市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案管理

馮軍淼

（山東省青島市市政公用科學(xué)技術(shù)研究院科技管理科，山東 青島 266000）

市政工程對(duì)產(chǎn)生大量檔案，傳統(tǒng)工程方案都是紙質(zhì)資料，需要的存儲(chǔ)空間大，檔案管理工作量大，對(duì)檔案保存環(huán)境有很高要求，一旦發(fā)生火災(zāi)會(huì)造成市政工程檔案大量流失，損失非常大。紙質(zhì)檔案管理需要投入人力和物力資源多，檔案查找難度大，其應(yīng)用價(jià)值不能充分發(fā)揮，容易破損和丟失，檔案管理難度大。市政工程檔案管理中引入信息技術(shù)順應(yīng)了發(fā)展需要，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能跟上市政工程發(fā)展步伐，加快工程檔案數(shù)字化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理?yè)碛泻芏鄡?yōu)勢(shì)，檔案建立更加高效，不會(huì)出現(xiàn)檔案的損毀或者遺失，因?yàn)榭梢詫?duì)檔案?jìng)浞?，檔案能永久性的保存下去，對(duì)于后面的市政工程建設(shè)具有重要參考價(jià)值，還便于工作人員查找檔案，提高了工程檔案的利用率。

一、市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

市政工程建設(shè)中會(huì)生成大量的資料和文件，為每個(gè)工程建立檔案是一項(xiàng)重要工作，傳統(tǒng)的工程檔案以紙質(zhì)資料為主，檔案管理難度大，而且檔案丟失或者損毀的風(fēng)險(xiǎn)大。信息技術(shù)發(fā)展對(duì)市政工程檔案管理產(chǎn)生影響十分大，徹底改變了檔案管理模式，紙質(zhì)方案常常面臨著保存空間不夠的難題，對(duì)儲(chǔ)藏環(huán)境的要求高，不能過(guò)于潮濕，同時(shí)還要做好防光照和水淹的工作，檔案管理任務(wù)繁雜，查找檔案工作量大。市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)扭轉(zhuǎn)了這種形勢(shì)，是檔案管理上的一次重大變革，徹底改變了工程檔案管理模式，具有重要的作用和意義。首先，檔案管理數(shù)字化意味著有無(wú)限的儲(chǔ)存空間，可實(shí)現(xiàn)海量工程檔案儲(chǔ)存，再也不用擔(dān)心空間不足的問(wèn)題；其次，工程檔案管理人員工作量減輕，以前的檔案管理對(duì)人力資源、資金、物力資源需求大，數(shù)字化檔案管理最大程度節(jié)省了成本，不需要很多的管理人員，只需要對(duì)檔案分門(mén)別類，然后直接將其錄入電腦中就行，采取的是信息化管理；最后，數(shù)字化檔案管理可備份，這樣就不用擔(dān)心檔案丟失，或者被惡意篡改，查找檔案的方法簡(jiǎn)單快捷，只需要在固定的菜單內(nèi)檢索，極大地節(jié)約了檔案查找時(shí)間，推動(dòng)了工程檔案資源共享，檔案的利用價(jià)值更高，無(wú)限期保存，成為后面工程的重要參考依據(jù)。

二、市政工程檔案信息化管理方法

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

我國(guó)市政工程檔案人員要提高信息化意識(shí)，轉(zhuǎn)變工程檔案管理的觀念，充分認(rèn)識(shí)到市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的積極作用，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化和信息化管理，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理理念。市政工程檔案管理意義重大，管理人員應(yīng)形成終身學(xué)習(xí)意識(shí)，提高自身運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)管理工程檔案能力，并且認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的法律和規(guī)章制度，檔案管理效率更高，確保不會(huì)違背《檔案法》，促進(jìn)市政工程檔案管理可持續(xù)發(fā)展。市政工程檔案管理要重視數(shù)字化建設(shè)，將其當(dāng)成核心工作去抓，檔案數(shù)字化管理形式要靈活和多樣化，做好檔案分類和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案檢索能力。檔案存儲(chǔ)要科學(xué)合理，查找要方便，這就需要管理人員具有極強(qiáng)的數(shù)字化管理能力。

（二）控制安全風(fēng)險(xiǎn)

