新時代檔案館對外服務(wù)“窗口”建設(shè)探討

王寶眾

摘 要：在當(dāng)今新時代發(fā)展背景下，社會各行業(yè)領(lǐng)域均受到影響，工作方式上由此產(chǎn)生巨大的改變。在檔案館工作中也是如此，新時代的發(fā)展直接促使檔案館利用服務(wù)工作產(chǎn)生明顯的變化，其不但改善了實(shí)體化窗口環(huán)境，同時借助“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了在線和預(yù)約查檔服務(wù)，由此促使檔案館本身工作效率獲得全面的提升。然而，這還不夠，隨著時代的不斷推進(jìn)，應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上推出更多有效的、優(yōu)質(zhì)的對外服務(wù)窗口。為此，本文針對新時代下檔案館對外服務(wù)窗口建設(shè)進(jìn)行探討，展開簡要論述以供參考。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案館；“窗口”

新時代下，人們對檔案館的服務(wù)質(zhì)量要求不斷攀升。以往檔案館服務(wù)窗口主要用于檔案接待，是檔案館業(yè)務(wù)對外全面展示自身服務(wù)質(zhì)量所在，其簡稱為“窗口”。檔案館對外窗口的建設(shè)成為檔案部門與外界各方面相聯(lián)系的重要紐帶，更是傳輸檔案信息提供檔案服務(wù)的重要橋梁，同時也是檔案部門本身外在形象的展現(xiàn)。因此，在如今新時代背景下，就要求檔案館應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對“窗口”的利用，高度重視對外窗口建設(shè)，結(jié)合時代發(fā)展特性，促使窗口服務(wù)規(guī)范化、質(zhì)量化即豐富化。為此，這就必須多舉措并行，不斷強(qiáng)化建設(shè)檔案館對外“窗口”，具體討論如下：

1 新時代下檔案館對外服務(wù)“窗口”建設(shè)必要性

檔案館的主要任務(wù)在于切實(shí)保障檔案的完整與安全性，在此基礎(chǔ)上積極開發(fā)相應(yīng)的檔案信息資源，從而給經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會提供相應(yīng)的服務(wù)，通常檔案館內(nèi)儲藏著非常豐富的檔案、史料，而這些豐富的史料財富都可直接借助“窗口”來實(shí)現(xiàn)社會層面的傳遞，最終由此取得相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)和社會效益。在整體檔案工作當(dāng)中，檔案利用的作用非常顯著，其本身也是檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的重要環(huán)節(jié)。而只要借助“窗口”的利用才能有效實(shí)現(xiàn)檔案本身的潛在價值。因此，檔案館“窗口”建設(shè)其實(shí)就是為社會各界提供檔案信息內(nèi)容的重要橋梁，更是聯(lián)系社會的現(xiàn)實(shí)紐帶，成為影響檔案事業(yè)及檔案館建設(shè)發(fā)展的主要陣地[1]。

在當(dāng)今新時代下，檔案館“窗口”建設(shè)不可模仿各種宣傳形式，要求其應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的性質(zhì)特點(diǎn)來切實(shí)搞好服務(wù)工作，不斷拓展自身的社會知名度。尤其是一些基層檔案館，更是要求其應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化“窗口”建設(shè)，不斷實(shí)施創(chuàng)新建設(shè)舉措。具體要求應(yīng)當(dāng)冷靜思考，從思想、行為作風(fēng)等層面來切實(shí)搞好“窗口”建設(shè)，這樣才能保障檔案館對外服務(wù)質(zhì)量水平。

