事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略研究

劉偉 內(nèi)蒙古烏蘭察布市食品藥品行政執(zhí)法稽查支隊(duì)

近年來(lái)隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，事業(yè)單位要想更好的適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展要求，就需要強(qiáng)化現(xiàn)代化信息化建設(shè)。而事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該建立在以大數(shù)據(jù)為載體的基礎(chǔ)上，構(gòu)建科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展信息共建、信息共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還面臨不少突出問(wèn)題，難以滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，導(dǎo)致事業(yè)單位的發(fā)展速度較為緩慢，難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值作用。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

(一)對(duì)事業(yè)單位檔案管理認(rèn)識(shí)程度不高

近年來(lái)隨著我國(guó)檔案法規(guī)和檔案法實(shí)施辦法的進(jìn)一步深化和推廣，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)逐步對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提高。但是在很多事業(yè)單位當(dāng)中，由于根深蒂固的老思想存在，很多領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)該項(xiàng)工作的真正意義認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有從思想上提高認(rèn)識(shí)，在工作過(guò)程中存在很大的隨意性，相關(guān)管理人員也沒(méi)有重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案材料收集不合理，收集不全面，原始檔案丟失等問(wèn)題出現(xiàn)。在有些事業(yè)單位內(nèi)部雖然成立的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，但整個(gè)機(jī)構(gòu)的功能沒(méi)有發(fā)揮形同虛設(shè)，并沒(méi)有從制度方面構(gòu)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，難以提升檔案管理人員的工作積極性，很多檔案管理人員存在等靠要的思想。

(二)管理制度，管理機(jī)制不完善

我國(guó)事業(yè)檔案管理工作起步相對(duì)較晚，很多事業(yè)單位將檔案管理工作僅僅認(rèn)為是檔案信息資料的收集整理和歸檔處理。由于檔案處置不科學(xué)，導(dǎo)致歸檔的檔案經(jīng)常存在丟失，不能正常查詢，無(wú)法發(fā)揮事業(yè)檔案的工作價(jià)值。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)尤其是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)快速推廣應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理電子化已經(jīng)成為未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，但是在很多事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理仍然以人工管理為主，紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中，溫度濕度一旦調(diào)控不當(dāng)，很容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉變質(zhì)，甚至存在檔案損失破壞的現(xiàn)象，為此在全新時(shí)期需要我們完善相應(yīng)的管理機(jī)制。

(三)檔案管理信息化程度低

今后我國(guó)事業(yè)檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)是保證檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，從而逐步向著現(xiàn)代化、信息化方向轉(zhuǎn)變。但目前很多事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中依然沿用人工操作為主，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對(duì)事業(yè)檔案進(jìn)行信息化管理，能夠極大的提高檔案工作效率，工作質(zhì)量，同時(shí)檔案保存更加簡(jiǎn)便，占據(jù)的空間更小。但由于不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在一定差異，導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中還不能全面推行信息化技術(shù)。再加上某些檔案管理人員專業(yè)能力較差，專業(yè)素質(zhì)較低，對(duì)檔案管理工作重視程度不高，經(jīng)常敷衍了事，難以提升檔案工作水平，檔案管理信息化開(kāi)展難度較大。

二、事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略

(一)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知水平

事業(yè)單位檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，往往會(huì)涉及很多部門(mén)很多領(lǐng)域，它需要各個(gè)部門(mén)和檔案管理人員密切配合，這樣才能夠高效做好檔案管理工作。為此就需要轉(zhuǎn)變事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知，強(qiáng)化引導(dǎo)，將檔案管理工作納入事業(yè)單位的日重要議事日程當(dāng)中，并構(gòu)建完善的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效化規(guī)范化。另外還要構(gòu)建相應(yīng)的考核制度，保證檔案管理定期考核，定期獎(jiǎng)懲，只有這樣才能夠引起事業(yè)單位檔案管理人員的重視程度，提高工作積極性，切實(shí)發(fā)揮檔案應(yīng)有的功能作用。

(二)構(gòu)建完善的檔案管理工作制度

要想確保檔案管理工作高效穩(wěn)定的運(yùn)行，就需要進(jìn)一步明確具體的工作制度。在檔案管理制度構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)該從檔案的收集、照片鑒定、保管、使用等各個(gè)項(xiàng)目具體作出規(guī)范。要依據(jù)我國(guó)國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況，構(gòu)建一套完善具有可行性的規(guī)章制度，真正做到檔案管理有法可依，有制度可循，不斷提高檔案管理工作水平。另外在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，還應(yīng)該配備相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，做到權(quán)責(zé)劃分明確，責(zé)任到人，對(duì)檔案管理的各項(xiàng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，避免不必要的問(wèn)題發(fā)生。

(三)注重提高檔案管理的信息化水平

作為檔案管理者，應(yīng)該始終樹(shù)立終身學(xué)習(xí)理念，工作過(guò)程中應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)信息專業(yè)知識(shí)，掌握具體的技術(shù)、工作內(nèi)容，利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案工作流程，提高事業(yè)單位檔案工作質(zhì)量、工作效率。在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)應(yīng)該注意技術(shù)所帶來(lái)的安全隱患，保證網(wǎng)絡(luò)安全，做好檔案的備份工作，避免檔案遭受到病毒，黑客攻擊而受損。另外事業(yè)單位還應(yīng)該注重高素質(zhì)檔案人才培養(yǎng)，定期開(kāi)展培訓(xùn)，確保檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)及時(shí)得到革新，掌握信息化檔案管理具體要求，從而促使檔案管理工作向著規(guī)范化、專業(yè)化、信息化方向發(fā)展。