工程檔案數(shù)字化管理有潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案共享以外，還容易受到外部的攻擊，比如病毒和木馬，檔案會(huì)被刪除或者篡改，檔案就會(huì)失去準(zhǔn)確性和可靠性，使得一些重要的檔案被竊取。所以，市政工程檔案管理做好數(shù)字化建設(shè)以外，需要強(qiáng)化安全管理，工程檔案管理計(jì)算機(jī)由專人負(fù)責(zé)，設(shè)置開(kāi)機(jī)密碼，每個(gè)入手要設(shè)置身份認(rèn)證，做好防火墻的設(shè)置。數(shù)字化檔案管理要完善制度，管理人員對(duì)檔案要負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)了檔案遺失追究管理員責(zé)任，建立懲罰機(jī)制。檔案錄入認(rèn)真自信，不能有任何一個(gè)部分遺漏，也要防止數(shù)據(jù)和信息出錯(cuò)，確保工程數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和可靠性。數(shù)字化檔案室嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入，管理人員提高安全意識(shí)和危險(xiǎn)識(shí)別能力，當(dāng)存儲(chǔ)工程檔案的計(jì)算機(jī)受到外部攻擊時(shí)采取有效措施應(yīng)對(duì)。做好工程檔案的備份，檔案被篡改和刪除就要啟用備份檔案，還可利用云技術(shù)自動(dòng)存儲(chǔ)檔案。

（三）建立數(shù)據(jù)庫(kù)

市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)最為重要的工作是將文件轉(zhuǎn)變成數(shù)字，也就是說(shuō)檔案數(shù)字化管理關(guān)鍵是構(gòu)建檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建檔案數(shù)字庫(kù)。檔案管理朝著信息化發(fā)展順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，代表了檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，以數(shù)字系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)作為核心，必須引起工程檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的重視。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不可能一蹴而成，需要循序漸進(jìn)進(jìn)行開(kāi)展，根據(jù)檔案館的實(shí)際情況制定數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)計(jì)劃，購(gòu)買硬件設(shè)置，安裝數(shù)字化管理系統(tǒng)和相關(guān)軟件。工程檔案管理不僅要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，利用電子檔案完成檢索和查找等任務(wù)，還要保存紙質(zhì)檔案，建立雙軌制的工程檔案管理制度，提高檔案管理水平，增強(qiáng)工程檔案的應(yīng)用價(jià)值和參考價(jià)值。

（四）加強(qiáng)對(duì)管理人員培訓(xùn)

市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)和管理雖然運(yùn)用了先進(jìn)技術(shù)，但是整個(gè)過(guò)程是由人完成的，只有提高了工作人員的專業(yè)素質(zhì)和信息化技術(shù)水平，才能確保檔案數(shù)字化管理的高效性。管理人員既要熟悉檔案管理，還要具有很強(qiáng)的信息技術(shù)操作能力。市政工程一個(gè)最為基礎(chǔ)性的工作就是搜集和整理資料，然后將這些市政工程資料進(jìn)行歸檔，在實(shí)際操作中需要從兩個(gè)方面著手，通常情況下這些工作是由負(fù)責(zé)市政工程的項(xiàng)目部去完成的，根據(jù)國(guó)家所頒布的《檔案法》以及市政工程檔案管理要求，鑒別資料的真實(shí)性，防止歸檔中出現(xiàn)虛假資料，做好工程資料的篩選工作，最后要對(duì)資料進(jìn)行分類，按照相關(guān)要求完成工程檔案裝訂和編目。工程檔案移交也尤為重要，工作人員要將所有的檔案遞交到檔案室，按照檔案信息管理系統(tǒng)的條目，為工程檔案編排目錄，把檔案號(hào)輸入電腦中，做好紙質(zhì)檔案的保存工作。市政工程檔案管理數(shù)字化建設(shè)和管理必須規(guī)范流程，管理人員加強(qiáng)對(duì)自身要求，掌握數(shù)字化和信息化管理技能，只有這樣才能防止工程檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)重大事故，構(gòu)建一個(gè)安全的工程檔案管理環(huán)境。

（五）規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入

市政工程檔案數(shù)字化采集要堅(jiān)持由簡(jiǎn)單到復(fù)雜原則，盡量先采集和輸入一般檔案，然后再輸入比較復(fù)雜檔案。工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)具有搜索功能，檔案管理難度降低，將所有的工程檔案輸入系統(tǒng)中，通過(guò)平臺(tái)對(duì)其進(jìn)行有效管理。此外，工程檔案數(shù)字化管理還要提煉關(guān)鍵性的信息，在搜索中就能通過(guò)不同關(guān)鍵詞或者主題搜索需要的檔案，檔案管理服務(wù)功能更強(qiáng)。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，市政工程檔案管理朝著數(shù)字化和信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，利用信息技術(shù)對(duì)工程檔案實(shí)行精細(xì)化管理，不僅能夠確保工程檔案準(zhǔn)確性，防止檔案遺失，還能實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。