檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點(diǎn)與方式

蘇龍 程茶 武警后勤學(xué)院檔案業(yè)務(wù)教研室

隨著社會(huì)發(fā)展，檔案信息在國(guó)民生活中的作用逐漸受到了人們的重視，《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》使得檔案信息不再局限于政府部門使用。在新時(shí)代的背景下，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案信息數(shù)字化的大趨勢(shì)已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)。研究檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，有助于使傳統(tǒng)的檔案管理部門認(rèn)清時(shí)代特點(diǎn)，調(diào)整服務(wù)方式，構(gòu)建合理有效的檔案信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，使我國(guó)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系更加合理。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)特點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)(Internet)是當(dāng)今世界上規(guī)模最大、應(yīng)用范圍最廣的信息資源網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對(duì)檔案信息服務(wù)方式產(chǎn)生了重要的影響。針對(duì)檔案信息開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，可以使檔案信息服務(wù)手段多樣化；但是網(wǎng)絡(luò)自由開(kāi)放的特點(diǎn)，也給檔案信息服務(wù)提出了新課題：檔案用戶不再滿足于被動(dòng)接受信息、網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊對(duì)工作人員提出更高技術(shù)要求、以及對(duì)檔案信息的保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等。

( 一) 提供檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)手段多樣化

隨著檔案信息的數(shù)字化，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的手段有了更多選擇。在以往的工作環(huán)境中，查找檔案信息往往需要用戶親自前往檔案收藏地點(diǎn)，根據(jù)查閱權(quán)限調(diào)閱檔案原件，從而獲取所需的信息。珍貴的檔案原件往往也是孤本，在提供服務(wù)過(guò)程中很容易受到數(shù)量限制。通過(guò)將檔案信息服務(wù)搬到網(wǎng)絡(luò)上，可以有效節(jié)約用戶的時(shí)間和交通成本。檔案數(shù)字化解決了檔案數(shù)量限制問(wèn)題，理論上可以提供無(wú)限量的用戶利用。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的便捷使檔案信息處理速度加快，更加適用于大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息處理方式。

(二)用戶獲取檔案信息主動(dòng)性

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，用戶對(duì)檔案信息的需求特征是主動(dòng)化，該特點(diǎn)具體表現(xiàn)為不斷要求保持獲得的信息快速和準(zhǔn)確，能否及時(shí)獲得需要的檔案信息成為用戶評(píng)價(jià)服務(wù)好壞的重要指標(biāo)。過(guò)去一個(gè)人有可能一輩子也不會(huì)到檔案館去，最多也就是將自己的個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移到相應(yīng)的保管單位，查詢檔案的動(dòng)因大多是被動(dòng)性的。隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)將以前需要實(shí)地開(kāi)展的服務(wù)搬到了網(wǎng)上，用戶可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢已經(jīng)公開(kāi)的檔案，通過(guò)留言等方式在線提出查檔需求，甚至實(shí)現(xiàn)了“在家看檔案”，這些都促使用戶獲取使用檔案信息的主動(dòng)性空前提高了。

(三)檔案信息保護(hù)要求高

檔案部門通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展檔案信息服務(wù)，會(huì)使大量信息暴露在公開(kāi)的環(huán)境中。網(wǎng)絡(luò)在提供便利性的同時(shí)，也使計(jì)算機(jī)病毒的傳播獲得新渠道，檔案部門必須要采取一定的防病毒措施，避免病毒感染帶來(lái)?yè)p失。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)往往需要借助網(wǎng)站來(lái)進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊可以導(dǎo)致網(wǎng)站癱瘓，影像網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的開(kāi)展，因此專業(yè)的網(wǎng)站維護(hù)人員必不可少。檔案信息數(shù)字化以后，可以提供大量副本，但是這種特性也給檔案保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)帶來(lái)挑戰(zhàn)，依靠用戶自覺(jué)遵守檔案法規(guī)只能是主觀上的希望，還需要有相應(yīng)的技術(shù)手段限制數(shù)字副本的傳播和使用。

二、檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式

檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)存在巨大差別，應(yīng)該用全新的服務(wù)方式與之相適應(yīng)。主要體現(xiàn)為：構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)、利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源整合、主動(dòng)發(fā)掘用戶檔案信息需求和形成便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)等四個(gè)方面。

(一)構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)

檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)同傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)存在著如此巨大的差別，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)是非常有必要的。傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)包括檔案信息查詢、檔案原件借閱、開(kāi)具檔案證明和舉辦檔案展覽等，這些服務(wù)或多或少都要與檔案的物理介質(zhì)打交道。而檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)以網(wǎng)絡(luò)為載體，以服務(wù)網(wǎng)站為平臺(tái)，在虛擬空間中傳遞檔案信息，檔案原件反而很少被提及。構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)機(jī)構(gòu)勢(shì)在必行，要敢于開(kāi)拓創(chuàng)新，以網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的思考方式來(lái)提供檔案信息服務(wù)。

(二)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源整合

檔案信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使數(shù)字化的檔案資源服務(wù)于更多人群。運(yùn)用多媒體技術(shù)手段，不僅可以保存檔案信息中的文字內(nèi)容，圖像、聲音和視頻等多種形式的檔案信息也納入了檔案信息資源的范疇。進(jìn)行檔案信息資源整合，就是要完整地保存數(shù)字化檔案內(nèi)容，同時(shí)對(duì)已經(jīng)形成的檔案進(jìn)行數(shù)字化，而后從整體上進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、選擇、采集和組織使之形成可資利用的檔案信息資源體系。在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，構(gòu)建有效的檔案信息傳播機(jī)制已經(jīng)是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。

(三)主動(dòng)發(fā)掘用戶檔案信息需求

隨著用戶獲取檔案信息的主動(dòng)性不斷提高，檔案信息服務(wù)的提供者也應(yīng)該主動(dòng)發(fā)掘用戶檔案信息需求。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息用戶往往具有較深的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案信息服務(wù)的要求難以用傳統(tǒng)方法來(lái)滿足，主動(dòng)發(fā)掘用戶需求有助于預(yù)見(jiàn)性的布置檔案信息資源，為他們提供個(gè)性化的檔案信息。檔案服務(wù)部門應(yīng)該發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)性強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)開(kāi)展用戶需求調(diào)查，收集用戶的檔案信息資源需求和信息服務(wù)建議，從而找準(zhǔn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)建設(shè)方向，提高服務(wù)的滿意度。

(四)形成便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

面對(duì)海量的檔案信息資源，用戶通常無(wú)從下手，構(gòu)建一個(gè)清晰友好的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)非常關(guān)鍵。服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)該考慮到不同類型用戶的操作需求，應(yīng)為普通用戶和高級(jí)用戶設(shè)計(jì)不同風(fēng)格的操作界面。普通用戶界面更多地采用簡(jiǎn)潔的設(shè)計(jì)方式，減少網(wǎng)站層次結(jié)構(gòu)；高級(jí)用戶界面則提供更加豐富的功能，同時(shí)用更多個(gè)性化的選項(xiàng)來(lái)提高服務(wù)的準(zhǔn)確性。