2 新時代下檔案館對外“窗口”建設(shè)內(nèi)容要求

1）強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)。其中的硬件具體是指檔案閱覽室內(nèi)的接待工作應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的設(shè)備與環(huán)境布置，當(dāng)前多數(shù)檔案館內(nèi)的閱覽室大都比較簡陋，難以符合“窗口”建設(shè)的要求。因此，這就應(yīng)當(dāng)積極樹立良好的服務(wù)意識，從檔案信息需求者角度出發(fā)，精心布置相應(yīng)的待物環(huán)境，由此添置大量必要性的硬件設(shè)施，比如電腦、打印機(jī)、檢索柜、閱覽架等等。同時在墻上也需明確各種服務(wù)內(nèi)容公示，并在此基礎(chǔ)上設(shè)立服務(wù)柜臺，從而由此為檔案信息需求者提供細(xì)致周到的服務(wù)。只有這樣才能真正取得良好的“窗口”建設(shè)效果，從而由此營造出便利、靜雅的閱檔體驗(yàn)。而軟件則是指檔案查閱時所采用的多種檢索工具，其中包含一些計算機(jī)檢索、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺、軟件操作應(yīng)用程序等[2]。具體能夠借助檢索工具來獲取形式多樣、功能齊全的檔案資料內(nèi)容，而這就需要實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)備好想要的軟件資源，并切實(shí)保障軟件資料的充分運(yùn)用。并且緊隨時代不斷進(jìn)步發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷更新，因此檔案室內(nèi)需自動生成和更新計算機(jī)檢索目錄，這也是提高服務(wù)質(zhì)量及水平的重要舉措。

2）規(guī)范“窗口”服務(wù)。檔案館“窗口”建設(shè)，不僅需要強(qiáng)化必要的軟硬件設(shè)施，同時接待人員的服務(wù)質(zhì)量與水平也非常重要。在當(dāng)今新時代下，絕大多數(shù)檔案館都處于一種被動接待的狀態(tài)，也即是被動應(yīng)付服務(wù)的形式。因此其服務(wù)質(zhì)量的好壞完全依據(jù)其自身決定，存在明顯的隨意性。甚至經(jīng)常產(chǎn)生態(tài)度冷淡、手續(xù)復(fù)雜及一系列不負(fù)責(zé)任的情況，最終致使所儲藏檔案的利用率直線下降。因此就必須采取相應(yīng)的舉措來不斷提升檔案服務(wù)的規(guī)范化水平，由此來切實(shí)保障檔案館“窗口”服務(wù)的質(zhì)量。具體可指定各種文明用語、公約及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，設(shè)立檔案館專門接待日，用于解決疑難問題。通過制定出一系列的便民服務(wù)，只有這樣才能真正有效的實(shí)現(xiàn)檔案館對外“窗口”服務(wù)規(guī)范化。

3）增設(shè)咨詢臺服務(wù)。檔案館對外“窗口”建設(shè)中，咨詢臺的設(shè)立是為了給檔案館提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其通常是采用解答問題的方式來為檔案信息使用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。因此，這也是一項(xiàng)融合檔案專業(yè)知識和檢索途徑的方式。同時相關(guān)人員也可借助檔案查詢的機(jī)會來充分了解檔案本身的知識內(nèi)容，因此這就必須充分結(jié)合實(shí)際情況來進(jìn)行答疑，由此提供良好的咨詢服務(wù)。由此可知，檔案信息咨詢工作非常重要，因此設(shè)立咨詢臺本身也是增強(qiáng)檔案館對外“窗口”建設(shè)的主要方式之一，其更是規(guī)范檔案館“窗口”服務(wù)的重要舉措。

