檔案，培訓(xùn)機構(gòu)也應(yīng)該及時將以往的學(xué)員檔案進行更新和同步，推進電子檔案的實施和運行，逐步地實現(xiàn)信息化的繼續(xù)教育檔案管理模式。

3.5 及時更新繼續(xù)教育培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計

對專業(yè)技術(shù)人員的檔案進行信息化存檔后，也需要及時地對人員數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析、規(guī)劃分類，以便用人單位在今后的工作中可以更好的調(diào)動相關(guān)技術(shù)人員。具體需要對學(xué)員的職位、年齡、性別、培訓(xùn)領(lǐng)域和學(xué)習(xí)技能進行統(tǒng)計，不僅對用人單位的工作執(zhí)行有所幫助，還能為教育培訓(xùn)機構(gòu)留下可靠的用人信息，以便制定未來的教育培訓(xùn)計劃。

4 結(jié)束語

綜上所述，建立優(yōu)化的專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理工作是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，為今后對專業(yè)技術(shù)人員的教育經(jīng)歷有所保障，需要及時發(fā)現(xiàn)如今檔案管理工作存在的弊端與不足，完善和優(yōu)化不健全的體系結(jié)構(gòu)，從培訓(xùn)流程、數(shù)據(jù)統(tǒng)計到資金管理不斷提高繼續(xù)教育檔案管理工作，同時加大對檔案信息安全的監(jiān)督管理，確保學(xué)員信息的安全性和準確性，以便今后更好的開展專業(yè)技術(shù)人員的工作安排，提高教育質(zhì)量和管理水平。

參考文獻

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