3 新時代檔案館對外服務(wù)“窗口”建設(shè)舉措

1）充分融合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)。在當(dāng)今“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，我國絕大多數(shù)檔案館均已實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)變，然而其中仍然有絕大多數(shù)檔案館數(shù)字化工作并不全面，其現(xiàn)實(shí)存量的數(shù)字化目前處于長期發(fā)展的狀態(tài)。在此背景下，就要求檔案館應(yīng)當(dāng)從服務(wù)層次入手，嚴(yán)抓庫藏紙質(zhì)服務(wù)的同時，還需嚴(yán)格做好檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱服務(wù)，整個過程堅持讓檔案信息需求者“只跑一趟”的服務(wù)理念，由此才能真正展現(xiàn)出檔案工作者的工作水平。最主要的是，檔案館“窗口”建設(shè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)密結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)。具體是借助設(shè)備的更新來完善技術(shù)設(shè)備的上傳與有效查閱，例如可配置相應(yīng)的自主查詢設(shè)施，由此能夠有效解決絕大多數(shù)群眾的查檔要求。也可通過手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)終端的建立，采用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，促使群眾們能夠通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息自行查閱。最后是檔案館“窗口”建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)由此設(shè)立相應(yīng)的綠色通道，針對線下查閱檔案開辟出便捷的通道。

2）提高新時代檔案人員職業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)今新時代下，人的作用無可替代，尤其是一些直接對接服務(wù)的檔案工作人員，其更應(yīng)當(dāng)將對人的培養(yǎng)教育置于首位。具體要求應(yīng)當(dāng)大力培育檔案人員的職業(yè)素質(zhì)水平，不斷加強(qiáng)其工作的責(zé)任、使命感，同時需端正其工作態(tài)度，促使檔案人員應(yīng)當(dāng)積極主動的投入到實(shí)際工作當(dāng)中。通常面向“窗口”的接待利用工作都比較枯燥，且因?yàn)椴闄n者本身經(jīng)歷、學(xué)識水平及館藏結(jié)構(gòu)數(shù)量等因素影響，導(dǎo)致整個接待利用的過程并不愉悅。尤其一些查檔者由于無法查詢所需檔案，而產(chǎn)生相應(yīng)的怨氣時，則更加考驗(yàn)相關(guān)接待人員本身職業(yè)素養(yǎng)。同時需要大力培育檔案人員的專業(yè)素質(zhì)水平，不斷強(qiáng)化其技能及業(yè)務(wù)能力[3]。因?yàn)闄n案工作本身專業(yè)性要求較高。最后需要大力培育溝通協(xié)作能力，要求應(yīng)當(dāng)在不同的人際交往當(dāng)中，達(dá)成共識，盡可能避免人際交往成為檔案館工作開展的阻礙。

3）檔案館“窗口”建設(shè)延伸擴(kuò)展。在當(dāng)今新時代下，檔案館窗口建設(shè)不再只是單純的實(shí)體窗口，如今以直接延伸擴(kuò)展出多種不同類型的建設(shè)“窗口”。最常見的就是服務(wù)臺“實(shí)體窗口”，此類“窗口”可配置相應(yīng)的自主查詢機(jī)，一些復(fù)雜化的查詢可直接借助人工遠(yuǎn)程的形式進(jìn)行查閱，簡單查詢只需借助機(jī)器即可實(shí)現(xiàn)。再就是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所建設(shè)的“虛擬窗口”，這類窗口只需通過互聯(lián)網(wǎng)登錄即可，但登錄人需檢驗(yàn)身份證及證書真?zhèn)巍Ｔ倬褪枪俜讲块T所開設(shè)的“終端窗口”，此類窗口屬于查詢終端，通常會設(shè)定相應(yīng)的查詢權(quán)限，并簽署對應(yīng)的保密協(xié)議，由此才能最終實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢的效果。也可以設(shè)立官方微信平臺、電話及在線預(yù)約查檔。通過多種不同“窗口”的建設(shè)，能夠有效提升群眾及單位檔案查詢效率，最終提升檔案館服務(wù)質(zhì)量水平。

參考文獻(xiàn)

[1]任麗，胡榮華.以人為本服務(wù)為民創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)窗口服務(wù)[J].檔案天地，2019（01）：8-10.

[2]任麗，胡榮華.以人為本服務(wù)為民 創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)窗口服務(wù)[J].北京檔案，2018（10）：35-37.

[3]朱雪音，崔薔，李濤.鞍山市檔案館查檔窗口服務(wù)民生二三事[J].蘭臺世界，2018（S2）：153.